Ersteinrichtung: Tutorial für den ersten Tag

Dieser Artikel führt einen neu eingerichteten Gemeinde-Administrator durch alles, was Sie tun müssen, um Check-in an Ihrem ersten Sonntag erfolgreich durchzuführen. Folgen Sie den Schritten in der angegebenen Reihenfolge. Planen Sie beim ersten Mal etwa 60–90 Minuten, plus eine kurze Probe am Tag vor Ihrem ersten Live-Einsatz.

Wenn Sie einige dieser Schritte bereits durchgeführt haben, überspringen Sie sie. Wenn Sie nicht weiterkommen, behandelt der Artikel Fehlerbehebung die häufigsten Ersteinrichtungsprobleme.

Bevor Sie beginnen: Was Sie benötigen

• Ein Administratorkonto auf TimelyChurch mit Berechtigung zur Nutzung des Check-in-Moduls.
• Ein Abonnementplan, der die Check-in-Funktion enthält (siehe Artikel 6 – wenn Ihr Plan diese nicht enthält, wird das Modul nicht erscheinen).
• Ein Tablet, Laptop oder Touchscreen-Monitor für den Kiosk (ein iPad 10 Zoll oder größer wird empfohlen).
• Einen Etikettendrucker. Brother QL-820NWB oder QL-1100 wird empfohlen; Dymo LabelWriter funktioniert ebenfalls.
• Etikettenstapel, der zu Ihrem Drucker passt (z. B. Brother DK-11202 62 mm x 100 mm).
• Etwa 30 Minuten ruhige Zeit, idealerweise vor einem Sonntag, damit Sie nicht unter Zeitdruck stehen.

Schritt 1: Bestätigen Sie, dass das Modul aktiviert ist

1. Melden Sie sich bei Ihrem TimelyChurch-Admin-Panel an.
2. Suchen Sie Check-in in der linken Seitenleiste.
3. Wenn es dort ist, sind Sie bereit. Fahren Sie mit Schritt 2 fort.

Hinweis: Es gibt keinen separaten „Anwesenheit"-Eintrag in der Seitenleiste. Die Anwesenheitserfassung ist jetzt Teil des Check-in-Moduls – vergangene oder nachträgliche Anwesenheit erfassen Sie mit der Schaltfläche Manuelle Anwesenheitserfassung in der Kopfzeile der Check-in-Station.

Wenn Check-in nicht sichtbar ist:

• Ihr Abonnementplan enthält möglicherweise nicht die Check-in-Funktion. Öffnen Sie Gemeindeeinstellungen und prüfen Sie Ihr Abonnement/Plan, um den Plannamen zu bestätigen. Wenn Sie Check-in hinzufügen möchten, kontaktieren Sie Ihren TimelyChurch-Account-Manager oder führen Sie ein Upgrade über das Abrechnungsportal durch.
• Möglicherweise wurde Ihnen keine Modulberechtigung erteilt. Bitten Sie einen Administrator, Ihrer Rolle den Check-in-Zugriff unter Rollen und Berechtigungen in der linken Seitenleiste zu gewähren (Ihr Teammitglied muss einer Rolle zugewiesen sein, die Check-in enthält).

Schritt 2: Personen und Familien einrichten

Check-in funktioniert am besten, wenn Familien und Klassenbelegungen bereits im System sind. Wenn Sie Ihr Gemeindeverzeichnis noch nicht importiert haben, tun Sie dies zuerst.

1. Gehen Sie im Admin-Panel zu Personen.
2. Fügen Sie jede Familie hinzu oder importieren Sie sie. Die minimal nützlichen Felder sind:
   • Vorname, Nachname
   • Telefon (Mobil ist am gebräuchlichsten)
   • Geburtsdatum (damit das System weiß, wer ein Kind ist)
   • Allergien und medizinische Hinweise (für die Sicherheit auf Etiketten)
3. Verwenden Sie die Familien-Funktion, um Eltern und Kinder miteinander zu verknüpfen. Dies ermöglicht das Erlebnis „Familie per Telefon nachschlagen" am Kiosk.
4. Markieren Sie für jede Familie, welche Erwachsenen zur Abholung von Kindern berechtigt sind („can_pickup").

Tipp: Sie müssen nicht jede Familie vor dem Live-Einsatz eingeben – neue Familien können sich am Kiosk über „Besucher hinzufügen" registrieren. Aber das Vorladen Ihrer Stammgäste beschleunigt den ersten Sonntag erheblich.

Weitere Informationen finden Sie in den Personen-Artikeln in der Hauptwissensdatenbank.

Schritt 3: Klassen und Räume einrichten

Wenn Sie möchten, dass Kinder beim Check-in automatisch dem richtigen Klassenraum zugeordnet werden (was Sie wollen), richten Sie jetzt Ihre Klassenstruktur ein.

3a. Räume erstellen

1. Öffnen Sie in der linken Seitenleiste Einrichtungen und wählen Sie Räume.
2. Fügen Sie jeden physischen Klassenraum hinzu, den Sie für das Kinderprogramm nutzen.
3. Legen Sie für jeden Raum eine Kapazitäts-Zahl fest. Dies aktiviert das Raumauslastungs-Dashboard (siehe Artikel 12). Verwenden Sie Ihr Brandschutzmaximum oder leicht darunter als Sicherheitspuffer.
4. Markieren Sie jeden Raum als Aktiv.

3b. Klassengruppen erstellen

1. Gehen Sie im Admin-Panel zu Gruppen.
2. Fügen Sie für jeden Altersbereich eine Klassentyp-Gruppe hinzu (z. B. „Krippe", „Kleinkinder", „Vorschule", „Kindergarten", „Grundschule").
3. Weisen Sie jeder Klasse einen Raum aus dem Dropdown zu.
4. Speichern.

3c. Kinder in Klassen einschreiben

Fügen Sie für jedes Kind in Ihrem Verzeichnis die Klasse hinzu, der es angehört. Der Kiosk wählt diese Klasse dann automatisch aus, wenn das Kind eincheckt – die Eltern müssen nicht auswählen.

Wenn Ihre Gemeinde Hunderte von Kindern hat, tun Sie dies in Batches. Die aktivsten Kinder zuerst.

Schritt 4: Check-in-Einstellungen konfigurieren

Konfigurieren Sie nun, wie das System Etiketten druckt und das Check-in-Verhalten handhabt.

1. Gehen Sie im Admin-Panel zu Check-in.
2. Klicken Sie auf das Einstellungszahnrad (oben rechts).

4a. Druckereinrichtung

1. Öffnen Sie die Registerkarte Druckereinrichtung.
2. Klicken Sie unter Standard-Etikettengröße auf die Größe, die zu Ihrem Etikettenstapel passt (z. B. die Voreinstellung Brother DK-11202 62 mm x 100 mm).
3. Entscheiden Sie, was standardmäßig gedruckt wird. Der Abschnitt Druckoptionen hat vier Umschalter:
   • Namensschild des Kindes drucken: Ein – das Kind trägt dies.
   • Sicherheitsetikett des Elternteils drucken: Ein – der Elternteil verwendet dies zur Abholverifizierung.
   • Allergien auf Etiketten anzeigen: Ein – druckt Allergieinformationen auf dem Kinderschild, damit der Freiwillige sie sehen kann.
   • Gemeindenamen anzeigen: Ein – schönes Branding auf jedem Etikett.
4. Klicken Sie auf Druckereinstellungen speichern.

4b. Standard-Etikettenvorlagen erstellen

1. Öffnen Sie die Registerkarte Etikettendesigner.
2. Klicken Sie auf Standardvorlagen erstellen.
3. Zwei Vorlagen werden automatisch erstellt: ein klassisches Kinderschild und ein klassisches Sicherheitsetikett (Elternteil-Etikett). Beide sind als Standards festgelegt und bereit zur Verwendung.

Sie können diese später anpassen (siehe Artikel 5). Für Ihren ersten Sonntag sind die Standards ausreichend.

Schritt 5: Drucker testen

Warten Sie nicht bis Sonntagmorgen, um herauszufinden, dass der Drucker nicht funktioniert.

1. Schließen Sie Ihren Drucker an das Kiosk-Gerät (USB) an oder bestätigen Sie, dass er sich im selben Netzwerk befindet (WLAN).
2. Schalten Sie ihn ein.
3. Führen Sie von Ihrem Computer aus einen Testdruck vom Betriebssystem durch:
   • macOS: Systemeinstellungen > Drucker und Scanner > [Ihr Drucker] > Testseite drucken.
   • Windows: Einstellungen > Geräte > Drucker und Scanner > [Ihr Drucker] > Verwalten > Testseite drucken.
   • iPad: Versuchen Sie aus einer beliebigen App, die druckt (Notizen, Mail), über AirPrint auf Ihren Etikettendrucker zu drucken.
4. Ein Etikett oder eine Testseite sollte sauber herauskommen.

Wenn der Druckertest fehlschlägt, beheben Sie es jetzt – nicht am Sonntagmorgen. Siehe den Artikel Fehlerbehebung.

Echtes TimelyChurch-Etikett testen

1. Suchen Sie auf der Registerkarte „Etikettendesigner" eine Ihrer Standardvorlagen.
2. Klicken Sie im Drei-Punkte-Menü auf Vorschau.
3. Die Vorschau öffnet sich mit Beispieldaten (z. B. „Sarah Johnson", Klasse „Kindergarten" und ein 6-stelliger Sicherheitscode wie „AB12CD").
4. Klicken Sie im Vorschaufenster auf Drucken.
5. Ein echtes Etikett sollte herauskommen. Prüfen Sie es: Sind Name, Code und Klasse alle lesbar? Passen Sie die Vorlage an, wenn etwas abgeschnitten ist.

Schritt 6: Den Kiosk einrichten

Lassen Sie uns nun einen Kiosk auf Ihrem Tablet oder Laptop zum Laufen bringen.

6a. Den Kiosk öffnen

1. Melden Sie sich auf dem Kiosk-Gerät als Administrator bei TimelyChurch an (nur für die Einrichtung).
2. Gehen Sie zu Check-in.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kiosk-Modus (oben rechts).
4. Der Kiosk öffnet sich in einem neuen Browser-Tab und wechselt in den Vollbildmodus.

6b. Jedes Layout testen

1. Tippen Sie auf die Layout-Umschalttaste. Probieren Sie Klassisch (Standard-Telefontastatur) und Geteilt (Kamera + Telefontastatur).
2. Wählen Sie das Layout, das Sie für Ihren ersten Sonntag verwenden werden. Die meisten Gemeinden beginnen mit Klassisch und wechseln später zu Geteilt, wenn die Vorregistrierung weit verbreitet ist.

6c. Kiosk-URL als Lesezeichen/Pinnen

1. Setzen Sie ein Lesezeichen für die Kiosk-URL in Ihrem Browser.
2. Tippen Sie auf einem iPad auf das Teilen-Symbol und wählen Sie „Zum Startbildschirm hinzufügen" – das gibt Ihnen einen Eintipper-Starter.

6d. Sperr-PIN festlegen

1. Tippen Sie vom Kiosk aus auf die Sperren-Schaltfläche in der Kopfzeile.
2. Das Modal „Kiosk-PIN festlegen" erscheint. Geben Sie eine 4- bis 6-stellige PIN ein, die Sie sich merken können.
3. Bestätigen Sie die PIN.
4. Schreiben Sie die PIN nun an einen sicheren Ort – einen Klebezettel unter dem Kiosk-Ständer oder in Ihrem Gemeinde-Betriebshandbuch.

Das Sperren ist während Ihres ersten Tests optional, aber Sie werden es sperren wollen, wenn es öffentlich eingesetzt wird.

Schritt 7: Testsitzung durchführen

Führen Sie vor Ihrem ersten Live-Sonntag eine Probeübung durch.

7a. Sitzung starten

1. Klicken Sie auf der Admin-Check-in-Seite auf Sitzung starten. Ein Bereich „Check-in-Sitzung starten" öffnet sich (ein Bottom-Sheet auf Mobilgeräten).
2. Das Feld Veranstaltung/Klasse verknüpfen ist mit einem Sternchen markiert, ist aber funktional optional – wählen Sie eine bevorstehende Veranstaltung/Klasse, um ihre zugewiesenen Freiwilligen anzuzeigen und die Anwesenheit zu synchronisieren, oder wählen Sie Keine Veranstaltung – eigenständige Sitzung für eine eigenständige Sitzung.
3. Geben Sie optional einen Sitzungsnamen ein (leer lassen, um den Veranstaltungstitel oder einen Standardnamen zu verwenden).
4. Klicken Sie auf Sitzung starten.

Tipp: Sie können mehr als eine Sitzung gleichzeitig laufen haben – zum Beispiel eine pro Gottesdienst oder Klasse. Jede aktive Sitzung erscheint in der Liste Aktive Sitzungen mit Steuerelementen Auswählen, Anzeigen und Beenden.

7b. Telefonnummernsuche testen

1. Geben Sie am Kiosk die letzten 4–7 Stellen einer Telefonnummer ein, von der Sie wissen, dass sie im System ist (Ihre eigene Familie oder ein Testeintrag).
2. Tippen Sie auf Meine Familie finden.
3. Die Familie erscheint.
4. Tippen Sie auf jede Person, die „eincheckt", dann tippen Sie auf Einchecken.
5. Sicherheitscodes erscheinen und Etiketten werden gedruckt (oder in die Druckwarteschlange gestellt).

7c. Besucher-Check-in testen

1. Tippen Sie in der Kiosk-Kopfzeile auf Besucher hinzufügen.
2. Fügen Sie eine gefälschte Besucherfamilie hinzu (Sie können die Einträge später unter Personen löschen).
3. Geben Sie Vor- und Nachnamen für einen „Erwachsenen" und ein „Kind" ein.
4. Geben Sie für das Kind optional eine Klassenstufe und eine Allergie ein.
5. Absenden. Ein einzelner gemeinsamer Sicherheitscode wird für die Familie generiert.

7d. Auschecken testen

1. Suchen Sie auf der Admin-Check-in-Station den Bereich Verifizieren und auschecken.
2. Geben Sie den Sicherheitscode aus dem Test-Check-in ein.
3. Das System zeigt die Informationen der Person an.
4. Bei einem Kind: Eine Wer holt ab?-Liste der autorisierten Abholpersonen der Familie erscheint. Wählen Sie eine aus. Check-out bestätigen bleibt deaktiviert, bis eine Abholperson ausgewählt ist. (Ein Admin kann stattdessen Abholberechtigung überschreiben (nur Admin) aktivieren, um dies zu umgehen.)
5. Klicken Sie auf Check-out bestätigen.

7e. Testsitzung beenden

1. Suchen Sie auf der Admin-Check-in-Seite die aktive Sitzung.
2. Klicken Sie neben ihr auf Sitzung beenden.
3. Die Sitzung ist nun geschlossen.

Wenn alles funktioniert hat, sind Sie bereit für Sonntag. Wenn etwas nicht funktioniert hat, lesen Sie den Artikel Fehlerbehebung.

Schritt 8: Freiwillige schulen

Das Check-in-System ist nur so gut wie die Menschen, die es bedienen. Verbringen Sie Zeit vor Ihrem ersten Sonntag damit, Ihre Check-in-Freiwilligen durch Folgendes zu führen:

• Wie man eine Familie per Telefon nachschlägt.
• Was zu tun ist, wenn eine Familie nicht gefunden wird (nach Namen suchen oder „Besucher hinzufügen").
• Wie der Sicherheitscode bei der Abholung funktioniert (immer mit dem Code verifizieren; bei Kindern auch die autorisierte Abholperson auswählen, bevor „Check-out bestätigen" aktiviert wird; schnelles Auschecken/Admin-Überschreibung ist für Sonderfälle).
• Wo Allergiehinweise erscheinen (in Suchergebnissen, auf Etiketten, in der Raumansicht).
• Wie man eine Person auscheckt mit dem Bereich „Verifizieren und auschecken".
• An wen zu eskalieren ist, wenn etwas schiefgeht.

Eine 20-minütige Durchführung mit ein paar Probe-Check-ins ist üblicherweise ausreichend.

Tipp: Ernennen Sie Ihren technikaffinsten Freiwilligen als „Check-in-Leitung" jeden Sonntag. Er/Sie übernimmt die ungewöhnlichen Fälle, damit andere Freiwillige sich auf das Willkommenheißen von Familien konzentrieren können.

Schritt 9: Erster Live-Sonntag

Tagesplan:

1. 30 Minuten vor dem Gottesdienst: Kiosk einschalten. Drucker einschalten. Beide mit einem Testdruck überprüfen.
2. 20 Minuten vorher: Check-in-Sitzung starten. Optional mit der Veranstaltung für den Gottesdienst verknüpfen.
3. 15 Minuten vorher: Den Kiosk sperren, damit Gäste nicht in Admin-Seiten gelangen können.
4. Gottesdiensbeginn: Die Live-Liste auf der Admin-Check-in-Station von einem separaten Gerät aus beobachten. Probleme in Echtzeit verfolgen.
5. 5 Minuten vor Gottesdienstende: Öffnen Sie die Seite Aufmerksamkeit erforderlich (linke Seitenleiste) und beobachten Sie den Abschnitt Nicht abgeholte Kinder. Wenn Kinder abgeholt werden, verschwinden sie von der Liste.
6. Nach dem Gottesdienst: Sitzung beenden. Den Sitzungsbericht für Ihre Aufzeichnungen drucken oder als Screenshot sichern.

Ihr erster Sonntag wird wahrscheinlich ein paar kleine Probleme aufdecken (ein falsch gedrucktes Etikett, ein unbekannter Freiwilliger, eine Familie, die fragt, was zu tun ist). Das ist normal. Notieren Sie, was nicht funktioniert hat, und passen Sie es vor der nächsten Woche an.

Schritt 10: Optionale Power-Ups

Sobald Ihr erster Sonntag abgeschlossen ist und Sie Schwung haben, fügen Sie diese Funktionen eine nach der anderen hinzu:

Vorregistrierung

Ermutigen Sie Familien, sich über das Mitgliederportal vorab zu registrieren, bevor sie ankommen. Sie erhalten einen QR-Code und überspringen die Schlange. Siehe Artikel 7.

Freiwilligen-Check-in

Verfolgen Sie, welche Lehrer und Helfer im Dienst sind, und setzen Sie Freiwilligen-Kind-Quoten durch. Siehe Artikel 10.

Sperrmodus

Richten Sie das Kindersicherheits-Sperrverfahren Ihrer Gemeinde ein. Führen Sie eine Übung durch. Siehe Artikel 9 – dies ist eine kritische Sicherheitsfunktion, überspringen Sie den Artikel nicht.

Benutzerdefinierte Etikettenvorlagen

Passen Sie das Aussehen von Namensschildern und Sicherheitsnachweisen an Ihr Branding an. Siehe Artikel 5.

Tage mit mehreren Sitzungen

Wenn Sie mehrere Gottesdienste oder Programme gleichzeitig durchführen, starten Sie für jedes eine separate Sitzung über das Panel Sitzung starten – sie laufen gleichzeitig und erscheinen in der Liste Aktive Sitzungen, wo Sie mit Auswählen zwischen ihnen wechseln können. Siehe Artikel 6.

Berichte

Sobald Sie einige Wochen Daten haben, schauen Sie sich die Berichte über Stoßzeiten und Check-in-Dauern an, um Ihre Abläufe zu verfeinern. Siehe Artikel 8.

Einrichtungscheckliste

Verwenden Sie diese als abschließende Überprüfung vor dem Sonntag:

• [ ] Check-in-Modul ist in Ihrer Admin-Seitenleiste sichtbar.
• [ ] Personenverzeichnis hat mindestens Ihre Stammgäste mit Telefonnummern.
• [ ] Familien sind verknüpft (Eltern-Kind-Beziehungen).
• [ ] Mindestens ein Raum existiert mit einer Kapazität.
• [ ] Mindestens eine Klassentyp-Gruppe existiert mit einem zugewiesenen Raum.
• [ ] Kinder sind in ihre jeweiligen Klassen eingeschrieben.
• [ ] Druckereinrichtung ist mit der richtigen Etikettengrößen und Druckoptionen konfiguriert.
• [ ] Standard-Etikettenvorlagen existieren (oder benutzerdefinierte wurden gestaltet).
• [ ] Ein Testdruck von der Vorschauseite der Vorlage kam sauber heraus.
• [ ] Kiosk-URL öffnet sich, wechselt in den Vollbildmodus und zeigt die Telefonnummerntastatur.
• [ ] Sperr-PIN wurde festgelegt und an einem sicheren Ort notiert.
• [ ] Eine Testsitzung wurde gestartet, ein Check-in durchgeführt und ein Checkout abgeschlossen.
• [ ] Freiwillige wurden im Basisablauf geschult.

Wenn jedes Kästchen angehakt ist, sind Sie bereit.

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