Wie die Freiwilligenplanung organisiert ist
TimelyChurch organisiert die Freiwilligenplanung rund um die Veranstaltung – den datierten Arbeitsbereich, in dem alles für diesen Tag lebt. Dieser Artikel führt Sie durch die fünf Konzepte, aus denen das Modell besteht, und zeigt Ihnen genau, wo jedes davon im Admin-Panel zu finden ist.
Die fünf Konzepte
Die Freiwilligenplanung von TimelyChurch lässt sich auf nur fünf Dinge reduzieren:
| Konzept | Was es ist | Wo es lebt |
|---|---|---|
| Veranstaltung | Ein einzelnes Vorkommen (z. B. „Sonntagsgottesdienst – 11. Mai"). Der Hub für alles, was an diesem Tag passiert. | Planung > Veranstaltungen > Veranstaltung auswählen |
| Serie | Ein wiederkehrendes Muster, das Veranstaltungen generiert (z. B. „Sonntagsgottesdienst, jeden Sonntag um 10:00 Uhr"). | Planung > Veranstaltungen, dann ⋮ Mehr → Veranstaltungsserie (oben rechts) |
| Team | Eine Gruppe von Personen, die gemeinsam dienen (z. B. das Lobpreisteam, das Gastfreundschaftsteam). | Personen > Gruppen (nach Typ: Team filtern) |
| Position | Eine Rolle innerhalb eines Teams (z. B. Tontechniker, Begrüßer, Lead-Vokalist). | Innerhalb jedes Teams |
| Zuweisung | Eine bestimmte Person, die eingeplant ist, eine bestimmte Position bei einer bestimmten Veranstaltung zu besetzen. | Der Tab Dienst jeder Veranstaltung |
Sie lesen es von links nach rechts: Ein Team hat Positionen, eine Veranstaltung wird von einer Serie generiert, und Sie füllen die Positionen der Veranstaltung, indem Sie Zuweisungen im Tab „Dienst" der Veranstaltung erstellen. Das ist das gesamte Modell.
Wo Sie jedes Teil finden
Eine vollständige Übersicht der Admin-Panel-Standorte:
- Veranstaltungen — Abschnitt Planung in der Seitenleiste > Veranstaltungen.
- Zeitplanraster (veranstaltungsübergreifendes Raster, wer wann dient) — Planung > Zeitplanraster in der Seitenleiste oder die Schaltfläche Zeitplanraster oben auf der Seite Veranstaltungen.
- Veranstaltungsserie — öffnen Sie auf der Seite Veranstaltungen das Menü ⋮ Mehr und klicken Sie auf Veranstaltungsserie. Von dort aus können Sie eine neue Serie erstellen, eine bestehende bearbeiten oder Alle Veranstaltungen automatisch ausfüllen über jedes bevorstehende Vorkommen auf einmal ausführen.
- Vorlagen (Tagesvorlagen, Serienvorlagen, Dienstvorlagen) — auf der Seite Veranstaltungen, ⋮ Mehr → Vorlagen.
- Teams — Abschnitt Personen in der Seitenleiste > Gruppen, dann nach Typ: Team filtern.
- Team-Zeitplanvorlagen — öffnen Sie ein Team und klicken Sie auf den Tab Vorlagen. Hier richten Sie automatisch anwendbare Positionslisten für jeden Veranstaltungstyp ein.
- Planungseinstellungen — im Tab Details eines Teams. Hier schalten Sie Automatisch Ersatz auswählen, wenn jemand ablehnt ein, legen Erinnerungen fest und wählen, wie weit im Voraus Personen erfahren, dass sie eingeplant sind.
- Offene Positionen — bei jeder Veranstaltung der Tab Dienst; veranstaltungsübergreifend die offenen (·) Zellen im Zeitplanraster.
- Aufmerksamkeit erforderlich — Element der obersten Ebene in der Admin-Seitenleiste. Der Tab Planung sammelt Veranstaltungsanfragen, Klassen ohne Lehrer, Vertretungsanfragen von Lehrern und Vorbereitungsaufgaben für jede Veranstaltung.
Ein typischer Workflow
Eine normale Woche sieht jetzt so aus:
- Die Serie generiert die Veranstaltung. Der Sonntagsgottesdienst ist eine Serie, also existiert die Veranstaltung des 11. Mai bereits mit der richtigen Zeit, dem richtigen Raum und (wenn Sie eine Team-Vorlage haben) den richtigen Dienstpositionen bereits geladen.
- Team-Vorlagen füllen die Positionen vorab. Wenn Sie eine Team-Zeitplanvorlage haben, die automatisch auf Gottesdiensttypen angewendet wird, hat der 11. Mai bereits Slots für Ton, Begrüßer, Gesang usw. – Sie mussten diese nicht hinzufügen.
- Automatisch-Ausfüllen wählt die Freiwilligen. Klicken Sie im Tab „Dienst" der Veranstaltung auf Alles automatisch ausfüllen (oder tun Sie es für die gesamte Serie auf einmal mit Alle Veranstaltungen automatisch ausfüllen auf der Serienseite).
- Freiwillige erfahren davon und antworten. Jeder Freiwillige erfährt, dass er eingeplant ist, wenn das Datum in das Benachrichtigungsfenster seines Teams kommt (standardmäßig 30 Tage), per Telegram oder E-Mail, und tippt auf Annehmen oder Ablehnen. Wenn jemand ablehnt, kann die Einstellung Automatisch Ersatz auswählen des Teams automatisch die nächste Person einladen.
- Leiter kümmern sich um den Rest. Alles, was noch offen ist, erscheint im Zeitplanraster; besetzen Sie es mit Zuweisen, einer Besetzungsanfrage oder über Telegram mit
/openslots.
Das ist die ganze Schleife. Nur die Veranstaltung, die stehenden Positionen des Teams und einige intelligente Standards.
Was als Nächstes zu lesen ist
- Team-Zeitplanvorlagen — richten Sie eine Vorlage einmal ein, und jede neue Veranstaltung dieses Typs kommt vorgeladen an. Die größte einzelne Zeitersparnis im Freiwilligensystem.
- Kaskaden-Automatisch-Ausfüllen, Vertretungseinladungen und Abwesenheitsabzeichen — die drei Admin-Funktionen, die Ablehnungen und Abwesenheiten für Sie handhaben.
- Eine Veranstaltungsserie mit einer Vorlage erstellen — überspringen Sie das Rätselraten bei Wiederholungsmustern und starten Sie mit einer bekannt guten Form.
- Freiwillige für Veranstaltungen einplanen — die vollständige Referenz für das Hinzufügen von Positionen und das Zuweisen von Personen.
Tipp: Wenn Sie nur Zeit haben, eine Sache einzurichten, richten Sie eine Team-Zeitplanvorlage ein. Das ist die einzige Änderung, die „Ich muss dieselben fünf Positionen zu jeder Sonntagsveranstaltung hinzufügen" in „Ich muss nie wieder eine Position zu einer Sonntagsveranstaltung hinzufügen" verwandelt.