E-Mail-Kampagnen

E-Mail-Kampagnen ermöglichen es Ihnen, reich formatierte E-Mail-Massenversendungen an die Personen in Ihrer Gemeinde zu verfassen und zu senden -- alle, eine oder mehrere Gruppen oder Teams, eine handverlesene Liste von Personen, einen gefilterten Ausschnitt (z. B. „alle Besucher, weiblich") oder die Personen, die sich für Ihren Newsletter angemeldet haben. Sie können sofort senden, für später planen, als Entwurf speichern, sich selbst einen Test senden oder die E-Mail als wiederverwendbare Vorlage speichern. Öffnungs- und Klickraten werden automatisch verfolgt.

E-Mail-Kampagnen aufrufen

1. Melden Sie sich im Admin-Bereich an.
2. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Kommunikation, um die Kategorie zu erweitern, und dann auf E-Mail-Kampagnen.

Die Seite zeigt vier Hauptstatistiken -- Gesamt gesendet, Durchschn. Öffnungsrate, Durchschn. Klickrate und Kampagnen -- und eine Liste aller Ihrer Kampagnen mit ihren Zahlen für Empfänger, Geöffnet und Geklickt. Schaltflächen oben führen Sie zu Vorlagen, Automatisierungen, CSV exportieren (die Kampagnenliste als CSV-Datei herunterladen) und E-Mail verfassen.

Sie können Kampagnen nach Name oder Betreff suchen und nach Status filtern: Entwurf, Geplant, Wird gesendet, Gesendet, Fehlgeschlagen, In Prüfung oder Nicht freigegeben (siehe Nachrichten, die zur kurzen Prüfung angehalten werden). Klicken Sie auf Löschen, um zurückzusetzen.

Eine Kampagne verfassen

Klicken Sie auf E-Mail verfassen, um den Kampagnen-Editor zu öffnen. Das Formular hat drei Abschnitte.

1. Empfänger

Wählen Sie einen der folgenden Empfängermodi:

Das Formular zeigt eine Live-Anzahl -- „… Empfänger werden diese E-Mail erhalten" --, damit Sie wissen, wie viele E-Mails Sie senden werden.

Wichtig: Personen, die sich von den E-Mails Ihrer Gemeinde abgemeldet haben, werden automatisch von jeder Kampagne ausgeschlossen, unabhängig vom gewählten Empfängermodus. Wie Mitglieder dies verwalten, finden Sie unter Abmelden und E-Mail-Einstellungen.

2. Inhalt

• Vorlage laden... -- Wählen Sie eine Ihrer gespeicherten Kampagnenvorlagen, um Betreff und Text auszufüllen (wird angezeigt, sobald Sie eine Vorlage gespeichert haben).
• Kampagnenname (intern) -- Eine kurze Bezeichnung, die nur Ihr Team sieht (z. B. „Februar-Newsletter").
• Betreffzeile -- Die Betreffzeile, die Empfänger in ihrem Posteingang sehen. Pflichtfeld.
• Absenderadresse und Reply-To (optional) -- Beide sind mit der E-Mail-Adresse Ihrer Gemeinde vorausgefüllt. Wie Antworten behandelt werden, finden Sie unter Best Practices.
• E-Mail-Text -- Vollständiger Rich-Text-E-Mail-Inhalt mit Formatierung und Links. Um ein Bild hinzuzufügen, fügen Sie mit der Link-Schaltfläche den Link zu einem Bild ein, das bereits online ist.
• Token einfügen: -- Klicken Sie auf eine Token-Schaltfläche (Vorname, Nachname, Gemeindename oder E-Mail), um eine persönliche Angabe in die Nachricht einzufügen. Die Angaben jedes Empfängers werden beim Versand der E-Mail eingefüllt, sodass Sie alle mit Namen ansprechen können.
• Vorschau -- Sehen Sie, wie die E-Mail aussehen wird, bevor Sie sie senden.

3. Sendeoptionen

Wählen Sie eine dieser Optionen und klicken Sie dann unten im Formular auf die passende Schaltfläche:

• Jetzt senden -- „Sofort zustellen". Der Status wechselt von „Wird gesendet" zu „Gesendet", während TimelyChurch die Liste abarbeitet.
• Zeitplan -- „Zu einem bestimmten Zeitpunkt senden". Wählen Sie ein Sendedatum und -uhrzeit; die Kampagne wird als „Geplant" angezeigt und automatisch gesendet, sobald der Zeitpunkt gekommen ist.
• Als Entwurf speichern -- „Bearbeiten und später senden". Es wird keine E-Mail gesendet.
• Test an mich senden -- Sendet eine Vorschau nur an Ihre eigene E-Mail-Adresse -- keine Empfänger sind betroffen.

Jetzt senden und Zeitplan werden nur angeboten, wenn Ihre Rolle E-Mail-Kampagnen senden darf. Sie können auch Als Vorlage speichern aktivieren und einen Vorlagennamen angeben, um Betreff und Text für die spätere Wiederverwendung zu behalten. Klicken Sie auf Abbrechen, um ohne Speichern zu verlassen.

Von anderen Seiten starten

• Aus der Personenliste -- Das Aktionsmenü auf der Seite Personen hat einen Eintrag Personen eine E-Mail senden, der E-Mail verfassen öffnet. Wählen Sie dort Ihre Empfänger.
• Aus einer Ankündigung -- Verwenden Sie Weitere Aktionen > Diese Ankündigung per E-Mail senden auf der Seite der Ankündigung, um sie direkt an Ihre Mitglieder zu mailen. Siehe Eine Ankündigung per E-Mail senden.

Kampagnen-Detailseite

Klicken Sie auf eine beliebige Kampagne in der Liste, um ihre Detailseite zu sehen. Sie zeigt:

• Status mit einem farbigen Badge und wer die Kampagne wann erstellt hat
• Hauptzahlen, sobald die Kampagne hinausgegangen ist -- Empfänger, Gesendet, Geöffnet, Geklickt und Fehlgeschlagen
• Datum und Uhrzeit, zu der eine geplante Kampagne hinausgeht („Geplanter Versand am …")
• Eine Registerkarte Details mit Betreff und Text sowie eine Karte Kampagneninformationen (Typ, Zielgruppe, gesendet am, erstellt)
• Eine Registerkarte Aktivität, die Änderungen, Versände und Statuswechsel auflistet
• Eine Registerkarte Empfänger mit einer Zeile pro Empfänger: Name, E-Mail, Status, wann geöffnet und geklickt wurde und wann gesendet wurde

Tracking

Jede E-Mail wird mit zwei Tracking-Mechanismen gesendet:

• Öffnungs-Tracking -- Ein winziges unsichtbares Bild ist in der E-Mail enthalten. Wenn das E-Mail-Programm eines Empfängers zum ersten Mal Bilder lädt, wird die Öffnung aufgezeichnet.
• Klick-Tracking -- Links in der E-Mail werden über TimelyChurch geleitet, das den Klick aufzeichnet und den Leser zur ursprünglichen Seite weiterleitet.

Hinweis: Öffnungs-Tracking funktioniert nur, wenn das E-Mail-Programm des Empfängers Bilder lädt. Einige Personen schalten das Laden von Bildern aus Datenschutzgründen aus, daher ist die tatsächliche Leserate typischerweise höher als angezeigt.

Bearbeiten, Verschieben, Duplizieren und Stornieren

Sobald eine Kampagne mit dem Senden begonnen hat, sind der Inhalt und die Empfängerliste gesperrt -- Sie können eine gesendete oder im Senden befindliche Kampagne nicht bearbeiten.

Gespeicherte Kampagnenvorlagen

Vorlagen sind gespeicherte Betreffzeilen und Texte, die Sie in Kampagnen wiederverwenden können. Verwalten Sie sie unter E-Mail-Kampagnen > Vorlagen (die Seite heißt E-Mail-Vorlagen -- „Wiederverwendbare Vorlagen für Ihre E-Mail-Kampagnen"):

• Klicken Sie auf Neue Vorlage, füllen Sie Vorlagenname, Betreffzeile und Text aus und klicken Sie dann auf Vorlage speichern
• Speichern Sie eine Kampagne als Vorlage beim Verfassen (das Kontrollkästchen Als Vorlage speichern)
• Klicken Sie bei jeder Vorlage auf Vorlage verwenden, um daraus eine neue E-Mail zu beginnen, oder auf Bearbeiten oder Löschen

Vorlagen sind privat für Ihre Gemeinde. Sie unterscheiden sich von den automatischen System-E-Mails, die unter E-Mail-Vorlagen beschrieben werden.

Wer senden darf, und wie viel

Der Versand von Massen-E-Mails erfordert einen aktiven bezahlten Tarif. In der kostenlosen Testphase können Sie alles außer senden: Kampagnen schreiben, gestalten, speichern, Vorlagen anlegen, Automatisierungen einrichten und Empfänger wählen. Der Kampagnen-Bildschirm zeigt dazu einen gelben Hinweis -- „Versand erfordert einen kostenpflichtigen Tarif" --, und die Sendeschaltflächen sind nicht verfügbar, bis die Gemeinde upgradet. Nichts Gespeichertes geht verloren — nach dem Upgrade gehen Ihre Kampagnen genau so raus, wie Sie sie hinterlassen haben.

Jeder Tarif hat außerdem ein tägliches Sendelimit:

E-Mail-Kampagnen selbst sind im Pro-Plan und höher enthalten. Im Growth-Plan gilt das Tageslimit für die Massen-E-Mails, die Sie dort senden können -- eine Ankündigung per E-Mail, und eine E-Mail an eine Gruppe, an die Personen einer Veranstaltung oder an Ihre Freiwilligen.

Das Limit zählt Empfänger, nicht Kampagnen: eine E-Mail an 400 Mitglieder verbraucht 400 des Tageskontingents. Eine Kampagne nach dem Senden zu löschen gibt das Kontingent nicht zurück. Würde ein Versand das Limit überschreiten, wird er abgelehnt, bevor irgendetwas zugestellt wird, und die Kampagne bleibt ein Entwurf — senden Sie am nächsten Tag oder upgraden Sie. Ihr Tarif legt außerdem ein monatliches E-Mail-Limit fest; ein Versand, der es überschreiten würde, wird auf dieselbe Weise abgelehnt, mit der Meldung „Dieser Versand würde das monatliche E-Mail-Limit Ihres Tarifs von … überschreiten".

Geplante Kampagnen folgen denselben Regeln: kann die Gemeinde zum geplanten Zeitpunkt nicht senden, wird die Kampagne als Entwurf gehalten statt als fehlgeschlagen markiert.

Nachrichten, die zur kurzen Prüfung angehalten werden

Einige Sendungen warten auf einen kurzen Blick unseres Teams, bevor sie hinausgehen:

• Der erste große Versand eines neuen Kontos. In den ersten 30 Tagen, nachdem Ihre Gemeinde einen kostenpflichtigen Plan begonnen hat, können Sie insgesamt bis zu 50 Personen ohne Prüfung erreichen. Die Summe zählt alles, was als Massenversand hinausgeht: Kampagnen, als E-Mail gesendete Ankündigungen, E-Mail-Automatisierungen und E-Mails, die Sie an eine Gruppe, an die Personen einer Veranstaltung oder an Ihre Freiwilligen senden. Ein großer Versand, der in mehrere kleine aufgeteilt wird, umgeht das nicht -- die kleinen Sendungen summieren sich zu denselben 50. Eine Sendung, die Sie über 50 hinausführen würde, wartet auf die Prüfung. Sobald unser Team diese Sendung freigibt oder die 30 Tage vorbei sind, gehen Ihre Sendungen normal hinaus (Ihr Tageslimit gilt weiterhin).
• Inhalte, die einen zweiten Blick brauchen. Eine Nachricht, die nach Phishing aussehen könnte, wartet auf Prüfung, egal welche Gemeinde sie sendet.
• Nachrichten eines Kontos unter Prüfung. Wurde eine frühere Nachricht Ihrer Gemeinde nicht freigegeben, werden Ihre nächsten Nachrichten geprüft, bevor sie hinausgehen.

Solange eine Nachricht wartet, wurde nichts gesendet:

• Die Kampagne zeigt den Status In Prüfung. Ihre Seite hat einen gelben Hinweis -- „Ihre Nachricht wird geprüft – in der Regel innerhalb einer Stunde. Es wurde nichts gesendet." -- und eine Zeile mit dem Grund, etwa „Grund: erster großer Versand eines neuen Kontos."
• Eine E-Mail, die Sie von der Seite einer Gruppe senden, zeigt Ihre Nachricht wird geprüft statt „E-Mail gesendet!". E-Mails an eine Gruppe, an die Personen einer Veranstaltung oder an Ihre Freiwilligen werden auf dieselbe Weise angehalten und erscheinen in Ihrer Liste der E-Mail-Kampagnen mit dem Status In Prüfung.
• Anders überlegt? Öffnen Sie die Kampagne und klicken Sie auf Diese Nachricht zurückziehen. Sie wird abgebrochen und nie gesendet.

Wenn unser Team sie freigibt, geht die Nachricht von selbst hinaus -- sofort oder zum geplanten Zeitpunkt. Ist Ihr Tageslimit an diesem Tag bereits aufgebraucht, geht sie am nächsten Tag hinaus. Wird sie nicht freigegeben, wechselt der Status zu Nicht freigegeben, und die Seite sagt „Diese Nachricht wurde nicht zum Versand freigegeben. Bitte wenden Sie sich an den Support."

E-Mail-Automatisierungen folgen denselben Regeln: Eine Automatisierung einzuschalten oder Personen darin einzuschreiben, kann abgelehnt werden, bis unser Team einen Blick darauf geworfen hat. Siehe E-Mail-Automatisierungen: Einschreibung, Bedingungen & sicheres Bearbeiten.

Berechtigungen

E-Mail-Kampagnen werden durch die Berechtigung E-Mail-Kampagnen gesteuert, mit den Aktionen Anzeigen, Erstellen, Bearbeiten, Löschen und Senden. Gemeinde-Administratoren haben alle standardmäßig. Jetzt senden, Zeitplan, Verschieben und Stattdessen jetzt senden erfordern die Aktion Senden. Anderen Rollen kann der Zugriff unter Rollen & Berechtigungen gewährt werden -- siehe Berechtigungen und Broadcast-Rollen.

Diese Funktion ist auch durch den Plan der Gemeinde eingeschränkt: E-Mail-Kampagnen sind im Pro-Plan und höher enthalten.

Best Practices

• Wissen Sie, wohin Antworten gehen -- Kampagnen werden im Namen Ihrer Gemeinde gesendet, und wenn jemand auf Antworten klickt, geht die Antwort an die Gemeinde-E-Mail-Adresse in Ihrem Gemeindeprofil. Die Felder Absenderadresse und Reply-To im Verfassen-Formular sind mit dieser Adresse vorausgefüllt; eine andere Adresse dort einzutragen ändert nicht, wohin Antworten gehen.
• Senden Sie zuerst einen Test -- Verwenden Sie Test an mich senden, um die E-Mail in Ihrem eigenen Posteingang zu sehen, bevor Sie sie an die gesamte Gemeinde senden.
• Achten Sie auf den Zeitplan -- Vermeiden Sie das Senden während der Abendessenszeit (17–19 Uhr). Der Vormittag (9–11 Uhr) hat im Allgemeinen die besten Öffnungsraten.
• Achten Sie auf Abmeldungen -- Hohe Abmelderaten nach einer Kampagne signalisieren, dass der Inhalt oder die Häufigkeit nicht den Erwartungen Ihrer Zielgruppe entspricht.

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