Gespeicherte Listen (Smart Lists)
Jede Gemeinde stellt sich immer wieder dieselben Fragen zu ihren Personen. Wie viele Kinder haben wir zwischen 5 und 12 Jahren? Welche Mitglieder haben keine E-Mail-Adresse hinterlegt? Wer ist in der Jugendgruppe? Gespeicherte Listen lassen Sie einmal antworten und die Antwort behalten — eine benannte Liste, die Sie jederzeit wieder öffnen können und die immer aktuell ist, weil sie sich bei jedem Öffnen erneut gegen Ihr Live-Verzeichnis ausführt.
Eine Liste ist keine eingefrorene Momentaufnahme. Sie speichert Ihre Filter, nicht eine feste Personengruppe — während also Geburtstage vergehen, Familien beitreten und Angaben aktualisiert werden, bleibt die Liste von selbst korrekt. Es gibt nichts zu aktualisieren und keinen Vorbehalt „zuletzt aktualisiert vor drei Wochen".
Wo Listen zu finden sind
Gespeicherte Listen befinden sich direkt auf der Seite Personen, neben der Suche:
- Eine Schaltfläche Listen öffnet ein Dropdown mit jeder von Ihnen gespeicherten Liste, jeweils mit einer Live-Anzahl, wie viele Personen aktuell darauf zutreffen.
- Eine Schaltfläche Als Liste speichern erscheint, sobald ein oder mehrere Filter angewendet sind, damit Sie die gerade betrachtete Ansicht in eine wiederverwendbare Liste verwandeln können.
Eine Liste erstellen
- Öffnen Sie auf der Seite Personen die Filter und legen Sie die gewünschten Filter fest (die vollständige Übersicht finden Sie unten).
- Sobald mindestens ein Filter aktiv ist, klicken Sie auf Als Liste speichern.
- Geben Sie einen klaren Namen — zum Beispiel Kinder 5–12 oder Mitglieder ohne E-Mail — und speichern Sie.
Sie landen direkt wieder auf der Seite „Personen" mit der angewendeten Liste, sodass Sie sofort sehen, auf wen sie zutrifft. Von da an ist die Liste im Listen-Dropdown nur einen Klick entfernt.
Eine Liste braucht mindestens einen Filter. Wenn Sie versuchen, ohne angewendeten Filter zu speichern, werden Sie zunächst gebeten, einen Filter hinzuzufügen — eine „Alle"-Liste ist einfach die Seite „Personen".
Was Sie in einer Liste speichern können
Eine Liste kann jede Kombination der Filter der Seite „Personen" enthalten, darunter mehrere, die für die obigen Fragen besonders nützlich sind:
- Altersbereich — ein Mindest- und/oder Höchstalter (zum Beispiel 5 bis 12).
- Gruppenmitgliedschaft — jeder in einer bestimmten Gruppe, Klasse oder einem Team.
- Hat E-Mail / Hat Telefon — Personen, die eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer hinterlegt haben (oder nicht).
- Mitgliedschaftsstatus, Geschlecht, Familienstand, aktiv/inaktiv, Verzeichnis-Sichtbarkeit, Geburtstag — die wichtigsten Personenfilter.
- Eine Textsuche — dieselbe intelligente Suchleiste („Jungen", „Frauen", „Alter 25" oder ein Name).
- Benutzerdefinierte Felder — jedes von Ihnen erstellte benutzerdefinierte Feld für Personen wird zu einem Filter, und jeder Filter, den Sie einstellen können, können Sie speichern. Siehe Benutzerdefinierte Felder für Personen.
Da eine Liste die Filter selbst speichert, wird sie diese für immer gegen Live-Daten anwenden — kein erneutes Aufbauen nötig.
Listen öffnen, umbenennen und löschen
- Eine Liste öffnen — klicken Sie darauf im Listen-Dropdown. Die Seite „Personen" lädt mit den angewendeten Filtern neu, und das Anzahl-Abzeichen der Liste spiegelt die aktuelle Übereinstimmung wider.
- Eine Liste umbenennen — fahren Sie mit der Maus über die Liste im Dropdown und klicken Sie auf das Stiftsymbol.
- Eine Liste löschen — fahren Sie mit der Maus über die Liste und klicken Sie auf das Papierkorbsymbol. Das Löschen einer Liste entfernt nur den gespeicherten Filter; es berührt, verbirgt oder löscht niemals eine Ihrer Personen.
Listen sind immer aktuell. Die Anzahl, die Sie bei jeder Liste sehen, wird live berechnet, sodass eine Liste namens „Kinder 5–12" still wächst und schrumpft, während Kinder Geburtstag haben und Familien kommen und gehen — Sie müssen sie nie neu aufbauen.
Wer Listen nutzen kann
- Öffnen und Anwenden einer Liste nutzt die Personen-Ansehen-Berechtigung — jeder, der das Verzeichnis sehen kann, kann bestehende Listen nutzen.
- Speichern, Umbenennen und Löschen von Listen nutzt die Personen-Bearbeiten-Berechtigung, sodass die Listenverwaltung beim Personal bleibt, das Ihr Verzeichnis pflegt.
Listen gehören Ihrer Gemeinde und werden im gesamten Admin-Team geteilt — eine von einem Mitarbeiter gespeicherte Liste steht auch den anderen zur Verfügung.
Beispiele
„Wie viele Kinder sind zwischen 5 und 12 Jahre alt?"
- Öffnen Sie Filter und stellen Sie Altersbereich auf ein Minimum von 5 und ein Maximum von 12.
- Klicken Sie auf Als Liste speichern und nennen Sie sie Kinder 5–12.
- Das Anzahl-Abzeichen beantwortet die Frage und prüft sich bei jedem Öffnen erneut.
„Welchen Mitgliedern fehlt eine E-Mail-Adresse?"
- Stellen Sie Mitgliedschaftsstatus auf Mitglied und Hat E-Mail auf Keine E-Mail.
- Speichern Sie sie als Mitglieder ohne E-Mail.
- Nutzen Sie die Liste, um eine Datenbereinigung oder eine erneute Datenerhebung zu planen — sie leert sich von selbst, während Sie die Lücken füllen.
„Alle in der Jugendgruppe"
- Stellen Sie Gruppenmitgliedschaft auf Ihre Jugendgruppe.
- Speichern Sie sie als Jugendgruppe.
- Öffnen Sie sie jederzeit erneut für eine stets aktuelle Liste.