Freiwilligenplanung für Veranstaltungen

Wenn bei einer Veranstaltung die Funktion Freiwilligenplanung aktiviert ist, wird die Registerkarte Dienst auf der Veranstaltungsdetailseite zur Zentrale, um festzulegen, welche Ehrenamtsrollen Sie benötigen, und um Personen zuzuweisen, die diese besetzen. Dieser Artikel behandelt den vollständigen Workflow von der Definition des Dienstbedarfs über die automatische Einplanung bis hin zu Erinnerungen.

Für umfassenderes Freiwilligenmanagement (Qualifikationen, Verfügbarkeit, Teams) lesen Sie den Abschnitt volunteer-management.

Tipp: Um viele Wochen und Personen auf einmal zu planen — Einladen, Bestätigen, Erinnern und einen gesamten Dienstplan visuell von einem Bildschirm aus ausfüllen — verwenden Sie das Zeitplanraster. Dieser Artikel behandelt die detaillierte Einrichtung einer einzelnen Veranstaltung; das Zeitplanraster ist die Ansicht über alle Personen hinweg.

Dienstbedarf definieren

Ein Dienstbedarf ist ein einzelner offener Freiwilligenplatz für eine Veranstaltung (z. B. „1 Tontechniker/in", „2 Begrüßer/innen", „3 Mitarbeiter/innen im Kinderprogramm").

Einen Bedarf hinzufügen

1. Öffnen Sie die Veranstaltung und klicken Sie auf die Registerkarte Dienst.
2. Klicken Sie auf Dienstbedarf hinzufügen.
3. Wählen Sie eine Position aus der Liste der Dienstpositionen Ihrer Gemeinde (z. B. Begrüßer/in, Tontechniker/in, Kinderprogramm-Leitung).
4. Geben Sie die Anzahl der benötigten Plätze ein.
5. Fügen Sie optional Notizen hinzu (z. B. „Jemand mit der neuen Mischpult-Schulung benötigt").
6. Speichern.

Jeder gespeicherte Bedarf erstellt die offenen Plätze; Sie weisen dann Personen diesen Plätzen zu.

Freiwillige zuweisen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Plätze zu besetzen, von der manuellen Einzelzuweisung bis zur vollautomatischen.

Manuelle Einzelzuweisung

1. Klicken Sie in der Zeile eines Dienstbedarfs auf Zuweisen.
2. Suchen Sie nach einer Person.
3. Wählen Sie den Zuweisungsstatus (Ausstehend, Bestätigt, Abgelehnt).
4. Speichern.

Mehrere Personen auf einmal zuweisen

Wenn Sie wissen, wen Sie für mehrere Positionen auf einmal möchten:

1. Klicken Sie auf der Dienst-Registerkarte der Veranstaltung auf Massenzuweisung.
2. Suchen und wählen Sie mehrere Personen und ordnen Sie jede einer Position zu.
3. Speichern.

Ein ganzes Team zuweisen

Wenn Sie ein Dienstteam konfiguriert haben, können Sie mit einem Klick jedes Teammitglied übernehmen:

1. Klicken Sie auf Team zuweisen.
2. Wählen Sie das Team und die Positionen, die mit Teammitgliedern besetzt werden sollen.
3. Speichern.

Verfügbare Freiwillige anzeigen

Um zu sehen, wer für das Veranstaltungsdatum verfügbar ist (Personen werden herausgefiltert, die über das Portal Nichtverfügbarkeit gemeldet haben), öffnen Sie die Ansicht der verfügbaren Freiwilligen. Sie zeigt eine Liste von Kandidaten mit markiertem Verfügbarkeitsstatus.

Automatische Einplanung

TimelyChurch kann automatisch den besten Freiwilligen für jeden offenen Platz bewerten und auswählen. Die Bewertung berücksichtigt Qualifikationen, Verfügbarkeit für das Veranstaltungsdatum und die jüngste Dienstbelastung (damit nicht jede Woche derselbe Freiwillige angefragt wird).

Eine Position automatisch ausfüllen

Einen einzelnen offenen Platz bei einem Dienstbedarf automatisch ausfüllen:

• Klicken Sie bei der Position auf die Aktion Automatisch ausfüllen.

Die gesamte Veranstaltung automatisch ausfüllen

Alle offenen Dienstplätze in einem Vorgang automatisch ausfüllen:

• Klicken Sie auf der Dienst-Registerkarte der Veranstaltung auf Alles automatisch ausfüllen.

Bewertete Kandidaten prüfen

Wenn Sie die priorisierte Liste der Kandidaten sehen möchten, aus denen die Bewertung für eine Position wählen würde (ohne sich festzulegen), öffnen Sie die Ansicht der bewerteten Kandidaten. Sie zeigt jeden Kandidaten mit seiner Bewertung, den qualifizierenden Faktoren und etwaigen Blockierungsproblemen (Nichtverfügbarkeit, fehlende Qualifikation).

Tipp: Für die serienweite automatische Einplanung, die jede Veranstaltung einer wiederkehrenden Serie auf einmal ausfüllt, lesen Sie den Workflow „Serie automatisch ausfüllen" in „Veranstaltungsserien verwalten".

Schnellaktionen

Einige Abkürzungen beschleunigen gängige Muster beim Besetzen einer Veranstaltung.

Freiwillige aus einer ähnlichen Veranstaltung kopieren

Wenn der Gottesdienst der letzten Woche ein großartiges Team hatte, klonen Sie es einfach:

1. Klicken Sie auf Aus Veranstaltung kopieren.
2. Suchen Sie eine ähnliche Veranstaltung (das System schlägt Veranstaltungen desselben Typs und derselben Vorlage vor).
3. Wählen Sie, welche Positionen kopiert werden sollen.
4. Speichern.

Zuweisungen in großen Mengen bestätigen

Nachdem die automatische Ausfüllung Kandidaten als „Ausstehend" platziert hat, können Sie sie in großen Mengen auf „Bestätigt" setzen, ohne jeden einzeln anzuklicken.

Freiwilligenerinnerungen senden

Sobald Freiwillige zugewiesen sind, kann TimelyChurch Erinnerungs-E-Mails über ihre bevorstehende Dienstrolle senden.

Manueller Erinnerungs-Massenversand

Erinnerungen für eine Veranstaltung sofort senden:

• Klicken Sie auf der Dienst-Registerkarte auf Freiwilligenerinnerungen senden.

Automatische tägliche Erinnerung

TimelyChurch läuft automatisch täglich um 18:00 Uhr und sendet ohne jeden manuellen Eingriff E-Mails an alle Freiwilligen, die am nächsten Tag Dienst haben.

E-Mail-Aktionslinks

Freiwilligenerinnerungs-E-Mails enthalten Schaltflächen zum Annehmen und Ablehnen. Der Freiwillige kann direkt aus der E-Mail heraus bestätigen oder ablehnen, ohne sich einzuloggen. Der Link ist sicher (kann nicht manipuliert werden) und an eine bestimmte Zuweisung gebunden.

Vertretungsanfragen

Wenn ein bestätigter Freiwilliger nicht Dienst leisten kann, kann er (oder ein Administrator) die Zuweisung als vertretungsbedürftig markieren. Von dort aus können Sie eine Vertretungsanfrage erstellen, absagen oder erfüllen (als besetzt markieren).

Der Vertretungsworkflow ist in das übergeordnete Benachrichtigungssystem integriert, sodass geeignete Vertretungen benachrichtigt werden und den offenen Platz beanspruchen können.

Team-Zeitplan-Vorlagen

Wenn ein Dienstteam eine veröffentlichte Zeitplan-Vorlage hat, erstellt deren Anwendung auf eine Veranstaltung in einem Schritt automatisch den gesamten standardmäßigen Dienstbedarf für diese Veranstaltung. Einrichten unter:

• Registerkarte Vorlagen auf der Team-Konfigurationsseite (Gruppen > [Team] > Vorlagen).
• Auf eine einzelne Veranstaltung anwenden: Wählen Sie beim Erstellen der Veranstaltung die Vorlage über Vorlage anwenden aus.
• Automatisch anwenden: Konfigurieren Sie die Regel Automatisch auf Veranstaltungstypen anwenden der Vorlage (z. B. „Gottesdienst"), und jede neue Veranstaltung dieses Typs kommt mit den vorgeladenen Positionen der Vorlage — keine manuelle Anwendung erforderlich.

Dieses automatische Anwendungsverhalten ist die größte Zeitersparnis in der Freiwilligenplanung. Die vollständige Einrichtungsanleitung finden Sie unter Team-Zeitplan-Vorlagen. Das vollständige Konzept finden Sie unter Wie die Freiwilligenplanung organisiert ist.

Zusammenfassung des Dienst-Workflows pro Veranstaltung

Ein typischer Gottesdienst-Ablauf:

1. Die Veranstaltung erstellen (oder aus einer Serie generieren); die Vorlage erstellt automatisch den Dienstbedarf.
2. Alles automatisch ausfüllen ausführen, um Kandidaten zu bewerten und vorzuschlagen.
3. Vorschläge überprüfen; alle, die nicht passen, manuell tauschen.
4. Auf In großen Mengen bestätigen klicken, um alle automatisch ausgefüllten Zuweisungen zu bestätigen.
5. Auf Freiwilligenerinnerungen senden klicken (oder den täglichen Job um 18:00 Uhr warten lassen).
6. Freiwillige klicken in ihrer E-Mail auf Annehmen/Ablehnen; Ablehnungen werden automatisch zu Vertretungsanfragen.