Zeitplanberichte
Zeitplanberichte helfen Ihnen, die Lehrerabdeckung in jeder Klasse im Kalender gesund zu halten. Das Modul bietet drei Ansichten: eine Übersicht darüber, wie der Zeitraum verlaufen ist, einen Abdeckungslücken-Bericht, der zeigt, was im Kalender vor Ihnen noch fehlt, und einen Lehreraktivitäts-Bericht, der anzeigt, wer am meisten im Dienst ist (und wer nachgelassen hat).
Alle drei Berichte befinden sich unter Zeitpläne im Abschnitt Alle Berichte des Berichte-Dashboards.
Wo man sie findet
- Gehen Sie in der Admin-Seitenleiste zu Berichte.
- Klicken Sie unter Zeitpläne im Abschnitt Alle Berichte auf:
- Übersicht
- Lücken
- Lehrer
Die Schnellbericht-Kachel Achtung (Lücken) im Dashboard öffnet ebenfalls die Abdeckungslücken, und die Kachel Dienst (Diese Woche) öffnet die Übersicht für diese Woche. Alle drei Berichte erfordern nur die Berechtigung Berichte; CSV exportieren erfordert zusätzlich die Aktion Exportieren in der Zeile Berichte.
Für Hintergrundinformationen zur Funktionsweise der Zeitplanung (Serien erstellen, Lehrer zuweisen, Nichtverfügbarkeit verfolgen, Tauschgesuche) lesen Sie den Zeitplanungsabschnitt der Wissensdatenbank.
Zeitplan-Übersicht
Der Übersichtsbericht zeigt Ihnen, wie gut die Lehrer- und Lektionsabdeckung über einen gewählten Zeitraum war – in der Regel "Diesen Monat" oder "Letzte 90 Tage".
Was er anzeigt
- Schnelllinks zu Lücken (mit der Anzahl bevorstehender Lücken) und Lehrer.
- Gesamt – Zeitpläne im Zeitraum.
- Lehrer – Lehrerabdeckung: von den geplanten Terminen, welcher Anteil hatte einen zugewiesenen Lehrer. 100% ist ideal; alles unter 90% bedeutet, dass zu viele Lücken durchgerutscht sind.
- Lektionen – Lektionsabdeckung: von den geplanten Terminen, welcher Anteil hatte eine zugewiesene Lektion.
- Vertretung benötigt – Einträge, die als vertretungsbedürftig markiert und noch nicht besetzt wurden.
- Beste Lehrer – „Am häufigsten eingeplant in“ dem gewählten Bereich: eine Rangliste der Lehrer, die am häufigsten im Dienst waren.
- Am häufigsten unterrichtete Lektionen – „Alle Favoriten aller Zeiten“: die über alle Zeiten am häufigsten verwendeten Lektionen (diese Liste folgt nicht dem Datumsbereich).
Den Bericht lesen
- Lehrerabdeckung bei 100% über die letzten 90 Tage: gesund. Wechseln Sie zu Lücken, um zu sehen, ob die nächsten 90 Tage genauso gut aussehen.
- Lehrerabdeckung im Bereich 70–90%: Sie haben chronische Lücken. Öffnen Sie Abdeckungslücken, um zu sehen, ob sie sich in einer Klasse oder an einem Wochenende häufen.
- Liste Beste Lehrer dominiert von 2–3 Namen: prüfen Sie Lehreraktivität auf die Liste Einplanbar. Wenn wenige Personen die Gemeinde tragen, muss Rekrutierung vor dem Burnout kommen.
- Meistgelehrte Lektionen-Liste zeigt dieselben 3 Lektionen: Sie verwenden möglicherweise Lehrplan häufiger wieder als beabsichtigt. Eine Lehrplanüberprüfung könnte sinnvoll sein.
Datumsbereich
Berücksichtigt die Standard-Datumsbereichsvoreinstellungen der Berichte: Heute, Diese Woche, Letzte 7 Tage, Diesen Monat, Letzte 30 Tage, Letzte 90 Tage, Dieses Jahr, Letztes Jahr und Benutzerdefinierter Zeitraum…
Export
Klicken Sie auf CSV exportieren, um die Zeitplandaten des Zeitraums mit den Spalten herunterzuladen: Datum, Klasse, Lehrer, Lektion, Status. Der Export spiegelt den aktuell aktiven Datumsbereich wider.
Abdeckungslücken
Dies ist der operationell nützlichste Zeitplanbericht. Abdeckungslücken („Zeitpläne, die Aufmerksamkeit erfordern“) zeigt bevorstehende Zeitplaneinträge, bei denen etwas fehlt – ein Lehrer, eine Lektion oder eine Vertretung.
Was er anzeigt
Für jeden aktiven Zeitplaneintrag zwischen heute und dem Vorausplanungshorizont (siehe unten) markiert der Bericht eine der drei folgenden Bedingungen, mit einer Zählkarte für jede (Kein Lehrer zugewiesen, Keine Lektion zugewiesen, Vertretung benötigt):
- Kein Lehrer zugewiesen
- Keine Lektion zugewiesen
- Benötigt eine Vertretung (jemand hat abgesagt und der Slot wurde noch nicht neu besetzt)
Als Feiertage markierte Einträge werden ausgeschlossen – sie benötigen keine Besetzung.
Die Liste Bevorstehende Lücken („Nächste N Wochen“) zeigt für jeden Eintrag:
- Datum
- Klasse
- Problem – eines oder mehrere von „Kein Lehrer“, „Keine Lektion“, „Vertretung benötigt“
- Status
- Korrigieren – öffnet den Zeitplan, damit Sie die Lücke sofort schließen können
Fehlt nichts, zeigt die Seite Alles abgedeckt!
Den Bericht lesen
- Lücken in den nächsten 1–2 Wochen: sofort triagieren. Das sind die Slots, die am wahrscheinlichsten zu einer Sonntagmorgen-Hektik führen.
- Lücken 3 oder mehr Wochen voraus: planen und rekrutieren. Es ist noch Zeit, ohne Dringlichkeit zuzuweisen.
- Muster: dieselbe Klasse erscheint Woche für Woche: diese Klasse benötigt einen Hauptlehrer. Hören Sie auf, sich auf Vertretungen zu verlassen; rekrutieren Sie einen festen Lehrer.
- Muster: ein einzelnes Datum fehlt in mehreren Klassen: wahrscheinlich ein Feiertag oder besonderer Gottesdienst – markieren Sie ihn als Feiertag im Zeitplan, damit er nicht mehr in den Lücken erscheint.
Vorausplanungsfenster
Verwenden Sie Vorausschau: oben auf der Seite, um 2 Wochen, 4 Wochen, 6 Wochen, 8 Wochen oder 12 Wochen zu wählen. Der Standard sind 4 Wochen.
Export
Klicken Sie auf CSV exportieren, um die Lücken mit den Spalten herunterzuladen: Datum, Klasse, Problem, Lehrer, Lektion (der aktuell zugewiesene Lehrer und die Lektion, falls vorhanden).
Lehreraktivität
Dieser Bericht zeigt Ihnen, wer im Dienst ist und wer vergessen wurde.
Was er anzeigt
- Zwei Zählungen: Aktive Lehrer und Hat im Zeitraum nicht unterrichtet.
- Aktive Lehrer – „Geplant während“ des gewählten Bereichs: eine Rangliste aller, die mindestens einmal eingeplant wurden, mit der Anzahl der Male.
- Einplanbar – „Nicht eingeplant während“ des Bereichs: Teammitglieder, die im Zeitraum überhaupt nicht eingeplant wurden, jeweils mit einem Link Zeitplan, der den Zeitplan öffnet, damit Sie sie sofort einteilen können.
Den Bericht lesen
- Top-5-Namen erledigen 80% des Dienstes: klassisches 80/20-Muster. Zeit zu rekrutieren – diese Personen sind burnout-gefährdet.
- Eine Liste Einplanbar mit 10+ Personen: jemand ist durch die Ritzen gefallen. Fragen Sie nach, ob er noch am Dienst interessiert ist; er könnte umgezogen sein, sich in einer anderen Lebensphase befinden oder einfach übersehen worden sein.
- Ein früher sehr aktiver Name befindet sich nun in der Liste Einplanbar: ein persönliches Check-in ist sinnvoll. Manchmal hat sich das Leben verändert (neues Baby, neuer Job); manchmal haben sie sich unbemerkt zurückgezogen, weil sie sich nicht wertgeschätzt fühlten.
Tipp: Verwenden Sie Lehreraktivität, um sicherzustellen, dass die Lehrverantwortung fair verteilt ist. Wenn ein Lehrer eine unverhältnismäßige Last trägt, erwägen Sie die Rekrutierung zusätzlicher Ehrenamtlicher für diese Klasse.
Datumsbereich
Standard-Voreinstellungen, gleich wie bei der Übersicht.
Export
Klicken Sie auf CSV exportieren, um die aktive Lehrerliste mit den Spalten herunterzuladen: Name, E-Mail, Mal eingeplant. (Die Liste Einplanbar ist nur auf dem Bildschirm verfügbar.)
Übliche Arbeitsabläufe
- Wöchentlich: Rufen Sie früh in der Woche Abdeckungslücken (2-Wochen-Vorausplanung) auf, um den Sonntag zu triagieren, bevor er kommt.
- Monatlich: Rufen Sie am Ende jedes Monats die Zeitplan-Übersicht auf, um die Abdeckungsprozentsätze im Zeitverlauf zu überwachen.
- Vierteljährlich: Rufen Sie Lehreraktivität (Letzte 90 Tage) auf, um Burnout-Risiken und inaktive Ehrenamtliche zu identifizieren, die es sich lohnt erneut zu kontaktieren.
Berechtigungen
Alle drei Berichte erfordern nur die Berechtigung Berichte; CSV exportieren erfordert außerdem die Aktion Exportieren in der Zeile Berichte.