E-Mail-Vorlagen

TimelyChurch verwendet ein vorlagenbasiertes E-Mail-System, um professionelle, einheitlich formatierte Benachrichtigungs-E-Mails zu versenden. E-Mail-Vorlagen definieren die Betreffzeile, den Textinhalt und die verfügbaren Daten-Token für jeden Typ von System-E-Mail. Als Administrator können Sie Vorlagen anzeigen, in der Vorschau ansehen, testen sowie aktivieren oder deaktivieren.

E-Mail-Vorlagen aufrufen

1. Melden Sie sich im Admin-Bereich an.
2. Navigieren Sie in der Seitenleiste zu Einstellungen > E-Mail-Vorlagen.

Die Seite „E-Mail-Vorlagen" zeigt Zusammenfassungsstatistiken und alle nach Kategorie organisierten Vorlagen.

Dashboard-Statistiken

Oben auf der Seite geben vier Karten einen schnellen Überblick:

Vorlagenkategorien

Vorlagen sind in die folgenden Kategorien unterteilt. Jede Kategorie kann ein- oder ausgeklappt werden:

Authentifizierung

• Passwort zurücksetzen -- Gesendet, wenn ein Benutzer ein Passwort-Reset anfordert
• E-Mail-Verifizierung -- Gesendet zur Verifizierung der E-Mail-Adresse eines Benutzers
• Willkommens-E-Mail -- Gesendet an neue Benutzer nach der Registrierung

Zeitplanung

• Zeitplanzuweisung -- Gesendet, wenn einer Lehrkraft eine Klasse zugewiesen wird
• Zeitplanerinnerung -- Erinnerung vor einem Unterrichtsdatum (Samstagabend oder Sonntagmorgen)

Vertretungsanfragen

• Vertretungsanfrage -- Gesendet an Lehrkräfte, wenn jemand eine Vertretung benötigt
• Vertretung übernommen -- Gesendet an den Anfragenden, wenn jemand die Vertretungsanfrage übernimmt
• Vertretungsanfrage storniert -- Gesendet, wenn eine Vertretungsanfrage abgebrochen wird

Lektionen

• Lektion erforderlich -- Gesendet, wenn für einen Zeitplan eine Lektion ausgewählt werden muss
• Lektion vorgeschlagen -- Gesendet an Administratoren, wenn eine Lehrkraft eine Lektion vorschlägt
• Lektion genehmigt -- Gesendet an eine Lehrkraft, wenn ihre Lektion genehmigt wird
• Lektion abgelehnt -- Gesendet an eine Lehrkraft, wenn ihre Lektion nicht genehmigt wird

Zertifizierungen

• Zertifizierung hochgeladen -- Gesendet an Administratoren, wenn eine Lehrkraft eine Zertifizierung hochlädt
• Zertifizierung genehmigt -- Gesendet an eine Lehrkraft, wenn ihre Zertifizierung genehmigt wird
• Zertifizierung abgelehnt -- Gesendet, wenn eine Zertifizierung nicht genehmigt wird
• Zertifizierung läuft ab -- Gesendet, wenn eine Zertifizierung bald abläuft

Materialanfragen

• Materialanfrage eingereicht -- Gesendet an Administratoren, wenn eine Materialanfrage eingereicht wird
• Materialanfrage genehmigt -- Gesendet an eine Lehrkraft, wenn ihre Anfrage genehmigt wird
• Materialanfrage abgelehnt -- Gesendet an eine Lehrkraft, wenn ihre Anfrage abgelehnt wird

Kommunikation

• Feedback-Antwort -- Gesendet, wenn der Support auf Benutzer-Feedback antwortet
• Plattformankündigung -- Gesendet für plattformweite Ankündigungen
• Geburtstagsbenachrichtigung -- Gesendet, um Teammitglieder über Geburtstage zu informieren

Einladungen

• Teameinladung -- Gesendet, wenn ein Gemeinde-Administrator jemanden einlädt, dem Team beizutreten
• Einladung angenommen-Benachrichtigung -- Gesendet an Administratoren, wenn jemand eine Einladung annimmt
• Einladungserinnerung -- Erinnerung für ausstehende Einladungen

Familie & Haushalt

• Familienanfrage -- Gesendet an Familienoberhäupter, wenn jemand bittet, der Familie beizutreten
• Familienanfrage genehmigt -- Gesendet, wenn eine Beitrittsanfrage genehmigt wird
• Familienanfrage abgelehnt -- Gesendet, wenn eine Beitrittsanfrage abgelehnt wird
• Neues Familienmitglied hinzugefügt -- Gesendet an bestehende Mitglieder, wenn jemand hinzugefügt wird
• Neuer Haushalt erstellt -- Bestätigung, wenn ein neuer Haushalt erstellt wird

Mitgliederportal

• Magic-Link-Anmeldung -- Gesendet, wenn ein Mitglied einen Magic-Link für den Portalzugang anfordert
• Portal-Willkommen -- Gesendet, um neue Mitglieder im Mitgliederportal willkommen zu heißen

Gruppen & Teams

• Gruppen-Willkommen -- Gesendet, wenn ein neues Mitglied einer Gruppe beitritt
• Gruppeneinladung -- Gesendet, wenn jemand eingeladen wird, einer Gruppe beizutreten
• Gruppenentfernung -- Gesendet, wenn jemand aus einer Gruppe entfernt wird
• Gruppenleiter-Zuweisung -- Gesendet, wenn jemand als Gruppenleiter zugewiesen wird
• Gruppenankündigung -- Gesendet für gruppenweite Ankündigungen von Leitern

Ausrüstung & Ressourcen

• Ressourcenbuchungsanfrage -- Gesendet an Administratoren, wenn jemand eine Ressource buchen möchte
• Ressourcenbuchung genehmigt -- Gesendet, wenn eine Buchungsanfrage genehmigt wird
• Ressourcenbuchung abgelehnt -- Gesendet, wenn eine Buchungsanfrage abgelehnt wird

System

• Allgemeine Benachrichtigung -- Standardvorlage für allgemeine Benachrichtigungen
• Warnung zur Kontolöschung -- Gesendet an Gemeinde-Administratoren, wenn das Konto zur Löschung geplant ist
• Letzte Warnung zur Kontolöschung -- Letzte Warnung vor der Kontolöschung

Vorschau einer Vorlage

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorschau neben einer beliebigen Vorlage in der Liste.
2. Die Vorlage-Detailseite öffnet sich und zeigt:

Vorlagendetails (linke Seitenleiste)

• Schlüssel -- Der interne Bezeichner, den das System verwendet, um auf diese Vorlage zu verweisen
• Kategorie -- Die Kategorie, zu der diese Vorlage gehört
• Status -- Ob die Vorlage Aktiv oder Inaktiv ist

Wichtig: Das Feld Schlüssel ist ein fester Bezeichner, den das System verwendet, um die richtige Vorlage für jedes Ereignis zu finden. Die Werte müssen genau mit den von der Plattform voreingestellten Schlüsseln übereinstimmen — Beispiele sind schedule_reminder, magic_link_login, sub_request, lesson_needed und password_reset. Das Umbenennen eines Schlüssels in der Datenbank unterbricht die Suche und verhindert das Senden der zugehörigen E-Mails. Sie können den Betreff und den Text sicher anpassen; lassen Sie nur den Schlüssel unverändert.

Verfügbare Token

Jede Vorlage hat eine Liste dynamischer Token, die beim Versand der E-Mail durch tatsächliche Daten ersetzt werden. Token verwenden das Format {{token_name}}. Beispiele:

• {{user.name}} -- Wird durch den Namen des Empfängers ersetzt
• {{church_name}} -- Wird durch den Gemeindenamen ersetzt
• {{action_url}} -- Wird durch einen Link zur relevanten Seite ersetzt

Vorlagen unterstützen auch bedingte Blöcke:

• {{#if variable}}...{{/if}} -- Zeigt Inhalt nur an, wenn eine Variable einen Wert hat
• {{#if variable}}...{{else}}...{{/if}} -- Zeigt einen Block, wenn wahr, und einen anderen, wenn falsch

E-Mail-Vorschau (rechte Spalte)

Eine vollständig gerenderte Vorschau der E-Mail, wie sie einem Empfänger erscheinen würde, mit Beispieldaten. Die Vorschau umfasst:

• Die Gemeindenamens-Kopfzeile mit einem markenpezifischen Verlaufshintergrund
• Den gerenderten E-Mail-Text mit allen Token, die durch Beispielwerte ersetzt wurden
• Eine Aktionsschaltfläche (falls die Vorlage eine unterstützt)
• Eine Fußzeile mit dem Gemeindenamen und dem Copyright

Rohvorlage

Klicken Sie auf den ausfaltbaren Abschnitt „Rohvorlage", um den unverarbeiteten Betreff und die Textauszeichnung einschließlich aller Token-Platzhalter und bedingten Blöcke anzuzeigen.

Eine Test-E-Mail senden

1. Suchen Sie auf der Detailseite einer beliebigen Vorlage im linken Bereich den Abschnitt Test-E-Mail senden.
2. Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein (Ihre eigene Adresse ist standardmäßig vorausgefüllt).
3. Klicken Sie auf Test-E-Mail senden.

Die Test-E-Mail wird mit Beispieldaten gesendet, sodass Sie genau sehen können, wie die Vorlage in einem echten E-Mail-Client aussieht. Test-E-Mails enthalten oben ein auffälliges „TEST-E-MAIL"-Banner, um sie von echten Benachrichtigungen zu unterscheiden.

Tipp: Das Senden einer Test-E-Mail ist eine gute Möglichkeit, zu überprüfen, ob Ihre E-Mail-Zustellung funktioniert und die Vorlagenformatierung in verschiedenen E-Mail-Clients gut aussieht.

Vorlagen aktivieren und deaktivieren

Jede Vorlage kann einzeln aktiviert oder deaktiviert werden. Wenn eine Vorlage deaktiviert ist:

• Sendet das System keine E-Mails mit dieser Vorlage
• Erscheint die Vorlage in der Liste mit einem „Inaktiv"-Badge

Um den Status einer Vorlage umzuschalten, verwenden Sie die Umschaltaktion auf der Vorlagenliste.

Wichtig: Das Deaktivieren kritischer Vorlagen (wie „Passwort zurücksetzen" oder „E-Mail-Verifizierung") verhindert, dass diese Systemfunktionen E-Mails senden. Seien Sie vorsichtig beim Deaktivieren von Vorlagen.

Vorlagenabgleich

Wenn Sie die Seite „E-Mail-Vorlagen" aufrufen, prüft das System automatisch, ob in Plattform-Updates neue Vorlagen hinzugefügt wurden. Wenn neue Vorlagen gefunden werden, werden sie automatisch mit ihrem Standardinhalt erstellt. Eine Benachrichtigung erscheint, die angibt, wie viele Vorlagen hinzugefügt wurden.

Wie Vorlagen verwendet werden

E-Mail-Vorlagen werden automatisch vom System verwendet. Wenn ein Ereignis eintritt (z. B. eine Zeitplanzuweisung, Vertretungsanfrage oder ein Zertifizierungsablauf), führt das System folgende Schritte durch:

1. Sucht die entsprechende Vorlage anhand ihres Schlüssels
2. Prüft, ob die Vorlage aktiv ist
3. Ersetzt alle Token durch tatsächliche Daten aus dem Ereignis
4. Bettet den Inhalt in ein einheitliches E-Mail-Layout mit dem Gemeindenamen-Header und der Fußzeile ein
5. Sendet die E-Mail an die entsprechenden Empfänger
6. Zeichnet die E-Mail im E-Mail-Protokoll auf

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