Ersteinrichtung: Tutorial für den ersten Tag

Dieser Artikel führt einen neu eingerichteten Gemeinde-Administrator durch alles, was Sie tun müssen, um Check-in an Ihrem ersten Sonntag erfolgreich durchzuführen. Folgen Sie den Schritten in der angegebenen Reihenfolge. Planen Sie beim ersten Mal etwa 60–90 Minuten, plus eine kurze Probe am Tag vor Ihrem ersten Live-Einsatz.

Wenn Sie einige dieser Schritte bereits durchgeführt haben, überspringen Sie sie. Wenn Sie nicht weiterkommen, behandelt der Artikel Fehlerbehebung die häufigsten Ersteinrichtungsprobleme.

Bevor Sie beginnen: Was Sie benötigen

• Ein Administratorkonto auf TimelyChurch mit Berechtigung zur Nutzung des Check-in-Moduls.
• Ein Abonnementplan, der die Check-in-Funktion enthält (siehe Artikel 6 – wenn Ihr Plan diese nicht enthält, wird das Modul nicht erscheinen).
• Ein Tablet, Laptop oder Touchscreen-Monitor für den Kiosk (ein iPad 10 Zoll oder größer wird empfohlen).
• Einen Etikettendrucker. Brother QL-820NWB oder QL-1100 wird empfohlen; Dymo LabelWriter funktioniert ebenfalls.
• Etikettenstapel, der zu Ihrem Drucker passt (z. B. Brother DK-11202 62 mm x 100 mm).
• Etwa 30 Minuten ruhige Zeit, idealerweise vor einem Sonntag, damit Sie nicht unter Zeitdruck stehen.

Schritt 1: Bestätigen Sie, dass das Modul aktiviert ist

1. Melden Sie sich bei Ihrem TimelyChurch-Admin-Panel an.
2. Öffnen Sie Planung in der linken Seitenleiste und suchen Sie Check-in.
3. Wenn es dort ist, sind Sie bereit. Fahren Sie mit Schritt 2 fort.

Hinweis: Vergangene oder nachträgliche Anwesenheit erfassen Sie mit der Schaltfläche Manuelle Anwesenheitserfassung in der Kopfzeile der Check-in-Station. Rollen mit Anwesenheitszugriff sehen außerdem Anwesenheit unter Planung.

Wenn Check-in nicht sichtbar ist oder ein Schloss zeigt:

• Ihr Abonnementplan enthält möglicherweise nicht die Check-in-Funktion. Klicken Sie unten in der linken Seitenleiste auf Gemeindeeinstellung und öffnen Sie Abrechnung und Tarife, um Ihren Plan und die Upgrade-Optionen zu sehen.
• Möglicherweise wurde Ihnen keine Modulberechtigung erteilt. Bitten Sie einen Administrator, Ihrer Rolle den Check-in-Zugriff unter Verwaltung > Rollen & Berechtigungen zu gewähren (Ihr Teammitglied muss einer Rolle zugewiesen sein, die Check-in enthält).

Schritt 2: Personen und Familien einrichten

Check-in funktioniert am besten, wenn Familien und Klassenbelegungen bereits im System sind. Wenn Sie Ihr Gemeindeverzeichnis noch nicht importiert haben, tun Sie dies zuerst.

1. Gehen Sie im Admin-Panel zu Personen.
2. Fügen Sie jede Familie hinzu oder importieren Sie sie. Die minimal nützlichen Felder sind:
   • Vorname, Nachname
   • Telefon (Mobil ist am gebräuchlichsten)
   • Geburtsdatum (damit das System weiß, wer ein Kind ist)
   • Allergien und medizinische Erkrankungen (die benutzerdefinierten Felder Allergien und Medical Conditions – bei einem Kind willigt ein Elternteil im Familienportal ein, bevor diese gespeichert werden können)
3. Verwenden Sie die Familien-Funktion, um Eltern und Kinder miteinander zu verknüpfen. Dies ermöglicht das Erlebnis „Familie per Telefon nachschlagen" am Kiosk.
4. Aktivieren Sie für jede Familie Autorisierte Abholung für die Erwachsenen, die die Kinder abholen dürfen (öffnen Sie die Familie, klicken Sie neben jedem Erwachsenen auf Bearbeiten und aktivieren Sie Autorisierte Abholung – oder klicken Sie auf dem Tab Familie der Person auf den Chip Abholung). Das Hinzufügen einer Person zu einer Familie aktiviert dies nicht automatisch.

Tipp: Sie müssen nicht jede Familie vor dem Live-Einsatz eingeben – neue Familien können sich am Kiosk über „Besucher hinzufügen" registrieren. Aber das Vorladen Ihrer Stammgäste beschleunigt den ersten Sonntag erheblich.

Weitere Informationen finden Sie unter Personen hinzufügen und Familienverwaltung.

Schritt 3: Klassen und Räume einrichten

Wenn Sie möchten, dass Kinder beim Check-in automatisch dem richtigen Klassenraum zugeordnet werden (was Sie wollen), richten Sie jetzt Ihre Klassenstruktur ein.

3a. Räume erstellen

1. Öffnen Sie in der linken Seitenleiste Einrichtungen und wählen Sie Räume.
2. Fügen Sie jeden physischen Klassenraum hinzu, den Sie für das Kinderprogramm nutzen.
3. Legen Sie für jeden Raum eine Kapazitäts-Zahl fest. Damit wissen Leitungspersonen, was „voll" bedeutet, wenn sie die Räume-Ansicht lesen (siehe Raumkapazität und Live-Auslastung). Verwenden Sie Ihr Brandschutzmaximum oder leicht darunter als Sicherheitspuffer.
4. Markieren Sie jeden Raum als Aktiv.

3b. Klassen erstellen

1. Öffnen Sie in der linken Seitenleiste Planung und klicken Sie auf Klassen.
2. Fügen Sie für jeden Altersbereich eine Klasse hinzu (z. B. „Krippe", „Kleinkinder", „Vorschule", „Kindergarten", „Grundschule").
3. Wählen Sie für jede Klasse den Raum aus dem Dropdown.
4. Speichern.

3c. Kinder in Klassen einschreiben

Fügen Sie für jedes Kind in Ihrem Verzeichnis die Klasse hinzu, der es angehört – über die Klassenliste oder mit In Klasse einschreiben auf dem Tab Beteiligung des Kindes. Der Kiosk wählt diese Klasse dann automatisch aus, wenn das Kind eincheckt – die Eltern müssen nicht auswählen.

Wenn Ihre Gemeinde Hunderte von Kindern hat, tun Sie dies in Batches. Die aktivsten Kinder zuerst.

Schritt 4: Check-in-Einstellungen konfigurieren

Konfigurieren Sie nun, wie das System Etiketten druckt und das Check-in-Verhalten handhabt.

1. Gehen Sie zu Planung > Check-in.
2. Klicken Sie auf das Zahnrad Check-in-Einstellungen (oben rechts).

4a. Druckereinrichtung

1. Öffnen Sie die Registerkarte Druckereinrichtung.
2. Klicken Sie unter Standard-Etikettengröße auf die Größe, die zu Ihrem Etikettenstapel passt (z. B. die Voreinstellung Brother DK-11202 62 mm x 100 mm).
3. Entscheiden Sie, was standardmäßig gedruckt wird. Der Abschnitt Druckoptionen hat vier Umschalter:
   • Namensschild des Kindes drucken: Ein – das Kind trägt dies.
   • Sicherheitsetikett des Elternteils drucken: Ein – der Elternteil verwendet dies zur Abholverifizierung.
   • Allergien auf Etiketten anzeigen: Ein – druckt Allergieinformationen auf dem Kinderschild, damit der Freiwillige sie sehen kann.
   • Gemeindenamen anzeigen: Ein – schönes Branding auf jedem Etikett.
4. Klicken Sie auf Druckereinstellungen speichern.

4b. Standard-Etikettenvorlagen erstellen

1. Öffnen Sie die Registerkarte Etikettendesigner.
2. Klicken Sie auf Standardvorlagen erstellen.
3. Zwei Vorlagen werden automatisch erstellt: ein klassisches Kinderschild und ein klassisches Sicherheitsetikett (Elternteil-Etikett). Beide sind als Standards festgelegt und bereit zur Verwendung.

Sie können diese später anpassen (siehe Artikel 5). Für Ihren ersten Sonntag sind die Standards ausreichend.

Schritt 5: Drucker testen

Warten Sie nicht bis Sonntagmorgen, um herauszufinden, dass der Drucker nicht funktioniert.

1. Schließen Sie Ihren Drucker an das Kiosk-Gerät (USB) an oder bestätigen Sie, dass er sich im selben Netzwerk befindet (WLAN).
2. Schalten Sie ihn ein.
3. Führen Sie von Ihrem Computer aus einen Testdruck vom Betriebssystem durch:
   • macOS: die Einstellungen-App des Macs > Drucker und Scanner > [Ihr Drucker] > Testseite drucken.
   • Windows: Einstellungen > Geräte > Drucker und Scanner > [Ihr Drucker] > Verwalten > Testseite drucken.
   • iPad: Versuchen Sie aus einer beliebigen App, die druckt (Notizen, Mail), über AirPrint auf Ihren Etikettendrucker zu drucken.
4. Ein Etikett oder eine Testseite sollte sauber herauskommen.

Wenn der Druckertest fehlschlägt, beheben Sie es jetzt – nicht am Sonntagmorgen. Siehe den Artikel Fehlerbehebung.

Echtes TimelyChurch-Etikett testen

1. Suchen Sie auf der Registerkarte „Etikettendesigner" eine Ihrer Standardvorlagen.
2. Klicken Sie im Drei-Punkte-Menü auf Vorschau.
3. Die Vorschau öffnet sich mit Beispieldaten (z. B. „Sarah Johnson", Klasse „Kindergarten" und ein 6-stelliger Sicherheitscode).
4. Klicken Sie im Vorschaufenster auf Drucken.
5. Ein echtes Etikett sollte herauskommen. Prüfen Sie es: Sind Name, Code und Klasse alle lesbar? Passen Sie die Vorlage an, wenn etwas abgeschnitten ist.

Schritt 6: Den Kiosk einrichten

Lassen Sie uns nun einen Kiosk auf Ihrem Tablet oder Laptop zum Laufen bringen.

6a. Den Kiosk öffnen

1. Melden Sie sich auf dem Kiosk-Gerät bei TimelyChurch mit einem Konto an, das Check-in verwenden darf.
2. Gehen Sie zu Planung > Check-in.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kiosk-Modus (oben rechts).
4. Der Kiosk öffnet sich in einem neuen Browser-Tab und wechselt in den Vollbildmodus.

6b. Jedes Layout testen

1. Tippen Sie auf die Layout-Umschalttaste. Probieren Sie Klassisch (Standard-Telefontastatur) und Geteilt (Kamera + Telefontastatur).
2. Wählen Sie das Layout, das Sie für Ihren ersten Sonntag verwenden werden. Die meisten Gemeinden beginnen mit Klassisch und wechseln später zu Geteilt, wenn die Vorregistrierung weit verbreitet ist.

6c. Kiosk-URL als Lesezeichen/Pinnen

1. Setzen Sie ein Lesezeichen für die Kiosk-URL in Ihrem Browser.
2. Tippen Sie auf einem iPad auf das Teilen-Symbol und wählen Sie „Zum Startbildschirm hinzufügen" – das gibt Ihnen einen Eintipper-Starter.

6d. Sperr-PIN festlegen

1. Tippen Sie vom Kiosk aus auf die Sperren-Schaltfläche in der Kopfzeile.
2. Das Modal „Kiosk-PIN festlegen" erscheint. Geben Sie eine 4- bis 6-stellige PIN ein, die Sie sich merken können.
3. Bestätigen Sie die PIN.
4. Schreiben Sie die PIN nun an einen sicheren Ort – einen Klebezettel unter dem Kiosk-Ständer oder in Ihrem Gemeinde-Betriebshandbuch.

Das Sperren ist während Ihres ersten Tests optional, aber Sie werden es sperren wollen, wenn es öffentlich eingesetzt wird.

Schritt 7: Testsitzung durchführen

Führen Sie vor Ihrem ersten Live-Sonntag eine Probeübung durch.

7a. Sitzung starten

1. Klicken Sie auf der Admin-Check-in-Seite auf Sitzung starten. Ein Bereich „Check-in-Sitzung starten" öffnet sich (ein Bottom-Sheet auf Mobilgeräten).
2. Wählen Sie unter Zur Veranstaltung verknüpfen eine bevorstehende Veranstaltung, um ihre zugewiesenen Freiwilligen anzuzeigen und die Anwesenheit zu synchronisieren, oder wählen Sie Keine Veranstaltung – eigenständige Sitzung für eine eigenständige Sitzung.
3. Geben Sie optional einen Sitzungsnamen ein (leer lassen, um den Veranstaltungstitel oder einen Standardnamen zu verwenden).
4. Klicken Sie auf Sitzung starten.

Tipp: Sie können mehr als eine Sitzung gleichzeitig laufen haben – zum Beispiel eine pro Gottesdienst oder Klasse. Jede aktive Sitzung erscheint in der Liste Aktive Sitzungen mit Steuerelementen Auswählen, Anzeigen und Beenden.

7b. Telefonnummernsuche testen

1. Geben Sie bei weiterhin aktiver Sitzung am Kiosk eine Telefonnummer ein, von der Sie wissen, dass sie im System ist (Ihre eigene Familie oder ein Testeintrag) -- die ganze Nummer oder mindestens ihre letzten 4 Stellen.
2. Tippen Sie auf Meine Familie finden.
3. Die Familie erscheint.
4. Tippen Sie auf jede Person, die „eincheckt", dann tippen Sie auf Einchecken.
5. Sicherheitscodes erscheinen und Etiketten werden gedruckt (oder in die Druckwarteschlange gestellt).

7c. Besucher-Check-in testen

1. Tippen Sie in der Kiosk-Kopfzeile auf Besucher hinzufügen.
2. Fügen Sie eine gefälschte Besucherfamilie hinzu (Sie können die Einträge später unter Personen löschen).
3. Geben Sie Vor- und Nachnamen für einen Erwachsenen ein, tippen Sie dann auf Kind hinzufügen und geben Sie ein Kind ein.
4. Wählen Sie für das Kind optional eine Klassenstufe.
5. Tippen Sie auf die Check-in-Schaltfläche. Der Kiosk zeigt einen Familiensicherheitscode für die Erwachsenen; das Kind erhält auf seinen Etiketten einen eigenen Code.

7d. Auschecken testen

1. Suchen Sie auf der Admin-Check-in-Station den Bereich Verifizieren und auschecken.
2. Geben Sie den Sicherheitscode aus dem Test-Check-in ein.
3. Das System zeigt die Informationen der Person an.
4. Bei einem Kind: Eine Wer holt ab?-Liste der autorisierten Abholpersonen der Familie erscheint. Wählen Sie eine aus. Check-out bestätigen bleibt deaktiviert, bis eine Abholperson ausgewählt ist. (Ein Admin kann stattdessen Abholberechtigung überschreiben (nur Admin) aktivieren, um dies zu umgehen.)
5. Klicken Sie auf Check-out bestätigen.

7e. Testsitzung beenden

1. Suchen Sie auf der Admin-Check-in-Seite die aktive Sitzung.
2. Klicken Sie neben ihr auf Sitzung beenden.
3. Die Sitzung ist nun geschlossen.

Wenn alles funktioniert hat, sind Sie bereit für Sonntag. Wenn etwas nicht funktioniert hat, lesen Sie den Artikel Fehlerbehebung.

Schritt 8: Freiwillige schulen

Das Check-in-System ist nur so gut wie die Menschen, die es bedienen. Verbringen Sie Zeit vor Ihrem ersten Sonntag damit, Ihre Check-in-Freiwilligen durch Folgendes zu führen:

• Wie man eine Familie per Telefon nachschlägt.
• Was zu tun ist, wenn eine Familie nicht gefunden wird (nach Namen suchen oder „Besucher hinzufügen").
• Wie der Sicherheitscode bei der Abholung funktioniert (immer mit dem Code verifizieren; bei Kindern auch die autorisierte Abholperson auswählen, bevor „Check-out bestätigen" aktiviert wird; schnelles Auschecken/Admin-Überschreibung ist für Sonderfälle).
• Wo Allergiehinweise erscheinen (wenn eine Person zum Check-in ausgewählt wird, auf Etiketten, in der Raumansicht).
• Wie man eine Person auscheckt mit dem Bereich „Verifizieren und auschecken".
• An wen zu eskalieren ist, wenn etwas schiefgeht.

Eine 20-minütige Durchführung mit ein paar Probe-Check-ins ist üblicherweise ausreichend.

Tipp: Ernennen Sie Ihren technikaffinsten Freiwilligen als „Check-in-Leitung" jeden Sonntag. Er/Sie übernimmt die ungewöhnlichen Fälle, damit andere Freiwillige sich auf das Willkommenheißen von Familien konzentrieren können.

Schritt 9: Erster Live-Sonntag

Tagesplan:

1. 30 Minuten vor dem Gottesdienst: Kiosk einschalten. Drucker einschalten. Beide mit einem Testdruck überprüfen.
2. 20 Minuten vorher: Check-in-Sitzung starten. Optional mit der Veranstaltung für den Gottesdienst verknüpfen.
3. 15 Minuten vorher: Den Kiosk sperren, damit Gäste nicht in Admin-Seiten gelangen können.
4. Gottesdiensbeginn: Die Live-Liste auf der Admin-Check-in-Station von einem separaten Gerät aus beobachten. Probleme in Echtzeit verfolgen.
5. 5 Minuten vor Gottesdienstende: Öffnen Sie die Seite Aufmerksamkeit erforderlich (linke Seitenleiste) und beobachten Sie den Abschnitt Nicht abgeholte Kinder. Wenn Kinder abgeholt werden, verschwinden sie von der Liste.
6. Nach dem Gottesdienst: Sitzung beenden. Den Sitzungsbericht für Ihre Aufzeichnungen drucken oder als Screenshot sichern.

Ihr erster Sonntag wird wahrscheinlich ein paar kleine Probleme aufdecken (ein falsch gedrucktes Etikett, ein unbekannter Freiwilliger, eine Familie, die fragt, was zu tun ist). Das ist normal. Notieren Sie, was nicht funktioniert hat, und passen Sie es vor der nächsten Woche an.

Schritt 10: Optionale Power-Ups

Sobald Ihr erster Sonntag abgeschlossen ist und Sie Schwung haben, fügen Sie diese Funktionen eine nach der anderen hinzu:

Vorregistrierung

Ermutigen Sie Familien, sich über das Mitgliederportal vorab zu registrieren, bevor sie ankommen. Sie erhalten einen QR-Code und überspringen die Schlange. Siehe Artikel 7.

Freiwilligen-Check-in

Checken Sie Lehrer und Helfer in die Klasse ein, in der sie dienen, damit Sie wissen, wer in jedem Raum war. Siehe Freiwilligen-Check-in.

Einwilligungsformulare und Haftungsausschlüsse

Lassen Sie Eltern am Kiosk ein Formular (zum Beispiel eine medizinische Einverständniserklärung) unterschreiben, bevor ihre Kinder eingecheckt werden. Siehe Einwilligungsformulare und Haftungsausschlüsse beim Check-in.

Eltern-Benachrichtigungen und Personalbenachrichtigungen

Informieren Sie Eltern, wenn ihr Kind ein- und ausgecheckt wird, und benachrichtigen Sie das Personal, wenn ein Kind nach Ende einer Sitzung noch eingecheckt ist. Siehe Check-in-Einstellungen.

Sperrmodus

Richten Sie das Kindersicherheits-Sperrverfahren Ihrer Gemeinde ein. Führen Sie eine Übung durch. Siehe Artikel 9 – dies ist eine kritische Sicherheitsfunktion, überspringen Sie den Artikel nicht.

Benutzerdefinierte Etikettenvorlagen

Passen Sie das Aussehen von Namensschildern und Sicherheitsnachweisen an Ihr Branding an. Siehe Artikel 5.

Tage mit mehreren Sitzungen

Wenn Sie mehrere Gottesdienste oder Programme gleichzeitig durchführen, starten Sie für jedes eine separate Sitzung über das Panel Sitzung starten – sie laufen gleichzeitig und erscheinen in der Liste Aktive Sitzungen, wo Sie mit Auswählen zwischen ihnen wechseln können. Siehe Artikel 6.

Berichte

Sobald Sie einige Wochen Daten haben, öffnen Sie den Bericht Check-in-Analysen für Stoßzeiten und Dauern nach Klasse. Siehe Anwesenheitsberichte.

Einrichtungscheckliste

Verwenden Sie diese als abschließende Überprüfung vor dem Sonntag:

• [ ] Check-in-Modul ist in Ihrer Admin-Seitenleiste sichtbar.
• [ ] Personenverzeichnis hat mindestens Ihre Stammgäste mit Telefonnummern.
• [ ] Familien sind verknüpft (Eltern-Kind-Beziehungen), mit aktivierter Autorisierter Abholung für die richtigen Erwachsenen.
• [ ] Mindestens ein Raum existiert mit einer Kapazität.
• [ ] Mindestens eine Klasse existiert mit einem zugewiesenen Raum.
• [ ] Kinder sind in ihre jeweiligen Klassen eingeschrieben.
• [ ] Druckereinrichtung ist mit der richtigen Etikettengrößen und Druckoptionen konfiguriert.
• [ ] Standard-Etikettenvorlagen existieren (oder benutzerdefinierte wurden gestaltet).
• [ ] Ein Testdruck von der Vorschauseite der Vorlage kam sauber heraus.
• [ ] Kiosk-URL öffnet sich, wechselt in den Vollbildmodus und zeigt die Telefonnummerntastatur.
• [ ] Sperr-PIN wurde festgelegt und an einem sicheren Ort notiert.
• [ ] Eine Testsitzung wurde gestartet, ein Check-in durchgeführt und ein Checkout abgeschlossen.
• [ ] Freiwillige wurden im Basisablauf geschult.

Wenn jedes Kästchen angehakt ist, sind Sie bereit.

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