Wiederkehrende Transaktionen

Übersicht

Viele Kirchenausgaben fallen nach einem regelmäßigen Zeitplan an – monatliche Stromrechnungen, wöchentliche Reinigungsdienste, vierteljährliche Versicherungsprämien, jährliche Software-Abonnements. Anstatt diese Transaktionen jedes Mal manuell einzugeben, können Sie sie als wiederkehrende Transaktionen in TimelyChurch einrichten.

Wiederkehrende Transaktionen können so konfiguriert werden, dass sie automatisch gebucht werden oder nach einem Zeitplan für die manuelle Überprüfung vor dem Buchen erscheinen.

Eine wiederkehrende Transaktion einrichten

1. Öffnen Sie die Seite „Wiederkehrende Transaktionen" durch direkten Aufruf von /accounting/recurring in Ihrem Browser (ersetzen Sie den Pfad nach Ihrer Gemeinde-URL). Die Seite „Wiederkehrende Transaktionen" ist derzeit nicht in der Buchhaltungs-Registerleiste oder im Dropdown-Menü Einrichten ▾ / Mehr ▾ aufgeführt, sodass die direkte URL der einzige Weg ist, sie zu erreichen.
2. Klicken Sie auf Wiederkehrende Transaktion hinzufügen.
3. Füllen Sie die Details aus:
   • Konto (erforderlich) -- Das Bankkonto, auf dem die Transaktion erfasst wird.
   • Typ (erforderlich) -- Einnahmen oder Ausgaben.
   • Betrag (erforderlich) -- Der Dollarbetrag jedes Vorkommens.
   • Häufigkeit (erforderlich) -- Wie oft die Transaktion wiederkehrt:
     • Wöchentlich
     • Zweiwöchentlich (alle zwei Wochen)
     • Monatlich
     • Vierteljährlich (alle drei Monate)
     • Jährlich
   • Tag des Monats -- Für monatlich wiederkehrende Transaktionen geben Sie an, an welchem Tag des Monats (1–31). Wenn der Monat weniger Tage hat, verwendet das System den letzten Tag des Monats.
   • Nächstes Vorkommen (erforderlich) -- Das Datum des nächsten (oder ersten) Vorkommens. Muss heute oder in der Zukunft liegen.
   • Enddatum -- Optional. Wenn festgelegt, wird die wiederkehrende Transaktion nach diesem Datum automatisch deaktiviert.
   • Kategorie -- Die Einnahmen- oder Ausgabenkategorie.
   • Zahlungsempfänger -- Der Lieferant oder die Quelle.
   • Fonds -- Optional einem Fonds zuweisen.
   • Beschreibung -- Wofür diese Transaktion ist. Dieser Text wird auch in die Beschreibung jeder gebuchten Transaktion kopiert, also formulieren Sie ihn so, wie er im Hauptbuch erscheinen soll.
   • Automatisch buchen -- Wenn aktiviert, wird die Transaktion automatisch gebucht, wenn das nächste Vorkommen eintrifft. Wenn deaktiviert, müssen Sie sie manuell buchen.

Hinweis: Wiederkehrende Vorlagen speichern ein einzelnes Beschreibungsfeld, jedoch keine separaten „Notizen"- oder „Referenznummer"-Werte – diese Felder existieren auf einzelnen gebuchten Transaktionen, nicht auf dem Wiederholungsplan. Fügen Sie alle zusätzlichen Kontextinformationen, die in jedes Vorkommen übertragen werden sollen, direkt in die Beschreibung ein. 4. Klicken Sie auf Speichern.

Wiederkehrende Transaktionen anzeigen

Die Seite „Wiederkehrende Transaktionen" zeigt:

• Eine Anzahl aktiver wiederkehrender Transaktionen.
• Eine Anzahl der diese Woche fälligen Transaktionen.
• Eine Liste aller wiederkehrenden Transaktionen, sortiert nach dem nächsten Vorkommen.

Jeder Eintrag in der Liste zeigt:

• Beschreibung und Zahlungsempfänger
• Betrag und Typ (Einnahmen/Ausgaben)
• Häufigkeit
• Konto und Kategorie
• Datum des nächsten Vorkommens
• Aktiv/Pausiert-Status
• Status „Automatisch buchen"

Eine wiederkehrende Transaktion manuell buchen

Wenn „Automatisch buchen" deaktiviert ist (oder Sie eine vorzeitig buchen möchten):

1. Suchen Sie die wiederkehrende Transaktion in der Liste.
2. Klicken Sie auf Jetzt buchen.
3. Eine reguläre Transaktion wird im Buchhaltungshauptbuch mit dem heutigen Datum erstellt.
4. Das Datum des nächsten Vorkommens rückt automatisch auf das nächste geplante Datum basierend auf der Häufigkeit vor.

Ein Vorkommen überspringen

Wenn Sie ein bestimmtes Vorkommen überspringen müssen (zum Beispiel hat ein Lieferant Ihnen einen Monat kostenlos gegeben):

1. Klicken Sie bei der wiederkehrenden Transaktion auf Überspringen.
2. Es wird keine Transaktion erstellt.
3. Das Datum des nächsten Vorkommens rückt auf das folgende geplante Datum vor.

Pausieren und Fortsetzen

Sie können eine wiederkehrende Transaktion vorübergehend pausieren, ohne sie zu löschen:

1. Klicken Sie auf den Schalter, um die wiederkehrende Transaktion zu pausieren.
2. Während der Pause erfolgen keine automatischen Buchungen und die Transaktion erscheint nicht in der Zählung „diese Woche fällig".
3. Klicken Sie erneut auf den Schalter, um fortzufahren. Das Datum des nächsten Vorkommens bleibt unverändert, sodass Sie es möglicherweise anpassen müssen, wenn Zeit vergangen ist.

Eine wiederkehrende Transaktion bearbeiten

1. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol bei der wiederkehrenden Transaktion.
2. Aktualisieren Sie alle Felder: Betrag, Häufigkeit, Kategorie, Zahlungsempfänger, Daten, Einstellung „Automatisch buchen" usw.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Änderungen gelten nur für zukünftige Vorkommen. Bereits gebuchte Transaktionen sind nicht betroffen.

Eine wiederkehrende Transaktion löschen

1. Klicken Sie auf die Löschoption bei der wiederkehrenden Transaktion.
2. Bestätigen Sie die Löschung.

Nur der Wiederholungsplan wird gelöscht. Bereits gebuchte Transaktionen verbleiben im Hauptbuch.

Verhalten von „Automatisch buchen"

Wenn Automatisch buchen aktiviert ist:

• Das System prüft fällige wiederkehrende Transaktionen und erstellt die entsprechende Buchungstransaktion automatisch.
• Das Datum des nächsten Vorkommens rückt auf das folgende geplante Datum vor.
• Wenn ein Enddatum festgelegt ist und das nächste Vorkommen nach dem Enddatum liegen würde, wird die wiederkehrende Transaktion automatisch deaktiviert.

Wenn Automatisch buchen deaktiviert ist:

• Die wiederkehrende Transaktion erscheint in der Liste mit ihrem Fälligkeitsdatum, aber es wird keine Transaktion erstellt, bis Sie auf Jetzt buchen klicken.
• Dies ist nützlich für Beträge, die leicht variieren können (wie Stromrechnungen) – Sie können manuell buchen und den Betrag für jedes Vorkommen anpassen.

Details zur Häufigkeit

Bewährte Vorgehensweisen

„Automatisch buchen" für Transaktionen mit festen Beträgen verwenden. Wenn der Betrag nie ändert (z. B. Hypothekenzahlung, festes Gehalt), spart „Automatisch buchen" Zeit.

Manuelle Buchung für variable Beträge verwenden. Für Stromrechnungen oder andere Ausgaben, bei denen sich der Betrag jeden Monat ändert, lassen Sie „Automatisch buchen" deaktiviert. Die wiederkehrende Transaktion dient als Erinnerung in Ihrem Dashboard, und Sie können den Betrag beim Buchen anpassen.

Enddaten für vorübergehende Verpflichtungen festlegen. Wenn Sie einen Missionar 12 Monate lang unterstützen oder für einen kurzfristigen Mietvertrag zahlen, legen Sie das Enddatum fest, damit die wiederkehrende Transaktion automatisch stoppt.

Die Seite „Wiederkehrende Transaktionen" regelmäßig überprüfen. Überprüfen Sie die Zählung „diese Woche fällig", um sicherzustellen, dass nichts verpasst wurde, insbesondere bei manuell gebuchten wiederkehrenden Transaktionen.