Freiwilligen-Dienstplan

Die Ansicht Dienst ist Ihre zentrale Anlaufstelle zum Anzeigen und Verwalten Ihrer Freiwilligenzuweisungen. Egal ob Sie im Tonteam, im Begrüßungsteam, im Anbetungsteam oder in einem anderen Dienst tätig sind – diese Seite zeigt Ihnen alles, was Sie über Ihre bevorstehenden und vergangenen Dienstverpflichtungen wissen müssen.

Auf Ihren Dienstplan zugreifen

Klicken Sie in der Seitenleiste auf Mein Zeitplan. Die Seite öffnet sich in der Ansicht Liste, die Ihre Dienst- und Unterrichtsverpflichtungen zusammen anzeigt, gruppiert in Diese Woche, Später und Vergangen (Unterrichtseinträge sind mit einem Unterricht-Kennzeichen markiert). Oben können Sie zwischen drei Ansichten wechseln: Liste, Kalender und Verfügbarkeit.

Die Listenansicht verstehen

Die Ansicht Liste gruppiert Ihre Verpflichtungen in drei Abschnitte, sodass die dringendsten Einträge oben stehen:

Jede Zeile trägt ein Status-Kennzeichen – Ausstehend (bernsteinfarben), Bestätigt (grün) oder Abgelehnt (rot) –, sodass Sie auf einen Blick sehen, welche Zuweisungen noch eine Antwort benötigen.

Bevorstehende Zuweisungen anzeigen

Jede Karte einer bevorstehenden Zuweisung zeigt:

• Veranstaltungsname und Datum/Uhrzeit
• Position, der Sie zugewiesen sind (z. B. „Tontechniker", „Türbegrüßer")
• Team, zu dem die Position gehört
• Status-Abzeichen – Ausstehend (bernsteinfarben), Bestätigt (grün) oder Abgelehnt (rot)
• Aktionsschaltflächen je nach aktuellem Status

Auf Zuweisungen antworten

Wenn Sie einer Dienstposition zugewiesen werden, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung und die Zuweisung erscheint auf Ihrem Dienstplan mit dem Status Ausstehend.

Eine Zuweisung annehmen

1. Öffnen Sie in der Seitenleiste Mein Zeitplan (Ansicht „Liste").
2. Suchen Sie die Zuweisung mit dem Status Ausstehend.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bestätigen.
4. Der Status ändert sich zu Bestätigt und Sie sehen eine Erfolgsmeldung.

Eine Zuweisung ablehnen

1. Öffnen Sie in der Seitenleiste Mein Zeitplan (Ansicht „Liste").
2. Suchen Sie die Zuweisung mit dem Status Ausstehend.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ablehnen.
4. Geben Sie optional im erscheinenden Dialog einen Grund für die Ablehnung an.
5. Der Koordinator wird benachrichtigt, damit er eine Vertretung finden kann.

Per E-Mail antworten

Sie können auch direkt aus der Benachrichtigungs-E-Mail antworten, die Sie erhalten:

1. Öffnen Sie die E-Mail Ihrer Gemeinde über die Freiwilligenzuweisung.
2. Klicken Sie in der E-Mail auf den Link Akzeptieren oder Ablehnen.
3. Sie werden zu einer Bestätigungsseite weitergeleitet, die das Ergebnis Ihrer Aktion zeigt.

Hinweis: E-Mail-Antwortlinks sind aus Sicherheitsgründen zeitlich begrenzt. Wenn ein Link abgelaufen ist, melden Sie sich stattdessen in Ihrem Portal an und antworten Sie dort.

Einchecken

Am Tag der Veranstaltung können Sie sich über das Portal einchecken:

1. Öffnen Sie in der Seitenleiste Mein Zeitplan (Ansicht „Liste").
2. Suchen Sie die heutige Zuweisung.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einchecken (kurz vor und während der Veranstaltung verfügbar).
4. Ihre Anwesenheit wird erfasst.

Hinweis: Die Einchecken-Schaltfläche erscheint nur in einem Zeitfenster rund um den Beginn der Veranstaltung. Sie können nicht zu früh oder nach Ende der Veranstaltung einchecken.

Vergangene Zuweisungen ansehen

Scrollen Sie an Ihren bevorstehenden Zuweisungen vorbei, um Ihre jüngste Diensthistorie zu sehen. Der Abschnitt für vergangene Zuweisungen zeigt die letzten 10 Zuweisungen, einschließlich Veranstaltungsname, Datum, Position und Ihrem Status (bestätigt, abgelehnt usw.).

Schnellzugriff-Links

Oben auf der Seite Mein Zeitplan finden Sie zwei Schnellzugriff-Schaltflächen:

• Platz übernehmen – Durchsuchen Sie offene Freiwilligenmöglichkeiten für Ihre Teams und beanspruchen Sie sie (öffnet „Freiwilligenmöglichkeiten"). Ein Zahlen-Abzeichen zeigt, wie viele Plätze frei sind.
• Zum Kalender hinzufügen – Laden Sie Ihren Dienstplan als iCal-Feed herunter oder abonnieren Sie ihn (siehe unten).

Um Ihre Verfügbarkeit festzulegen, wechseln Sie mit dem Segment-Steuerelement oben auf der Seite zur Ansicht Verfügbarkeit.

In Kalender exportieren

Klicken Sie auf die Schaltfläche Zum Kalender hinzufügen oben rechts auf der Seite, um Ihren persönlichen Dienstplan als iCal-Feed (.ics) herunterzuladen oder zu abonnieren. Der Feed enthält jede bestätigte und ausstehende bevorstehende Zuweisung, mit dem Positionsnamen, dem Veranstaltungstitel und dem Veranstaltungsort als Einbettung in jedem Eintrag.

Sie können die URL in Google Calendar, Apple Calendar oder Microsoft Outlook einfügen, um Ihre Dienstverpflichtungen automatisch synchronisiert zu halten. Vollständige Einrichtungsanweisungen finden Sie unter iCal-Kalenderexport.

Tauschangebote mit anderen Freiwilligen

Wenn Sie doppelt gebucht sind oder an einem Datum, für das Sie zum Dienst eingeplant wurden, einen Konflikt haben, können Sie einen Tausch mit einem Teamkollegen vorschlagen, der an einem anderen Datum eingeplant ist.

Einen Tausch vorschlagen

1. Suchen Sie in der Ansicht Liste die bevorstehende Zuweisung, die Sie abgeben möchten.
2. Klicken Sie auf den Link Tausch vorschlagen unterhalb der Schaltflächen „Bestätigen"/„Ablehnen".
3. Wählen Sie im Modal, welche Zuweisung Ihres Teamkollegen Sie im Gegenzug übernehmen möchten (das Dropdown listet Mitfreiwillige auf, die an anderen Daten eingeplant sind).
4. Fügen Sie optional eine kurze Nachricht zur Erklärung des Anliegens hinzu.
5. Klicken Sie auf Tauschantrag senden. Ihr Teamkollege sieht die Anfrage beim nächsten Besuch seines Dienstplans.

Eine Tauschanfrage erhalten

Wenn ein anderer Freiwilliger einen Tausch mit Ihnen vorschlägt, erscheint oben auf Ihrer Seite Mein Zeitplan (Ansicht „Liste") ein lila Banner Tauschanfragen. Das Banner zeigt, wer fragt, welche Daten getauscht werden und etwaige Nachrichten, die enthalten sind. Sie können:

• Auf Tausch akzeptieren klicken – Beide Zuweisungen werden sofort getauscht und der Zeitplan wird für alle aktualisiert.
• Auf Ablehnen klicken – Die Anfrage wird geschlossen und Ihre Zuweisung bleibt in Ihrem Zeitplan.

Vollständige Details zum Tausch-Arbeitsablauf finden Sie unter Freiwilligentausch.

Für offene Möglichkeiten anmelden

Wenn Ihre Gemeinde die Selbstanmeldung von Freiwilligen aktiviert hat, können Sie offene Positionen durchsuchen und sich anmelden:

1. Klicken Sie oben auf Mein Zeitplan auf Platz übernehmen, um die Seite Freiwilligenmöglichkeiten zu öffnen.
2. Die Seite zeigt Ihre aktuellen Teammitgliedschaften und alle offenen Positionen für bevorstehende Veranstaltungen.
3. Für jede verfügbare Möglichkeit sehen Sie:
   • Veranstaltungsname und Datum
   • Position und Team
   • Wie viele Plätze noch frei sind
   • Ob Sie berechtigt sind, sich anzumelden
4. Klicken Sie auf Anmelden, um einen Platz zu beanspruchen.
5. Je nach Positionseinstellungen wird Ihre Anmeldung automatisch bestätigt oder erfordert die Genehmigung eines Koordinators.

Von einer Anmeldung zurückziehen

Wenn Sie sich für eine Position angemeldet haben, aber nicht mehr dienen können:

1. Öffnen Sie die Seite Freiwilligenmöglichkeiten, indem Sie auf Mein Zeitplan auf Platz übernehmen klicken.
2. Oben auf der Seite sind Ihre aktuellen Anmeldungen unter Ihre Anmeldungen aufgelistet.
3. Klicken Sie neben der Position, die Sie verlassen möchten, auf Zurückziehen.
4. Der Platz wird für jemand anderen freigegeben.

Tipp: Halten Sie Ihren Dienstplan und Ihre Verfügbarkeit aktuell. Koordinatoren verlassen sich auf diese Informationen, wenn sie Veranstaltungen planen und Freiwillige zuweisen.