Teamverwaltung

Zielgruppe: Dieser Artikel richtet sich an Gemeinde-Administratoren.

Die Teamverwaltung ermöglicht es Ihnen, Mitarbeiter, Lehrer und Freiwillige in Ihren TimelyChurch-Administrationsbereich einzuladen, ihnen Rollen zuzuweisen und deren Zugriff zu steuern. Hier bauen Sie das Team auf, das Ihnen bei der digitalen Verwaltung Ihrer Gemeinde hilft.

Die drei Einladungsmethoden (E-Mail / Verzeichnis / Link), der 7-tägige E-Mail-Ablauf und der standardmäßige 30-tägige Link-Ablauf (Bereich: 1–365 Tage) werden alle serverseitig im TeamController durchgesetzt.

Zugriff auf die Teamverwaltung

1. Öffnen Sie in der linken Seitenleiste den Abschnitt Verwaltung und klicken Sie auf Teammitglieder.
2. Sie gelangen auf die Teamverwaltungsseite mit Statistikkarten, einer Liste aktueller Mitglieder und einer Registerkarte für ausstehende Einladungen.

Dashboard-Statistiken

Am oberen Rand der Seite sehen Sie vier Statistikkarten:

• Mitglieder gesamt -- Die Anzahl der Personen, die derzeit in Ihrem Team sind
• Admins -- Wie viele Teammitglieder Administratorzugriff haben (alle, deren Rolle die Einstellungsverwaltung umfasst)
• Lehrer -- Alle Teammitglieder, die nicht als Admins gezählt werden (berechnet als „Mitglieder gesamt" minus „Admins", keine Zählung einer spezifischen „Lehrer"-Rolle)
• Ausstehende Einladungen -- Die Anzahl der gesendeten, aber noch nicht angenommenen Einladungen

Aktuelle Teammitglieder verwalten

Teammitglieder anzeigen

Die Registerkarte Teammitglieder zeigt alle aktuellen Mitglieder in einer Tabelle mit:

• Ihrem Namen und ihrer E-Mail-Adresse
• Ihrer zugewiesenen Rolle (als farbiges Abzeichen angezeigt)
• Ihrem Titel innerhalb der Gemeinde (z. B. „Hauptlehrer", „Koordinator")
• Wann sie beigetreten sind und ob ihr Konto aktiv oder inaktiv ist

Rolle eines Teammitglieds ändern

1. Finden Sie das Teammitglied in der Liste.
2. Klicken Sie auf das Rollenabzeichen in der Spalte „Rolle" (oder öffnen Sie das Aktionsmenü ⋮ am Ende der Zeile und wählen Sie Rolle ändern).
3. Wählen Sie eine neue Rolle aus dem angezeigten Dropdown-Menü aus.

Die Berechtigungen des Teammitglieds werden sofort anhand der neuen Rolle aktualisiert — es ist kein separater Speicherschritt erforderlich.

Über Teammitglied-Titel

Ein Titel ist von einer Rolle getrennt — er beschreibt die Position einer Person in der Gemeinde (z. B. „Leiterin des Kinderbereichs"), ohne deren Systemberechtigungen zu ändern. Titel werden in der Spalte Titel der Teammitgliedertabelle angezeigt.

Teammitglied deaktivieren

Wenn jemand eine Auszeit nimmt oder vorübergehend zurücktritt, können Sie sein Konto deaktivieren, ohne es zu entfernen:

1. Finden Sie das Teammitglied in der Liste.
2. Öffnen Sie das Aktionsmenü ⋮ am Ende der Zeile.
3. Klicken Sie auf Deaktivieren.

Das Mitglied kann sich nicht mehr anmelden, aber sein Konto und seine Geschichte bleiben erhalten. Um es wieder zu aktivieren, öffnen Sie dasselbe Menü und klicken Sie auf Aktivieren.

Teammitglied entfernen

Wenn jemand dauerhaft Ihr Team verlässt:

1. Finden Sie das Teammitglied in der Liste.
2. Öffnen Sie das Aktionsmenü ⋮ am Ende der Zeile.
3. Klicken Sie auf Aus Team entfernen und bestätigen Sie im Dialog.

Die Person wird von Ihrem Gemeindeteam getrennt. Ihr Benutzerkonto ist weiterhin im System vorhanden, aber sie haben keinen Zugriff mehr auf den Administrationsbereich Ihrer Gemeinde.

Wichtig: Sie können Ihr eigenes Konto nicht aus dem Team entfernen — die Option Aus Team entfernen erscheint nicht in Ihrer eigenen Zeile. TimelyChurch verhindert auch das Entfernen des letzten admin-fähigen Mitglieds. Befördern Sie also jemand anderen zu einer Administratorrolle, bevor Sie zurücktreten, um zu vermeiden, dass alle vom Administrationsbereich ausgesperrt werden.

Neue Teammitglieder einladen

Klicken Sie auf die Schaltfläche Mitglied einladen (sie erscheint auf der Registerkarte „Teammitglieder"; auf der Registerkarte „Einladungen" lautet dieselbe Schaltfläche Einladung senden). Dadurch öffnet sich das Fenster Teammitglied einladen, das drei Registerkarten hat — E-Mail, Verzeichnis und Link — eine für jede Einladungsmethode.

Die Auswahl einer Rolle ist erforderlich. Jede Einladung beginnt mit dem auf „Rolle auswählen..." eingestellten Rollen-Dropdown — es gibt keine Voreinstellung. Sie müssen eine Rolle auswählen, bevor die Einladung gesendet wird; wenn Sie dies überspringen, zeigt TimelyChurch „Bitte wählen Sie eine Rolle für diese Einladung." Jede Option listet den Rollennamen, eine kurze Beschreibung und ihren Zugriffsbereich (Organisationsweit, Ihr Team oder Sie selbst) auf, damit Sie die richtige Zugriffsebene auswählen können.

Methode 1: E-Mail-Einladung

Verwenden Sie diese Methode, um jemanden durch direkte Eingabe seiner E-Mail-Adresse einzuladen.

1. Klicken Sie auf Mitglied einladen und wählen Sie dann die Registerkarte E-Mail.
2. Geben Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein. Drücken Sie nach jeder Adresse die Eingabetaste, ein Komma oder die Tabulatortaste (Sie können auch eine Liste von Adressen auf einmal einfügen); jede wird zu einem entfernbaren Chip.
3. Wählen Sie eine zuzuweisende Rolle aus.
4. Klicken Sie optional auf Persönliche Notiz hinzufügen, um eine Nachricht in die E-Mail aufzunehmen.
5. Klicken Sie auf Einladung senden (die Schaltfläche lautet „N Einladungen senden", wenn Sie mehr als eine Adresse hinzugefügt haben).

Jede Person erhält eine E-Mail mit einem Link zur Kontoerstellung oder zur Anmeldung. Einladungen laufen nach 7 Tagen ab.

Methode 2: Einladung aus dem Verzeichnis

Wenn die Person, die Sie einladen möchten, bereits in Ihrem Personenverzeichnis vorhanden ist (und eine E-Mail-Adresse hat), können Sie sie direkt einladen:

1. Klicken Sie auf Mitglied einladen und wählen Sie dann die Registerkarte Verzeichnis.
2. Suchen Sie die Person nach Name und wählen Sie sie aus den Ergebnissen aus (es erscheinen nur Personen mit einer E-Mail-Adresse).
3. Wählen Sie eine Rolle aus.
4. Fügen Sie optional eine persönliche Notiz hinzu.
5. Klicken Sie auf Einladung senden.

Diese Methode ist praktisch, da sie ihr Teamkonto mit ihrem bestehenden Personendatensatz verknüpft.

Methode 3: Einladungslink

Generieren Sie einen wiederverwendbaren Link, den Sie per SMS, in sozialen Medien oder persönlich teilen können:

1. Klicken Sie auf Mitglied einladen und wählen Sie dann die Registerkarte Link.
2. Wählen Sie die Rolle aus, die neue Mitglieder erhalten.
3. Legen Sie optional eine maximale Anzahl von Verwendungen und einen Ablaufzeitraum fest (Standard: 30 Tage, maximal: 365 Tage).
4. Klicken Sie auf Link generieren.
5. Kopieren Sie den Link aus dem Bestätigungsfenster — oder lassen Sie die Personen den dort angezeigten QR-Code scannen — und teilen Sie ihn.

Jeder, der den Link öffnet, kann ein Konto erstellen und Ihrem Team mit der zugewiesenen Rolle beitreten.

Tipp: Einladungslinks eignen sich hervorragend für die gleichzeitige Einarbeitung einer Gruppe von Freiwilligen. Generieren Sie einen Link mit der Rolle „Teammitglied" und teilen Sie ihn (oder seinen QR-Code) bei Ihrem nächsten Freiwilligentreffen.

Einladungen verwalten

Ausstehende Einladungen anzeigen

Klicken Sie auf die Registerkarte Einladungen, um alle ausstehenden Einladungen anzuzeigen. Jede Zeile zeigt:

• Die E-Mail-Adresse des Empfängers (bei E-Mail-Einladungen) oder „Freigabelink" mit der Anzahl der bisherigen Verwendungen
• Die zugewiesene Rolle
• Wer die Einladung gesendet hat und wann
• Wann sie abläuft (oder „Abgelaufen" / „Nie")

Die Aktionen für jede Einladung erscheinen als kleine Symbol-Schaltflächen am Ende der Zeile.

Einen Einladungslink kopieren

Klicken Sie auf das Kopiersymbol in einer Einladungszeile, um deren Beitritts-URL in Ihre Zwischenablage zu kopieren und direkt zu teilen.

Eine Einladung erneut senden

Wenn jemand seine Einladungs-E-Mail nicht erhalten hat oder sie verloren hat:

1. Gehen Sie zur Registerkarte Einladungen.
2. Finden Sie die E-Mail-Einladung (das Symbol zum erneuten Senden erscheint nur bei E-Mail-Einladungen, nicht bei Freigabelinks).
3. Klicken Sie auf das Symbol Erneut senden.

Eine neue E-Mail wird mit der Betreffzeile „Erinnerung: Sie wurden eingeladen, [Gemeindename] auf TimelyChurch beizutreten." gesendet.

Eine Einladung widerrufen

Wenn Sie eine Einladung an die falsche Person gesendet haben oder sie stornieren möchten:

1. Gehen Sie zur Registerkarte Einladungen.
2. Finden Sie die Einladung.
3. Klicken Sie auf das Symbol X (Widerrufen) und bestätigen Sie im Dialog.

Der Einladungslink wird ungültig und die Person kann ihn nicht mehr verwenden.

Zu Rollen navigieren

Von der Teamverwaltungsseite aus können Sie auf die Schaltfläche Rollen verwalten in der oberen rechten Ecke klicken, um direkt zur Seite „Rollen & Berechtigungen" zu gelangen, wo Sie anpassen können, auf was jede Rolle zugreifen kann. (Sie können diese Seite auch über das Element Rollen & Berechtigungen im Abschnitt Verwaltung in der Seitenleiste erreichen.)

Häufig gestellte Fragen

F: Wie viele Teammitglieder kann ich haben? A: Die Anzahl der Teammitglieder hängt von Ihrem Abonnementplan ab. Ihre aktuelle Nutzung wird auf der Registerkarte „Abrechnung und Tarife" in den Gemeindeeinstellungen angezeigt. Wenn Sie Ihr Limit erreichen, müssen Sie ein Upgrade durchführen, um weitere hinzufügen zu können.

F: Kann jemand in mehreren Gemeindeteams sein? A: Ja. TimelyChurch unterstützt Konten mit mehreren Arbeitsbereichen. Ein einzelner Benutzer kann Mitglied mehrerer Gemeinden sein, jede mit ihrer eigenen Rolle.

F: Was passiert, wenn ich ein Teammitglied entferne? A: Ihr Zugriff auf den Administrationsbereich Ihrer Gemeinde wird sofort entzogen. Ihr Benutzerkonto bleibt weiterhin bestehen. Wenn sie anderen Gemeinden auf TimelyChurch angehören, sind diese Mitgliedschaften davon nicht betroffen.