Benachrichtigungen an Eltern bei Check-in / Check-out

TimelyChurch kann einem Elternteil eine kurze Nachricht senden, sobald sein Kind eingecheckt wird, und erneut, wenn das Kind ausgecheckt wird. Es ist eine beruhigende Funktion für Familien: Sie wissen, dass ihr Kind sicher angekommen ist, und beim Abholen, wer es abgeholt hat.

Diese Funktion ist für jede Gemeinde standardmäßig deaktiviert. Es wird nichts gesendet, bis ein Administrator sie bewusst einschaltet. Und selbst dann können sich einzelne Erziehungsberechtigte abmelden. Dieser Artikel erklärt, wie Sie sie aktivieren, wer Benachrichtigungen erhält, wie sie zugestellt werden und welche zwei Möglichkeiten es zum Abmelden gibt.

Was ein Erziehungsberechtigter erhält

Wenn aktiviert, erhält ein Erziehungsberechtigter beim Check-in und/oder Check-out eine lokalisierte Nachricht (in seiner eigenen Sprache):

• Check-in-Benachrichtigung -- der Vorname des Kindes, die Gruppe oder der Raum (oder „Kinder-Check-in"), Ihr Gemeindename, die Ortszeit und derselbe Abhol-/Sicherheitscode, der auf dem Etikett gedruckt wird.
• Check-out-Benachrichtigung -- Bestätigung, dass das Kind ausgecheckt wurde, einschließlich der Angabe, wer es abgeholt hat.

Benachrichtigungen werden per Telegram gesendet, wenn der Erziehungsberechtigte Telegram mit Ihrer Gemeinde verbunden hat, und andernfalls per E-Mail. E-Mails enthalten eine Fußzeile, die erklärt, dass die Benachrichtigung erfolgt, weil die Person als Erziehungsberechtigter eingetragen ist, und wie man sie stoppen kann.

Hinweis: Nur Kinder-Check-ins lösen eine Benachrichtigung aus. Ehrenamtliche und allgemeine (Erwachsenen-)Check-ins senden nie eine -- bei dieser Funktion geht es immer nur um Kinder.

Benachrichtigungen einschalten (gemeindeweit)

Der Hauptschalter befindet sich in den Check-in-Einstellungen. Er ist deaktiviert, bis Sie ihn aktivieren.

1. Öffnen Sie Check-in in der Seitenleiste, um zur Check-in-Station zu gelangen, und klicken Sie dann auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) in der Seitenkopfzeile.
2. Gehen Sie zur Registerkarte Optionen (die dritte Registerkarte).
3. Schalten Sie im Abschnitt Check-in-Benachrichtigungen die Option „Eltern bei Check-in und Check-out benachrichtigen" ein.
4. Es erscheint ein Dropdown-Menü „Wann eine Benachrichtigung gesendet wird". Wählen Sie eine Option:
   • Sowohl Check-in als auch Check-out (Standard) -- eine Benachrichtigung bei Ankunft und beim Abholen.
   • Nur Check-in -- eine Benachrichtigung nur bei Ankunft.
   • Nur Check-out -- eine Benachrichtigung nur beim Abholen.
5. Klicken Sie auf Benachrichtigungseinstellungen speichern.

(Screenshot folgt.)

Der Administrationsbildschirm gibt deutlich an, dass Benachrichtigungen „standardmäßig deaktiviert sind; jeder Erziehungsberechtigte kann sich zudem individuell abmelden." Das Dropdown-Menü „Wann eine Benachrichtigung gesendet wird" wird nur angezeigt, solange der Hauptschalter aktiviert ist.

Hinweis: Die Seitenroute ist admin-v2.checkin.settings unter /c/{churchSlug}/portal/admin/checkin/settings. Beim Speichern wird das allgemeine Einstellungsformular abgeschickt; es gibt sonst nichts zu konfigurieren, damit die Funktion arbeitet.

Wer Benachrichtigungen erhält

Die Empfänger werden automatisch ermittelt -- es gibt keine Empfängerliste pro Kind zu pflegen.

• Benachrichtigungen gehen ausschließlich an die gesetzlichen Erziehungsberechtigten des Kindes, zusammengetragen über jede Familie, zu der das Kind gehört.
• Erziehungsberechtigte werden entdoppelt, sodass ein Erziehungsberechtigter, der in zwei Familien des Kindes vorkommt, dennoch nur eine Nachricht pro Ereignis erhält.
• Das Kind wird nie benachrichtigt.
• Einem Erziehungsberechtigten, der selbst minderjährig ist, werden nie Check-in-Benachrichtigungen gesendet (die Option ist für ihn zwangsweise deaktiviert).

Tipp: Da die Empfänger aus Ihren Familien-Datensätzen stammen, halten Sie diese aktuell. Öffnen Sie eine Person unter Personen > Registerkarte Familie, um zu bestätigen, wer als gesetzlicher Erziehungsberechtigter und wer als Kind eingetragen ist. Siehe Ersteinrichtung, um Familien und Erziehungsberechtigte einzurichten.

Wie Benachrichtigungen zugestellt werden

Für jeden Erziehungsberechtigten wählt TimelyChurch den Kanal automatisch:

• Telegram, falls verknüpft. Wenn der Erziehungsberechtigte Telegram mit Ihrer Gemeinde verbunden hat, ist die Benachrichtigung eine Telegram-Nachricht.
• Andernfalls E-Mail. Wenn Telegram nicht verknüpft ist, wird die Benachrichtigung per E-Mail gesendet.
• Automatischer Rückfall. Wenn Telegram verknüpft ist, die Verbindung aber inaktiv ist oder der Versand fehlschlägt, greift die Benachrichtigung auf E-Mail zurück.
• E-Mail-Abmeldungen werden beachtet. Ein Erziehungsberechtigter, der sich von E-Mails abgemeldet hat (oder auf der E-Mail-Sperrliste steht), erhält keine E-Mail -- auch nicht beim Rückfall von Telegram auf E-Mail. Wenn E-Mail der einzige Kanal ist und keine verwendbare E-Mail-Adresse vorliegt, wird dieser Erziehungsberechtigte einfach übersprungen.

Hinweis: Siehe Ihre Gemeinde auf Telegram, um zu erfahren, wie Erziehungsberechtigte Telegram verbinden. Wenn ein Erziehungsberechtigter es nie verbindet, erhält er die Benachrichtigungen stattdessen einfach per E-Mail.

Zwei Möglichkeiten zum Abmelden

Es gibt zwei unabhängige Ausschalter, und beide werden immer beachtet.

Pro Familie (von einem Administrator festgelegt)

Verwenden Sie dies, wenn ein Erziehungsberechtigter einer Familie Benachrichtigungen möchte und ein anderer nicht.

1. Öffnen Sie das Profil eines Erziehungsberechtigten unter Personen.
2. Gehen Sie zur Registerkarte Familie.
3. Unter jedem erwachsenen Erziehungsberechtigten befindet sich eine Schaltfläche Check-in-Benachrichtigungen.
   • Gefülltes Indigo = der Erziehungsberechtigte erhält Benachrichtigungen.
   • Grau = der Erziehungsberechtigte hat sich abgemeldet.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um sie umzuschalten.

(Screenshot folgt.)

Diese Einstellung ist für erwachsene Erziehungsberechtigte standardmäßig aktiviert. (Für jede minderjährige Person ist sie zwangsweise deaktiviert und kann nicht aktiviert werden.)

Pro Konto (vom Erziehungsberechtigten festgelegt)

Ein angemeldeter Erziehungsberechtigter kann dies selbst verwalten -- kein Administrator nötig.

1. Melden Sie sich an und öffnen Sie das Mitglieder-/Team-Portal.
2. Gehen Sie zu Profil > Benachrichtigungseinstellungen.
3. Suchen Sie in der Gruppe Sicherheit & Betrieb die Option Kinder-Check-in-Benachrichtigungen.
4. Schalten Sie sie aus, um die Benachrichtigungen zu stoppen, und speichern Sie dann.

Das Ausschalten von Kinder-Check-in-Benachrichtigungen im Portal stoppt für diesen Erziehungsberechtigten die Benachrichtigungen auf beiden Kanälen, E-Mail und Telegram, unabhängig von der Einstellung pro Familie.

Hinweis: Die beiden Abmeldungen wirken zusammen. Ein Erziehungsberechtigter erhält Benachrichtigungen nur, wenn der Hauptschalter der Gemeinde aktiviert ist, die Schaltfläche pro Familie indigo (aktiviert) ist und seine Konto-Einstellung „Kinder-Check-in-Benachrichtigungen" nicht ausgeschaltet ist.

Es blockiert nie einen Check-in

Benachrichtigungen werden nebenbei versendet, sodass sie den Kiosk niemals aufhalten können:

• Die Benachrichtigung wird in dem Moment, in dem ein Check-in oder Check-out geschieht, als Hintergrundauftrag in die Warteschlange gestellt -- sie wird nicht bei der Check-in-Anfrage selbst gesendet.
• Jeder Schritt ist so abgesichert, dass ein Fehler protokolliert und nicht ausgelöst wird. Ein Rückstau in der Warteschlange, eine zurückgewiesene E-Mail oder ein Telegram-Ausfall wird zu einer stillschweigend verpassten Benachrichtigung, nie zu einem hängenden Bildschirm oder einem fehlgeschlagenen Check-in.

Die Check-out-Benachrichtigung wird genau einmal ausgelöst, in dem Moment, in dem ein Kind tatsächlich ausgecheckt wird. Das spätere Bearbeiten eines bereits ausgecheckten Datensatzes löst sie nicht erneut aus, sodass Erziehungsberechtigte nie doppelte Abholnachrichten erhalten.

Häufige Fragen

Wir haben es eingeschaltet, aber niemand erhält Nachrichten. Überprüfen Sie drei Dinge der Reihe nach: (1) Der Hauptschalter in Check-in-Einstellungen > Optionen ist aktiviert und gespeichert; (2) der Empfänger ist im Familien-Datensatz des Kindes als gesetzlicher Erziehungsberechtigter eingetragen (nicht das Kind und nicht minderjährig); (3) die Schaltfläche Check-in-Benachrichtigungen pro Familie des Erziehungsberechtigten ist indigo und seine Portal-Einstellung Kinder-Check-in-Benachrichtigungen ist nicht ausgeschaltet. Bestätigen Sie außerdem, dass der Erziehungsberechtigte Telegram verknüpft hat oder eine verwendbare, nicht abgemeldete E-Mail-Adresse besitzt.

Kann ich nur Abhol-Benachrichtigungen senden? Ja. Stellen Sie in Check-in-Einstellungen > Optionen die Option „Wann eine Benachrichtigung gesendet wird" auf Nur Check-out ein.

Löst ein Ehrenamtlicher- oder ein allgemeiner Erwachsenen-Check-in eine Benachrichtigung aus? Nein. Nur Kinder-Check-ins tun das.

Ein Erziehungsberechtigter erhält Benachrichtigungen in der falschen Sprache. Benachrichtigungen verwenden die eigene Sprachpräferenz des Erziehungsberechtigten, dann Ihre Gemeinde-Standardsprache, dann die App-Standardsprache. Legen Sie die Sprache des Erziehungsberechtigten in seinem Profil fest.

Ein Elternteil möchte Benachrichtigungen, das andere nicht. Verwenden Sie die Schaltfläche Check-in-Benachrichtigungen pro Familie bei jedem Erziehungsberechtigten in der Registerkarte Personen > Familie -- sie wird für jeden Erwachsenen unabhängig eingestellt.

Werden Eltern durch das Bearbeiten eines alten Check-ins erneut benachrichtigt? Nein. Check-out-Benachrichtigungen werden nur beim Übergang von eingecheckt zu ausgecheckt ausgelöst. Das erneute Speichern eines bereits ausgecheckten Datensatzes sendet keine weitere Nachricht.

Verwandte Artikel

• Check-in-Einstellungen -- Wo sich der Hauptschalter und die Option „Wann eine Benachrichtigung gesendet wird" befinden.
• Der Check-in-Prozess -- Die Check-in- und Check-out-Abläufe, die diese Benachrichtigungen auslösen.
• Sicherheitscodes, Etiketten und Kindersicherheit -- Der Abhol-/Sicherheitscode, der in der Check-in-Benachrichtigung enthalten ist.
• Warnungen für nicht abgeholte Kinder -- Der Sicherheitsalarm für Kinder, die über die erwartete Endzeit hinaus noch eingecheckt sind.
• Ersteinrichtung -- Familien und gesetzliche Erziehungsberechtigte einrichten, damit die Empfänger korrekt ermittelt werden.