Eine Veranstaltungsserie mit einer Vorlage erstellen
Die meisten Gemeinden veranstalten Woche für Woche dieselben wiederkehrenden Veranstaltungen — Sonntagsgottesdienst, Mittwoch-Bibelstunde, die monatliche Vorstandssitzung. Anstatt jedes Mal das Wiederholungsmuster, die Startzeit und die Dauer neu einzugeben, wenn Sie eine dieser Serien erstellen, können Sie eine Vorlage auswählen und sie werden automatisch ausgefüllt.
Dieser Artikel führt Sie durch den Ablauf Von einer Vorlage starten (optional) im Serienerstellungsformular.
Informationen zum Erstellen und Verwalten der Vorlagen selbst finden Sie unter Veranstaltungsserien-Vorlagen.
Warum mit einer Vorlage starten?
Eine Vorlage erfasst die Dinge, die eine wiederkehrende Veranstaltung definieren:
- Titel und Beschreibung (z. B. „Sonntagsgottesdienst")
- Veranstaltungstyp (z. B. Gottesdienst)
- Zeit (Startzeit + Dauer)
- Wiederholung (z. B. „Jeden Sonntag")
Wenn Sie mit einer Vorlage starten, werden diese mit sinnvollen Standardwerten vorausgefüllt. Sie können jedes davon vor dem Speichern bearbeiten — die Vorlage ist ein Ausgangspunkt, kein Vertrag.
Schritt für Schritt
1. Das Serienerstellungsformular öffnen
- Klicken Sie in der Admin-Seitenleiste auf Veranstaltungen.
- Öffnen Sie oben rechts auf der Veranstaltungsseite das Menü Mehr (die Schaltfläche ⋮) und klicken Sie auf Veranstaltungsserie.
- Klicken Sie auf Neue Serie. Das Formular Veranstaltungsserie erstellen wird geöffnet.
2. Eine Vorlage auswählen
Am oberen Rand des Formulars sehen Sie Von einer Vorlage starten (optional) — ein Dropdown, das alle aktiven Vorlagen Ihrer Gemeinde auflistet („Füllt Uhrzeit, Wiederholung und Standardpositionen vor. Sie können danach alles bearbeiten.").
- Klicken Sie auf das Dropdown.
- Wählen Sie die Vorlage, die der zu erstellenden Serie entspricht (z. B. Sonntagsgottesdienst).
- Die Formularfelder unterhalb des Dropdowns werden sofort mit den Standardwerten der Vorlage gefüllt.
Wenn Ihre Gemeinde noch keine aktiven Vorlagen hat, erscheint das Feld nicht. Entweder:
- Füllen Sie das Formular manuell aus (empfohlen für einmalige Serien).
- Wechseln Sie zu Veranstaltungen → Mehr → Vorlagen und erstellen Sie die Vorlage zunächst im Abschnitt Veranstaltungsserie (empfohlen, wenn dies ein Muster ist, das Sie wiederverwenden werden).
3. Die vorausgefüllten Felder überprüfen und anpassen
Nachdem Sie eine Vorlage ausgewählt haben, enthält jeder Abschnitt des Formulars bereits Werte. Lesen Sie das Formular durch und passen Sie alles an, was nicht zu dieser spezifischen Serie passt:
| Feld | Was die Vorlage setzt | Wann zu ändern |
|---|---|---|
| Serientitel | Der Name der Vorlage (z. B. „Sonntagsgottesdienst") | Wenn diese Serie eine spezielle Variante ist, wie „Sommer-Sonntagsgottesdienst" |
| Beschreibung | Die Beschreibung der Vorlage | Wenn Sie eine spezifischere Beschreibung möchten |
| Veranstaltungstyp | Gottesdienst / Klasse / Treffen / Veranstaltung | Selten — dies steuert, welche Team-Zeitplan-Vorlagen angewendet werden |
| Wiederholungsmuster | Die Standard-Wiederholung der Vorlage (z. B. „Jeden Sonntag") | Wenn Ihre Variante seltener stattfindet (z. B. „Jeden zweiten Sonntag im Sommer") |
| Startzeit / Dauer | Die Standardwerte der Vorlage (z. B. 10:00 Uhr, 90 Minuten) | Wenn diese Serie zu einer anderen Zeit stattfindet |
| Serienstartdatum | Das heutige Datum | Immer setzen — wählen Sie das Datum des ersten Vorkommens |
| Serienabschlussdatum | Leer (unbefristet) | Wenn dies eine Saisonserie ist, legen Sie das letzte Datum fest |
| Ortsname / Raum | Leer (die Vorlage speichert diese nicht) | Veranstaltungsort und Raum festlegen |
| Gastgebergruppe | Leer | Optional — wählen Sie die für die Durchführung verantwortliche Gruppe |
| Freiwilligen-Positionen | Alle Standardpositionen, die mit der Vorlage gespeichert sind | Fügen Sie Positionen hinzu, entfernen Sie sie oder ändern Sie die Platzanzahlen nach Bedarf |
4. Die Freiwilligen-Positionen festlegen
Wenn Freiwillige unter Funktionen eingeschaltet ist, listet der Abschnitt Freiwilligen-Positionen im unteren Teil des Formulars die Positionen auf, die jede generierte Veranstaltung erhalten soll. Serienvorlagen, die auf der Seite „Vorlagen" erstellt werden, speichern keine Positionen, daher ist diese Liste meist zunächst leer („Noch keine Positionen — wählen Sie oben eine Vorlage oder fügen Sie manuell eine hinzu.").
- Klicken Sie auf Position hinzufügen, um eine hinzuzufügen (z. B. Gottesdienstleiter/in), wählen Sie optional ein Team und legen Sie die Platzanzahl fest.
- Ändern Sie die Platzanzahl einer Position (z. B. Begrüßer/innen von 2 auf 3 erhöhen, weil dies ein größerer Veranstaltungsort ist).
- Entfernen Sie eine Position, die für diese spezifische Serie nicht gilt.
Die hier gespeicherten Positionen werden zum Standard für jede Veranstaltung, die die Serie generiert. Sie können sie später trotzdem bei einem einzelnen Vorkommen ändern.
Tipp: Wenn Ihre Team-Vorlagen bereits automatisch auf den passenden Veranstaltungstyp angewendet werden, benötigen Sie in der Serie überhaupt keine Positionen — die Team-Vorlagen laden sie bei jeder generierten Veranstaltung vor. Lassen Sie in diesem Fall die Liste hier leer. Lesen Sie Team-Zeitplan-Vorlagen. Für einen ganzen Gottesdiensttag (Teams, Gottesdienstplan und zusätzliche Rollen) können Sie später auch unter Bearbeiten → Diensteinrichtung eine Tagesvorlage wählen — siehe Veranstaltungsserien-Vorlagen.
5. Die Serie speichern
Klicken Sie unten im Formular auf Serie erstellen.
Was als Nächstes passiert:
- Der Seriendatensatz wird erstellt.
- TimelyChurch materialisiert sofort die bevorstehenden Veranstaltungen — standardmäßig werden die nächsten 3 Monate an Vorkommen als tatsächliche Veranstaltungsdatensätze generiert, die Sie öffnen und bearbeiten können.
- Wenn Ihr Team über Team-Zeitplan-Vorlagen verfügt, die automatisch auf diesen Veranstaltungstyp angewendet werden, kommt jede generierte Veranstaltung mit diesen Positionen vorgeladen.
- Sie werden zur Serien-Detailseite weitergeleitet, auf der Sie alle bevorstehenden Vorkommen sehen, Alle Veranstaltungen automatisch ausfüllen ausführen oder in einzelne Veranstaltungen springen können.
Was „Von Vorlage starten" nicht tut
Eine Vorlage ist eine Ausgangsform, keine Live-Verknüpfung. Nach der Erstellung der Serie gilt:
- Das Bearbeiten der Vorlage ändert diese Serie nicht rückwirkend.
- Das Bearbeiten dieser Serie ändert die Vorlage nicht.
Wenn Änderungen an alle aus der Vorlage erstellten Serien weitergegeben werden sollen, bearbeiten Sie die Vorlage und erstellen Sie die Serie neu, oder akzeptieren Sie, dass zukünftige Serien die neuen Standardwerte übernehmen, während die bestehende so bleibt, wie sie ist.
Anleitung: Eine vollständige Ersteinrichtung
Ein neuer Gemeinde-Administrator richtet den Sonntagsgottesdienst zum ersten Mal ein:
- Zuerst die Vorlage erstellen. Gehen Sie zu Veranstaltungen → Mehr → Vorlagen, klicken Sie im Abschnitt Veranstaltungsserie auf Neue Vorlage und erstellen Sie den Sonntagsgottesdienst: Veranstaltungstyp Gottesdienst, Jeden Sonntag, 10:00 Uhr, 90 Minuten.
- Dann die Serie erstellen. Klicken Sie auf Neue Serie und wählen Sie Sonntagsgottesdienst unter Von einer Vorlage starten (optional) aus. Passen Sie das Startdatum auf den nächsten Sonntag an, fügen Sie den Ort („Hauptsaal") und den Raum hinzu und fügen Sie Positionen für Ton, Begrüßung, Gesang usw. hinzu (oder verlassen Sie sich auf Ihre Team-Vorlagen).
- Auf Serie erstellen klicken. Die nächsten 3 Monate an Sonntagsgottesdiensten erscheinen im Kalender mit bereit auszufüllenden Dienstpositionen.
- Optionale Verfeinerung. Klicken Sie auf der Serien-Seite auf Alle Veranstaltungen automatisch ausfüllen, um in einem Klick einen Freiwilligendienstplan für alle 12+ Veranstaltungen zu erstellen.
Das ist ein vollständig geplantes Quartal an Sonntagsgottesdiensten mit vielleicht zehn Minuten Admin-Arbeit — und keine davon musste Wiederholungsmuster erneut eingeben.
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