Freiwilligenplanung

Wenn Sie in einem Team Ihrer Gemeinde dienen – Gottesdienst, Kinderdienst, Gastfreundschaft, Technik, Moderation oder anderes – ist das Mitgliederportal Ihre Anlaufstelle, um zu sehen, wo Sie eingeplant sind, Ihre Verfügbarkeit zu verwalten und sich für neue Möglichkeiten anzumelden.

Diese Seite erscheint nur für Mitglieder, die einem Dienstteam hinzugefügt wurden. Wenn Sie sich ehrenamtlich einbringen möchten und diese Funktionen nicht sehen, fragen Sie Ihr Gemeindebüro oder einen Teamleiter, Sie hinzuzufügen.

Mein Dienstplan

1. Melden Sie sich beim Mitgliederportal an.
2. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Mein Zeitplan.

Hinweis: Mein Zeitplan stellt Ihren Dienst nun in drei Registerkarten dar – Liste, Kalender und Verfügbarkeit. Verwenden Sie „Liste" für einen chronologischen Überblick, „Kalender" für eine Monatsansicht auf einen Blick und „Verfügbarkeit", um Leitern mitzuteilen, an welchen Tagen Sie nicht dienen können (siehe unten).

Sie sehen alle bevorstehenden Zuweisungen in chronologischer Reihenfolge, einschließlich:

• Datum und Uhrzeit
• In welchem Team oder Dienst Sie eingeplant sind
• Ihre Rolle (Leitung, Helfer usw.)
• Der Ort, falls angegeben
• Der aktuelle Status: Ausstehend, Bestätigt, Abgelehnt oder Eingecheckt

Eine Zuweisung bestätigen

Wenn ein Teamleiter Sie in den Zeitplan einträgt, beginnt Ihre Zuweisung als Ausstehend, bis Sie sie bestätigen.

1. Suchen Sie die bevorstehende Zuweisung auf Ihrer Dienstseite.
2. Klicken Sie auf Bestätigen.
3. Ihr Status wird auf Bestätigt aktualisiert und der Teamleiter wird benachrichtigt.

Eine Zuweisung ablehnen

Wenn Sie an einem bestimmten Datum nicht dienen können:

1. Klicken Sie auf Ablehnen neben der Zuweisung.
2. Fügen Sie optional eine Notiz hinzu, die erklärt warum.
3. Der Teamleiter wird benachrichtigt und sucht nach einer Vertretung.

Einchecken

Am Tag Ihres Dienstes, wenn Sie in der Gemeinde ankommen, können Sie sich schnell als anwesend markieren:

1. Öffnen Sie Mein Dienst.
2. Suchen Sie die heutige Zuweisung und klicken Sie auf Einchecken.

Dies hilft Teamleitern, auf einen Blick zu sehen, wer bereits angekommen ist.

Ihren Zeitplan in Ihren Kalender exportieren

Sie können Ihren Telefon- oder Computerkalender für Ihren Dienstplan abonnieren, sodass neue Zuweisungen automatisch erscheinen.

1. Klicken Sie auf der Seite Mein Dienst auf In Kalender exportieren (oder das Kalendersymbol).
2. Das Portal generiert eine .ics-Kalenderdatei (und/oder eine Abonnement-URL).
3. Öffnen Sie die Datei mit Ihrer Kalender-App oder fügen Sie die URL in die „Abonnieren"-Funktion Ihres Kalenders ein.

Nach dem Abonnieren erscheinen Ihre Diensteinsätze neben Ihren persönlichen Terminen. Apple Calendar, Google Calendar und Outlook unterstützen diese Art von Abonnement.

Eine Vertretung anfordern

Wenn etwas dazwischenkommt und Sie nicht dienen können, können Sie eine Vertretung anfordern, anstatt einfach abzulehnen:

1. Öffnen Sie die Zuweisung über Mein Dienst.
2. Klicken Sie auf Vertretung anfordern.
3. Fügen Sie optional eine Notiz hinzu (z. B. „bin zur Hochzeit verreist").
4. Klicken Sie auf Anfrage einreichen.

Was als nächstes passiert:

• Andere qualifizierte Mitglieder Ihres Teams werden benachrichtigt, dass eine Vertretung gesucht wird.
• Sie können über ihr eigenes Portal akzeptieren oder ablehnen.
• Wenn jemand akzeptiert, wird der Zeitplan automatisch aktualisiert und Sie werden benachrichtigt.
• Wenn niemand rechtzeitig akzeptiert, greift der Teamleiter ein, um eine Vertretung zu finden.

Dienste tauschen oder wechseln

Manchmal ist ein direkter Tausch mit einem Teammitglied einfacher als eine vollständige Vertretungsanfrage:

1. Öffnen Sie die Zuweisung, die Sie abgeben möchten.
2. Klicken Sie auf Tausch anfordern.
3. Wählen Sie das Teammitglied, mit dem Sie tauschen möchten, und optional die Zuweisung, die Sie dafür im Gegenzug übernehmen würden.
4. Reichen Sie die Anfrage ein.

Die andere Person erhält eine Benachrichtigung mit zwei Schaltflächen:

• Akzeptieren – das System tauscht die beiden Zuweisungen sofort.
• Ablehnen – der Tausch wird storniert und Sie werden benachrichtigt.

Freiwilligenmöglichkeiten (Selbstanmeldung)

Einige Teams veröffentlichen offene Diensteinsätze, die jeder beanspruchen kann. So durchsuchen und melden Sie sich an:

1. Öffnen Sie in der Seitenleiste Mein Zeitplan und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Platz übernehmen (oder die Registerkarte Offene Rollen).
2. Jede Karte zeigt Datum, Rolle, Team, Ort und die Anzahl der verbleibenden Plätze.
3. Klicken Sie auf Anmelden, um einen Platz zu reservieren.
4. Der Platz ist für Sie reserviert und wird Ihrem Dienstplan hinzugefügt.

So melden Sie sich von einer Möglichkeit ab, für die Sie sich angemeldet haben:

1. Öffnen Sie die Möglichkeit erneut (oder suchen Sie sie in Mein Dienst).
2. Klicken Sie auf Zurückziehen.
3. Bestätigen Sie. Der Platz wird für jemand anderen freigegeben.

Verfügbarkeitskalender (Sich als nicht verfügbar markieren)

Sie können dem Planungssystem im Voraus mitteilen, an welchen Tagen Sie nicht dienen können, damit Leiter Sie nicht für diese Daten einplanen.

1. Öffnen Sie Mein Zeitplan und wechseln Sie zur Registerkarte Verfügbarkeit.
2. Sie sehen eine Kalenderansicht der bevorstehenden Wochen.
3. Klicken Sie auf ein beliebiges Datum, um sich als nicht verfügbar zu markieren. Das Datum wird rot.
4. Klicken Sie erneut, um die Nichtverfügbarkeit zu entfernen.

So sperren Sie einen längeren Zeitraum (Urlaub, Operation usw.):

1. Klicken Sie auf Zeitraum festlegen oder Zeitraum sperren.
2. Wählen Sie ein Start- und Enddatum.
3. Fügen Sie optional einen Grund hinzu (nur zu Ihrer Referenz; Leiter sehen ihn).
4. Speichern. Jedes Datum in diesem Zeitraum wird als nicht verfügbar markiert.

Um einen Zeitraum zu löschen, öffnen Sie denselben Bildschirm und klicken Sie auf Zeitraum löschen für diesen Block.

Wiederkehrende Nichtverfügbarkeit

Wenn Sie an einem bestimmten Wochentag regelmäßig nicht verfügbar sind (z. B. arbeiten Sie jeden Sonntagmorgen bis 10 Uhr), können Sie eine wiederkehrende Regel festlegen:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Verfügbarkeit von Mein Zeitplan auf Wiederkehrende Nichtverfügbarkeit hinzufügen.
2. Wählen Sie den Wochentag und den Zeitraum (oder ganztägig).
3. Legen Sie optional ein Start- und Enddatum für die Wiederholung fest.
4. Speichern.

Jedes passende Datum erbt automatisch die Nichtverfügbarkeit – Sie müssen nicht jeden Sonntag einzeln markieren. Um eine wiederkehrende Regel zu entfernen, öffnen Sie dieselbe Seite und klicken Sie auf Löschen neben dem Eintrag.

Dienstpräferenzen

Auf derselben Seite (oder unter Mein Profil > Benachrichtigungseinstellungen für Teammitglieder) können Sie Folgendes festlegen:

• Erinnerungszeitpunkt – wie viele Tage vor einem Diensteinsatz Sie eine E-Mail-Erinnerung erhalten möchten.
• Vertretungsanfragen-Hinweise – benachrichtigt werden, wenn Teammitglieder eine Vertretung benötigen.
• Zeitplanerinnerungen – ein/aus.

Die vollständige Anleitung zu Benachrichtigungseinstellungen finden Sie in 02-managing-your-profile.md.

Teamleiter-Dashboard

Wenn Sie ein Dienstteam leiten, haben Sie eine zusätzliche Seite, die Ihnen einen schnellen Überblick über Ihre gesamte Gruppe gibt.

1. Das Teamleiter-Dashboard bietet Leitern einen gruppenweiten Überblick. Hinweis: Es ist derzeit kein eigener Eintrag in der Seitenleiste – verwalten Sie Ihr Team über Mein Zeitplan und die Seite Verwalten Ihrer Gruppe (Bereich „Leitung" in der Seitenleiste), wo Leiteraktionen (Mitglieder bestätigen/entfernen, im Namen eines Mitglieds eine Vertretung anfordern) verfügbar sind.
2. Das Dashboard zeigt:
   • Bevorstehende Zuweisungen für Ihr Team und deren Status (ausstehend / bestätigt / abgelehnt)
   • Von Ihnen veröffentlichte offene Freiwilligenmöglichkeiten
   • Vertretungsanfragen, die darauf warten, dass jemand sie übernimmt
   • Besetzungslücken, die Aufmerksamkeit benötigen

Mitglieder bestätigen oder entfernen

Vom Dashboard aus können Sie:

• Eine Zuweisung im Namen eines Mitglieds bestätigen, wenn Sie bereits mit ihm gesprochen haben.
• Ein Mitglied von einer Zuweisung entfernen, wenn sich die Pläne geändert haben.
• Eine Vertretung anfordern für eine beliebige Zuweisung Ihres Teams, ohne auf den Freiwilligen zu warten.

Häufig gestellte Fragen

F: Was ist der Unterschied zwischen einer Vertretungsanfrage und einem Tausch? A: Eine Vertretungsanfrage ist für alle Qualifizierten offen – wer zuerst antwortet, übernimmt den Dienst. Ein Tausch ist ein direkter Wechsel mit einem bestimmten Teammitglied.

F: Ich habe eine Vertretung angefordert, aber niemand hat akzeptiert. Was passiert? A: Je näher das Datum rückt, desto mehr wird der Teamleiter benachrichtigt, damit er eingreifen kann. Sie können Teammitglieder auch direkt über die Funktion „Nachrichten" im Portal kontaktieren.

F: Ich habe ein Datum als nicht verfügbar markiert, bin aber trotzdem dafür eingeplant. Warum? A: Zeitpläne, die vor Ihrer Markierung als nicht verfügbar erstellt wurden, werden nicht automatisch gelöscht. Lehnen Sie die Zuweisung ab oder wenden Sie sich an Ihren Teamleiter, damit er die Anpassung vornimmt.

F: Kann ich meine Diensthistorie (vergangene Einsätze) einsehen? A: Ja – auf der Seite Mein Dienst können Sie zwischen bevorstehenden und vergangenen Zuweisungen wechseln. Ihre Check-in-Historie fließt auch in die Seite Aktivität ein (siehe 15-activity-and-attendance.md).