Datenlöschungsanfragen (DSGVO Artikel 17)
Zielgruppe: Dieser Artikel richtet sich an Gemeinde-Administratoren.
TimelyChurch unterstützt das Recht auf Löschung gemäß DSGVO Artikel 17 (auch „Recht auf Vergessenwerden" genannt). Wenn ein Mitglied die Löschung seiner Daten beantragt, erfasst TimelyChurch den Antrag, wendet eine 30-tägige Kulanzzeit an und anonymisiert anschließend den Datensatz der Person. Diese Anleitung erklärt, wie der Workflow funktioniert und was Sie als Administrator tun sollten.
So funktioniert ein Löschantrag
- Der Antrag wird gestellt. Ein Mitglied beantragt die Löschung (siehe unten) und bestätigt sie über eine E-Mail.
- Ausstehende Prüfung. Der Antrag wartet auf die Genehmigung. Das Mitglied sieht Ausstehende Administratorüberprüfung auf seiner Seite Datenschutz & Meine Daten.
- Genehmigt — Kulanzzeit von 30 Tagen. Nach der Genehmigung beginnt eine 30-tägige Kulanzzeit. Das Mitglied sieht Genehmigt — 30-tägige Nachfrist läuft und das Datum, für das die Anonymisierung vorgesehen ist.
- Abgeschlossen. Wenn die Kulanzzeit endet, wird der Datensatz der Person anonymisiert.
Ein Antrag kann auch abgelehnt werden (zum Beispiel wegen einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht -- es wird nichts geändert) oder während der Kulanzzeit zurückgezogen werden.
Wo Anträge gestellt werden können
| Quelle | Verfügbar? | Hinweise |
|---|---|---|
| Mitglieder-Self-Service (Datenschutz & Meine Daten → Kontolöschung anfordern im Mitgliederportal) | Ja | Das Mitglied klickt auf Bestätigungs-E-Mail senden und muss innerhalb von 24 Stunden den Link in dieser E-Mail öffnen, um den Antrag einzureichen; siehe Ihr Profil verwalten |
| Gemeinde-Administrator (im Namen eines Mitglieds) | Keine Seite im Admin-Bereich | Wenden Sie sich an den TimelyChurch-Support, der den Antrag für Sie einreicht |
In der Praxis: Ein Mitglied, das sich im Mitgliederportal anmelden kann, kann die Löschung selbst unter Datenschutz & Meine Daten anfordern (die Registerkarte Datenschutz seines Kontos). Bittet ein Mitglied stattdessen Sie darum (oder kann sich nicht anmelden), senden Sie dem TimelyChurch-Support eine E-Mail mit dem Namen, dem Datensatz und dem Grund der Person, und der Support erstellt den Antrag in Ihrem Namen.
Einen Antrag zurückziehen: Die Seite des Mitglieds fordert es auf, sich zum Zurückziehen an seinen Gemeinde-Administrator zu wenden. Im Admin-Bereich gibt es für Administratoren keine Schaltfläche zum Zurückziehen -- wenden Sie sich mit dem Namen der Person und dem Antrag an den TimelyChurch-Support, und der Support zieht ihn während der Kulanzzeit zurück.
Anonymisierung (Was nach der Kulanzzeit passiert)
Wenn die Kulanzzeit endet, wird der Datensatz der Person anonymisiert, anstatt endgültig gelöscht zu werden. Dabei bleibt Folgendes erhalten:
- Klassenbelegungen, Anwesenheit, Zeitplanhistorie (damit Berichte korrekt bleiben)
- Spendensummen (für die Gemeindeabrechnung)
Folgende personenbezogene Daten werden entfernt oder ersetzt:
- Name → „Gelöschter Benutzer"
- E-Mail, Telefonnummern und Adresse → entfernt
- Foto und Werte benutzerdefinierter Felder → entfernt
- Familienzugehörigkeit → entfernt
- Gruppenmitgliedschaften, Gebetsanliegen und Nachrichten → anonymisiert
Statusreferenz
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Ausstehend | Antrag eingegangen und bestätigt, wartet auf Genehmigung |
| Genehmigt | Die 30-tägige Kulanzzeit läuft |
| Abgelehnt | Abgelehnt (z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflicht, laufende Untersuchung) — es werden keine Daten geändert |
| Abgeschlossen | Kulanzzeit abgelaufen und Datensatz wurde anonymisiert |
| Zurückgezogen | Antrag wurde während der Kulanzzeit zurückgezogen |
Jede Statusänderung protokolliert, wer die Änderung vorgenommen hat und wann.
Anträge zum Check-in-Verlauf von Kindern
Unabhängig von der vollständigen Kontolöschung kann eine erziehungsberechtigte Person auf ihrer Seite Datenschutz & Meine Daten beantragen, dass der Check-in-Verlauf eines Kindes gelöscht wird (Löschung des Check-in-Verlaufs beantragen). Das Personenprofil des Kindes bleibt erhalten.
Wenn das geschieht, zeigt das Profil des Kindes im Admin-Bereich Erziehungsberechtigte(r) hat die Löschung des Check-in-Verlaufs beantragt -- „Antworten Sie innerhalb von 45 Tagen. Das Löschen des Verlaufs erhält den Personendatensatz." -- im Abschnitt Check-ins:
- Öffnen Sie das Profil des Kindes (Personen, dann auf das Kind klicken).
- Klicken Sie unter Check-ins auf Löschantrag erfüllen und bestätigen Sie.
Sie können den Check-in-Verlauf einer Person jederzeit auch mit Check-in-Verlauf endgültig löschen im selben Abschnitt löschen. Beides erhält den Personendatensatz und kann nicht rückgängig gemacht werden.
Bewährte Praktiken für Administratoren
- Überprüfen Sie, ob der Antrag echt ist. Bevor Sie ihn an den Support weiterleiten, bestätigen Sie telefonisch oder persönlich, dass das Mitglied wirklich die Löschung seiner Daten wünscht. E-Mail-Anfragen können gefälscht werden.
- Dokumentieren Sie den Grund. Notieren Sie, warum das Mitglied die Löschung beantragt. TimelyChurch speichert diese Angabe zusammen mit dem Antrag.
- Informieren Sie das Mitglied über die 30-tägige Kulanzzeit. Es kann den Antrag in diesem Zeitraum zurückziehen.
- Löschen Sie Personen nicht manuell. Verwenden Sie stattdessen den Datenlöschungs-Workflow, damit die Aufzeichnung des Antrags und die Kulanzzeit eingehalten werden.
- Entziehen Sie bei Teammitgliedern (Mitarbeitern) zuerst den Zugriff. Verwenden Sie die Seite „Teamverwaltung", um deren Teamzugriff zu entfernen, bevor Sie den Löschungsantrag einreichen.