Eine Datei oder einen Ordner mit einer bestimmten Person teilen
Manchmal passt ein Ordner voller Team-Dateien nicht — Sie müssen einfach nur eine Datei oder einen ganzen Ordner an eine bestimmte Person übergeben. Vielleicht ist es ein Prüfexemplar für Ihren Pastor, ein Arbeitsblatt für eine Vertretungslehrkraft, die noch in keinem Team ist, oder eine Ressource für einen Freiwilligen zwischen zwei Einsätzen. Personenfreigaben tun genau das, unabhängig von der Teammitgliedschaft: teilen, die Person wird benachrichtigt, und es erscheint persönlich für sie.
Mit einer Person teilen
- Öffnen Sie Lektionen in der Admin-Seitenleiste, in der Ordneransicht.
- Suchen Sie die Datei oder den Ordner, den Sie teilen möchten:
- Fahren Sie bei einem Ordner mit der Maus über die Kachel und öffnen Sie das Menü ••• (oder nutzen Sie die Schaltfläche in der Symbolleiste, wenn der Ordner geöffnet ist), dann wählen Sie Mit Personen teilen….
- Nutzen Sie bei einer Datei das Freigabesymbol in der Zeile dieser Datei.
- Ein Panel öffnet sich und zeigt alle, mit denen das Element bereits geteilt ist, sowie ein Suchfeld.
- Suchen Sie die Person nach Namen und klicken Sie darauf, um sie hinzuzufügen.
- Wählen Sie ihre Berechtigung — Ansehen oder Beitragen (siehe unten) — und fügen Sie optional eine kurze Nachricht hinzu, die in ihrer Benachrichtigung erscheint.
- Sie wird sofort hinzugefügt. Sie können ihre Berechtigung jederzeit ändern oder sie ganz aus demselben Panel entfernen.
Sie können dieselbe Datei oder denselben Ordner mit beliebig vielen Personen teilen, zusätzlich zu jeder Team-Freigabe, die bereits besteht — beides schließt sich nicht aus.
Was für den Empfänger passiert
In dem Moment, in dem Sie teilen, erhält der Empfänger eine Benachrichtigung (in der App und per E-Mail, falls Benachrichtigungen aktiviert sind), die mitteilt, was von wem geteilt wurde, zusammen mit Ihrer optionalen Nachricht. Eine spätere Änderung der Berechtigungsebene löst keine weitere Benachrichtigung aus — nur die erste Freigabe tut das.
Alles, was mit ihnen geteilt wurde, finden sie unter Mit mir geteilt — eine Karte auf der Startseite ihres Mitgliederportals, die erscheint, sobald mindestens ein Element direkt mit ihnen geteilt wurde. Das funktioniert für jedes Portalmitglied, unabhängig davon, ob es in einem Dienstteam ist — völlig getrennt von Team-Dateien.
- Geteilt mit einem Ordner: Die Person sieht den Ordner und die darin enthaltenen Dateien.
- Direkt geteilt mit einer Datei: Die Person sieht nur diese Datei.
- Geteilt mit einem Ordner, dessen Datei zusätzlich einzeln geteilt wurde: Die höhere der beiden Berechtigungsebenen gilt.
Ansehen im Vergleich zu Beitragen
- Ansehen — der Empfänger kann das Element sehen und herunterladen. Das ist alles.
- Beitragen — alles, was Ansehen erlaubt, plus das Hochladen neuer Dateien in einen geteilten Ordner.
Personenfreigaben umfassen keine „Verwalten"-Ebene — Umbenennen oder Löschen bleibt bei wem auch immer den Ordner bereits verwaltet oder die Datei besitzt. Wenn jemand diese Kontrollebene benötigt, teilen Sie den Ordner stattdessen mit seinem Team auf der Ebene Verwalten, oder machen Sie ihn zum Leiter/Co-Leiter eines Teams, mit dem geteilt wurde (siehe Einen Drive-Ordner mit Ihrem Team teilen).
Lieber einen Link statt eine Person zu benennen?
Wenn Sie lieber einen Link herausgeben möchten, der für jeden funktioniert — kein TimelyChurch-Konto nötig —, nutzen Sie stattdessen Link abrufen im selben Menü. Das erstellt eine teilbare URL für die Datei oder den Ordner, optional hinter einer 6-stelligen PIN gesperrt, die Sie jederzeit deaktivieren oder neu erzeugen können. Das passt gut für einen Gastredner, ein gedrucktes Handout oder einen Link im Gemeindebrief; Personenfreigaben eignen sich besser, wenn Sie eine bestimmte Person benachrichtigen und genau nachverfolgen möchten, wer Zugriff hat.
Wer das tun kann
- Gemeinde-Administratoren und jeder mit der Lektionen-Bearbeiten-Berechtigung kann jede Datei oder jeden Ordner mit jeder Person teilen.
- Jeder mit Verwalten für einen Ordner — einschließlich eines Team-Leiters/Co-Leiters, dessen Team der Ordner geteilt wurde — kann diesen Ordner (oder seine Dateien) ebenfalls mit einzelnen Personen teilen, auch ohne die umfassendere Lektionen-Bearbeiten-Berechtigung.
- Wer eine Datei hochgeladen hat, kann genau diese Datei mit jemandem teilen, auch ohne deren Ordner zu verwalten.
- Sie können mit jedem in Ihrem Gemeindeverzeichnis teilen. Hat die Person noch keinen Portal-Zugang, wird die Freigabe trotzdem erstellt und wartet auf sie — sie erhält nur die Benachrichtigungs-E-Mail erst, sobald sie ein Konto hat, an das diese gesendet werden kann.