E-Mail-Kampagnen
E-Mail-Kampagnen ermöglichen es Ihnen, reich formatierte E-Mail-Massenversendungen an bestimmte Personengruppen in Ihrer Gemeinde zu verfassen und zu senden -- alle Mitglieder, ein einzelnes Team oder eine Kleingruppe, eine handverlesene Liste von Personen oder einen gefilterten Ausschnitt (z. B. „alle Besucher, weiblich"). Sie können sofort senden, für später planen, als Entwurf speichern oder die Kampagne als wiederverwendbare Vorlage speichern. Öffnungs- und Klickraten werden automatisch verfolgt.
E-Mail-Kampagnen aufrufen
- Melden Sie sich im Admin-Bereich an.
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf E-Mail-Kampagnen.
Das Dashboard zeigt eine paginierte Liste aller Kampagnen und vier Hauptstatistiken: insgesamt gesendete E-Mails, insgesamt geöffnet, insgesamt geklickt und insgesamt gesendete Kampagnen. Das Dashboard zeigt auch Ihre durchschnittliche Öffnungsrate und durchschnittliche Klickrate.
Sie können nach Kampagnenname oder Betreff suchen und nach Status filtern: Entwurf, Geplant, Wird gesendet, Gesendet, Storniert oder Fehlgeschlagen.
Eine Kampagne verfassen
Klicken Sie auf Neue Kampagne (oder Verfassen), um den Kampagnen-Editor zu öffnen. Das Formular hat drei Abschnitte.
1. E-Mail-Inhalt
- Name -- Eine kurze interne Bezeichnung (optional; standardmäßig die Betreffzeile). Nur Ihr Team sieht den Namen.
- Betreff -- Die Betreffzeile, die Empfänger in ihrem Posteingang sehen.
- Text -- Vollständiger Rich-Text-E-Mail-Inhalt mit Formatierung, Links und Inline-Bildern.
Sie können auch mit einer gespeicherten Vorlage beginnen -- wählen Sie eine aus dem Vorlagen-Dropdown, um Betreff und Text vorzufüllen.
2. Empfänger
Wählen Sie einen der folgenden Empfängermodi:
| Modus | Was er tut |
|---|---|
| Alle Mitglieder | Sendet an alle aktiven Personen mit einer E-Mail-Adresse |
| Gruppen | Wählen Sie eine oder mehrere Gruppen oder Teams; sendet an alle aktiven Mitglieder dieser Gruppen |
| Bestimmte Personen | Wählen Sie einzelne Personen aus Ihrem Verzeichnis handverlesen aus |
| Filter | Filtern nach Mitgliedschaftsstatus (Mitglied/Besucher/regelmäßiger Besucher/usw.) und/oder Geschlecht |
Das Formular zeigt eine Live-Empfängeranzahl-Vorschau, damit Sie wissen, wie viele E-Mails Sie senden werden.
Wichtig: Personen, die sich von E-Mails abgemeldet haben, werden automatisch von jeder Kampagne ausgeschlossen, unabhängig vom gewählten Empfängermodus. Wie Mitglieder dies verwalten, finden Sie unter Abmelden und E-Mail-Einstellungen.
3. Senden, planen oder speichern
Wählen Sie eine von drei Aktionen:
- Als Entwurf speichern -- Speichert die Kampagne zur späteren Bearbeitung. Es wird keine E-Mail gesendet.
- Jetzt senden -- Stellt die Kampagne für die sofortige Zustellung in die Warteschlange. Der Status wechselt von „Entwurf" zu „Wird gesendet" zu „Gesendet", während TimelyChurch sie verarbeitet.
- Für später planen -- Wählen Sie ein zukünftiges Datum und eine Uhrzeit. Die Kampagne wird in den Status „Geplant" versetzt. TimelyChurch versendet geplante Kampagnen automatisch, sobald deren Zeitpunkt gekommen ist.
Sie können optional Als Vorlage speichern aktivieren und einen Vorlagennamen angeben, um Betreff und Text für die spätere Wiederverwendung zu behalten.
Vorausfüllen aus anderen Modulen
E-Mail-Kampagnen lassen sich mit zwei anderen Admin-Tools integrieren:
- Aus der Personenliste -- Verwenden Sie die Massenaktion „Ausgewählte per E-Mail kontaktieren", um die Empfängerliste mit den angehakten Personen vorzufüllen.
- Aus einer Ankündigung -- Verwenden Sie die Aktion „Als E-Mail senden" auf einer veröffentlichten Ankündigung, um den Kampagnentext mit dem Ankündigungsinhalt vorzufüllen.
Kampagnen-Detailseite
Klicken Sie auf einen beliebigen Kampagnennamen in der Liste, um die Detailansicht zu sehen. Die Detailseite zeigt:
- Betreff, Text und Empfängerzusammenfassung
- Status mit einem farbigen Badge
- Sendezeitstempel (erstellt am, geplant am, gesendet am, abgeschlossen am)
- Zustellungsstatus pro Empfänger -- eine Zeile pro Empfänger mit ihrer E-Mail, dem Sendezeitstempel, dem Öffnungszeitstempel, dem Klickzeitstempel und einer eventuellen Fehlermeldung
- Zusammenfassende Metriken -- Anzahl gesendet, Anzahl geöffnet, Anzahl geklickt, Öffnungsrate, Klickrate
Tracking
Jede E-Mail wird mit zwei Tracking-Mechanismen gesendet:
- Öffnungs-Tracking -- Ein 1x1-unsichtbares Pixel ist im E-Mail-Text enthalten. Wenn der E-Mail-Client eines Empfängers zum ersten Mal Bilder lädt, wird die Öffnung aufgezeichnet.
- Klick-Tracking -- Links im E-Mail-Text werden über TimelyChurch geleitet, was den Klick protokolliert und zur Original-URL weiterleitet.
Hinweis: Öffnungs-Tracking erfolgt nur, wenn der E-Mail-Client des Empfängers Bilder lädt. Einige Benutzer deaktivieren das Laden von Bildern aus Datenschutzgründen, daher ist die tatsächliche Leserate typischerweise höher als angezeigt.
Bearbeiten, Duplizieren und Stornieren
| Aktion | Wann verfügbar | Auswirkung |
|---|---|---|
| Bearbeiten | Nur Entwurf | Betreff, Text, Empfänger oder Zeitplanung ändern |
| Senden | Entwurf, Geplant | Sendet sofort; Empfänger werden zum Sendezeitpunkt neu aufgelöst |
| Stornieren | Geplant | Wechselt zurück zu Entwurf; es wird nichts gesendet |
| Duplizieren | Beliebiger Status | Erstellt eine neue Entwurfskopie mit „ (Kopie)" am Ende des Namens |
| Löschen | Beliebiger Status | Entfernt die Kampagne und ihre Empfängerdatensätze dauerhaft |
Sobald eine Kampagne mit dem Senden begonnen hat, sind der Text und die Empfängerliste gesperrt -- Sie können eine gesendete oder im Senden befindliche Kampagne nicht bearbeiten.
Vorlagen
Vorlagen sind gespeicherte Entwürfe von Betreff + Text, die Sie in Kampagnen wiederverwenden können. Verwalten Sie sie unter E-Mail-Kampagnen > Vorlagen:
- Erstellen Sie eine Vorlage direkt auf der Vorlagenseite
- Speichern Sie eine Kampagne als Vorlage beim Verfassen (die Option „Als Vorlage speichern")
- Bearbeiten oder löschen Sie Vorlagen auf der Vorlagenseite
Vorlagen sind auf Ihre Gemeinde begrenzt -- sie werden nicht gemeindeübergreifend geteilt.
Berechtigungen
Das Senden von E-Mail-Kampagnen erfordert die Berechtigung E-Mail-Kampagnen. Gemeinde-Administratoren haben diese standardmäßig. Anderen Rollen kann der Zugriff über die Einstellungen für Rollen & Berechtigungen gewährt werden -- siehe Berechtigungen und Broadcast-Rollen.
Diese Funktion ist auch durch den Plan der Gemeinde eingeschränkt: Nur Pläne, bei denen E-Mail-Kampagnen aktiviert sind (typischerweise Pro und höher), können Kampagnen verfassen und senden.
Best Practices
- Verwenden Sie einen erkennbaren „Von"-Namen -- Die Von-Adresse wird von TimelyChurch festgelegt. Der Absender-Anzeigename verwendet automatisch Ihren Gemeindenamen.
- Senden Sie zuerst einen Test -- Verwenden Sie den Empfängermodus „Bestimmte Personen", um nur an sich selbst zu senden, bevor Sie an die gesamte Gemeinde senden.
- Achten Sie auf den Zeitplan -- Vermeiden Sie das Senden während der Abendessenszeit (17–19 Uhr). Der Vormittag (9–11 Uhr) hat im Allgemeinen die besten Öffnungsraten.
- Achten Sie auf Abmeldungen -- Hohe Abmelderaten nach einer Kampagne signalisieren, dass der Inhalt oder die Häufigkeit nicht den Erwartungen Ihrer Zielgruppe entspricht.
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