Wiederkehrende Transaktionen

Übersicht

Viele Ausgaben einer Gemeinde und manche Einnahmen fallen nach einem regelmäßigen Zeitplan an – Miete, eine monatliche Internetrechnung, vierteljährliche Versicherungsprämien, eine monatliche Unterstützung für einen Missionar, eine feste Mieteinnahme. Anstatt jede einzeln von Hand einzugeben, können Sie sie einmal als wiederkehrende Transaktion speichern: das Konto, den Betrag, wie oft und das nächste Datum.

Jede wiederkehrende Transaktion bucht sich entweder an ihrem Fälligkeitsdatum selbst (Automatisch buchen) oder wartet in der Liste, bis jemand auf Jetzt buchen klickt. In beiden Fällen ist die Transaktion, die sie erfasst, eine ganz gewöhnliche Transaktion in Ihren Büchern.

Wiederkehrende Transaktionen finden

1. Öffnen Sie Buchhaltung im Bereich Finanzen.
2. Öffnen Sie in der Registerleiste das Dropdown-Menü am Ende – Einrichtung ▾ in der Vollständigen Buchführung, Mehr ▾ im Einfachen Kassenbuch.
3. Klicken Sie auf Wiederkehrend.

Das öffnet die Seite Wiederkehrende Transaktionen („Automatisieren Sie regelmäßige Einnahmen und Ausgaben“). Die Seite gehört in beiden Modi zum Buchhaltungsmodul.

Was Sie tun können, richtet sich nach der Zeile Buchhaltung Ihrer Rolle:

Die Seite „Wiederkehrende Transaktionen“

Oben stehen zwei Karten:

• Aktiv – wie viele wiederkehrende Transaktionen laufen (pausierte werden nicht mitgezählt).
• Diese Woche fällig – wie viele aktive ihr nächstes Datum in den kommenden sieben Tagen haben. Überfällige werden hier nicht mitgezählt; achten Sie in der Liste auf die rote Markierung Überfällig.

Die Liste ist nach dem nächsten Datum sortiert, das früheste zuerst. Jede Zeile zeigt:

Auf einem Smartphone werden dieselben Informationen als eine Karte pro wiederkehrender Transaktion angezeigt.

Eine wiederkehrende Transaktion einrichten

1. Klicken Sie auf Wiederkehrend hinzufügen (auf einer leeren Seite auf Ihre erste wiederkehrende Transaktion erstellen).
2. Füllen Sie im Fenster Wiederkehrende Transaktion erstellen aus:

1. Klicken Sie auf Wiederkehrend erstellen.

Das Einrichten bucht noch nichts. Die erste Transaktion wird am ersten Vorkommen erfasst – automatisch, wenn „Automatisch buchen“ eingeschaltet ist, oder wenn Sie auf Jetzt buchen klicken.

Hinweis: Eine wiederkehrende Transaktion speichert eine einzige Beschreibung. Sie hat keine separaten Notizen oder Referenznummer; diese gehören zu den einzelnen gebuchten Transaktionen. Schreiben Sie jeden Kontext, den Sie bei jedem Vorkommen haben möchten, in die Beschreibung.

So funktioniert „Automatisch buchen“

Einmal am Tag prüft TimelyChurch jede aktive wiederkehrende Transaktion, bei der „Automatisch buchen“ eingeschaltet ist, und bucht die fälligen:

• Fällig heißt heute oder früher im eigenen Kalender Ihrer Gemeinde. Eine am 1. fällige Transaktion wird am 1. in der Zeitzone Ihrer Gemeinde erfasst, nie davor.
• Die Transaktion trägt das geplante Datum, nicht den Zeitpunkt, zu dem sie erfasst wurde.
• Höchstens eine Transaktion pro wiederkehrender Transaktion und Tag. Nach dem Buchen rückt das nächste Datum um eine Periode vor.
• Nichts wird doppelt gebucht. Klickt jemand im selben Moment auf Jetzt buchen, wird nur eine Transaktion erfasst.

Verpasste Termine werden nicht nachgeholt

Ist eine wiederkehrende Transaktion im Rückstand – zum Beispiel weil sie sechs Monate pausiert war und dann fortgesetzt wurde –, erfasst „Automatisch buchen“ nur das letzte fällige Datum und geht über die älteren hinweg, ohne sie zu buchen. Eine monatliche Miete, die nach sechs Monaten fortgesetzt wird, bucht die Miete dieses Monats, nicht sieben. Wenn Sie die verpassten in Ihren Büchern haben möchten, erfassen Sie sie als gewöhnliche Transaktionen.

Um das zu vermeiden, klicken Sie auf Bearbeiten, bevor Sie eine längere Zeit pausierte fortsetzen, und stellen Sie Nächstes Vorkommen auf das nächste Datum ein, das tatsächlich gebucht werden soll.

Wenn ein Datum nicht gebucht werden kann

„Automatisch buchen“ lässt ein Datum aus und geht zum nächsten über, wenn:

• das Datum in ein abgeschlossenes Geschäftsjahr fällt;
• das Datum in eine abgeschlossene Bankabstimmung des Kontos der wiederkehrenden Transaktion fällt;
• das Bankkonto archiviert wurde;
• die Kategorie, der Zahlungsempfänger oder der Fonds nicht mehr aktiv ist oder die Kategorie nicht mehr zum Typ passt.

Es wird nie etwas in einen Zeitraum oder ein Konto gebucht, den bzw. das Sie geschlossen haben. Klicken Sie auf Bearbeiten und korrigieren Sie das Konto oder die Kategorie, damit die folgenden Daten wieder buchen.

Prüfen, was gebucht wurde

• Gebuchte Transaktionen erscheinen wie alle anderen auf der Registerkarte Transaktionen (Einnahmen / Ausgaben im Einfachen Kassenbuch) und im Prüfprotokoll.
• Jede automatische Buchung, jedes übersprungene Datum und jedes Datum, das nicht gebucht werden konnte, wird außerdem auf der Registerkarte Aktivität der Gemeindeeinstellung festgehalten (für Administratoren der Gemeinde sichtbar).
• Für automatische Buchungen wird keine E-Mail verschickt. Sehen Sie diese Seite von Zeit zu Zeit durch: Ein Datum mit Überfällig bei einer Zeile mit „Automatisch buchen“ bedeutet, dass etwas sie aufgehalten hat.

Eine wiederkehrende Transaktion manuell buchen

Für eine wiederkehrende Transaktion, bei der „Automatisch buchen“ ausgeschaltet ist – oder um eine vorzeitig zu buchen:

1. Suchen Sie sie in der Liste.
2. Klicken Sie auf Jetzt buchen.
3. Eine Transaktion wird erfasst, mit heutigem Datum im Kalender Ihrer Gemeinde, und die Seite bestätigt „Transaktion erfolgreich gebucht. Nächste Wiederholung aktualisiert.“
4. Das nächste Datum rückt um eine Periode vor.

Jetzt buchen wird mit einer Meldung abgelehnt, wenn heute in ein abgeschlossenes Geschäftsjahr fällt („Buchung nicht möglich: Das Geschäftsjahr … ist abgeschlossen.“) oder in eine abgeschlossene Bankabstimmung des Kontos („Buchung nicht möglich: Dieses Datum liegt in einem abgeschlossenen Bankabgleich.“).

Ein Vorkommen überspringen

Wenn ein Vorkommen nicht erfasst werden soll – zum Beispiel hat ein Lieferant Ihnen einen Monat kostenlos gegeben:

1. Klicken Sie auf Überspringen („Dieses Vorkommen überspringen“).
2. Es wird keine Transaktion erstellt. Die Seite bestätigt „Termin übersprungen. Nächstes Datum aktualisiert.“, und das nächste Datum rückt um eine Periode vor.

Pausieren und Fortsetzen

Klicken Sie auf Pausieren, um eine wiederkehrende Transaktion anzuhalten, ohne sie zu löschen. Solange sie pausiert ist, bucht sie nie, Jetzt buchen und Überspringen sind ausgeblendet, ihr Nächstes Datum zeigt Pausiert, und sie wird in den Zählungen Aktiv und Diese Woche fällig nicht mitgezählt.

Klicken Sie auf Fortsetzen, um sie wieder zu starten. Das nächste Datum bleibt, wo es war – liegt es jetzt in der Vergangenheit, siehe Verpasste Termine werden nicht nachgeholt.

Eine wiederkehrende Transaktion bearbeiten

1. Klicken Sie auf Bearbeiten.
2. Ändern Sie im Fenster Wiederkehrende Transaktion bearbeiten, was nötig ist: Typ, Betrag, Konto, Häufigkeit, Tag des Monats, Nächstes Vorkommen, Enddatum, Zahlungsempfänger, Kategorie, Fonds, Beschreibung, Automatisch buchen oder Aktiv (Häkchen entfernen zum Pausieren).
3. Klicken Sie auf Aktualisieren.

Ein neues Nächstes Vorkommen muss heute oder später liegen („Das nächste Vorkommen muss heute oder später liegen.“). Lassen Sie ein überfälliges Datum unverändert, werden Ihre übrigen Änderungen trotzdem gespeichert.

Änderungen gelten nur für zukünftige Vorkommen. Bereits gebuchte Transaktionen bleiben, wie sie sind; bearbeiten Sie diese bei Bedarf auf der Registerkarte Transaktionen.

Eine wiederkehrende Transaktion beenden oder löschen

• Enddatum: Wenn der Zeitplan über das Enddatum hinausrückt, pausiert sich die wiederkehrende Transaktion selbst. Ihr Verlauf bleibt erhalten.
• Löschen: Klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie im Dialog Wiederkehrende Transaktion löschen („Sind Sie sicher, dass Sie diese wiederkehrende Transaktion löschen möchten? Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.“). Nur der Zeitplan wird gelöscht – jede Transaktion, die er bereits gebucht hat, bleibt in Ihren Büchern.

Details zur Häufigkeit

Tipp: Füllen Sie bei einem monatlichen Zeitplan spät im Monat den Tag des Monats aus. Ohne ihn läuft ein Zeitplan, der einmal auf den 28. Februar fällt, am 28. weiter; mit Tag des Monats 31 springt er wieder auf den letzten Tag jedes Monats.

Mit einem KI-Assistenten

Wenn Ihre Gemeinde einen KI-Assistenten verbunden hat, kann er Ihre wiederkehrenden Transaktionen auflisten, neue einrichten, sie bearbeiten, die nächste buchen oder überspringen sowie sie pausieren oder fortsetzen – jeweils nach Ihrer Freigabe. Das Löschen erledigen Sie auf dieser Seite. Siehe Wiederkehrende Transaktionen und automatisches Buchen über einen KI-Assistenten.

Bewährte Vorgehensweisen

„Automatisch buchen“ für feste Beträge verwenden. Wenn der Betrag nie wechselt (Miete, ein festes Abonnement, eine feste Missionarsunterstützung), spart „Automatisch buchen“ Ihnen den Schritt.

Variable Beträge von Hand buchen. Lassen Sie „Automatisch buchen“ bei Nebenkosten oder anderen Rechnungen mit wechselndem Betrag ausgeschaltet. Die wiederkehrende Transaktion erinnert Sie auf dieser Seite, und Sie können den tatsächlichen Betrag erfassen, wenn die Rechnung eintrifft.

Dieselbe Zahlung nicht doppelt erfassen. Kommt dieselbe Zahlung auch über Ihren Bankimport, schließen Sie diese Bankzeile bei der Überprüfung aus oder lassen Sie „Automatisch buchen“ für diese wiederkehrende Transaktion ausgeschaltet.

Enddaten für befristete Verpflichtungen festlegen. Wenn Sie einen Missionar 12 Monate lang unterstützen oder einen Raum für eine Saison mieten, legen Sie das Enddatum fest, damit der Zeitplan von selbst stoppt.

Vor dem Abstimmen durchsehen. Sehen Sie diese Seite jeden Monat durch – besonders Zeilen mit Überfällig und die Zählung Diese Woche fällig – und vergleichen Sie mit Ihrem Kontoauszug.

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