Einfacher vs. Erweiterter Buchhaltungsmodus
Übersicht
Die Buchhaltung von TimelyChurch kann in einem von zwei Modi angezeigt werden:
- Einfaches Scheckbuch -- Eine übersichtliche Ansicht, die für kleine Gemeinden und ehrenamtliche Kassenwarttinnen und -warte konzipiert ist. Die Buchhaltungs-Registerleiste zeigt Dashboard, Scheckregister, Einnahmen / Ausgaben, Spenden, Rechnungen und Berichte, und die alltäglichen Ansichten sind in verständlicher Sprache neu bezeichnet (z. B. wird Transaktionen zu Einnahmen / Ausgaben, und Einnahmen und Ausgaben erscheinen als Einnahmen und Ausgaben). Einige Power-User-Ansichten (Kontenplan, Journalbuchungen und Budgets im Menü „Einrichtung“) sind ausgeblendet, um die Übersichtlichkeit zu wahren.
- Vollständige Buchführung -- Alle Buchhaltungsfunktionen werden mit Standard-Buchführungsterminologie angezeigt: Kontenplan, Kategorien, Zahlungsempfänger, Budgets, Abstimmung, Wiederkehrend, Journalbuchungen, Probebilanz, Hauptbuch, Prüfprotokoll, 1099-Bericht, Geschäftsjahr abschließen und die vollständige Berichtssuite.
Beide Modi arbeiten mit denselben zugrunde liegenden Daten. Das Wechseln des Modus migriert, kopiert oder löscht nichts – es ändert nur, welche Ansichten in der Navigation sichtbar sind und wie einige von ihnen bezeichnet werden. Eine im Einfachmodus erfasste Transaktion ist dieselbe Transaktion in der Vollständigen Buchführung; nur die Formulierung auf dem Bildschirm unterscheidet sich.
Der Modus ist persönlich. Jede Person wählt ihre eigene Ansicht. Wenn Ihr Kassenwart zum Einfachen Kassenbuch wechselt, ändern sich nur die Ansichten des Kassenwarts – Ihr Buchhalter kann gleichzeitig in der Vollständigen Buchführung bleiben. Die Gemeinde legt einen Standard fest, mit dem neue Mitglieder beginnen (siehe Finanzeinstellungen unten).
Welchen Modus sollten Sie verwenden?
| Einfaches Scheckbuch verwenden wenn... | Vollständige Buchhaltung verwenden wenn... |
|---|---|
| Sie eine Einzelperson in der Finanzverwaltung haben (ein Kassenwart) | Sie einen Finanzausschuss oder mehrere Mitarbeitende in den Büchern haben |
| Sie Finanzen als „das Kirchenscheckbuch" betrachten | Sie in Begriffen von Soll/Haben, Aktiva/Passiva, Abgrenzung denken |
| Sie Bargeldeingang/-ausgang berichten, keine vollständigen Abschlüsse | Sie Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen erstellen |
| Die jährlichen Spenden unter dem Prüfungsschwellenwert liegen | Ihre Satzung oder Versicherung formelle Finanzberichte erfordern |
| Sie keine formellen Jahresbudgets aufstellen | Sie jedes Jahr ein Budget festlegen, verfolgen und berichten |
| Sie weniger als ~5 bankkontoberührende Transaktionen pro Woche haben | Sie ein erhebliches Transaktionsvolumen über mehrere Konten haben |
Es gibt keine „falsche" Antwort. Viele Kassenwarte starten im Einfachen Kassenbuch für das erste Jahr oder zwei und wechseln dann zur Vollständigen Buchführung, wenn das Finanzteam wächst oder der Vorstand nach detaillierteren Berichten fragt.
Erstmalige Einrichtung
Wenn zum ersten Mal jemand die Buchhaltung einer neuen Gemeinde öffnet, stellt ein kurzer Bildschirm Willkommen in der Buchhaltung die Frage „Wer führt die Bücher für Ihre Gemeinde?“:
- Ich -- „Ich bin freiwilliger Kassenwart, Pastor oder Administrator (kein professioneller Buchhalter)“ -- Einfachen Modus verwenden.
- Mein Buchhalter oder CPA -- „Ich möchte vollständige GAAP-Buchhaltungstools“ -- Vollständige Buchhaltung verwenden.
Ihre Antwort legt den Standardmodus der Gemeinde fest. Dafür ist die Berechtigung zum Bearbeiten der Einstellungen nötig. Sie ist nicht dauerhaft – jede Person kann danach ihre eigene Ansicht wechseln (siehe „Modi wechseln“ unten).
Was in jedem Modus sichtbar ist
In beiden Modi zeigt die Registerleiste oben auf jeder Buchhaltungsseite dieselben Kern-Registerkarten:
- Dashboard
- Scheckregister (die Seite trägt im Einfachmodus den Titel Scheckbuch)
- Einnahmen / Ausgaben (diese Registerkarte heißt in der Vollständigen Buchführung Transaktionen)
- Spenden
- Rechnungen
- Berichte
Der Unterschied liegt im Dropdown-Menü am Ende der Registerleiste:
- Im Einfachen Kassenbuch ist es mit Mehr ▾ beschriftet.
- In der Vollständigen Buchführung ist es mit Einrichtung ▾ beschriftet.
Einfaches Kassenbuch
Das Dropdown-Menü Mehr ▾ zeigt die Ansichten, die ein ehrenamtlicher Kassenwart am wahrscheinlichsten benötigt:
- Kategorien
- Zahlungsempfänger
- Abstimmung
- Wiederkehrend
- Probebilanz
- Hauptbuch
- Prüfprotokoll
- 1099-Bericht
- Geschäftsjahr abschließen
Im Einfachmodus ausgeblendet (das sind Konzepte der Vollständigen Buchführung):
- Kontenplan
- Budgets (weiterhin erreichbar über Finanzen > Budgets in der Seitenleiste)
- Journalbuchungen
- Das Feld Buchungsklasse bei Transaktionen
Vollständige Buchführung
Das Dropdown-Menü Einrichtung ▾ zeigt den vollständigen Satz von Buchhaltungsansichten:
- Kontenplan -- Vollständige Kontenliste über die fünf Buchführungstypen.
- Kategorien -- Einnahmen- und Ausgabenkategorien mit Unterkategorien.
- Zahlungsempfänger -- Lieferantenverzeichnis mit 1099-Verfolgung.
- Budgets -- Jährliche/vierteljährliche/monatliche Budgets mit Abweichungsberichten.
- Abstimmung -- Der Bankabstimmungs-Workflow.
- Wiederkehrend -- Einnahmen und Ausgaben, die sich nach einem Zeitplan wiederholen. Siehe Wiederkehrende Transaktionen.
- Journalbuchungen -- Manuelle Doppelbuchungen für Korrekturen im Wirtschaftsprüferstil.
- Probebilanz -- Ein Saldoschnappschuss über alle Konten.
- Hauptbuch -- Ein kontobasierter Drilldown jeder Buchung.
- Prüfprotokoll -- Eine Aufzeichnung, wer was wann geändert hat.
- 1099-Bericht -- Lieferantenzahlungen für die Steuermeldung zum Jahresende.
- Geschäftsjahr abschließen -- Die Transaktionen eines abgelaufenen Jahres sperren.
Die Vollständige Buchführung zeigt auch die vollständige Berichtssuite, einschließlich Bilanz und Budget vs. Ist-Werte (siehe „Berichte“ unten).
Wie sich Bezeichnungen im Einfachmodus ändern
Der Einfachmodus behält dieselben Ansichten bei, bezeichnet sie aber in einfacherer Sprache um. Die Daten sind identisch – nur die Formulierung unterscheidet sich. Einige Beispiele:
| Im Vollständigen Buchhaltungsmodus | Im Einfachen Scheckbuchmodus |
|---|---|
| Scheckregister | Scheckbuch |
| Transaktionen | Geld Ein / Aus |
| Einnahmen | Geld Ein |
| Ausgaben | Geld Aus |
| Gewinn- und Verlustrechnung | Geld Ein vs. Geld Aus |
| Eröffnungssalden | Anfangssalden |
Berichte
Berichte laufen in beiden Modi auf denselben Daten; der Einfachmodus zeigt einfach einen fokussierten Satz an und benennt einige davon um.
- Das Einfache Kassenbuch hebt den Kassenbericht hervor (eine einseitige monatliche Zusammenfassung) sowie Einnahmen vs. Ausgaben (die Gewinn- und Verlustrechnung) und Spendennachweise. Die Karten Bilanz, Probebilanz, Hauptbuch und Budget vs. Ist-Werte sind im Berichtshub ausgeblendet, da sie ehrenamtliche Kassenwarttinnen und -warte oft verwirren (Probebilanz und Hauptbuch bleiben im Menü Mehr ▾).
- Die Vollständige Buchführung fügt die Karten Bilanz, Probebilanz, Hauptbuch und Budget vs. Ist-Werte zusätzlich zu allem oben Genannten hinzu.
Der 1099-Bericht wird in beiden Modi über das Menü Einrichtung ▾ / Mehr ▾ geöffnet. Das Wechseln des Modus ändert keine Daten in einem Bericht, und historische Berichte behalten dieselben Zahlen unabhängig vom Modus.
Modi wechseln
Sie können Ihre eigene Ansicht an zwei Stellen wechseln.
Über das Finanz-Dashboard:
- Gehen Sie zu Finanzen > Buchhaltung.
- Im Seitenkopf sehen Sie die Schaltfläche Buchhaltungsmodus, die je nach Ihrer aktuellen Ansicht Einfacher Modus (grün) oder Vollständige Buchführung (indigo) lautet.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche, um das Menü zu öffnen. Sie sehen zwei Optionen, die zusammenfassen, was jeder Modus enthält: Einfaches Kassenbuch („Dashboard, Scheckregister, Spenden, Rechnungen, Berichte“) und Vollständige Buchführung („Kontenplan, Kategorien, Zahlungsempfänger, Budgets, Kontenabgleich“).
- Klicken Sie auf den gewünschten Modus. Er wird sofort wirksam, und eine Meldung bestätigt „Ihre Buchhaltungsansicht ist jetzt ...“.
Über das Scheckregister: dasselbe Bedienelement erscheint im Header des Scheckregisters, beschriftet mit Einfach oder Erweitert.
Ihre Wahl wird für Sie über Sitzungen und Geräte hinweg gespeichert. Sie ändert nicht die Ansicht anderer Personen.
Finanzeinstellungen
Die Seite Finanzeinstellungen enthält zwei gemeindeweite Einstellungen:
- Standard-Buchhaltungsmodus für neue Mitglieder -- „Dies legt die Startansicht für neue Mitglieder fest. Jede Person kann ihre eigene Ansicht jederzeit im Buchhaltungs-Dashboard wechseln – dies ändert nur den Standard.“ Wählen Sie Einfaches Kassenbuch oder Vollständige Buchführung und klicken Sie auf Buchhaltungsmodus speichern. Zum Ändern des Standards ist die Berechtigung zum Bearbeiten der Einstellungen nötig.
- Gebühren des Zahlungsabwicklers -- die Bearbeitungsgebührenkategorie und das Bearbeitungsgebührenkonto, auf die Bearbeitungsgebühren gebucht werden. Klicken Sie auf Einstellungen speichern (erfordert die Berechtigung Bearbeiten in Buchhaltung). Siehe Stripe-Gebühren automatisch erfassen.
Die Seite „Finanzeinstellungen“ hat keinen eigenen Eintrag in den Buchhaltungsmenüs. Sie öffnet sich über den Link Finanzeinstellungen öffnen →, den die Überprüfungswarteschlange des Bank-Imports anzeigt, wenn importierte Zeilen eine Bearbeitungsgebühr tragen und keine Gebührenkategorie festgelegt ist.
Was beim Wechseln passiert
Das Wechseln des Modus ist nicht destruktiv. Insbesondere:
- Es werden keine Daten migriert, kopiert, gelöscht oder transformiert. Jede Transaktion, jedes Konto, jeder Zahlungsempfänger, jedes Budget und jede Abstimmung bleibt genau dort, wo es war.
- Ausgeblendete Ansichten behalten ihre Daten. Das Wechseln von der Vollständigen Buchführung zum Einfachen Kassenbuch blendet den Kontenplan und die Journalbuchungen aus Ihren Menüs aus, löscht aber nichts. Zurückwechseln macht sie wieder sichtbar, unverändert.
- Die Automatisierung läuft weiter. Spendenbuchung, wiederkehrende Rechnungsgenerierung und Stripe-Gebührenerfassung laufen alle unabhängig von der Ansicht einer Person weiter.
- Abstimmungssperren bleiben bestehen. Ein in einem Modus abgestimmter Zeitraum ist im anderen weiterhin abgestimmt.
Sie können bei Bedarf ohne Konsequenzen hin und her wechseln.
Wann vom Einfachen Kassenbuch zur Vollständigen Buchführung zu wechseln ist
Häufige Signale, dass es Zeit ist, Ihre Ansicht zu aktualisieren:
- Ihr Vorstand fragt nach einer Bilanz, einer Gewinn- und Verlustrechnung oder Berichten auf Kategorieebene, die das Scheckregister nicht erstellen kann.
- Sie beginnen mit mehreren Bankkonten zu arbeiten und benötigen eine formelle monatliche Abstimmung.
- Sie legen zum ersten Mal ein formelles Jahresbudget fest.
- Sie stellen einen bezahlten Buchhalter oder Kassenwart ein, der an Standard-Buchführungsabläufe gewöhnt ist.
- Sie erwerben zweckgebundene Fonds (zweckgebundene Spenden), die separat verfolgt werden müssen.
Wann von der Vollständigen Buchführung zum Einfachen Kassenbuch zu wechseln ist
Weniger häufig, aber gültige Szenarien:
- Eine Gemeindegründung ist neu und der ehrenamtliche Kassenwart ist von dem vollständigen Funktionsumfang überfordert.
- Sie haben ein Setup mit Vollständiger Buchführung geerbt, aber die Gemeinde hat verkleinert.
- Sie möchten einem weniger erfahrenen ehrenamtlichen Kassenwart eine vereinfachte Ansicht geben – er kann seine eigene Ansicht wechseln, während andere in der Vollständigen Buchführung bleiben.
In all diesen Fällen denken Sie daran, dass die Daten erhalten bleiben – Sie können jederzeit zurückwechseln.
Bewährte Vorgehensweisen
Den Standard passend zum Großteil Ihres Teams festlegen. Neue Mitglieder beginnen im Standardmodus der Gemeinde; wer die andere Ansicht braucht, kann seine eigene wechseln.
Im jeweils verwendeten Modus schulen. Wenn eine ehrenamtliche Person das Einfache Kassenbuch nutzt, machen Sie sich keine Gedanken darum, sie in Kontenplan oder Journalbuchungen zu schulen – sie wird diese Ansichten nie sehen. Wenn jemand in der Vollständigen Buchführung arbeitet, führen Sie ihn durch den vollständigen Workflow.
Die Berichte im Einfachmodus sind eine Teilmenge, kein anderes Format. Berichte, die im Einfachmodus erstellt werden, ziehen dieselben Daten wie die entsprechenden Berichte in der Vollständigen Buchführung. Das Wechseln des Modus ändert einige Bezeichnungen (z. B. wird „Gewinn- und Verlustrechnung" zu „Geld Ein vs. Geld Aus"), aber nicht die Zahlen, und historische Berichte behalten dieselben Zahlen.