Transaktionen erfassen

Transaktionsarten

TimelyChurch unterstützt vier Arten von Einträgen über die Transaktionsseite:

• Einnahmen -- Geld, das auf ein Konto eingeht (Spenden, Opfergaben, Zinsen, Mieteinnahmen usw.). Im Einfachmodus wird dies als Geld Ein bezeichnet.
• Ausgaben -- Geld, das aus einem Konto abgeht (Rechnungen, Einkäufe, Gehälter, Betriebskosten usw.). Im Einfachmodus wird dies als Geld Aus bezeichnet.
• Überweisung -- Geldtransfer zwischen zwei Konten (z. B. vom Girokonto auf das Sparkonto).
• Journalbuchung -- Eine manuelle Doppelbuchung, bei der Soll- und Habenbuchungen übereinstimmen müssen. Dies ist ein Tool für den erweiterten Modus für Buchhalter, die Anpassungen vornehmen. Siehe Journalbuchungen und Korrekturen.

Hinweis: Einnahmen, Ausgaben und Überweisungen sind alltägliche Transaktionen, die über dasselbe Kurzformular erfasst werden. Journalbuchungen öffnen eine eigene dedizierte Doppelbuchungsseite.

Das Buchhaltungsmodul finden

Das Buchhaltungsmodul verwendet eine Registerleiste oben: Dashboard · Scheckregister · Transaktionen · Spenden · Rechnungen · Berichte. Rechts befindet sich ein Dropdown-Menü Einrichten ▾ (im erweiterten Modus) oder Mehr ▾ (im Einfachmodus), das die Konfigurationsansichten enthält (Kontenplan, Kategorien, Zahlungsempfänger, Abstimmung und mehr).

Einfachmodus vs. Erweiterter Modus: Im Einfachmodus werden einige Ansichten benutzerfreundlicher bezeichnet. Die Registerkarte Transaktionen wird zu Geld Ein / Aus, und die Typbezeichnungen werden zu Geld Ein und Geld Aus. Die Daten sind identisch – nur die Bezeichnungen ändern sich. Siehe Einfacher vs. Erweiterter Buchhaltungsmodus.

Wo Transaktionen erfasst werden

Es gibt zwei Stellen, an denen Sie Transaktionen in TimelyChurch erfassen können:

Transaktionsseite

Öffnen Sie die Registerkarte Transaktionen (im Einfachmodus als Geld Ein / Aus angezeigt). Diese Seite zeigt alle Transaktionen über alle Konten und bietet das vollständige Erfassungsformular mit allen verfügbaren Feldern.

Scheckregister (Schnelleingabe)

Öffnen Sie die Registerkarte Scheckregister. Dies ist eine übersichtliche, scheckbuchähnliche Ansicht, die nach einem einzelnen Bankkonto gefiltert ist. Sie enthält eine Schnelleingabe-Option für eine schnelle Dateneingabe.

Eine Transaktion erfassen (Transaktionsseite)

1. Öffnen Sie die Registerkarte Transaktionen.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Transaktion. Es handelt sich um eine geteilte Aktionsschaltfläche – ein Klick auf den Pfeil rechts öffnet ein Menü mit:
   • Neue Ausgabe -- Geld aus einem Konto
   • Neue Einnahme -- Geld auf ein Konto
   • Neue Überweisung -- Geld zwischen Konten verschieben
   • Neue Journalbuchung -- Manuelle Doppelbuchung (öffnet eine eigene Seite)
   • Aus CSV importieren -- Eine Bank-/Kontoauszugsdatei hochladen
   • CSV exportieren -- Die gefilterte Liste herunterladen
3. Wählen Sie Neue Ausgabe, Neue Einnahme oder Neue Überweisung. Das Erfassungsformular öffnet sich mit dem vorgewählten Typ. Sie können den Typ jederzeit über die Registerkarten Einnahmen / Ausgaben / Überweisung oben im Formular wechseln.
4. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
   • Betrag -- Der Dollarbetrag (muss größer als $0,00 sein). Erforderlich.
   • Datum -- Das Transaktionsdatum. Erforderlich.
   • Beschreibung -- Kurze Beschreibung der Transaktion.
   • Konto -- Das Bank- oder Finanzkonto, zu dem diese Transaktion gehört. (Bei einer Überweisung wird dies als Von Konto bezeichnet.) Erforderlich.
   • Kategorie -- Wählen Sie eine Einnahmen- oder Ausgabenkategorie, um die Transaktion zu klassifizieren. (Wird bei Überweisungen nicht angezeigt.)
   • An Konto -- Nur bei Überweisungen – das Konto, auf das das Geld überwiesen wird.
   • Zahlungsempfänger -- Nur bei Ausgaben. Wählen Sie einen Zahlungsempfänger/Lieferanten aus, suchen Sie nach einem oder fügen Sie einen neuen Zahlungsempfänger direkt hinzu – siehe Zahlungsempfänger und Lieferanten verwalten.
   • Spendendetails -- Nur bei Einnahmen. Verknüpfen Sie optional einen Spender, erfassen Sie eine Zahlungsmethode und geben Sie eine Bearbeitungsgebühr ein (siehe den Hinweis zur Bearbeitungsgebühr unten).
   • Fonds -- Weisen Sie die Transaktion optional einem bestimmten Fonds zu.
   • Klasse -- Nur im erweiterten Modus. Kennzeichnen Sie die Transaktion optional mit einer Verfolgungsklasse (z. B. ein Dienst, Campus oder Programm), damit Sie Berichte nach Klasse filtern können. Siehe Verfolgungsklassen.
   • Referenznummer -- Rechnungsnummer, Quittungsnummer oder eine beliebige Referenz.
   • Schecknummer -- Nur bei Ausgaben, für Transaktionen, die per Scheck bezahlt werden.
   • Notizen -- Zusätzliche Details (nur zur internen Verwendung).
5. Klicken Sie auf Transaktion erfassen.

Bearbeitungsgebühr (nur bei Einnahmen): Wenn ein Drittanbieter (Stripe, PayPal usw.) eine Gebühr vom Einzahlungsbetrag abgezogen hat, geben Sie die Gebühr im Abschnitt Spendendetails ein. Das System erfasst den Bruttobetrag als Einnahmen und die Gebühr als separate Ausgabe, sodass Berichte sowohl Bruttoeinnahmen als auch Nettoeingänge korrekt anzeigen.

Einzahlung auf (Einnahmen): Wenn Sie eine Spende erfassen, wählen Sie das Bank- oder Aktivkonto unter Einzahlung auf, damit die Gabe auf dem richtigen Konto landet und im Register dieses Kontos erscheint, bereit zur Abstimmung. Wenn eine Bearbeitungsgebühr einbehalten wurde, wird nur der Nettobetrag dem Bankkonto hinzugefügt, während die Gabe für Spenden- und Fondsberichte weiterhin mit ihrem vollen Bruttowert erfasst wird.

Spende schnell erfassen / Ausgabe erfassen: Die Kurzformulare Spende erfassen und Ausgabe erfassen auf dem Buchhaltungs-Dashboard enthalten dieselben Felder Fonds, Referenznummer und Schecknummer wie das vollständige Formular (sowie das Konto Einzahlung auf bei Spenden), sodass Sie diese Details erfassen können, ohne das vollständige Dialogfenster zu öffnen.

Tipp: Müssen Sie eine einzelne Einzahlung oder Ausgabe auf mehrere Kategorien aufteilen? Aktivieren Sie den Schalter Transaktion aufteilen im Formular, um Kategorieaufteilungszeilen hinzuzufügen – siehe Aufgeteilte Transaktionen. (Aufgeteilte Transaktionen sind bei Überweisungen nicht verfügbar.)

Schnelleingabe im Scheckregister

Das Scheckregister bietet eine schnelle Möglichkeit, Transaktionen einzugeben, ohne das vollständige Erfassungsformular öffnen zu müssen.

1. Öffnen Sie die Registerkarte Scheckregister.
2. Wählen Sie das Bankkonto aus dem Dropdown-Menü Konto oben aus. Der laufende Saldo für dieses Konto wird daneben angezeigt.
3. Klicken Sie auf Schnelleingabe und verwenden Sie das Eingabepanel:
   • Geben Sie Datum, Zahlungsempfänger, Kategorie, Betrag und Typ (Einnahmen oder Ausgaben) ein.
4. Speichern Sie den Eintrag, um die Transaktion zu erfassen.

Die Transaktion erscheint sofort im Register und der Kontostand aktualisiert sich in Echtzeit.

Tipp: Das Scheckregister ist die beste Option für tägliche Buchführungsaufgaben wie das Erfassen von Schecks, Einzahlungen und Debitkartenkäufen.

Automatische Spendentransaktionen

Wenn Spenden über das Spendenmodul erfasst werden (manuelle Eingabe, Online-Spenden oder Einzahlungsstapel), erstellt TimelyChurch automatisch entsprechende Einnahmentransaktionen im Buchhaltungsmodul. Diese automatisch generierten Transaktionen enthalten:

• Den Namen des Spenders in der Beschreibung (oder „Anonym" für anonyme Gaben)
• Die Zahlungsmethode (Bargeld, Scheck, Online usw.)
• Die Schecknummer (bei Scheckzahlungen)
• Die Fondszuweisung
• Eine Referenznummer, die auf die ursprüngliche Spende zurückverweist

Wenn ein Spender eine Gabe auf mehrere Fonds aufteilt, werden für jede Aufteilung separate Transaktionen erstellt.

Wichtig: Sie müssen Spendeneinnahmen nicht manuell eingeben. Das System übernimmt dies automatisch. Wenn Sie sie auch manuell eingeben, entstehen doppelte Datensätze.

Überweisungen zwischen Konten

Um eine Überweisung zu erfassen (z. B. Geldtransfer vom Giro- auf das Sparkonto):

1. Klicken Sie auf den Pfeil bei Neue Transaktion und wählen Sie Neue Überweisung.
2. Wählen Sie das Von Konto (das Konto, von dem das Geld abgeht).
3. Wählen Sie das An Konto (das Konto, auf das das Geld eingeht).
4. Geben Sie den Betrag und das Datum ein.
5. Klicken Sie auf Transaktion erfassen.

Beide Kontostände werden automatisch aktualisiert. Das Quellkonto verringert sich und das Zielkonto erhöht sich um den Überweisungsbetrag.

Eine Transaktion bearbeiten

1. Suchen Sie die Transaktion auf der Transaktionsseite oder im Scheckregister.
2. Öffnen Sie das Aktionsmenü und wählen Sie Bearbeiten.
3. Aktualisieren Sie alle Felder nach Bedarf.
4. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Kontostände werden nach jeder Bearbeitung automatisch neu berechnet. Wenn Sie die Kontozuweisung ändern, werden die Salden sowohl des alten als auch des neuen Kontos aktualisiert.

Aufteilungen bearbeiten: Wenn die Transaktion auf mehrere Kategorien aufgeteilt ist, öffnet sich das Panel Transaktion aufteilen vorausgefüllt mit den aktuellen Aufteilungszeilen, sodass Sie die Kategorien oder Beträge direkt ändern können, anstatt die Transaktion zu löschen und neu zu erstellen – siehe Aufgeteilte Transaktionen.

Eine Transaktion duplizieren

Bei Transaktionen, die häufig wiederkehren (aber nicht als wiederkehrende Transaktionen eingerichtet sind), können Sie eine bestehende Transaktion duplizieren.

1. Suchen Sie die Transaktion in der Transaktionsliste.
2. Öffnen Sie das Aktionsmenü und wählen Sie Duplizieren.
3. Eine Kopie wird mit dem heutigen Datum und „(Kopie)" am Ende der Beschreibung erstellt.
4. Bearbeiten Sie die duplizierte Transaktion, um Details zu aktualisieren.

Hinweis: Duplizierte Transaktionen werden nicht als abgestimmt markiert, auch wenn das Original abgestimmt war.

Eine Transaktion löschen

1. Suchen Sie die Transaktion, die Sie entfernen möchten.
2. Öffnen Sie das Aktionsmenü und wählen Sie Löschen.
3. Bestätigen Sie die Löschung.

Der Kontostand wird automatisch neu berechnet.

Wichtig: Sie können eine Transaktion nicht löschen, die abgestimmt wurde oder für die eine Spendenquittung ausgestellt wurde – heben Sie zuerst die Abstimmung auf (oder stornieren Sie die Quittung). Dies schützt den Prüfpfad: die Integrität abgeschlossener Bankabstimmungen und bereits an Spender ausgegebener Quittungen. Wenn Sie eine gesperrte Transaktion stornieren müssen, erstellen Sie stattdessen eine neue Gegenbuchung.

Transaktionen als abgestimmt markieren

Sie können den Abstimmungsstatus einzelner Transaktionen manuell umschalten:

1. Klicken Sie auf den Abstimmungsschalter (den Kreis in der äußerst linken Spalte der Transaktionstabelle).
2. Die Transaktion wird als abgestimmt markiert (oder nicht abgestimmt, wenn sie bereits abgestimmt war).

Für die Massenabstimmung verwenden Sie den Bankabstimmungsassistenten – weitere Einzelheiten finden Sie im Artikel Bankabstimmung.

Transaktionen filtern und suchen

Die Transaktionsseite bietet mehrere Filter:

• Konto -- Transaktionen für ein bestimmtes Konto anzeigen.
• Kategorie -- Transaktionen in einer bestimmten Kategorie anzeigen.
• Typ -- Nach Einnahmen, Ausgaben oder Überweisungen filtern.
• Quelle -- Nach der Herkunft der Transaktion filtern (manuelle Eingabe oder eine bestimmte Importquelle).
• Datumsbereich -- Transaktionen innerhalb eines bestimmten Datumsbereichs anzeigen.

Ein Erweitert-Panel fügt einen Betragsbereich, Zahlungsempfänger und einen Filter für den Abstimmungsstatus hinzu. Es gibt auch eine universelle Suchleiste oben, die nach Betrag, Zahlungsempfängername, Beschreibung oder Referenznummer sucht.

Alle Filter können kombiniert werden. Die aktuellen Filter werden in der URL gespeichert, sodass Sie eine gefilterte Ansicht als Lesezeichen speichern oder mit einem anderen Administrator teilen können.

Transaktionen als CSV exportieren

Sie können Ihre gefilterte Transaktionsliste für die Verwendung in Tabellenkalkulationen oder externen Buchhaltungstools in eine CSV-Datei exportieren.

1. Wenden Sie auf der Transaktionsseite die gewünschten Filter an.
2. Klicken Sie auf den Pfeil bei Neue Transaktion und wählen Sie CSV exportieren.
3. Der Download enthält alle Transaktionen, die Ihren aktuellen Filtern entsprechen.

Der exportierte CSV-Export berücksichtigt Ihre aktuellen Filter.

Tipp: Der CSV-Export verwendet UTF-8-Kodierung mit einer BOM (Byte Order Mark) für eine korrekte Anzeige in Microsoft Excel. Sonderzeichen und internationaler Text werden korrekt angezeigt.

Transaktionen aus einer Bank-CSV importieren

Anstatt jede Transaktion manuell einzugeben, können Sie eine CSV-Datei Ihrer Bank hochladen und TimelyChurch jede Zeile mit Ihren Konten und Kategorien abgleichen lassen. Klicken Sie auf der Transaktionsseite auf den Pfeil bei Neue Transaktion und wählen Sie Aus CSV importieren. Importe durchlaufen eine Überprüfungswarteschlange (Sie bestätigen oder lehnen jede Zeile ab), bevor sie gebucht werden, und ein Zählabzeichen erscheint auf der Registerkarte Transaktionen, während Zeilen auf die Überprüfung warten. Das vollständige Verfahren und unterstützte Bankformate finden Sie unter Bank-CSV-Import.

Kategorien

Kategorien helfen Ihnen, Transaktionen für Berichterstattung und Budgetplanung zu klassifizieren. TimelyChurch unterscheidet zwei Typen:

• Einnahmekategorien (z. B. Zehnten & Opfergaben, Spenden, Spendenaktionen, Zuschüsse)
• Ausgabenkategorien (z. B. Gehälter & Löhne, Betriebskosten, Gebäude & Instandhaltung, Missionen)

Kategorien werden separat von Konten verwaltet. Sie können Standardkategorien laden, benutzerdefinierte erstellen oder Unterkategorien für eine detailliertere Verfolgung einrichten.

Zum Verwalten von Kategorien öffnen Sie das Dropdown-Menü Einrichten ▾ (oder Mehr ▾ im Einfachmodus) in der Buchhaltungs-Registerleiste und wählen Sie Kategorien.