Ihr erstes Formular erstellen – Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Diese Anleitung führt Sie durch das Erstellen, Veröffentlichen und Überprüfen Ihres ersten Formulars in TimelyChurch. Am Ende werden Sie eine funktionierende Besucherverbindungskarte haben, die Sie per QR-Code, Link oder E-Mail teilen können – und Sie werden Ihre erste Einsendung überprüft haben.

Geschätzte Zeit: 10 Minuten.

Was Sie erstellen werden

Eine einfache Besucherkarte, die Folgendes erfasst:

• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse (dem Personenprofil zugeordnet, damit sie automatisch synchronisiert wird)
• Telefonnummer
• Dropdown „Wie haben Sie von uns erfahren?"
• Optionale Kommentare

Wenn jemand die Karte absendet, wird automatisch ein Personendatensatz erstellt (oder abgeglichen, wenn er bereits vorhanden ist), eine E-Mail-Benachrichtigung geht an Ihre Administratoren und der Besucher sieht eine „Danke!"-Seite.

Schritt 1: Das Formulare-Modul öffnen

1. Melden Sie sich in Ihrem TimelyChurch Admin-Portal an.
2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Formulare.
3. Die Formularliste öffnet sich. Wenn dies Ihr erstes Formular ist, wird die Liste leer sein.

Tipp: Wenn Sie „Formulare" nicht in der Seitenleiste sehen, enthält Ihre Rolle möglicherweise nicht das Formulare-Modul. Weitere Informationen zur Berechtigungseinrichtung finden Sie unter 12-form-permissions.md.

Schritt 2: Das Formular erstellen

Sie haben hier zwei Optionen – wählen Sie eine:

Option A: Von einer Vorlage starten (empfohlen für Einsteiger)

1. Klicken Sie auf Vorlagen (oben rechts).
2. Wählen Sie Besucherverbindungskarte aus der Galerie.
3. Das Formular wird mit allen unten aufgeführten Feldern vorgefertigt und bereit zur Veröffentlichung erstellt. Fahren Sie mit Schritt 4 fort.

Die vollständige Liste der Vorlagen finden Sie unter 11-form-templates.md.

Option B: Von Grund auf erstellen

1. Klicken Sie auf Formular erstellen (oben rechts).
2. Füllen Sie aus:
   • Formularname: Besucherverbindungskarte
   • Beschreibung: Willkommen! Erzählen Sie uns ein bisschen von sich, damit wir Kontakt aufnehmen können.
   • Formulartyp: Kontaktformular
3. Lassen Sie die Einstellungen auf ihren Standardwerten (Anmeldung erforderlich: aus, Mehrfache Einsendungen erlauben: aus, Bestätigungs-E-Mail senden: an, Admins benachrichtigen: an).
4. Klicken Sie auf Erstellen & Felder hinzufügen. Sie werden zum Feldeditor weitergeleitet, mit dem Formular-Canvas in der Mitte und einer Feldpalette auf der linken Seite.

Schritt 3: Felder hinzufügen

Klicken Sie aus der linken Palette diese Feldtypen der Reihe nach an. Jeder wird auf dem Canvas abgelegt:

Um ein Feld dem Personenprofil zuzuordnen, fügen Sie es aus der Profilfelder-Palette auf der linken Seite hinzu (der violett gekennzeichnete Bereich unterhalb der grundlegenden Feldtypen), anstatt ein einfaches Text-, E-Mail- oder Telefonfeld hinzuzufügen. Ein auf diese Weise hinzugefügtes Feld wird automatisch dem passenden Personenfeld zugeordnet und erhält auf dem Canvas ein violettes Profil-Abzeichen – es gibt keinen separaten Abschnitt „Profilzuordnung" und kein Dropdown „Maps to Model" im Feldeditor. (Vorlagenbasierte Formulare wie die Besucherverbindungskarte enthalten diese Felder bereits vorab zugeordnet, sodass Sie diesen Schritt überspringen können, wenn Sie mit einer Vorlage begonnen haben.) Die vollständige Referenz finden Sie unter 04-mapping-fields-to-profiles.md.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern oben rechts im Builder. Der Hinweis „Nicht gespeichert" sollte verschwinden.

Schritt 4: Synchronisierung und Benachrichtigungen konfigurieren

1. Klicken Sie auf den Tab Einstellungen.
2. Bestätigen Sie, dass Profilsynchronisierungsmodus auf Beim Absenden (Standard) eingestellt ist. Dies bedeutet, dass neue Besucherdaten sofort in Ihre Personendatenbank geschrieben werden.
3. Bestätigen Sie, dass Admins benachrichtigen aktiviert ist, damit Sie für jede Einsendung eine E-Mail erhalten.
4. Fügen Sie optional benutzerdefinierte Benachrichtigungsempfänger hinzu (z. B. das gemeinsame Postfach Ihres Nachverfolgungsteams).
5. Klicken Sie auf Einstellungen speichern.

Weitere Informationen zu Synchronisierungsmodi finden Sie unter 05-profile-sync-settings.md.

Schritt 5: Das Formular veröffentlichen

1. Klicken Sie auf der Hauptseite des Formulars (oder aus dem Editor) auf die Schaltfläche Veröffentlichen.

2. Das Status-Abzeichen wechselt von Entwurf zu Veröffentlicht.

3. Die öffentliche URL erscheint in einer hervorgehobenen Karte Öffentlicher Formularlink (mit Schaltflächen Link kopieren und Formular öffnen). Sie sieht so aus:

   https://your-domain.com/c/your-church/forms/visitor-connection-card

Schritt 6: Teilen

Sie haben drei schnelle Optionen – wählen Sie je nach Situation:

• QR-Code: Klicken Sie auf Teilen, um das Teilen-Modal zu öffnen. Drucken oder machen Sie einen Screenshot des QR-Codes für Gemeindeblätter, Beschilderungen oder Beamer.
• Direkter Link: Klicken Sie auf Link kopieren und fügen Sie ihn in eine E-Mail, Textnachricht oder einen Website-Link ein.
• E-Mail-Rundbrief: Klicken Sie im Teilen-Modal auf E-Mail, um Ihren Standard-E-Mail-Client mit einer vorgefertigten Nachricht zu öffnen.

Informationen zum Einbetten auf Ihrer Kirchenwebsite finden Sie unter 08-embedding-forms.md.

Schritt 7: Selbst testen

1. Öffnen Sie die öffentliche URL in einem privaten/Inkognito-Fenster, damit Sie nicht als Administrator angemeldet sind.
2. Füllen Sie das Formular mit realistischen, aber fiktiven Daten aus (verwenden Sie Ihre eigene E-Mail, damit Sie die Bestätigung sehen können).
3. Absenden. Sie sollten auf einer „Danke!"-Bestätigungsseite landen.
4. Überprüfen Sie Ihren Posteingang – Sie sollten beide erhalten:
   • Die Bestätigungs-E-Mail (wenn Bestätigungs-E-Mail senden aktiviert war).
   • Die Admin-Benachrichtigungs-E-Mail (wird an alle Gemeindeadministratoren gesendet, da Admins benachrichtigen aktiviert ist).

Schritt 8: Ihre erste Einsendung überprüfen

1. Zurück im Admin-Portal klicken Sie auf den Namen des Formulars, um es zu öffnen.
2. Klicken Sie auf Einsendungen anzeigen, um die Einsendungsliste zu öffnen. Ihre Testeinsendung erscheint.
3. Klicken Sie auf die Einsendungszeile, um die vollständigen Details anzuzeigen.
4. Beachten Sie:
   • Status: Ausstehend zur Überprüfung (jede neue Einsendung beginnt hier, auch wenn der Synchronisierungsmodus „Beim Absenden" ist).
   • Verknüpftes Mitglied: Eine neue Person wurde erstellt (oder abgeglichen), angezeigt mit einem Link Mitgliederprofil anzeigen.
   • Ein Synchronisiert-Abzeichen zeigt, wann die zugeordneten Felder der Einsendung in das Personenprofil geschrieben wurden.
5. Klicken Sie auf Genehmigen, um diese Einsendung als überprüft zu markieren (rein organisatorisch – die Daten sind bereits gespeichert).
6. Klicken Sie optional auf Mit Profil synchronisieren, um zugeordnete Felder manuell erneut in den Personendatensatz zu übertragen.

Für tiefere Workflow-Optionen (Ablehnung, Massenaktionen, Exporte) siehe:

• 06-managing-submissions.md
• 09-approval-workflows.md

Sie sind fertig – Was kommt als Nächstes?

Jetzt, da Sie ein Formular von Anfang bis Ende zum Laufen gebracht haben, sind hier sinnvolle nächste Schritte:

• Weitere Formulare hinzufügen – Duplizieren Sie dieses als Ausgangspunkt oder wählen Sie eine andere Vorlage aus der Galerie (11-form-templates.md).
• Benutzerdefinierte Benachrichtigungsempfänger einrichten – Leiten Sie verschiedene Formulare an verschiedene Teams weiter (z. B. Gebetsanliegen → Gebetsteam) (07-form-notifications.md).
• Benutzerdefinierte Personenfelder zuordnen – Wenn Sie benutzerdefinierte Personenfelder für Ihre Gemeinde definiert haben, fügen Sie sie in ein Formular ein und sie synchronisieren sich genau wie die integrierten Felder (04-mapping-fields-to-profiles.md).
• Auf Ihrer Website einbetten – Fügen Sie das Formular über einen iframe auf Ihrer öffentlichen Website ein (08-embedding-forms.md).

Problembehandlung

Die öffentliche URL zeigt „Formular geschlossen". Das Formular ist entweder noch ein Entwurf, hat sein Einsendungslimit erreicht oder das Schließen-Datum ist verstrichen. Prüfen Sie das Status-Abzeichen des Formulars und den Abschnitt Einsendungslimits unter Einstellungen.

Ich habe den Test abgesendet, aber keine E-Mail erhalten.

• Bestätigen Sie, dass Admins benachrichtigen unter Einstellungen aktiviert ist.
• Bestätigen Sie, dass mindestens ein Gemeindeadministrator eine verifizierte E-Mail-Adresse hat.
• Überprüfen Sie Ihren Spam-Ordner; wenn Ihre Gemeinde E-Mails in einer Warteschlange versendet, kann die Zustellung einige Minuten verzögert sein.

Kein Personendatensatz wurde erstellt. Das System benötigt mindestens eine E-Mail oder einen Vor- und Nachnamen, um eine Person zu erstellen. Stellen Sie sicher, dass diese Felder ausgefüllt sind und dass der Synchronisierungsmodus auf Beim Absenden eingestellt ist (oder lösen Sie eine manuelle Synchronisierung von der Einsendungsseite aus).

Das Zahlungsfeld hat mich nicht belastet. Kostenpflichtige Formulare erfassen Kartenzahlungen über Stripe, daher muss Ihre Gemeinde zuerst Stripe verbunden haben (Einstellungen → Gemeinde → Integrationen). Wenn Stripe nicht verbunden ist, kann der Zahlungsschritt nicht gestartet werden. Informationen zur Funktionsweise des Zahlungsfelds finden Sie unter 03-form-field-types.md.