So funktioniert TimelyChurch – Das große Ganze

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TimelyChurch ist keine beliebige Sammlung von Funktionen, die zusammengeklickt wurden. Es basiert auf einer einfachen Idee: Alles beginnt mit Menschen, und alles führt zurück zu Menschen. Wenn Sie den Ablauf verstehen, ergibt die gesamte Plattform Sinn.

Die vier Ebenen

Stellen Sie sich TimelyChurch als vier übereinander gestapelte Ebenen vor. Jede Ebene baut auf der darunter liegenden auf.

Ebene 4:  AKTIVITÄTEN    (Was passiert – Spenden, Check-in, Formulare, Kommunikation, Gottesdienst)
Ebene 3:  VERANSTALTUNGEN (Wann etwas passiert – Gottesdienste, Klassen, Besprechungen, Aktivitäten)
Ebene 2:  GRUPPEN         (Wie Menschen organisiert sind – Teams, Klassen, Kleingruppen)
Ebene 1:  PERSONEN        (Wer – jede Person in Ihrer Gemeinde)

Sie bauen von unten nach oben auf. Fügen Sie zuerst Ihre Personen hinzu. Organisieren Sie sie in Gruppen. Erstellen Sie Veranstaltungen für diese Gruppen. Fügen Sie dann die Aktivitäten hinzu – Check-in, Spenden, Freiwilligenplanung, Lektionen und alles andere.

Ebene 1: Personen – Das Fundament

Alles beginnt mit einer Person. Wenn jemand zum ersten Mal durch Ihre Kirchentüren tritt, ist das Allererste, was Sie in TimelyChurch tun, diese Person als Person hinzuzufügen.

Ein Personendatensatz ist der zentrale Knotenpunkt des gesamten Systems. Sobald jemand in Ihrem Verzeichnis vorhanden ist, lebt jede Interaktion, die diese Person mit Ihrer Gemeinde hat – jede Veranstaltung, an der sie teilnimmt, jeder Betrag, den sie spendet, jede Gruppe, der sie beitritt, jedes Formular, das sie ausfüllt, jede Nachverfolgungsnotiz, die Ihr Pastor schreibt – in diesem einen Profil.

Personen sind mit Familien verbunden. Sie verknüpfen Ehepartner, Kinder und Verwandte zu Familieneinheiten. So weiß das Check-in-System, welcher Elternteil welches Kind abholen kann, wie Spendennachweise einen ganzen Haushalt abdecken und wie ein Besucherformular für ein Familienmitglied Datensätze für die gesamte Familie erstellt.

Die Regel: Wenn eine Funktion einen Menschen betrifft, ist sie mit einem Personendatensatz verbunden. Keine Ausnahmen.

Ebene 2: Gruppen – Wie Sie Personen organisieren

Wenn Sie Personen haben, lautet die nächste Frage: Wie sind sie organisiert?

In TimelyChurch ist eine Gruppe der universelle Behälter zum Organisieren von Personen. Aber nicht alle Gruppen sind gleich. Es gibt vier Typen, und deren Verständnis ist der Schlüssel zum Verständnis der gesamten Plattform:

Hier ist der wichtige Teil: Gruppen sind der Ort, wo Arbeit erledigt wird. Wenn Sie drei Begrüßer für den Sonntagmorgen benötigen, weisen Sie nicht willkürlich Einzelpersonen zu – Sie schöpfen aus Ihrem Begrüßer-Team. Wenn Sie eine Lehrerin für die 3. Klasse benötigen, durchsuchen Sie nicht das gesamte Verzeichnis – Sie schauen sich die Lehrer an, die dieser Klasse zugewiesen sind. Wenn Ihr Pastor alle Kleingruppenleiter anschreiben möchte, schreibt er den Gruppenleiterinnen und -leitern, nicht 47 Einzelpersonen.

Gruppen sind das organisatorische Rückgrat. Bauen Sie Ihre Teams und Klassen auf, bevor Sie mit der Planung von Veranstaltungen beginnen, und alles Nachfolgende wird einfacher.

Ebene 3: Veranstaltungen – Wann Dinge passieren

Mit Personen, die in Gruppen organisiert sind, erstellen Sie nun Veranstaltungen – die Momente, in denen Ihre Gemeinde zusammenkommt.

Eine Veranstaltung in TimelyChurch ist nicht nur ein Kalendereintrag. Sie ist ein Behälter, der viele Dinge aufnehmen kann:

• Freiwilligenpositionen – „Ich brauche 2 Begrüßer, 1 Tontechniker und 4 Lobpreis-Teammitglieder für diesen Sonntag" (aus Ihren Teams gezogen)
• Klassenpläne – „Die 3. Klasse trifft sich während des 10-Uhr-Gottesdienstes" (aus Ihren Klassen gezogen)
• Check-in-Sitzungen – Familien checken bei der Ankunft ein
• Gottesdienstordnungen – der Lobpreisablauf mit Liedern, Tonarten und Timing
• Anmeldung – Personen melden sich mit Kapazitätsgrenzen und Wartelisten an
• Q&A-Sitzungen – Live-Publikumsfragen während des Gottesdienstes
• Raum- und Gerätebuchungen – reservieren Sie den Gemeindesaal und den Projektor
• Formulare – fügen Sie ein Anmelde- oder Feedbackformular hinzu

Nicht jede Veranstaltung benötigt all das. Ein Sonntagsgottesdienst könnte Freiwillige, Check-in, eine Gottesdienstordnung und Q&A verwenden. Eine Vorstandssitzung braucht vielleicht nur eine Tagesordnung und einen Raum. Eine Jugendfreizeit könnte Anmeldung und Formulare benötigen. Sie schalten nur ein, was Sie brauchen.

Die Verbindung: Veranstaltungen schöpfen aus Gruppen. Ihr Sonntagsgottesdienst zieht Freiwillige aus Ihren Dienst-Teams. Ihre Bildungsstunde zieht Lehrkräfte und Anwesenheitslisten aus Ihren Klassen. Ihre Kleingruppenversammlung zieht Mitglieder aus der Gruppe. Die Veranstaltung existiert nicht isoliert – sie wird von den Gruppen angetrieben, die Sie bereits aufgebaut haben.

Ebene 4: Aktivitäten – Was passiert

Sobald Personen in Gruppen und Gruppen in Veranstaltungen sind, fließen die Aktivitäten natürlich:

Spenden fließen in die Buchhaltung

Ein Mitglied spendet online während des Sonntagsgottesdienstes. Diese Spende wird dem Personen-Profil gutgeschrieben, in einen Fonds eingezahlt (z. B. Allgemeiner Fonds oder Baufonds) und – hier unterscheidet sich TimelyChurch – erstellt automatisch eine Buchungstransaktion in Ihrem Kontenplan. Kein Export. Kein separates Buchhaltungsprogramm. Der Geldweg ist von Ende zu Ende verbunden.

Check-in erfasst die Anwesenheit

Eine Familie checkt am Kiosk ein. Die Kinder erhalten Sicherheitsetiketten mit Allergieinformationen. Die Eltern erhalten passende Abholcodes. Jeder Check-in ist der Anwesenheitsdatensatz – er landet im Personen-Profil und im Veranstaltungs-Bericht. Die Lehrkraft sieht, wer auf ihrer Klassenliste erschienen ist. (Anwesenheit ist kein separates Modul; sie lebt innerhalb von Check-in.)

Formulare fließen zu Personen

Ein Erstbesucher füllt ein Willkommensformular auf einem Tablet aus. TimelyChurch erstellt automatisch einen neuen Personen-Datensatz, synchronisiert die Kontaktinformationen mit dem Profil und kann eine Nachverfolgung für Ihren Verbindungspastor auslösen.

Freiwilligenplanung fließt aus Teams

Sie öffnen die Veranstaltung des nächsten Sonntags und klicken auf automatisch ausfüllen. TimelyChurch schaut sich Ihre Dienst-Teams an, prüft die Verfügbarkeit und Rotationshistorie jedes Freiwilligen und schlägt Zuweisungen vor. Freiwillige erhalten eine E-Mail mit einem Klick zum Annehmen oder Ablehnen. Wenn jemand ablehnt, geht automatisch eine Vertretungsanfrage an den Rest des Teams.

Lektionen fließen aus Klassen

Ihr Bildungsleiter weist eine Lektion aus der Lektionsbibliothek dem nächsten Sonntag der 3. Klasse zu. Die Lehrkraft sieht sie in ihrem Portal, überprüft die Materialien und bestätigt. Wenn die Lehrkraft nicht kommen kann, fordert sie eine Vertretung an – und das System findet einen qualifizierten Ersatz.

Kommunikation verbindet alles

Ankündigungen erreichen Ihre Gemeinde. E-Mail-Vorlagen werden automatisch gesendet, wenn jemand sich anmeldet, einen Freiwilligenplatz bestätigt oder ein Formular einreicht. Gruppen-Chat hält Teams und Kleingruppen im Gespräch. Nachrichten ermöglichen es dem Personal, direkt zu kommunizieren. Im Pro-Tarif beantwortet der KI-Assistent Mitgliederfragen anhand Ihrer echten Gemeindedaten – „Wann findet die Jugendgruppe statt?" erhält die tatsächliche Antwort aus Ihrem Kalender.

Wie alles zusammenhängt – Ein echtes Beispiel

Hier ist ein typischer Sonntagmorgen, durch TimelyChurch betrachtet:

1. Montag – Ihre Verwalterin fügt einen neuen Besucher (Person) hinzu, der letzten Sonntag da war. Sie tritt der Kleingruppe der Jungen Erwachsenen (Gruppe) bei. Eine Nachverfolgung wird dem Verbindungspastor zugewiesen.

2. Mittwoch – Der Lobpreisleiter erstellt die Gottesdienstordnung für Sonntag (Veranstaltung), wählt Lieder aus der Liederbibliothek und weist Tonarten zu. Freiwillige werden automatisch aus den Lobpreis- und Begrüßungs-Teams eingeplant. Eine Bestätigungs-E-Mail geht an jeden Freiwilligen.

3. Donnerstag – Ein Begrüßer sagt ab. TimelyChurch sendet eine Vertretungsanfrage an andere Begrüßer. Ein anderes Teammitglied übernimmt den Platz.

4. Samstag – Die Lehrerin der 3. Klasse kann nicht kommen. Sie fordert über ihr Portal eine Vertretung an. Eine qualifizierte Vertretung aus dem Klassen-Team übernimmt die Zuweisung und überprüft die Lektion.

5. Sonntagmorgen – Familien checken am Kiosk ein. Sicherheitsetiketten werden mit Allergieinformationen gedruckt. Das Lobpreisteam sieht seine Gottesdienstordnung mit Akkorddiagrammen. Mitglieder spenden online – Spenden landen im Spenden-Dashboard und werden automatisch dem Allgemeinen Fonds gutgeschrieben. Während der Predigt startet der Pastor eine Live-Q&A – Fragen erscheinen auf dem Bildschirm. Nach dem Gottesdienst füllt ein Besucher ein Willkommensformular auf einem Tablet aus – ein neuer Personendatensatz wird erstellt und eine Nachverfolgung zugewiesen.

6. Montag – Die Verwalterin öffnet das Dashboard. Sie sieht Anwesenheitszahlen, neue Besucher, ausstehende Nachverfolgungen, Spendensummen und die Veranstaltungen der nächsten Woche mit Freiwilligenbelegungsstatus. Alles vom Sonntag ist bereits organisiert. Keine manuelle Dateneingabe. Kein Export. Kein Wechsel zwischen sechs Apps.

Das ist die Philosophie. Personen zuerst. Organisieren Sie sie in Gruppen. Planen Sie Veranstaltungen. Lassen Sie die Aktivitäten fließen. Ein System, vollständig vernetzt.

Die Navigation folgt dem Ablauf

Wenn Sie die Admin-Seitenleiste betrachten, werden Sie feststellen, dass das Menü in genau dieser Reihenfolge organisiert ist:

1. Personen – Personen, Familien, Nachverfolgungen, Gruppen
2. Planung – Veranstaltungen, Zeitplanraster, Check-in, Q&A, Drive
3. Gottesdienst – Lied-Bibliothek, Setlisten, Mein Pult
4. Räumlichkeiten – Räume, Ausstattung
5. Kommunikation – Ankündigungen, Nachrichten, Predigten, E-Mail-Kampagnen, Automatisierungen
6. Formulare – Formular-Builder
7. Website – Ihre öffentliche Gemeindewebsite
8. Finanzen – Spenden, Fonds, Zusagen, Buchhaltung, Budgets
9. Berichte – Gemeindegesundheit, Alle Berichte
10. Verwaltung – Teammitglieder, Rollen & Berechtigungen

Personen stehen an erster Stelle, weil sie das Fundament sind. Alles andere folgt.

Hinweis zur Planungs-Kategorie: Es gibt keinen separaten Menüpunkt „Kalender" – der Kalender ist jetzt eine Ansicht innerhalb von Veranstaltungen, die an der Spitze der Planung als Zentrale für alles Zeitgebundene steht. Ebenso gibt es keine eigenständige „Anwesenheit" – die Anwesenheit wird innerhalb von Check-in erfasst und gemeldet.

Über diesen Kategorien finden Sie auch Dashboard, Benachrichtigungen und (wenn Elemente auf Sie warten) Aufmerksamkeit erforderlich.

Kurzübersicht: Was womit verbunden ist

Beginnen Sie hier

Da Sie nun das große Ganze verstehen, hier ist die empfohlene Einrichtungsreihenfolge:

1. Richten Sie Ihr Gemeindeprofil ein – Name, Logo, Zeitzone, Einstellungen
2. Fügen Sie Ihre Personen hinzu – Importieren Sie aus CSV oder fügen Sie manuell hinzu
3. Erstellen Sie Familien – Verknüpfen Sie Personen zu Haushalten
4. Bauen Sie Ihre Gruppen auf – Klassen, Dienstteams, Kleingruppen
5. Erstellen Sie Ihre erste Veranstaltung – einen Sonntagsgottesdienst mit Freiwilligen und Check-in
6. Richten Sie Spenden ein – Stripe verbinden, Fonds erstellen
7. Bauen Sie Ihre Website auf – Ihre öffentlich zugänglichen Seiten
8. Erkunden Sie alles andere – Formulare, Ankündigungen, Berichte, KI und mehr

Jeder dieser Schritte hat seinen eigenen detaillierten Leitfaden in dieser Wissensdatenbank. Beginnen Sie mit der Schnellstart-Checkliste für eine schrittweise Anleitung.

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