Bank-CSV-Import

Übersicht

Die meisten Banken ermöglichen es Ihnen, eine CSV-Datei der Transaktionen für einen beliebigen Auszugszeitraum herunterzuladen. Anstatt jede Zeile manuell in TimelyChurch einzugeben, können Sie diese Datei hochladen und das System sie parsen, Ihren Konten und Kategorien zuordnen und jede Zeile als Transaktion buchen lassen. Jede importierte Zeile durchläuft eine Überprüfungswarteschlange, sodass ein Mensch stets bestätigt, was in die Bücher eingeht, bevor es im Hauptbuch erscheint.

Der Bank-CSV-Import-Workflow ist für Kassenwarttinnen und -warte konzipiert, die monatlich abstimmen: CSV der Bank herunterladen, hochladen, überprüfen, akzeptieren. Die meisten Monate dauern nur wenige Minuten.

Wo Sie es finden

Gehen Sie zu Finanzen > Buchhaltung > Transaktionen (im Einfachmodus heißt diese Registerkarte Geld Ein / Aus). Klicken Sie auf den kleinen Pfeil bei der geteilten Schaltfläche Neue Transaktion, um das Menü zu öffnen, und wählen Sie dann Aus CSV importieren. In demselben Menü erstellen Sie auch eine neue Ausgabe, neue Einnahme, neue Überweisung oder neue Journalbuchung und exportieren die gefilterte Liste als CSV.

Wenn bereits Zeilen aus einem früheren Upload warten, zeigt die Registerkarte Transaktionen in der Buchhaltungsnavigation ein bernsteinfarbenes Zählabzeichen mit der Anzahl der noch zu überprüfenden Zeilen, und die Überprüfungswarteschlange erscheint eingeblendet oben auf der Transaktionsseite.

Unterstützte Bankformate

TimelyChurch erkennt das Dateiformat automatisch anhand der Kopfzeile und wendet einen integrierten Parser an. Erkannte Formate umfassen:

• Bank of America -- Standard-CSV-Export für Girokonten.
• CashApp -- Auszugsexport von CashApp-Geschäftskonten.
• PayPal und Stripe -- Aktivitätsexporte von Zahlungsabwicklern.

Wenn das Format Ihrer Bank nicht automatisch erkannt wird, kann die Datei dennoch als generischer CSV importiert werden: Sie bestätigen oder passen die Spaltenzuordnung selbst im nächsten Schritt an (siehe „Der Upload-Ablauf" unten). Zeilen, die nicht sauber geparst werden können, werden übersprungen, und alle als mögliche Duplikate markierten Zeilen werden in der Überprüfungswarteschlange angezeigt, damit Sie sie bestätigen oder ausschließen können.

Der Upload-Ablauf

Die Auswahl von Aus CSV importieren öffnet ein dreistufiges Modal:

1. Schritt 1 – Datei hochladen. Wählen Sie das Bankkonto, zu dem die Datei gehört (nur Aktiva-Konten werden aufgelistet), und wählen Sie die hochzuladende CSV-Datei, dann klicken Sie auf Weiter: Spalten zuordnen.
2. Schritt 2 – Spalten zuordnen. TimelyChurch liest die Datei, zeigt die erkannte Quelle und eine Vorschau der ersten Zeilen und schlägt eine Spaltenzuordnung vor (Datum, Beschreibung, Betrag, Gebühr, Zahlungsempfänger/Name, Referenz). Für erkannte Banken ist dies in der Regel korrekt; für einen generischen CSV bestätigen oder passen Sie an, welche Spalte welchem Feld entspricht.
3. Schritt 3 – Importieren. TimelyChurch führt eine Duplikaterkennung durch (siehe unten) und stellt jede geparste Zeile im Status zur Überprüfung bereit. Die Zeilen erscheinen dann in der Überprüfungswarteschlange auf der Transaktionsseite.

Wenn Sie eine Datei hochladen, die für dieses Konto bereits importiert wurde, zeigt Schritt 2 eine bernsteinfarbene Warnung „Diese Datei wurde bereits importiert" mit dem ursprünglichen Importdatum und der Zeilenanzahl, und Sie können Trotzdem importieren wählen oder abbrechen.

Die Überprüfungswarteschlange

Die Überprüfungswarteschlange ist das Herzstück des Import-Workflows. Jede hochgeladene Zeile bleibt hier, bis Sie sie ausdrücklich akzeptieren oder ausschließen – nichts wird automatisch in Ihrem Hauptbuch gebucht.

Jede Zeile in der Warteschlange zeigt:

• Das Transaktionsdatum, die Beschreibung und den Betrag, wie sie aus der CSV geparst wurden.
• Eine vorgeschlagene Kategorie (das System versucht, sie anhand von Schlüsselwörtern der Beschreibung und Ihren früheren Kategorisierungen zuzuordnen).
• Einen vorgeschlagenen Zahlungsempfänger/Spender, wenn die Beschreibung einem vorhandenen Zahlungsempfänger entspricht.
• Eine Methode (Zahlungsmethode), die Sie vor der Akzeptanz überschreiben können.
• Eventuelle Duplikatwarnungen (siehe nächster Abschnitt).

Für jede Zeile können Sie die vorgeschlagene Kategorie, den Zahlungsempfänger, die Methode und weitere Details direkt bearbeiten, bevor Sie entscheiden, was damit geschehen soll. Der Rest dieses Abschnitts führt Sie durch das Klassifizieren einer Zeile, den Umgang mit Spenden und Gebühren sowie das Akzeptieren – einzeln oder in großen Mengen.

Sobald eine Zeile akzeptiert oder ausgeschlossen ist, verlässt sie die Überprüfungsliste. Sie können über mehrere Sitzungen hinweg zur Warteschlange zurückkehren – nichts zwingt Sie, sie in einer einzigen Sitzung zu leeren.

Jede Zeile klassifizieren: Einnahme, Ausgabe oder Überweisung

Jede Zeile hat ein Typ-Steuerelement. Standardmäßig steht es auf Auto (Einnahme) oder Auto (Ausgabe) – TimelyChurch entscheidet anhand des Vorzeichens des Betrags in der CSV zwischen Einnahme und Ausgabe (Geldeingang ist eine Einnahme, Geldausgang eine Ausgabe), sodass Sie es normalerweise auf Auto belassen können. Stellen Sie es auf Überweisung für eine Zeile, die lediglich Geld zwischen zwei Ihrer eigenen Konten verschiebt (zum Beispiel vom Giro- auf das Sparkonto) und keine echte Einnahme oder echte Ausgabe ist.

Für eine eingehende Einzahlung (eine grüne Zeile mit einem +) bietet das Typ-Steuerelement eine weitere Auswahl: Erstattung für Ausgabe. Verwenden Sie sie, wenn die Einzahlung gar keine Einnahme ist, sondern ein Anbieter Geld für einen bereits getätigten Kauf zurückgibt – eine Airbnb-Stornierung, eine Amazon-Rückgabe, eine erstattete Anmeldung. Diese Option erscheint nur bei eingehenden Zeilen; siehe Eine Kauferstattung erfassen unten.

Eine Überweisung erfassen

Wenn Sie den Typ einer Zeile auf Überweisung setzen, wird das Kategoriefeld durch eine Auswahl Anderes Konto ersetzt. Wählen Sie das Konto, zu oder von dem das Geld bewegt wurde – die andere Seite der Überweisung. Es werden nur Ihre Bank-/Aktiva- und Passivkonten aufgelistet, mit Ausnahme des Kontos, in das Sie importiert haben. Eine Überweisung hat keine Kategorie, keinen Spender und keine Gebühr, daher sind diese Felder für die Zeile ausgeblendet. Sie müssen das andere Konto auswählen, bevor die Zeile akzeptiert werden kann; TimelyChurch bucht keine Überweisung, die keine Gegenseite hat oder auf dasselbe Konto zurückverweist.

Eine Kauferstattung erfassen (Geld zurück von einem Anbieter)

Manchmal ist eine eingehende Einzahlung gar keine Einnahme – es ist Ihr eigenes Geld, das zurückkommt. Ein Anbieter erstattet eine stornierte Buchung, Amazon schreibt einen zurückgegebenen Artikel gut, eine Konferenz erstattet eine Anmeldung. Anstatt sie fälschlich als Einnahme zu buchen (was eine Kategoriesumme aufblähen würde) oder sie später manuell einzugeben, können Sie sie direkt hier in der Warteschlange als Erstattung klassifizieren und sie direkt zurück an die Ausgabe senden, aus der sie stammt.

Dies gilt nur für eingehende Einzahlungen – die grünen Zeilen mit einem +. Setzen Sie den Typ dieser Zeile auf Erstattung für Ausgabe, und die Zeile ordnet sich entsprechend neu an:

1. Wählen Sie die zu reduzierende Ausgabe. Das Kategoriefeld wird durch eine Auswahl Zu reduzierende Ausgabe ersetzt, die nur Ihre Ausgaben-Kategorien auflistet und fragt: „Welche Ausgabe wird hiermit erstattet?" Wählen Sie die Kategorie, unter der der ursprüngliche Kauf gebucht wurde. Ein grüner Hinweis darunter bestätigt, was geschehen wird: „Bucht das Geld zurück gegen diese Ausgabe -- reduziert die Nettoausgaben, wird nicht als Einnahme gebucht."
2. Nennen Sie den Anbieter (optional). In der Spalte Zahlungsempfänger/Spender wird die Spendersuche durch eine optionale Auswahl Anbieter (wer Ihnen erstattet hat) ersetzt (Platzhalter „z. B. Airbnb, Amazon…"). Der genannte Anbieter wird für Ihre Unterlagen auf die gebuchte Transaktion übernommen, ist aber für die Akzeptanz nicht erforderlich.
3. Akzeptieren Sie die Zeile. TimelyChurch bucht sie als Aufwandsminderung (Contra-Ausgabe) -- eine Ausgabe mit negativem Betrag, die gegen die von Ihnen gewählte Kategorie gebucht wird. Das Geld kehrt in Ihren Bankbestand zurück und Ihre Nettoausgaben für diese Kategorie sinken auf das, was Sie tatsächlich bezahlt haben.

Eine so gebuchte Erstattung wird nicht als Einnahme gebucht und erzeugt keine Spende -- die Einzahlung wird zurück auf das ursprüngliche Ausgabenkonto kategorisiert, genau so, wie QuickBooks eine Erstattungseinzahlung behandelt. Sie erscheint niemals in Spendensummen oder auf der Jahresabschlussbescheinigung einer Person. Kategorisierte akzeptieren auf der Seite „Alle überprüfen" behandelt Erstattungszeilen auf dieselbe Weise, solange sie eine Ausgabenkategorie gesetzt haben.

Eine Erstattung braucht eine Ausgabenkategorie. Da eine Erstattung eine Ausgabe reduziert, müssen Sie sie auf eine Ausgabenkategorie richten, bevor sie gebucht wird. Ist keine gesetzt, wird das Akzeptieren blockiert mit „Wählen Sie die Ausgabenkategorie, auf die sich diese Erstattung bezieht, bevor Sie sie akzeptieren." Wenn Sie eine Kategorie wählen, die keine Ausgabe ist, wird es blockiert mit „Eine Erstattung muss einer Ausgabenkategorie zugeordnet werden -- derjenigen, unter der der Kauf erfasst wurde."

Nur eingehende Einzahlungen können eine Erstattung sein. Die Option Erstattung für Ausgabe erscheint nur bei Einnahmezeilen. Wenn eine als Erstattung markierte Zeile irgendwie nicht eingehend ist, wird das Akzeptieren blockiert mit „Nur eine eingehende Einzahlung kann als Kauferstattung erfasst werden."

Abgeschlossene Jahre sind geschützt. Wenn das Datum der Erstattung in ein Geschäftsjahr fällt, das Sie bereits mit dem Jahresabschluss abgeschlossen haben, wird sie abgelehnt mit „Diese Transaktion fällt in ein abgeschlossenes Geschäftsjahr und kann nicht gebucht werden." -- so kann eine späte Rückgabe abgeschlossene Bücher nicht wieder öffnen.

Das Wechseln des Typs setzt die Auswahl zurück. Das Umschalten einer Zeile in oder aus Erstattung für Ausgabe ändert die Kategorierichtung (Einnahme ↔ Ausgabe), sodass jede bereits gewählte Kategorie gelöscht wird und die neu angezeigte Auswahl leer beginnt.

Dies ist der Weg über den Bankimport, um eine Anbietererstattung zu erfassen. Wenn Sie eine lieber direkt aus dem ursprünglichen Kauf -- außerhalb des Import-Ablaufs -- erfassen möchten, siehe Eine Erstattung auf eine Ausgabe erfassen; beide Wege führen zur gleichen geldsicheren Aufwandsminderung.

Spenden: Einen Spender wählen oder als anonym markieren

Wenn die Kategorie einer Zeile eine Spendenkategorie ist, die einen Spender erfordert (Zehnte, Kollekten und Ähnliches), müssen Sie die Gabe zuordnen, bevor sie gebucht wird. Es gibt zwei Möglichkeiten:

• Wählen Sie den Spender in der Suche Spendername... oder fügen Sie direkt eine neue Person hinzu. Die akzeptierte Gabe wird mit dieser Person verknüpft, sodass sie in ihrem Spendenverlauf und ihrer Jahresabschlussbescheinigung erscheint.
• Aktivieren Sie „Anonyme Kollekte" für eine wirklich spenderlose Gabe -- Bargeld im Klingelbeutel oder eine anonyme Online-Gabe. Dies erfasst die Spende ohne Spender und erfüllt die Anforderung ohne eine Person.

Die beiden schließen sich gegenseitig aus: Das Aktivieren von Anonyme Kollekte löscht jeden ausgewählten Spender, und die Auswahl eines Spenders löscht die Anonym-Markierung. Wenn Sie versuchen, eine Spendenzeile ohne beides zu akzeptieren, stoppt TimelyChurch Sie und bittet Sie, einen Spender zu wählen oder sie als anonym zu markieren. Allgemeine Einnahmen, die keine Spendenkategorie sind (zum Beispiel Buch- oder Kaffeeverkäufe), benötigen keinen Spender und werden eigenständig gebucht.

Bearbeitungsgebühren

Wenn eine Zeile eine Bearbeitungsgebühr trägt -- Cash App, PayPal und ähnliche Abwickler melden die Gebühr separat --, zeigt ein violettes Gebühr-Abzeichen den Betrag an und eine Auswahl Gebührenkategorie erscheint unter der Beschreibung. Wählen Sie die Ausgabenkategorie, auf die die Gebühr gebucht werden soll; es werden nur Ausgabenkategorien aufgelistet, da eine Gebühr immer eine Ausgabe ist. TimelyChurch erfasst die Gabe zu ihrem Bruttobetrag und bucht die Gebühr als separate Ausgabe, sodass Berichte sowohl die vollständige Spende als auch die Nettoeinzahlung anzeigen. Eine Zeile mit einer Gebühr kann erst akzeptiert werden, wenn Sie ihre Gebührenkategorie gewählt haben.

Tipp: Wenn Sie die Gebühren eines Abwicklers immer auf dieselbe Kategorie buchen, bietet TimelyChurch an, sich diese zu merken („Diese Kategorie immer für …-Gebühren verwenden?"), nachdem Sie sie einige Male gewählt haben, sodass zukünftige Importe sie automatisch ausfüllen.

Zeilen akzeptieren

• Akzeptieren Sie eine Zeile mit dem grünen Häkchen in ihrer Spalte Aktionen. Dies bucht eine echte Transaktion -- und bei einer Spende die verknüpfte Gabe -- in Ihr Hauptbuch und entfernt die Zeile aus der Warteschlange.
• Schließen Sie eine Zeile aus (das ×), wenn sie keine Transaktion werden soll (zum Beispiel eine Bankgebühr, die bereits an anderer Stelle erfasst wurde).
• In großen Mengen akzeptieren: Auf der Seite Alle überprüfen bucht Kategorisierte akzeptieren mit einem Klick jede Zeile, die bereits eine Kategorie hat. Zeilen, denen noch ein Spender, eine Gebührenkategorie oder das andere Konto einer Überweisung fehlt, verbleiben absichtlich in der Warteschlange, damit nichts halb klassifiziert gebucht wird. Sie können auch mehrere Zeilen auswählen und mit Kategorie anwenden eine Kategorie für alle festlegen, bevor Sie sie akzeptieren.

Duplikaterkennung (4 Ebenen)

Bank-CSV-Dateien überschneiden sich häufig. Wenn Sie die Auszüge Juni und Juli hochladen, aber die letzten Tage des Juni teilen, würden Sie erwarten, dieselben Transaktionen zweimal zu importieren. TimelyChurch verwendet vier Ebenen der Duplikaterkennung, um diese Fälle automatisch zu erkennen.

Ebene 1: CSV-Datei-Hash

Jede hochgeladene Datei erhält einen Fingerabdruck, und dieser Fingerabdruck wird gespeichert. Wenn Sie dieselbe Datei ein zweites Mal für dasselbe Konto hochladen, erkennt TimelyChurch dies und warnt Sie vor dem Import -- das erspart Ihnen, Dutzende von Phantomduplikaten zu erzeugen.

Ebene 2: Referenznummer oder Betrag + Datum + Beschreibung

Für jede geparste Zeile prüft das System, ob bereits eine übereinstimmende Transaktion vorhanden ist:

• Stufe 1 (hohe Konfidenz): Stimmt exakt mit der Referenznummer einer vorhandenen Transaktion überein (über die gesamte Gemeinde geprüft). Dies erkennt Schecknummern und von der Bank ausgestellte Transaktions-IDs.
• Stufe 2 (mittlere Konfidenz): Stimmt mit demselben Betrag, demselben Datum und demselben Konto sowie einer übereinstimmenden Beschreibung überein -- für Zeilen ohne Referenznummer.

Die Prüfung berücksichtigt sowohl bereits gebuchte Transaktionen als auch andere Zeilen, die noch in der Überprüfungswarteschlange warten, sodass Sie nicht versehentlich dieselbe Zeile zweimal aus zwei verschiedenen Uploads akzeptieren können.

Ebene 3: Bestätigung bei der Akzeptanz

Wenn Sie eine Zeile akzeptieren, die das System als wahrscheinliches Duplikat markiert hat, wird Ihnen die vorhandene Transaktion angezeigt, mit der sie in Konflikt steht. Sie können entweder bestätigen, dass es sich wirklich um eine separate Transaktion handelt und sie trotzdem buchen, oder abbrechen und die Zeile ausschließen.

Ebene 4: Letztes Sicherheitsnetz

Als letzte Verteidigungslinie erzwingt TimelyChurch eine abschließende Garantie, dass dieselbe Referenznummer nicht zweimal für dasselbe Konto gebucht werden kann. Selbst wenn etwas an den früheren Prüfungen vorbeigekommen ist, weist dieser letzte Schutz das Duplikat ab, bevor es in Ihrem Hauptbuch landet.

Bewährte Vorgehensweisen

Vor dem Importieren abstimmen. Die Bankabstimmung ist weiterhin das Kontrollsystem für die Fehlersuche. Führen Sie jeden Monat eine Abstimmung mit den importierten Daten durch, nicht als Ersatz dafür.

Kategorien bei den ersten Importen sorgfältig überprüfen. Der Kategorienvorschlag lernt aus Ihren früheren Kategorisierungen. Die ersten ein oder zwei Importmonate erfordern möglicherweise mehr manuelle Korrekturen; später werden die Monate merklich schneller, da die Vorschläge sich verbessern.

Ausschließen, nicht ignorieren. Wenn eine Zeile nicht gebucht werden soll, klicken Sie auf Ausschließen statt sie zu ignorieren. Ausgeschlossene Zeilen werden gespeichert, sodass das erneute Hochladen einer überschneidenden Datei sie nicht erneut anzeigt.

Importe auf ein Konto beschränken. Jeder Upload ist auf ein einzelnes Bankkonto beschränkt. Wenn Sie mehrere Girokonten haben, führen Sie für jedes Konto einen separaten Upload durch. Dies hält Duplikaterkennung und Abstimmung sauber.

Fehlerbehebung

„Diese Datei wurde bereits importiert" -- Der CSV-Datei-Hash stimmt mit einem früheren Upload für dieses Konto überein. Entweder haben Sie sie zweimal hochgeladen, oder die Bank hat denselben Datumsbereich exportiert. Überprüfen Sie den vorhandenen Import und wählen Sie Trotzdem importieren nur, wenn Sie sicher sind, dass die Zeilen neu sind.

„Mögliches Duplikat"-Kennzeichnung bei einer Zeile -- Das System hat eine Transaktion mit derselben Referenznummer oder demselben Betrag, Datum und derselben Beschreibung gefunden. Vergleichen Sie mit der vorhandenen Transaktion; wenn sie wirklich dieselben sind, schließen Sie die Zeile aus. Wenn sie zufällig identisch sind (selten), bestätigen und akzeptieren Sie.

Zeilen können nicht geparst werden, ohne offensichtlichen Fehler -- Möglicherweise hat Ihre Bank ihr CSV-Format geändert, sodass die automatische Erkennung auf einen generischen Import zurückgefallen ist. Öffnen Sie die CSV in einer Tabellenkalkulation, bestätigen Sie die Kopfzeile und ordnen Sie in Schritt 2 die Spalten manuell zu -- oder exportieren Sie die Datei erneut von der Bank im Standardformat.