Stripe-Gebühren automatisch erfassen

Übersicht

Wenn ein Spender online über Stripe spendet, sind der gespendete Bruttobetrag und der Betrag, der auf Ihrem Bankkonto ankommt, nicht dieselbe Zahl. Stripe zieht eine Bearbeitungsgebühr ab, bevor der Rest eingezahlt wird. Wenn Sie nur den Nettobetrag erfassen, weisen Ihre Bücher sowohl Ihre Bruttoeinnahmen als auch Ihre Bearbeitungsgebührenausgaben zu niedrig aus.

TimelyChurch erfasst automatisch die Bearbeitungsgebühr als separate Ausgabe bei jeder Online-Stripe-Spende, sodass Ihre Bücher stets Folgendes anzeigen:

• Die Bruttospende als Einnahmen (entspricht dem, was der Spendenbeleg und die Abrechnung des Spenders anzeigen).
• Die Bearbeitungsgebühr als Ausgabe (damit sie in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung erscheint).
• Der Nettoeingang als das tatsächlich auf dem Bankkonto eingegangene Bargeld.

Dies ist automatisch für jede Gemeinde, die ein Stripe-Konto verbunden hat, und dieselbe Gebührenbuchungslogik läuft auch, wenn Sie eine CashApp-/PayPal-/Stripe-CSV im Transaktionsbereich importieren.

Wie es funktioniert

Wenn eine Spende über Ihr verbundenes Stripe-Konto entgegengenommen wird, berechnet TimelyChurch die Bearbeitungsgebühr anhand des US-Standardkartenpreises (2,9 % + $0,30) und speichert sie im Spendendatensatz. Im Moment der Spendenerfassung bucht TimelyChurch eine entsprechende Ausgabentransaktion für diese Gebühr.

Im Einzelnen:

1. Ein Spender spendet online $100.
2. TimelyChurch erfasst den Bruttobetrag von $100, berechnet die Gebühr (2,9 % + $0,30 = $3,20) und behandelt den Nettobetrag als $96,80.
3. TimelyChurch erfasst:
   • Eine Einnahmetransaktion von $100 auf Ihr Spendenfonds-/Konto (die Bruttospende).
   • Eine Ausgabentransaktion von $3,20 auf Ihr Bearbeitungsgebührenkonto.
4. Ihre Gewinn- und Verlustrechnung zeigt jetzt $100 Spendeneinnahmen und $3,20 Bearbeitungsgebührenausgaben, und der Netto von $96,80 stimmt mit dem Bankeinzahlungsbetrag überein.

Hinweis: Die von TimelyChurch erfasste Gebühr ist die berechnete Standardschätzung (2,9 % + $0,30), kein pro-Abrechnung-Wert, der live von Stripe abgefragt wird. Für typische US-Kartenspenden entspricht dies dem, was Stripe berechnet; exotische Karten (Amex/International) können etwas höher ausfallen.

Die Bearbeitungsgebühreneinstellungen

Die Buchung von Bearbeitungsgebühren wird auf der Seite Finanzeinstellungen unter Zahlungsabwicklergebühren konfiguriert. Es gibt zwei Einstellungen, die zusammenwirken:

• Bearbeitungsgebührenkategorie — die Ausgabenkategorie, mit der Gebührentransaktionen versehen werden (damit die Gebühr in Ihren kategoriebasierten Berichten korrekt erscheint).
• Bearbeitungsgebührenkonto — das Ausgabenkonto, auf das Gebührentransaktionen gebucht werden.

Was passiert, wenn Sie das Konto nicht festlegen

Sie müssen das Bearbeitungsgebührenkonto nicht festlegen, bevor Sie live gehen. Wenn Sie es leer lassen, erstellt TimelyChurch automatisch ein Ausgabenkonto namens „Bearbeitungsgebühren" (#5950), wenn zum ersten Mal eine Gebühr gebucht werden muss, und verwendet es fortan. Gebühren werden also nie stillschweigend übersprungen.

Die Bearbeitungsgebührenkategorie ist es jedoch wert, festgelegt zu werden. Wenn keine Kategorie ausgewählt ist, werden Gebühren ohne Kategorie gebucht und erscheinen nicht in Ihren kategoriebasierten Gewinn- und Verlustberichten. Die Einstellungsseite schlägt eine Kategorie vor und kennzeichnet sie, wenn sie noch nicht festgelegt ist.

Einrichtung

1. Öffnen Sie die Seite Finanzeinstellungen (siehe „Wo Sie es finden" unten).
2. Wählen Sie im Abschnitt Zahlungsabwicklergebühren eine Bearbeitungsgebührenkategorie. Wenn Sie noch keine passende Ausgabenkategorie haben, erstellen Sie zuerst eine auf der Seite Kategorien (erreichbar über das Menü Einrichten ▾ / Mehr ▾ in der Buchhaltungsnavigation).
3. Wählen Sie optional ein Bearbeitungsgebührenkonto. Wenn Sie es leer lassen, erstellt TimelyChurch automatisch Bearbeitungsgebühren (#5950) bei erster Verwendung.
4. Klicken Sie auf Einstellungen speichern.

Wo Sie es finden

Die Seite „Finanzeinstellungen" befindet sich im Buchhaltungsbereich. Am schnellsten erreichen Sie sie über den Link „Finanzeinstellungen öffnen →" in der Banner-Überprüfungswarteschlange für den Bank-Import auf dem Transaktionsbildschirm – wenn Sie importierte Zeilen haben, die eine Gebühr tragen, und keine Kategorie konfiguriert ist, zeigt TimelyChurch diesen Link, der Sie direkt dorthin führt. Es gibt keinen Einstellungen-Eintrag im Dropdown-Menü Einrichten ▾ / Mehr ▾; außerhalb dieses Banners können Sie die Seite auch direkt über /accounting/settings öffnen.

Bearbeitungsgebühren bei Bank-CSV-Importen

Dieselbe Gebührenbuchungslogik wird ausgeführt, wenn Sie einen Bank-/Abwickler-CSV importieren. Wenn Sie einen CashApp-/PayPal-/Stripe-CSV unter Transaktionen (über das Menü Neue Transaktion ▾ > Aus CSV importieren) importieren, enthält jede Zeile den Nettobetrag, der auf Ihrem Konto eingegangen ist, sowie die Gebühr, die einbehalten wurde. Bei Akzeptieren erstellt TimelyChurch:

1. Die Einnahmetransaktion für den Bruttobetrag (Netto + Gebühr), damit die Spendenabrechnung des Spenders das volle Geschenk zeigt.
2. Eine separate Ausgabentransaktion für die Gebühr, gebucht auf das Bearbeitungsgebührenkonto und versehen mit der Bearbeitungsgebührenkategorie aus Ihren Einstellungen.

So stimmen Ihre Bücher mit der QuickBooks/Xero-Konvention überein: Der Spender sieht die Bruttospende, Ihre Gewinn- und Verlustrechnung zeigt die Gebühr als Ausgabenzeile, und die Einzahlung stimmt mit dem Nettobetrag überein.

Brutto- vs. Nettoberichterstattung

Dies ist der praktische Grund, warum die automatische Erfassung wichtig ist. Damit ist Folgendes gewährleistet:

• Brutto-Spendenberichte — Gewinn- und Verlustrechnung, Kassenbericht und Spendernachweise zeigen alle die tatsächliche Spende des Spenders (z. B. $100), nicht den Nettobetrag (z. B. $96,80).
• Spendenquittungen und -nachweise — Bestätigungen basieren auf dem Bruttobetrag, was der korrekte vom IRS anerkannte Spendenbetrag ist.
• Ausgabenberichte — Online-Spendenbearbeitungsgebühren erscheinen als reale Ausgabe, sodass Ihr Vorstand die Kosten für die Akzeptanz von Online-Spenden neben anderen Betriebsausgaben sehen kann.
• Bankabstimmung — Der Nettobetrag, der eingeht, stimmt mit den Bruttoeinnahmen minus der Gebührenausgabe für diesen Zeitraum überein, was genau das ist, was der Kontoauszug der Bank zeigt. Abstimmungen gelingen sauber.

Ohne automatische Erfassung (wie bei den meisten anderen Kirchenplattformen) würden Sie entweder:

• Nur den Nettobetrag erfassen und dabei sowohl die Bruttoeinnahmen als auch die Gebührenausgaben zu niedrig ausweisen, oder
• Jede Gebühr manuell nachschlagen und eingeben, was mühsam und fehleranfällig ist.

TimelyChurch erledigt dies für Sie.

Manuelle Bearbeitungsgebühr bei anderen Spenden

Bei manuell eingegebenen Spenden, die über einen anderen Abwickler (PayPal, Square, CashApp) eingegangen sind, enthält das Formular Spende erfassen (Spenden > Spende hinzufügen) eine einklappbare Option Bearbeitungsgebühr hinzufügen. Erweitern Sie sie, geben Sie die Gebühr ein, und TimelyChurch erstellt dieselbe Art von gepaarten Ausgabeneintrag, der auf dasselbe Bearbeitungsgebührenkonto gebucht wird. Ein Bearbeitungsgebührenfeld ist auch bei der manuellen Neuen Einnahme-Eingabe im Transaktionsbildschirm verfügbar.

Die Stripe- und CSV-Import-Pfade übernehmen die automatisierten Fälle. Das manuelle Bearbeitungsgebührenfeld übernimmt alle anderen Pfade. Beide buchen auf dasselbe Bearbeitungsgebührenkonto, sodass Ihre Gebührenausgaben konsolidiert sind. Siehe Transaktionen erfassen.

Bewährte Vorgehensweisen

Die Bearbeitungsgebührenkategorie früh festlegen. Das Konto erstellt sich selbst automatisch, aber eine nicht festgelegte Kategorie bedeutet, dass Gebühren ohne Kategorisierung gebucht werden und aus Ihren kategoriebasierten Gewinn- und Verlustberichten herausfallen. Legen Sie sie fest, bevor Sie mit Online-Spenden oder Ihrem ersten CSV-Import live gehen.

Ein einziges dediziertes Konto verwenden. Verteilen Sie Bearbeitungsgebühren nicht auf mehrere Konten (eines für Stripe, eines für PayPal usw.), es sei denn, Sie haben einen spezifischen Berichtsgrund. Die Konsolidierung auf ein Ausgabenkonto erleichtert Jahresvergleiche.

Den Gebührenprozentsatz im Laufe der Zeit beobachten. Führen Sie vierteljährlich eine schnelle Gewinn- und Verlustrechnung gefiltert auf das Bearbeitungsgebührenkonto aus. Wenn Ihre Gebühren als Prozentsatz der Spenden steigen, kann das ein Zeichen sein, die Art der Einzahlung zu überdenken (z. B. Spendern ermutigen, die Gebühr am Spendenpunkt zu übernehmen).