Freiwilligenplanung

Wenn Sie in einem Team Ihrer Gemeinde dienen – Gottesdienst, Kinderdienst, Gastfreundschaft, Technik, Moderation oder anderes – ist das Mitgliederportal Ihre Anlaufstelle, um zu sehen, wo Sie eingeplant sind, Ihre Verfügbarkeit zu verwalten und sich für offene Plätze zu melden.

Diese Seiten erscheinen für Mitglieder, die in einem Team dienen. Wenn Sie sich ehrenamtlich einbringen möchten und sie nicht sehen, fragen Sie Ihr Gemeindebüro oder einen Teamleiter, Sie hinzuzufügen.

Mein Zeitplan

1. Melden Sie sich beim Mitgliederportal an.
2. Klicken Sie in der Seitenleiste im Bereich Team auf Mein Zeitplan (auf dem Smartphone die Registerkarte Zeitplan unten).

Mein Zeitplan -- „Ihr Dienst und Unterricht an einem Ort.“ -- hat oben drei Ansichten: Liste, Kalender und Verfügbarkeit. Verwenden Sie „Liste" für einen Überblick, gruppiert in Diese Woche, Später und Vergangen, „Kalender" für eine Monatsansicht auf einen Blick („Tippen Sie auf einen Tag, um zu bestätigen, abzulehnen oder einen Tausch vorzuschlagen.“) und „Verfügbarkeit", um Leitern mitzuteilen, an welchen Tagen Sie nicht dienen können (siehe unten).

Jeder bevorstehende Termin zeigt:

• Datum und Uhrzeit
• Die Veranstaltung und Ihr Team
• Ihre Position
• Den Ort, falls angegeben
• Schaltflächen für das, was Sie als Nächstes tun können -- Bestätigen und Ablehnen, solange Sie noch nicht geantwortet haben, Ich bin da am Tag selbst oder Eingecheckt, sobald Sie eingecheckt sind

Jeder bevorstehende Diensttermin hat außerdem Sehen Sie, wer mit Ihnen dient, was die Liste für diese Veranstaltung öffnet. Siehe Mit wem diene ich?.

Eine Zuweisung bestätigen

Wenn ein Leiter Sie in den Zeitplan einträgt, werden Sie um Bestätigung gebeten.

1. Suchen Sie den Termin unter Mein Zeitplan (oder unter Benötigt Ihre Antwort auf der Startseite).
2. Klicken Sie auf Bestätigen.

Eine Zuweisung ablehnen

Wenn Sie an einem bestimmten Datum nicht dienen können:

1. Klicken Sie auf Ablehnen neben der Zuweisung.
2. Fügen Sie in Zuweisung ablehnen optional einen Grund (optional) hinzu -- „Teilen Sie dem Koordinator den Grund mit...“
3. Klicken Sie auf Ablehnen.

Je nach den Einstellungen Ihres Teams wird automatisch die nächste Person in der Rotation eingeladen, oder der Teamleiter sucht nach einer Vertretung.

Einchecken

Am Tag Ihres Dienstes, wenn Sie ankommen, markieren Sie sich als anwesend:

1. Öffnen Sie Mein Zeitplan (oder die Startseite).
2. Suchen Sie die heutige Zuweisung und klicken Sie auf Ich bin da (Einchecken auf der Startseite).

Dies hilft Teamleitern, auf einen Blick zu sehen, wer bereits angekommen ist.

Ihren Zeitplan zu Ihrem Kalender hinzufügen

Klicken Sie oben unter Mein Zeitplan auf Zum Kalender hinzufügen. Das Portal lädt eine Kalenderdatei mit Ihren bevorstehenden Diensttermine herunter. Öffnen Sie sie mit Ihrer Kalender-App (Apple Calendar, Google Calendar, Outlook und andere), um sie hinzuzufügen. Laden Sie sie erneut herunter, nachdem Sie für neue Termine eingeplant wurden.

Dienste tauschen oder wechseln

Manchmal ist ein direkter Tausch mit einem Teammitglied die einfachste Lösung:

1. Suchen Sie unter Mein Zeitplan den Termin, den Sie abgeben möchten, und klicken Sie auf Tausch vorschlagen.
2. Wählen Sie in Einen Tausch vorschlagen Ihre zu übernehmende Aufgabe -- „Wählen Sie aus, welche Zuweisungen Ihres Teammitglieds Sie im Austausch übernehmen möchten.“
3. Fügen Sie optional eine Nachricht (optional) hinzu.
4. Klicken Sie auf Tauschantrag senden.

Ihre Anfrage erscheint unter Ihre ausstehenden Tauschanfragen, bis Ihr Teammitglied antwortet; klicken Sie auf Anfrage abbrechen, um sie zurückzuziehen. Das Teammitglied sieht sie unter Tauschanfragen (und unter Benötigt Ihre Antwort auf der Startseite) mit Tausch akzeptieren und Ablehnen. Akzeptiert es, werden die beiden Zuweisungen getauscht.

Vertretungsanfragen

Unterrichten: Wenn Sie eine Klasse unterrichten, haben Ihre Unterrichtstermine Vertretung gesucht? -- siehe Lektionen (für Lehrer).

Für andere einspringen: Hilfeanfragen erscheinen unter Mein Zeitplan:

• Sie wurden als Vertretung eingeladen -- Anfragen, die persönlich an Sie gesendet wurden. Klicken Sie auf Akzeptieren oder Ablehnen.
• Vertretungen benötigt -- offene Anfragen für jeden. Klicken Sie auf Ich helfe, um den Termin zu übernehmen (oder Sie sehen Unterrichtet bereits, wenn Sie an diesem Tag schon eingeplant sind).

Freiwilligenmöglichkeiten (Einen Platz übernehmen)

Einige Teams veröffentlichen offene Plätze, die Teammitglieder beanspruchen können.

1. Klicken Sie unter Mein Zeitplan auf Einen Platz übernehmen (die Schaltfläche zeigt, wie viele offen sind).
2. Freiwilligen-Möglichkeiten listet die offenen Positionen in Ihren Teams auf.
3. Klicken Sie bei der gewünschten auf Registrieren. „Signing up expresses interest — a team leader will confirm your placement.“

Ihre Auswahl erscheint unter Ihre Anmeldungen. Um sich abzumelden, klicken Sie auf Zurückziehen und bestätigen Sie.

Verfügbarkeit (Sich als nicht verfügbar markieren)

Teilen Sie Ihren Leitern im Voraus mit, an welchen Tagen Sie nicht dienen können, damit sie Sie nicht für diese Daten einplanen.

1. Öffnen Sie Mein Zeitplan und wechseln Sie zu Verfügbarkeit.
2. Unter Meine Verfügbarkeit werden die bevorstehenden Sonntage aufgelistet. Tippen Sie auf einen beliebigen Sonntag, um ihn zwischen Verfügbar und Gesperrt umzuschalten.

So sperren Sie einen längeren Zeitraum (Urlaub, Operation usw.):

1. Wählen Sie unter Einen Datumsbereich sperren Von und An.
2. Klicken Sie auf Als nicht verfügbar markieren. Jedes Datum in diesem Bereich wird gesperrt.

Ein gesperrtes Datum gilt für jedes Team, in dem Sie dienen.

Wiederkehrende Nichtverfügbarkeit und Planungseinstellungen

Für regelmäßige freie Tage, bevorzugte Tage oder ein Limit, wie oft Sie dienen, klicken Sie auf Planungseinstellungen (oben unter Mein Zeitplan oder unten auf der Registerkarte Verfügbarkeit). Die Seite Dienstverfügbarkeit bietet:

• Nicht verfügbares Datum hinzufügen -- ein Start- und Enddatum mit einem optionalen Grund.
• Muster hinzufügen unter Wiederholungsmuster -- einen wiederkehrenden Tag automatisch sperren.
• Ihre Planungseinstellungen festlegen -- Bevorzugte Dienst-Tage, Bevorzugte Zeiten, Zu vermeidende Tage, Maximale Häufigkeit pro Monat, Mindestabstand in Tagen, Mich in die automatische Planung einschließen und Ich kann bei Bedarf kurzfristig einspringen -- und dann auf Einstellungen speichern klicken.

Siehe Wiederkehrende Nicht-Verfügbarkeit.

Erinnerungen und Benachrichtigungen

Welche Dienst-E-Mails Sie erhalten -- Einladungen, Erinnerungen, Vertretungsanfragen -- und wie viele Tage vor Ihrem Dienst Sie erinnert werden, legen Sie unter Benachrichtigungseinstellungen (Kontomenü) fest. Siehe Benachrichtigungen. Wenn Sie Telegram verbunden haben, können Sie Dienstanfragen auch dort erhalten (siehe Profil verwalten).

Häufig gestellte Fragen

F: Was ist der Unterschied zwischen einer Vertretungsanfrage und einem Tausch? A: Eine Vertretungsanfrage ist für andere im Team offen – wer zuerst antwortet, übernimmt sie. Ein Tausch ist ein direkter Wechsel mit einem bestimmten Teammitglied.

F: Ich habe ein Datum als nicht verfügbar markiert, bin aber trotzdem dafür eingeplant. Warum? A: Zuweisungen, die vor Ihrer Sperrung des Datums erstellt wurden, werden nicht automatisch entfernt. Lehnen Sie die Zuweisung ab oder wenden Sie sich an Ihren Teamleiter, damit er die Anpassung vornimmt.

F: Kann ich meine Diensthistorie (vergangene Einsätze) einsehen? A: Ja – unter Mein Zeitplan listet die Gruppe Vergangen frühere Termine auf (Vergangene anzeigen). Ihre Check-in-Historie fließt auch in die Registerkarte Aktivität von Mein Konto ein (siehe Aktivität und Anwesenheit).