Veranstaltungserinnerungen und Benachrichtigungen

TimelyChurch sendet drei verschiedene Arten von automatisierten E-Mails in Verbindung mit Veranstaltungen: eine RSVP-Bestätigung bei der Anmeldung einer Person, eine tägliche Erinnerung am Tag vor einer Veranstaltung und eine Veranstaltungsänderungsbenachrichtigung, wenn eine Veranstaltung nach der Anmeldung von Personen aktualisiert wird. Dieser Artikel dokumentiert den Auslöser, den Inhalt und die Zielgruppe jeder Benachrichtigung.

1. RSVP-Bestätigungs-E-Mail

Auslöser: Wird sofort gesendet, wenn sich eine Person für eine Veranstaltung anmeldet (entweder über die öffentliche Veranstaltungsseite oder das Mitgliederportal).

Zielgruppe: Der Anmelder. Wenn die Person ein verknüpftes Konto hat, erhält sie sowohl eine In-App-Benachrichtigung als auch eine E-Mail. Gastregistrierungen (kein verknüpftes Konto) erhalten nur eine E-Mail.

Inhalt:

• Betreff: „Registrierung bestätigt"
• Text: „Sie sind für {Veranstaltungstitel} am {Datum} um {Uhrzeit} angemeldet."
• Aktionsschaltfläche: „Veranstaltung anzeigen" mit Link zur öffentlichen Seite der Veranstaltung.

Wann es nicht ausgelöst wird:

• Wenn die Registrierung von Anfang an storniert und nicht bestätigt wird.
• Wenn die Gemeinde Benachrichtigungen für diesen Benutzer deaktiviert hat.

2. Tägliche Veranstaltungserinnerungen

Auslöser: Einmal täglich um 8:00 Uhr in der Zeitzone Ihrer Gemeinde sucht TimelyChurch nach aktiven Veranstaltungen, die morgen beginnen, und sendet eine Erinnerung.

Zielgruppe: Alle, die für eine Veranstaltung angemeldet sind, die morgen beginnt, sowie Einladungsempfänger von Treffen aus der Registerkarte Teilnehmer, die nicht abgesagt haben (eingeladen, bestätigt oder „Vielleicht"). Die Erinnerung überspringt:

• Stornierte und auf der Warteliste stehende Registrierungen.
• Eingeladene, die abgelehnt haben, und Personen, die bereits als anwesend markiert sind.
• Alle ohne verfügbare E-Mail-Adresse (bei Gästen wird die E-Mail-Adresse verwendet, mit der sie sich angemeldet haben).

Inhalt:

• Betreff: „Erinnerung: {Veranstaltungstitel} morgen" — das Zeitwort passt sich automatisch an die Ortszeit des Empfängers an (z. B. „heute", „morgen" oder „in N Tagen").
• Die Erinnerungs-E-Mail enthält derzeit keinen .ics-Anhang.

3. Veranstaltungsänderungsbenachrichtigungen

Wenn Sie eine Veranstaltung neu terminieren, nachdem Registrierungen eingegangen sind, können Sie alle Betroffenen benachrichtigen.

Auslöser: Manuell — dies wird ausgelöst, wenn ein Administrator eine Veranstaltung auf ein neues Datum verschiebt (durch Ziehen auf ein neues Datum im Kalender oder durch Eingabe eines Neuen Datums (zur Neuterminierung)) und sich entscheidet, Teilnehmer zu benachrichtigen. Die Änderungsbenachrichtigung ist an die Neuterminierungsaktion gebunden, nicht an jede kleinere Feldbearbeitung.

Zielgruppe: Registrierte Teilnehmer und bestätigte Dienstfreiwillige für die Veranstaltung. Alle mit einem verknüpften Konto erhalten eine In-App-Benachrichtigung; Teilnehmer mit einer E-Mail-Adresse in ihrer Kartei erhalten außerdem eine E-Mail.

Inhalt:

• In-App-Benachrichtigung: Titel „Veranstaltung verschoben: {Veranstaltungstitel}", mit einer Zusammenfassung der Datumsänderung und des neuen Datums.
• E-Mail: Betreff „Treffen verschoben: {Veranstaltungstitel}", mit einem aktualisierten .ics-Kalenderanhang, sodass Teilnehmer ihren eigenen Kalender aktualisieren können.

Hinweis: Änderungsbenachrichtigungen werden bei Bedarf gesendet, wenn Sie neu terminieren, und nicht automatisch bei jeder Speicherung. Dies verhindert, dass Teilnehmer mit geringfügigen Bearbeitungen überhäuft werden.

Weitere ereignisbezogene Benachrichtigungen

Der Vollständigkeit halber berühren zwei weitere Benachrichtigungsabläufe Veranstaltungen, sind aber anderswo dokumentiert:

• Freiwilligenerinnerungen -- Am Abend (18:00 Uhr Gemeindezeit) am Erinnerungstag des jeweiligen Dienstteams gesendet (standardmäßig 2 Tage vorher, mit einer letzten Erinnerung am Vortag), an ausstehende und bestätigte Freiwillige, per Telegram oder E-Mail. Lesen Sie Freiwilligenplanung für Veranstaltungen.
• Treffeneinladungen -- Personen, die Sie über die Registerkarte Teilnehmer einer Veranstaltung einladen, werden sofort per Telegram oder E-Mail informiert, mit den Schaltflächen Ja / Nein / Vielleicht. Lesen Sie Veranstaltungs-Check-in und Anwesenheit.
• Wartelistenbenachrichtigungen -- Wenn ein Platz frei wird, erhält die nächste Person auf der Warteliste eine E-Mail „Sie haben 48 Stunden Zeit, einen Platz zu beanspruchen". Lesen Sie Veranstaltungsregistrierung.

Erinnerungen deaktivieren oder anpassen

Jeder Benutzer kann Erinnerungs-E-Mails über seine Benachrichtigungseinstellungen im Mitgliederportal deaktivieren. Um Erinnerungen gemeindeweit für eine einzelne Veranstaltung zu deaktivieren, markieren Sie die Veranstaltung als Inaktiv — die tägliche Erinnerung umfasst nur aktive Veranstaltungen und überspringt sie.

Auf einen Blick