Stripe-Gebühren automatisch erfassen
Übersicht
Wenn ein Spender online über Stripe spendet, sind der gespendete Bruttobetrag und der Betrag, der auf Ihrem Bankkonto ankommt, nicht dieselbe Zahl. Stripe zieht eine Bearbeitungsgebühr ab, bevor der Rest eingezahlt wird. Wenn Sie nur den Nettobetrag erfassen, weisen Ihre Bücher sowohl Ihre Bruttoeinnahmen als auch Ihre Bearbeitungsgebührenausgaben zu niedrig aus.
TimelyChurch erfasst automatisch die Bearbeitungsgebühr als separate Ausgabe bei jeder Online-Stripe-Spende, sodass Ihre Bücher stets Folgendes anzeigen:
- Die Bruttospende als Einnahmen (entspricht dem, was der Spendenbeleg und die Abrechnung des Spenders anzeigen).
- Die Bearbeitungsgebühr als Ausgabe (damit sie in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung erscheint).
- Der Nettoeingang als das tatsächlich auf dem Bankkonto eingegangene Bargeld.
Dies ist automatisch für jede Gemeinde, die ein Stripe-Konto verbunden hat, und dieselbe Gebührenbuchungslogik läuft auch, wenn Sie eine CashApp-/PayPal-/Stripe-CSV im Transaktionsbereich importieren.
Wie es funktioniert
Wenn eine Spende über Ihr verbundenes Stripe-Konto entgegengenommen wird, erfasst TimelyChurch die von dieser Spende einbehaltene Bearbeitungsgebühr – US-Standardkartenpreis, 2,9 % + $0,30 – im Spendendatensatz. Im Moment der Spendenerfassung bucht TimelyChurch eine entsprechende Ausgabentransaktion für diese Gebühr.
Im Einzelnen:
- Ein Spender spendet online $100.
- TimelyChurch erfasst den Bruttobetrag von $100, berechnet die Gebühr (2,9 % + $0,30 = $3,20) und behandelt den Nettobetrag als $96,80.
- TimelyChurch erfasst:
- Eine Einnahmetransaktion von $100 auf Ihr Spendenfonds-/Konto (die Bruttospende).
- Eine Ausgabentransaktion von $3,20 auf Ihr Bearbeitungsgebührenkonto.
- Ihre Gewinn- und Verlustrechnung zeigt jetzt $100 Spendeneinnahmen und $3,20 Bearbeitungsgebührenausgaben, und der Netto von $96,80 stimmt mit dem Bankeinzahlungsbetrag überein.
Hinweis: Die von TimelyChurch erfasste Gebühr beträgt standardmäßig 2,9 % + $0,30 pro Kartenspende – der Betrag, der von dieser Spende zurückbehalten wird, bevor sie auf Ihre Bank ausgezahlt wird –, sodass die Spende abzüglich der erfassten Gebühr dem entspricht, was auf Ihrem Konto ankommt.
Die Bearbeitungsgebühreneinstellungen
Die Buchung von Bearbeitungsgebühren wird auf der Seite Finanzeinstellungen unter Zahlungsabwicklergebühren konfiguriert. Es gibt zwei Einstellungen, die zusammenwirken:
- Bearbeitungsgebührenkategorie — die Ausgabenkategorie, mit der Gebührentransaktionen versehen werden (damit die Gebühr in Ihren kategoriebasierten Berichten korrekt erscheint).
- Bearbeitungsgebührenkonto — das Ausgabenkonto, auf das Gebührentransaktionen gebucht werden.
Was passiert, wenn Sie das Konto nicht festlegen
Sie müssen das Bearbeitungsgebührenkonto nicht festlegen, bevor Sie live gehen. Wenn Sie es leer lassen, erstellt TimelyChurch automatisch ein Ausgabenkonto namens „Bearbeitungsgebühren" (#5950), wenn zum ersten Mal eine Gebühr gebucht werden muss, und verwendet es fortan. Gebühren werden also nie stillschweigend übersprungen.
Die Bearbeitungsgebührenkategorie ist es jedoch wert, festgelegt zu werden. Wenn keine Kategorie ausgewählt ist, werden Gebühren ohne Kategorie gebucht und erscheinen nicht in Ihren kategoriebasierten Gewinn- und Verlustberichten. Die Einstellungsseite schlägt eine Kategorie vor und kennzeichnet sie, wenn sie noch nicht festgelegt ist.
Einrichtung
- Öffnen Sie die Seite Finanzeinstellungen (siehe „Wo Sie es finden" unten).
- Wählen Sie im Abschnitt Zahlungsabwicklergebühren eine Bearbeitungsgebührenkategorie. Wenn Sie noch keine passende Ausgabenkategorie haben, erstellen Sie zuerst eine auf der Seite Kategorien (erreichbar über das Menü Einrichtung ▾ / Mehr ▾ in der Buchhaltungsnavigation).
- Wählen Sie optional ein Bearbeitungsgebührenkonto. Wenn Sie es leer lassen, erstellt TimelyChurch automatisch Bearbeitungsgebühren (#5950) bei erster Verwendung.
- Klicken Sie auf Einstellungen speichern.
Wo Sie es finden
Die Seite „Finanzeinstellungen“ hat keinen eigenen Eintrag in den Buchhaltungsmenüs. Sie erreichen sie über die Überprüfungswarteschlange des Bank-Imports auf dem Transaktionsbildschirm: Wenn Sie importierte Zeilen haben, die eine Gebühr tragen, und keine Bearbeitungsgebührenkategorie festgelegt ist, zeigt die Warteschlange ein rotes Banner („... ausstehende Importe enthalten Bearbeitungsgebühren ohne Buchungskonto.“) mit einem Link Finanzeinstellungen öffnen →, der Sie direkt dorthin führt. Dieselbe Seite enthält auch den Standard-Buchhaltungsmodus für neue Mitglieder – siehe Einfacher vs. Erweiterter Buchhaltungsmodus.
Bearbeitungsgebühren bei Bank-CSV-Importen
Dieselbe Gebührenbuchungslogik wird ausgeführt, wenn Sie einen Bank-/Abwickler-CSV importieren. Wenn Sie einen CashApp-/PayPal-/Stripe-CSV unter Transaktionen (über das Menü Neue Transaktion ▾ > Aus CSV importieren) importieren, enthält jede Zeile den Nettobetrag, der auf Ihrem Konto eingegangen ist, sowie die Gebühr, die einbehalten wurde. Bei Akzeptieren erstellt TimelyChurch:
- Die Einnahmetransaktion für den Bruttobetrag (Netto + Gebühr), damit die Spendenabrechnung des Spenders das volle Geschenk zeigt.
- Eine separate Ausgabentransaktion für die Gebühr, gebucht auf das Bearbeitungsgebührenkonto und versehen mit der Bearbeitungsgebührenkategorie aus Ihren Einstellungen.
So stimmen Ihre Bücher mit der üblichen Buchhaltungspraxis überein: Der Spender sieht die Bruttospende, Ihre Gewinn- und Verlustrechnung zeigt die Gebühr als Ausgabenzeile, und die Einzahlung stimmt mit dem Nettobetrag überein.
Brutto- vs. Nettoberichterstattung
Dies ist der praktische Grund, warum die automatische Erfassung wichtig ist. Damit ist Folgendes gewährleistet:
- Brutto-Spendenberichte — Gewinn- und Verlustrechnung, Kassenbericht und Spendernachweise zeigen alle die tatsächliche Spende des Spenders (z. B. $100), nicht den Nettobetrag (z. B. $96,80).
- Spendenquittungen und -nachweise — Bestätigungen basieren auf dem Bruttobetrag, was der korrekte vom IRS anerkannte Spendenbetrag ist.
- Ausgabenberichte — Online-Spendenbearbeitungsgebühren erscheinen als reale Ausgabe, sodass Ihr Vorstand die Kosten für die Akzeptanz von Online-Spenden neben anderen Betriebsausgaben sehen kann.
- Bankabstimmung — Der Nettobetrag, der eingeht, stimmt mit den Bruttoeinnahmen minus der Gebührenausgabe für diesen Zeitraum überein, was genau das ist, was der Kontoauszug der Bank zeigt. Abstimmungen gelingen sauber.
Ohne automatische Erfassung würden Sie entweder nur den Nettobetrag erfassen – und dabei sowohl die Bruttoeinnahmen als auch die Gebührenausgaben zu niedrig ausweisen – oder jede Gebühr von Hand nachschlagen und eingeben. TimelyChurch erledigt dies für Sie.
Manuelle Bearbeitungsgebühr bei anderen Spenden
Bei manuell eingegebenen Spenden, die über einen anderen Abwickler (PayPal, Square, CashApp) eingegangen sind, enthält das Formular Spende erfassen (Spenden > Spende hinzufügen) eine einklappbare Option Bearbeitungsgebühr hinzufügen. Erweitern Sie sie, geben Sie die Gebühr ein, und TimelyChurch erstellt dieselbe Art von gepaarten Ausgabeneintrag, der auf dasselbe Bearbeitungsgebührenkonto gebucht wird. Ein Bearbeitungsgebührenfeld ist auch bei der manuellen Neuen Einnahme-Eingabe im Transaktionsbildschirm verfügbar.
Die Stripe- und CSV-Import-Pfade übernehmen die automatisierten Fälle. Das manuelle Bearbeitungsgebührenfeld übernimmt alle anderen Pfade. Beide buchen auf dasselbe Bearbeitungsgebührenkonto, sodass Ihre Gebührenausgaben konsolidiert sind. Siehe Transaktionen erfassen.
Bewährte Vorgehensweisen
Die Bearbeitungsgebührenkategorie früh festlegen. Das Konto erstellt sich selbst automatisch, aber eine nicht festgelegte Kategorie bedeutet, dass Gebühren ohne Kategorisierung gebucht werden und aus Ihren kategoriebasierten Gewinn- und Verlustberichten herausfallen. Legen Sie sie fest, bevor Sie mit Online-Spenden oder Ihrem ersten CSV-Import live gehen.
Ein einziges dediziertes Konto verwenden. Verteilen Sie Bearbeitungsgebühren nicht auf mehrere Konten (eines für Stripe, eines für PayPal usw.), es sei denn, Sie haben einen spezifischen Berichtsgrund. Die Konsolidierung auf ein Ausgabenkonto erleichtert Jahresvergleiche.
Den Gebührenprozentsatz im Laufe der Zeit beobachten. Prüfen Sie vierteljährlich die Zeile der Bearbeitungsgebühren in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung. Wenn die Gebühren als Prozentsatz der Spenden steigen, kann das ein Zeichen sein, die Art zu überdenken, wie Ihre Gemeinde Spenden einsammelt.