Zeitplanberichte
Zeitplanberichte helfen Ihnen, die Lehrerabdeckung in jeder Klasse im Kalender gesund zu halten. Das Modul bietet drei Ansichten: eine Übersicht darüber, wie der Zeitraum verlaufen ist, einen Abdeckungslücken-Bericht, der zeigt, was im Kalender vor Ihnen noch fehlt, und einen Lehreraktivitäts-Bericht, der anzeigt, wer am meisten im Dienst ist (und wer nachgelassen hat).
Alle drei Berichte befinden sich unter der Kategorie Zeitpläne im Berichte-Dashboard.
Wo man sie findet
- Gehen Sie in der Admin-Seitenleiste zu Berichte.
- Klicken Sie unter der Kategorie Zeitpläne auf:
- Übersicht
- Lücken
- Lehrer
Alle drei stehen Administratoren mit Zugriff auf Berichte zur Verfügung.
Für Hintergrundinformationen zur Funktionsweise der Zeitplanung (Serien erstellen, Lehrer zuweisen, Nichtverfügbarkeit verfolgen, Tauschgesuche) lesen Sie den Zeitplanungsabschnitt der Wissensdatenbank.
Zeitplan-Übersicht
Der Übersichtsbericht zeigt Ihnen, wie gut die Lehrer- und Lektionsabdeckung über einen gewählten Zeitraum war – in der Regel "Diesen Monat" oder "Letzte 90 Tage".
Was er anzeigt
- Zeitpläne gesamt im Zeitraum
- Lehrerabdeckungs-Prozentsatz – von den geplanten Terminen, welcher Anteil hatte einen zugewiesenen Lehrer. 100% ist ideal; alles unter 90% bedeutet, dass zu viele Lücken durchgerutscht sind.
- Lektionsabdeckungs-Prozentsatz – von den geplanten Terminen, welcher Anteil hatte eine zugewiesene Lektion.
- Zeitpläne, die eine Vertretung benötigen – Anzahl der als vertretungsbedürftig markierten Einträge, die noch nicht neu besetzt wurden.
- Top-Lehrer – eine Rangliste der Ehrenamtlichen, die im Zeitraum am häufigsten im Dienst waren, sortiert nach Dienstanzahl.
- Meistgelehrte Lektionen – eine Rangliste der am häufigsten verwendeten Lektionen, sortiert nach Lehranzahl.
Den Bericht lesen
- Lehrerabdeckung bei 100% über die letzten 90 Tage: gesund. Wechseln Sie zu Lücken, um zu sehen, ob die nächsten 90 Tage genauso gut aussehen.
- Lehrerabdeckung im Bereich 70–90%: Sie haben chronische Lücken. Öffnen Sie Abdeckungslücken, um zu sehen, ob sie sich in einer Klasse oder an einem Wochenende häufen.
- Top-Lehrer-Liste dominiert von 2–3 Namen: prüfen Sie Lehreraktivität auf die inaktive Liste. Wenn wenige Personen die Gemeinde tragen, muss Rekrutierung vor dem Burnout kommen.
- Meistgelehrte Lektionen-Liste zeigt dieselben 3 Lektionen: Sie verwenden möglicherweise Lehrplan häufiger wieder als beabsichtigt. Eine Lehrplanüberprüfung könnte sinnvoll sein.
Datumsbereich
Berücksichtigt die Standard-Datumsbereichsvoreinstellungen der Berichte: Heute, Diese Woche, Letzte 7 Tage, Diesen Monat, Letzte 30 Tage, Letzte 90 Tage und Dieses Jahr.
Export
Klicken Sie auf CSV exportieren, um die Zeitplandaten des Zeitraums mit den Spalten herunterzuladen: Datum, Klasse, Lehrer, Lektion, Status. Der Export spiegelt den aktuell aktiven Datumsbereich wider.
Abdeckungslücken
Dies ist der operationell nützlichste Zeitplanbericht. Er zeigt bevorstehende Zeitplaneinträge, bei denen etwas fehlt – ein Lehrer, eine Lektion oder eine Vertretung.
Was er anzeigt
Für jeden aktiven Zeitplaneintrag zwischen heute und dem Vorausplanungshorizont (1–8 Wochen; auf der Seite konfigurierbar) markiert der Bericht eine der drei folgenden Bedingungen:
- Kein Lehrer zugewiesen
- Keine Lektion zugewiesen
- Benötigt eine Vertretung (jemand hat abgesagt und der Slot wurde noch nicht neu besetzt)
Als Feiertage markierte Einträge werden ausgeschlossen – sie benötigen keine Besetzung.
Jede Zeile in der Lückenliste enthält:
- Datum
- Klassenname
- Problem (eines oder mehrere von: "Kein Lehrer", "Keine Lektion", "Vertretung benötigt")
- Aktuell zugewiesener Lehrer (falls vorhanden)
- Aktuell zugewiesene Lektion (falls vorhanden)
Den Bericht lesen
- Lücken in den nächsten 1–2 Wochen: sofort triagieren. Das sind die Slots, die am wahrscheinlichsten zu einer Sonntagmorgen-Hektik führen.
- Lücken 3–8 Wochen voraus: planen und rekrutieren. Es ist noch Zeit, ohne Dringlichkeit zuzuweisen.
- Muster: dieselbe Klasse erscheint Woche für Woche: diese Klasse benötigt einen Hauptlehrer. Hören Sie auf, sich auf Vertretungen zu verlassen; rekrutieren Sie einen festen Lehrer.
- Muster: ein einzelnes Datum fehlt in mehreren Klassen: wahrscheinlich ein Feiertag oder besonderer Gottesdienst – markieren Sie ihn als Feiertag im Zeitplan, damit er nicht mehr in den Lücken erscheint.
Vorausplanungsfenster
Passen Sie den Wochen-Parameter auf der Seite (1–8) an, um den Horizont zu erweitern oder zu verengen. Der Standard sind zwei Wochen.
Export
Klicken Sie auf CSV exportieren, um die Lücken mit den Spalten herunterzuladen: Datum, Klasse, Problem, Lehrer, Lektion.
Lehreraktivität
Dieser Bericht zeigt Ihnen, wer im Dienst ist und wer vergessen wurde.
Was er anzeigt
- Aktive Lehrer – Rangliste jedes Benutzers, der im ausgewählten Zeitraum mindestens einmal eingeplant wurde, mit der Anzahl der eingeplanten Male.
- Inaktive Lehrer – Liste der mit Ihrer Gemeinde verknüpften Benutzer (typischerweise mit einer Lehrrolle oder in Ehrenamtslisten erscheinend), die im Zeitraum überhaupt nicht eingeplant wurden.
Den Bericht lesen
- Top-5-Namen erledigen 80% des Dienstes: klassisches 80/20-Muster. Zeit zu rekrutieren – diese Personen sind burnout-gefährdet.
- Eine inaktive Liste von 10+ Personen: jemand ist durch die Ritzen gefallen. Fragen Sie nach, ob er noch am Dienst interessiert ist; er könnte umgezogen sein, sich in einer anderen Lebensphase befinden oder einfach übersehen worden sein.
- Ein früher sehr aktiver Name befindet sich nun in der inaktiven Liste: ein persönliches Check-in ist sinnvoll. Manchmal hat sich das Leben verändert (neues Baby, neuer Job); manchmal haben sie sich unbemerkt zurückgezogen, weil sie sich nicht wertgeschätzt fühlten.
Tipp: Verwenden Sie Lehreraktivität, um sicherzustellen, dass die Lehrverantwortung fair verteilt ist. Wenn ein Lehrer eine unverhältnismäßige Last trägt, erwägen Sie die Rekrutierung zusätzlicher Ehrenamtlicher für diese Klasse.
Datumsbereich
Standard-Voreinstellungen, gleich wie bei der Übersicht.
Export
Klicken Sie auf CSV exportieren, um die aktive Lehrerliste mit den Spalten herunterzuladen: Name, E-Mail, Mal eingeplant. (Die inaktive Liste ist nur auf dem Bildschirm verfügbar.)
Übliche Arbeitsabläufe
- Wöchentlich: Rufen Sie jeden Mittwoch Abdeckungslücken (1-Wochen-Vorausplanung) auf, um den Sonntag zu triagieren, bevor er kommt.
- Monatlich: Rufen Sie am Ende jedes Monats die Zeitplan-Übersicht auf, um die Abdeckungsprozentsätze im Zeitverlauf zu überwachen.
- Vierteljährlich: Rufen Sie Lehreraktivität (Letzte 90 Tage) auf, um Burnout-Risiken und inaktive Ehrenamtliche zu identifizieren, die es sich lohnt erneut zu kontaktieren.
Berechtigungen
Alle drei Berichte stehen Administratoren mit Zugriff auf Berichte zur Verfügung.