Eine Veranstaltungsserie mit einer Vorlage erstellen
Die meisten Gemeinden veranstalten Woche für Woche dieselben wiederkehrenden Veranstaltungen — Sonntagsgottesdienst, Mittwoch-Bibelstunde, die monatliche Vorstandssitzung. Anstatt jedes Mal die Wiederholungsregel, Startzeit, Dauer und Dienstpositionen neu einzugeben, wenn Sie eine dieser Serien erstellen, können Sie eine Vorlage auswählen und alles wird automatisch ausgefüllt.
Dieser Artikel führt Sie durch den Von Vorlage starten-Ablauf im Serienerstellungsformular.
Informationen zum Erstellen und Verwalten der Vorlagen selbst finden Sie unter Veranstaltungsserien-Vorlagen.
Warum mit einer Vorlage starten?
Eine Vorlage erfasst die vier Dinge, die eine wiederkehrende Veranstaltung definieren:
- Titel (z. B. „Sonntagsgottesdienst")
- Zeit (Startzeit + Dauer)
- Wiederholung (z. B. „Jeden Sonntag")
- Standard-Dienstpositionen (z. B. 1 Tontechniker/in, 2 Begrüßer/innen, 3 Sänger/innen)
Wenn Sie mit einer Vorlage starten, werden alle vier mit sinnvollen Standardwerten vorausgefüllt. Sie können jedes davon vor dem Speichern bearbeiten — die Vorlage ist ein Ausgangspunkt, kein Vertrag.
Schritt für Schritt
1. Das Serienerstellungsformular öffnen
- Klicken Sie in der Admin-Seitenleiste auf Veranstaltungen.
- Öffnen Sie oben rechts auf der Veranstaltungsseite das Menü Mehr (die Schaltfläche ⋮) und klicken Sie auf Veranstaltungsserie.
- Klicken Sie auf + Neue Serie.
2. Eine Vorlage auswählen
Am oberen Rand des Formulars sehen Sie ein Dropdown Von Vorlage starten, das alle aktiven Vorlagen Ihrer Gemeinde auflistet.
- Klicken Sie auf das Dropdown.
- Wählen Sie die Vorlage, die der zu erstellenden Serie entspricht (z. B. Sonntagsgottesdienst).
- Die Formularfelder unterhalb des Dropdowns werden sofort mit den Standardwerten der Vorlage gefüllt.
Wenn das Dropdown leer ist, hat Ihre Gemeinde noch keine Vorlagen erstellt. Entweder:
- Überspringen Sie die Vorlage und füllen Sie das Formular manuell aus (empfohlen für einmalige Serien).
- Wechseln Sie zu Veranstaltungen → ⋮ Mehr → Vorlagen und erstellen Sie die Vorlage zunächst im Abschnitt Veranstaltungsserien (empfohlen, wenn dies ein Muster ist, das Sie wiederverwenden werden).
3. Die vorausgefüllten Felder überprüfen und anpassen
Nachdem Sie eine Vorlage ausgewählt haben, enthält jeder Abschnitt des Formulars bereits Werte. Lesen Sie das Formular durch und passen Sie alles an, was nicht zu dieser spezifischen Serie passt:
| Feld | Was die Vorlage setzt | Wann zu ändern |
|---|---|---|
| Titel | Der Name der Vorlage (z. B. „Sonntagsgottesdienst") | Wenn diese Serie eine spezielle Variante ist, wie „Sommer-Sonntagsgottesdienst" |
| Beschreibung | Die Beschreibung der Vorlage | Wenn Sie eine spezifischere Beschreibung möchten |
| Veranstaltungstyp | Gottesdienst / Klasse / Treffen / Veranstaltung | Selten — dies steuert, welche Team-Zeitplan-Vorlagen angewendet werden |
| Wiederholungsmuster | Die RRULE der Vorlage (z. B. „Jeden Sonntag") | Wenn Ihre Variante seltener stattfindet (z. B. „Jeden zweiten Sonntag im Sommer") |
| Startzeit / Dauer | Die Standardwerte der Vorlage (z. B. 10:00 Uhr, 90 Minuten) | Wenn diese Serie zu einer anderen Zeit stattfindet |
| Serienstartdatum | Das heutige Datum | Immer setzen — wählen Sie das Datum des ersten Vorkommens |
| Seriesenddatum | Leer (unbefristet) | Wenn dies eine Saisonserie ist, legen Sie das letzte Datum fest |
| Ort / Raum | Leer (die Vorlage speichert diese nicht) | Veranstaltungsort und Raum festlegen |
| Gastgebergruppe | Leer | Optional — wählen Sie die für die Durchführung verantwortliche Gruppe |
| Dienstpositionen | Die vorgeladenen Positionen der Vorlage | Fügen Sie Positionen hinzu, entfernen Sie sie oder ändern Sie die Platzanzahlen nach Bedarf |
4. Die Standard-Dienstpositionen anpassen
Der Abschnitt Dienstpositionen im unteren Teil des Formulars ist der Bereich, in dem die Vorlage wirklich nützlich ist. Er listet bereits die in der Vorlage definierten Positionen auf (z. B. 1 Tontechniker/in, 2 Begrüßer/innen, 3 Sänger/innen, 1 Gottesdienstleiter/in).
Für jede Position können Sie:
- Die Platzanzahl erhöhen oder verringern (z. B. Begrüßer/innen von 2 auf 3 erhöhen, weil dies ein größerer Veranstaltungsort ist).
- Eine Position entfernen, wenn sie für diese spezifische Serie nicht gilt.
- Eine weitere Position hinzufügen, die für diese Serie einzigartig ist.
Die hier gespeicherten Dienstpositionen werden zum Standard für jede Veranstaltung, die die Serie generiert. Sie können sie später trotzdem bei einem einzelnen Vorkommen überschreiben.
Tipp: Wenn Ihre Team-Vorlagen bereits automatisch auf den passenden Veranstaltungstyp angewendet werden, benötigen Sie in der Serie überhaupt keine Dienstpositionen — die Team-Vorlagen laden sie bei jeder generierten Veranstaltung vor. Lassen Sie in diesem Fall die Dienstpositionen hier leer. Lesen Sie Team-Zeitplan-Vorlagen.
5. Die Serie speichern
Klicken Sie unten im Formular auf Serie speichern.
Was als Nächstes passiert:
- Der Seriendatensatz wird erstellt.
- TimelyChurch materialisiert sofort die bevorstehenden Veranstaltungen — standardmäßig werden die nächsten 3 Monate an Vorkommen als tatsächliche Veranstaltungsdatensätze generiert, die Sie öffnen und bearbeiten können.
- Wenn Ihr Team über Team-Zeitplan-Vorlagen verfügt, die automatisch auf diesen Veranstaltungstyp angewendet werden, kommt jede generierte Veranstaltung mit diesen Positionen vorgeladen.
- Sie werden zur Serien-Detailseite weitergeleitet, auf der Sie alle bevorstehenden Vorkommen sehen, Serie automatisch ausfüllen ausführen oder in einzelne Veranstaltungen springen können.
Was „Von Vorlage starten" nicht tut
Eine Vorlage ist eine Ausgangsform, keine Live-Verknüpfung. Nach der Erstellung der Serie gilt:
- Das Bearbeiten der Vorlage ändert diese Serie nicht rückwirkend.
- Das Bearbeiten dieser Serie ändert die Vorlage nicht.
Wenn Änderungen an alle aus der Vorlage erstellten Serien weitergegeben werden sollen, bearbeiten Sie die Vorlage und erstellen Sie die Serie neu, oder akzeptieren Sie, dass zukünftige Serien die neuen Standardwerte übernehmen, während die bestehende so bleibt, wie sie ist.
Anleitung: Eine vollständige Ersteinrichtung
Ein neuer Gemeinde-Administrator richtet den Sonntagsgottesdienst zum ersten Mal ein:
- Zuerst die Vorlage erstellen. Gehen Sie zu Veranstaltungen → ⋮ Mehr → Vorlagen und erstellen Sie im Abschnitt Veranstaltungsserien den Sonntagsgottesdienst: Veranstaltungstyp Gottesdienst, jeden Sonntag um 10:00 Uhr, 90 Minuten, mit Standardpositionen für Ton, Begrüßung, Gesang usw.
- Dann die Serie erstellen. Klicken Sie auf Neue Serie, wählen Sie Sonntagsgottesdienst aus dem Dropdown „Von Vorlage starten" aus. Passen Sie das Startdatum auf den nächsten Sonntag an, fügen Sie den Ort („Hauptsaal") und den Raum hinzu.
- Speichern. Die nächsten 3 Monate an Sonntagsgottesdiensten erscheinen im Kalender mit bereit auszufüllenden Dienstpositionen.
- Optionale Verfeinerung. Klicken Sie auf der Serien-Seite auf Serie automatisch ausfüllen, um in einem Klick einen Freiwilligendienstplan für alle 12+ Veranstaltungen zu erstellen.
Das ist ein vollständig geplantes Quartal an Sonntagsgottesdiensten mit vielleicht zehn Minuten Admin-Arbeit — und keine davon musste Wiederholungsregeln erneut eingeben.
Verwandte Artikel
- Veranstaltungsserien-Vorlagen -- Vorlagen selbst erstellen, bearbeiten und deaktivieren.
- Veranstaltungsserien verwalten -- Bearbeiten, Ausnahmen und serienweite Aktionen nach der Erstellung.
- Wiederkehrende Veranstaltungen -- Die zugrundeliegenden Wiederholungsregeln, die Vorlagen kodieren.
- Team-Zeitplan-Vorlagen -- Das teamseitige Gegenstück, das Positionen automatisch auf Veranstaltungen des passenden Typs anwendet.
- Wie die Freiwilligenplanung organisiert ist — Das Konzept, in das der Vorlagenablauf passt.