Ihr Team über Telegram einplanen

Sie können Ihre Freiwilligen direkt über Telegram einplanen. Sie müssen die Website nicht öffnen. Bitten Sie jemanden zu dienen, prüfen Sie, wer zugesagt hat, und füllen Sie offene Plätze -- alles von Ihrem Telefon aus, in einem privaten Chat mit dem Bot Ihrer Gemeinde.

Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie. (Möchten Sie die Veranstaltung selbst über Telegram erstellen? Siehe Eine Veranstaltung über Telegram planen.)

Bevor Sie beginnen

Prüfen Sie zuerst diese zwei Dinge:

1. Ihre Gemeinde hat Telegram verknüpft. Ein Administrator erledigt dies einmalig unter Einstellungen → Integrationen → Telegram.
2. Sie haben Ihr eigenes Konto verknüpft. Gehen Sie zu Portal → Profil → Telegram, um den Bot-Link Ihrer Gemeinde zu erhalten. Öffnen Sie den Link und senden Sie /start an den Bot. Das machen Sie nur einmal.

Wenn beides erledigt ist, sind Sie bereit. Öffnen Sie einen privaten Chat mit dem Bot Ihrer Gemeinde und probieren Sie die unten stehenden Befehle aus.

Wer diese Befehle nutzen kann

• Teamleitungen und Co-Leitungen -- Sie sehen die Teams, die Sie leiten.
• Gemeindeadministratoren -- Sie sehen jedes Team der Gemeinde.

Wenn Sie weder Leitung, Co-Leitung noch Admin eines Teams sind, zeigen Ihnen diese Befehle nichts an.

/schedule_people -- Eine bevorstehende Veranstaltung besetzen

Das ist der Hauptbefehl. Verwenden Sie ihn, um Positionen für eine bestimmte Veranstaltung zu besetzen.

1. Tippen Sie in Ihrem Chat mit dem Bot /schedule_people.
2. Der Bot zeigt Ihre bevorstehenden Veranstaltungen der nächsten 2 Wochen. Wählen Sie eine aus.
3. Der Bot zeigt jede Dienstposition dieser Veranstaltung, zum Beispiel „Begrüßer: 1 von 2 besetzt". Sie sehen auch, wer bereits zugewiesen ist.
4. Tippen Sie auf Besetzen: [Positionsname] für den Platz, den Sie besetzen möchten.
5. Der Bot zeigt Personen, die diesen Platz übernehmen können. Tippen Sie auf einen Namen, um sie einzuladen.
6. Wenn mehr als 6 Personen infrage kommen, tippen Sie auf ➡️ N weitere Personen, um mehr zu sehen.
7. Tippen Sie jederzeit auf ⬅️ Alle Veranstaltungen, um zurückzugehen und eine andere Veranstaltung zu wählen.

Das war's. Die Person wird eingeladen — sie erfährt sofort davon, es sei denn, das Datum liegt weiter in der Zukunft als das Benachrichtigungsfenster ihres Teams (siehe Freiwilligenplanung für Veranstaltungen).

/openslots -- Alle offenen Plätze auf einmal sehen

Möchten Sie nicht erst eine Veranstaltung auswählen? Dieser Befehl springt direkt zu den Problemstellen.

1. Tippen Sie /openslots.
2. Der Bot listet jede unbesetzte Position über alle Ihre Teams hinweg, für die nächsten 2 Wochen.
3. Jede hat eine Schaltfläche Besetzen. Tippen Sie darauf, dann auf einen Namen, um diese Person einzuladen.

Das ist der schnellste Weg zu sehen, wo Sie noch Personen brauchen.

/myteam -- Ihre Teamliste prüfen

Verwenden Sie dies, um zu sehen, wie der Stand für Ihre bevorstehenden Veranstaltungen ist.

1. Tippen Sie /myteam.
2. Der Bot zeigt Ihre Teamliste: wer Bestätigt, Ausstehend oder Abgelehnt ist.
3. Tippen Sie neben jeder ausstehenden Person auf Anstoß, um sie zu erinnern.
4. Tippen Sie neben jedem offenen Platz auf Besetzen, um jemanden einzuladen.

/nudge -- Personen erinnern, die noch nicht geantwortet haben

Manche Personen vergessen zu antworten. Dieser Befehl findet sie für Sie.

1. Tippen Sie /nudge.
2. Der Bot listet jede Person mit einer ausstehenden Einladung auf -- sie haben weder Ja noch Nein gesagt.
3. Tippen Sie auf Alle anstoßen, um ihre Einladung mit einem Tipp erneut zu senden.

Ein Anstoß sendet die Einladung tatsächlich erneut, nach denselben Regeln wie Erinnern auf der Website:

• Personen mit Telegram-Verknüpfung erhalten die Einladung erneut in Telegram. Haben sie gerade Ruhezeit, wird sie zurückgehalten und gesendet, wenn die Ruhezeit endet.
• Personen ohne Telegram-Verknüpfung erhalten stattdessen eine E-Mail.
• Wer in den letzten 60 Minuten bereits erinnert wurde, wird übersprungen.

Die Antwort des Bots nennt die echten Zahlen, zum Beispiel „✅ 3 Ehrenamtlichen erinnert (2 haben kein Telegram verknüpft: stattdessen per E-Mail).“ Wartet niemand, sagt er „Alle haben geantwortet — niemand muss erinnert werden.“

Was Ihre Freiwilligen sehen

Wenn Sie jemanden einladen, erhält diese Person eine Telegram-Nachricht (sofort oder wenn das Datum in das Benachrichtigungsfenster ihres Teams kommt) mit drei Schaltflächen:

• ✅ Ja, ich kann
• ❌ Diesmal nicht
• ⏰ Erinnere mich vorher… — öffnet ein kleines Menü mit drei Vorlaufzeiten: 📅 3 Tage vorher, 📅 1 Tag vorher und ☀️ Am Morgen der Veranstaltung. Die Person wählt eine Option, statt sofort zu antworten, und bekommt zu diesem Zeitpunkt eine Erinnerung.

Wenn sie auf ❌ Diesmal nicht tippen:

• Wenn das Team Automatisch Ersatz auswählen, wenn jemand ablehnt aktiviert hat (und nicht auf Nur manuell gestellt ist), lädt das System automatisch die nächste vorgeschlagene Person für Sie ein.
• Wenn nicht, wird der Platz wieder frei, und Sie werden benachrichtigt (siehe unten), damit Sie jemand anderen suchen können.

Wenn jemand ablehnt: Ihre Benachrichtigung

Die Leiter des Teams werden über jede Absage informiert:

• In Telegram (wenn Sie Telegram-Benachrichtigungen eingeschaltet haben), mit drei Schaltflächen: 🔁 Vertretung finden, ↩️ Erneut einladen und 📅 Veranstaltung ansehen. Erneut einladen fragt dieselbe Person erneut an, nach denselben Regeln wie auf der Website -- ist sie inzwischen für etwas eingeplant, das sich überschneidet, nennt der Bot es und bietet Trotzdem erneut einladen an.
• Per E-Mail, wenn Telegram Sie nicht erreicht (keine Verknüpfung oder Telegram-Benachrichtigungen aus), mit einer Schaltfläche Dienstplan öffnen, die Sie zu diesem Team im Zeitplanraster führt.
• Immer in Ihren Benachrichtigungen in der App.

Alles, was Sie in Telegram tun, erscheint sofort im Zeitplanraster der Website -- und umgekehrt genauso. Sie können auf Telegram beginnen und auf der Website beenden, oder umgekehrt.

Häufig gestellte Fragen

Warum sehe ich keine Teams? Sie müssen Teamleitung, Co-Leitung oder Gemeindeadministrator sein, um diese Befehle zu nutzen. Wenn Sie denken, das sei ein Fehler, bitten Sie Ihren Gemeindeadministrator, Ihre Rolle zu prüfen.

Warum erscheint eine Person nicht in der Liste? Das hat meist einen von drei Gründen:

• Sie ist kein aktives Mitglied dieses Teams.
• Die Position benötigt eine bestimmte Zuweisung (eine „feste Position"), die diese Person nicht innehat.
• Sie ist für diese Veranstaltung bereits an anderer Stelle zugewiesen.

Warum antwortet mir der Bot nicht? Stellen Sie sicher, dass Ihre Gemeinde Telegram unter Einstellungen → Integrationen → Telegram verknüpft hat, und dass Sie Ihr eigenes Konto verknüpft haben, indem Sie /start an den Bot gesendet haben. Den Link finden Sie unter Portal → Profil → Telegram.

Kann ich das in meiner eigenen Sprache nutzen? Ja. Der Bot funktioniert auf Englisch, Spanisch, Russisch, Portugiesisch, Deutsch und Litauisch. Er antwortet in der Sprache, die für Ihr Konto eingestellt ist.