Einfacher vs. Erweiterter Buchhaltungsmodus
Übersicht
Die Buchhaltung von TimelyChurch kann in einem von zwei Modi betrieben werden:
- Einfaches Scheckbuch -- Eine übersichtliche Ansicht, die für kleine Gemeinden und ehrenamtliche Kassenwarttinnen und -warte konzipiert ist. Die Buchhaltungs-Registerleiste zeigt Dashboard, Scheckregister, Geld Ein / Aus, Spenden, Rechnungen und Berichte, und die alltäglichen Ansichten sind in verständlicher Sprache neu bezeichnet (z. B. wird Transaktionen zu Geld Ein / Aus und Einnahmen / Ausgaben werden zu Geld Ein / Geld Aus). Einige Power-User-Ansichten (Kontenplan, Budgets, Journalbuchungen) sind ausgeblendet, um die Übersichtlichkeit zu wahren.
- Vollständige Buchhaltung (Erweitert) -- Alle Buchhaltungsfunktionen werden mit Standard-Buchführungsterminologie angezeigt: Kontenplan, Kategorien, Zahlungsempfänger, Budgets, Abstimmung, Journalbuchungen, Probebilanz, Hauptbuch, Prüfprotokoll und die vollständige Berichtssuite.
Beide Modi arbeiten mit denselben zugrunde liegenden Daten. Das Wechseln des Modus migriert, kopiert oder löscht nichts – es ändert nur, welche Ansichten in der Navigation sichtbar sind und wie einige von ihnen bezeichnet werden. Eine im Einfachmodus erfasste Transaktion ist dieselbe Transaktion im Vollständigen Buchhaltungsmodus; nur die Formulierung auf dem Bildschirm unterscheidet sich.
Welchen Modus sollten Sie verwenden?
| Einfaches Scheckbuch verwenden wenn... | Vollständige Buchhaltung verwenden wenn... |
|---|---|
| Sie eine Einzelperson in der Finanzverwaltung haben (ein Kassenwart) | Sie einen Finanzausschuss oder mehrere Mitarbeitende in den Büchern haben |
| Sie Finanzen als „das Kirchenscheckbuch" betrachten | Sie in Begriffen von Soll/Haben, Aktiva/Passiva, Abgrenzung denken |
| Sie Bargeldeingang/-ausgang berichten, keine vollständigen Abschlüsse | Sie Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen erstellen |
| Die jährlichen Spenden unter dem Prüfungsschwellenwert liegen | Ihre Satzung oder Versicherung formelle Finanzberichte erfordern |
| Sie keine formellen Jahresbudgets aufstellen | Sie jedes Jahr ein Budget festlegen, verfolgen und berichten |
| Sie weniger als ~5 bankkontoberührende Transaktionen pro Woche haben | Sie ein erhebliches Transaktionsvolumen über mehrere Konten haben |
Es gibt keine „falsche" Antwort. Viele Gemeinden starten im Einfachmodus für das erste Jahr oder zwei und wechseln dann zur Vollständigen Buchhaltung, wenn ihr Finanzteam wächst oder der Vorstand nach detaillierteren Berichten fragt.
Erstmalige Einrichtung
Wenn Sie die Buchhaltung zum ersten Mal auf einer neuen Gemeinde öffnen, stellt ein kurzer Einrichtungsassistent die Frage wer die Bücher führt und wählt basierend auf Ihrer Antwort einen Modus für Sie. Sie können den Modus danach jederzeit ändern (siehe „Modi wechseln" unten), diese erste Wahl ist also nicht dauerhaft.
Was in jedem Modus sichtbar ist
In beiden Modi zeigt die Registerleiste oben auf jeder Buchhaltungsseite dieselben Kern-Registerkarten:
- Dashboard
- Scheckregister
- Geld Ein / Aus (diese Registerkarte heißt im Vollständigen Buchhaltungsmodus Transaktionen)
- Spenden
- Rechnungen
- Berichte
Der Unterschied liegt im Dropdown-Menü am Ende der Registerleiste:
- Im Einfachen Scheckbuchmodus ist es mit Mehr ▾ beschriftet.
- Im Vollständigen Buchhaltungsmodus ist es mit Einrichten ▾ beschriftet.
Einfacher Scheckbuchmodus
Das Dropdown-Menü Mehr ▾ zeigt die Ansichten, die ein ehrenamtlicher Kassenwart am wahrscheinlichsten benötigt:
- Kategorien
- Zahlungsempfänger
- Abstimmung
- Probebilanz
- Hauptbuch
- Prüfprotokoll
Im Einfachmodus ausgeblendet (das sind Konzepte der Vollständigen Buchhaltung):
- Kontenplan
- Budgets
- Journalbuchungen
Vollständiger Buchhaltungsmodus (Erweitert)
Das Dropdown-Menü Einrichten ▾ zeigt den vollständigen Satz von Buchhaltungsansichten:
- Kontenplan -- Vollständige Kontenhierarchie über die fünf Buchführungstypen.
- Kategorien -- Einnahmen- und Ausgabenkategorien mit Unterkategorien.
- Zahlungsempfänger -- Lieferantenverzeichnis mit 1099-Verfolgung.
- Budgets -- Jährliche/vierteljährliche/monatliche Budgets mit Abweichungsberichten.
- Abstimmung -- Der Bankabstimmungs-Workflow.
- Journalbuchungen -- Manuelle Doppelbuchungen für Korrekturen im Wirtschaftsprüferstil.
- Probebilanz -- Ein Saldoschnappschuss über alle Konten.
- Hauptbuch -- Ein kontobasierter Drilldown jeder Buchung.
- Prüfprotokoll -- Eine Aufzeichnung, wer was wann geändert hat.
Die Vollständige Buchhaltung schaltet auch die vollständige Berichtssuite frei, einschließlich Bilanz und Budget-Soll-Ist-Vergleich (siehe „Berichte" unten).
Wie sich Bezeichnungen im Einfachmodus ändern
Der Einfachmodus behält dieselben Ansichten bei, bezeichnet sie aber in einfacherer Sprache um. Die Daten sind identisch – nur die Formulierung unterscheidet sich. Einige Beispiele:
| Im Vollständigen Buchhaltungsmodus | Im Einfachen Scheckbuchmodus |
|---|---|
| Transaktionen | Geld Ein / Aus |
| Einnahmen | Geld Ein |
| Ausgaben | Geld Aus |
| Gewinn- und Verlustrechnung | Geld Ein vs. Geld Aus |
| Eröffnungssalden | Anfangssalden |
Berichte
Berichte laufen in beiden Modi auf denselben Daten; der Einfachmodus zeigt einfach einen fokussierten Satz an und benennt einige davon um.
- Das Einfache Scheckbuch hebt den Kassenbericht hervor (eine einseitige monatliche Zusammenfassung) sowie Geld Ein vs. Geld Aus (die Gewinn- und Verlustrechnung), Spendennachweise und den 1099-Bericht. Bilanz und Budget-Soll-Ist-Vergleich sind ausgeblendet, da sie ehrenamtliche Kassenwarttinnen und -warte oft verwirren.
- Die Vollständige Buchhaltung fügt die Bilanz und den Budget-Soll-Ist-Vergleich zusätzlich zu allem oben genannten hinzu.
Das Wechseln des Modus ändert keine Daten in einem Bericht, und historische Berichte behalten dieselben Zahlen unabhängig vom Modus.
Modi wechseln
Sie können den Modus an einer von zwei Stellen wechseln.
Über das Finanz-Dashboard:
- Gehen Sie zu Finanzen > Buchhaltung.
- Im Seitenkopf sehen Sie eine Schaltfläche mit der Aufschrift Einfacher Modus (grün) oder Vollständige Buchhaltung (indigo), je nach Ihrem aktuellen Modus.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche, um das Modus-Menü zu öffnen. Sie sehen zwei Optionen, die zusammenfassen, was jeder Modus enthält.
- Klicken Sie auf den gewünschten Modus, und er wird sofort wirksam.
Über die Einstellungen:
- Öffnen Sie Berichte & Einrichtung > Einstellungen (oder Einstellungen im Dropdown-Menü) und suchen Sie die Karte Buchhaltungsmodus.
- Wählen Sie Einfaches Scheckbuch oder Vollständige Buchhaltung.
- Klicken Sie auf Buchhaltungsmodus speichern.
Im Hintergrund aktualisiert der Wechsel die gespeicherte Buchhaltungsmodus-Präferenz Ihrer Gemeinde. Die Seite bestätigt den neuen Modus mit einer kurzen Erfolgsmeldung.
Hinweis: Der Wechsel tritt sofort in Kraft und gilt für alle in Ihrer Gemeinde – es ist eine gemeindeweite Einstellung, keine Benutzereinstellung. Wenn Ihr Kassenwart den Einfachmodus bevorzugt, der Rest des Personals aber den Erweiterten benötigt, lassen Sie die Gemeinde im Erweiterten Modus und lassen Sie den Kassenwart die nicht benötigten Elemente ignorieren.
Was beim Wechseln passiert
Das Wechseln des Modus ist nicht destruktiv. Insbesondere:
- Es werden keine Daten migriert, kopiert, gelöscht oder transformiert. Jede Transaktion, jedes Konto, jeder Zahlungsempfänger, jedes Budget und jede Abstimmung bleibt genau dort, wo es war.
- Ausgeblendete Ansichten behalten ihre Daten. Das Wechseln von Erweitert zu Einfach blendet die Budgets-Seite aus der Navigation aus, löscht aber keine Budgets. Zurückwechseln macht sie wieder sichtbar, unverändert.
- Die Automatisierung läuft weiter. Automatisch gebuchte wiederkehrende Transaktionen, automatische Spendenbuchung, wiederkehrende Rechnungsgenerierung und automatische Stripe-Gebührenerfassung laufen alle unabhängig vom Modus weiter.
- Abstimmungssperren bleiben bestehen. Ein im Erweiterten Modus abgestimmter Zeitraum ist beim Wechsel in den Einfachmodus weiterhin gesperrt und umgekehrt.
Sie können bei Bedarf ohne Konsequenzen hin und her wechseln.
Wann von Einfach auf Erweitert zu wechseln ist
Häufige Signale, dass es Zeit ist, zu aktualisieren:
- Ihr Vorstand fragt nach einer Bilanz, einer Gewinn- und Verlustrechnung oder Berichten auf Kategorieebene, die das Scheckregister nicht erstellen kann.
- Sie beginnen mit mehreren Bankkonten zu arbeiten und benötigen eine formelle monatliche Abstimmung.
- Sie legen zum ersten Mal ein formelles Jahresbudget fest.
- Sie stellen einen bezahlten Buchhalter oder Kassenwart ein, der an Standard-Buchführungsabläufe gewöhnt ist.
- Sie erwerben zweckgebundene Fonds (zweckgebundene Spenden), die separat verfolgt werden müssen.
Wann von Erweitert auf Einfach zu wechseln ist
Weniger häufig, aber gültige Szenarien:
- Eine Gemeindegründung ist neu und der ehrenamtliche Kassenwart ist von dem vollständigen Funktionsumfang überfordert.
- Sie haben ein erweitertes Setup geerbt, aber die Gemeinde hat verkleinert.
- Sie möchten einem weniger erfahrenen ehrenamtlichen Kassenwart vorübergehend eine vereinfachte Ansicht geben.
In all diesen Fällen denken Sie daran, dass die Daten erhalten bleiben – Sie können jederzeit zurückwechseln.
Bewährte Vorgehensweisen
Einen Modus wählen und ein Geschäftsjahr dabei bleiben. Das Wechseln mitten im Jahr ist harmlos, kann aber Ihr Personal verwirren und den Prüfpfad weniger klar machen. Wenn Sie beschließen, auf Erweitert zu wechseln, tun Sie dies zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres, idealerweise direkt nach einem Jahresabschluss.
Im verwendeten Modus schulen. Wenn Sie im Einfachmodus sind, machen Sie sich keine Gedanken darum, neue Freiwillige in Kontenplan oder Journalbuchungen zu schulen – sie werden diese Ansichten nie sehen. Wenn Sie im Erweiterten Modus sind, führen Sie sie durch den vollständigen Workflow.
Die Berichte im Einfachmodus sind eine Teilmenge, kein anderes Format. Berichte, die im Einfachmodus erstellt werden, ziehen dieselben Daten wie die entsprechenden Berichte im Erweiterten Modus. Das Wechseln des Modus ändert einige Bezeichnungen (z. B. wird „Gewinn- und Verlustrechnung" zu „Geld Ein vs. Geld Aus"), aber nicht die Zahlen, und historische Berichte behalten dieselben Zahlen.