Freiwilligenplanung für Veranstaltungen

Wenn bei einer Veranstaltung die Fähigkeit Freiwillige eingeschaltet ist, wird die Registerkarte Dienst auf der Veranstaltungsseite zur Zentrale, um festzulegen, welche Freiwilligenpositionen Sie benötigen, und um Personen zuzuweisen, die diese besetzen. Dieser Artikel behandelt den vollständigen Workflow vom Hinzufügen von Positionen über das automatische Ausfüllen und Einladungen bis hin zu Erinnerungen.

Für umfassenderes Freiwilligenmanagement (Qualifikationen, Verfügbarkeit, Teams) lesen Sie den Abschnitt volunteer-management.

Tipp: Um viele Wochen und Personen auf einmal zu planen — Einladen, Bestätigen, Erinnern und einen gesamten Dienstplan visuell von einem Bildschirm aus ausfüllen — verwenden Sie das Zeitplanraster. Dieser Artikel behandelt die detaillierte Einrichtung einer einzelnen Veranstaltung; das Zeitplanraster ist die Ansicht über alle Personen hinweg.

Die Registerkarte „Dienst" im Überblick

Oben auf der Registerkarte „Dienst" sehen Sie, wie viele Positionen besetzt sind, mit Zählern für Plätze, die bestätigt, ausstehend, abgelehnt oder offen sind. Wechseln Sie zwischen Nach Team (Positionen unter jedem Team gruppiert) und Liste (eine einfache Liste aller zugewiesenen Personen mit Position, Team und Status).

Die Schaltflächen in der Kopfzeile sind Position hinzufügen, Team zuweisen, Alles automatisch ausfüllen und ein Menü Weitere Aktionen mit Aus Veranstaltung kopieren, Alle ausstehenden bestätigen, Erinnerungen senden, Vorlage auswählen und Als Vorlage speichern.

Hinweis: Teamleiter, die keine Administratoren sind, können nur Positionen für die Teams einteilen, die sie leiten. Die Schaltflächen anderer Teams sind ausgegraut mit „Sie können nur Positionen für ein Team einteilen, das Sie leiten."

Positionen hinzufügen

Eine Position ist eine offene Freiwilligenrolle für die Veranstaltung (z. B. „1 Tontechniker/in", „2 Begrüßer/innen", „3 Mitarbeiter/innen im Kinderprogramm").

Eine Position hinzufügen

1. Öffnen Sie die Veranstaltung und klicken Sie auf die Registerkarte Dienst.
2. Klicken Sie auf Position hinzufügen. Der Dialog Freiwilligenposition hinzufügen wird geöffnet.
3. Wählen Sie Von Team und wählen Sie das Team und die Position — oder wählen Sie Benutzerdefiniert und geben Sie einen Positionsname für eine einmalige Rolle ein, die nicht zu Ihren regulären Teams passt (z. B. „Kinderschminken").
4. Geben Sie ein, Wie viele werden benötigt?
5. Fügen Sie optional Notizen (optional) hinzu (z. B. „Jemand mit der neuen Mischpult-Schulung benötigt").
6. Haken Sie optional Offen für Selbstanmeldung an, damit Teammitglieder sich selbst eintragen können, legen Sie eine Anmeldefrist (optional) fest und wählen Sie, ob Genehmigung erforderlich ist (wenn nicht angehakt, werden Anmeldungen automatisch bestätigt). Siehe Freiwilligen-Selbstanmeldung.
7. Klicken Sie auf Position hinzufügen.

Ein Team ohne eigene Positionen zeigt in der Positionsliste no positions yet — use "Assign team".

Ein ganzes Team zuweisen

Wenn Sie ein Dienstteam konfiguriert haben, können Sie in einem Schritt alle seine Positionen zur Veranstaltung hinzufügen:

1. Klicken Sie auf Team zuweisen.
2. Wählen Sie im Fenster Dienstteam zuweisen unter Team auswählen das Team und, falls das Team Vorlagen hat, eine Vorlage (oder — Stattdessen alle Teampositionen verwenden —).
3. Klicken Sie auf Team zuweisen.

Dadurch werden nur die Positionen des Teams hinzugefügt -- niemand wird zugewiesen oder benachrichtigt. Weisen Sie Personen von Hand zu oder verwenden Sie Alles automatisch ausfüllen, wenn Sie bereit sind.

Wenn das Team noch keine Positionen hat, fügt TimelyChurch dem Team eine Position namens Freiwillige/r hinzu, setzt sie auf die Veranstaltung und teilt Ihnen das in der Bestätigungsmeldung mit. Sie können sie später unter Gruppen → das Team → Positionen umbenennen.

Eine Position bearbeiten oder entfernen

Klicken Sie bei einer Position auf das Menü Position bearbeiten (⋯), um:

• Benötigte Personen zu ändern und auf Kapazität speichern zu klicken.
• Besetzungsanfrage senden — mehrere Personen auf einmal einzuladen; wer zuerst zusagt, gewinnt. Siehe Fill Requests: Offene Plätze ausschreiben, Wer-zuerst-Kommt-Gewinnt.
• Offen für Anmeldungen ein- oder auszuschalten.
• Die Position entfernen aus dieser Veranstaltung.

Freiwillige zuweisen

Eine Person zuweisen

1. Klicken Sie bei einer Position auf Zuweisen. Das Fenster Freiwillige finden wird geöffnet.
2. Durchsuchen Sie die Teammitglieder (Personen in diesem Team) oder wechseln Sie zu Alle Personen und suchen Sie nach Name, E-Mail oder Telefonnummer.
3. Kandidaten sind gruppiert, um Ihnen die Wahl zu erleichtern:
   • Vorgeschlagen (einwechseln) — Personen, die zuletzt nicht gedient haben, mit der Angabe, wie oft sie in diesem Monat gedient haben.
   • Zuletzt aktiv (kürzlich im Dienst) — Personen, die zuletzt gedient haben.
   • Konflikte — Personen, die bereits zu einer überschneidenden Zeit dienen. Klicken Sie auf Trotzdem zuweisen, wenn es in Ordnung ist (zuerst sehen Sie Trotzdem einteilen?).
   • Nicht verfügbar — Personen, die dieses Datum (oder ein wiederkehrendes Muster, das es abdeckt) als nicht verfügbar markiert haben.
4. Klicken Sie neben der Person auf Zuweisen. Klicken Sie auf Fertig, wenn Sie fertig sind.

Neue Zuweisungen beginnen als Ausstehend, bis der Freiwillige antwortet -- es sei denn, das Team bestätigt Zuweisungen automatisch (Gruppen → das Team → Details → Zuweisungen automatisch bestätigen (ausstehenden Status überspringen)). Dann beginnt die zugewiesene Person als Bestätigt und erfährt, dass sie eingeteilt ist, ohne etwas beantworten zu müssen. Die Einstellung Genehmigung erforderlich einer Position ändert daran nichts: Sie entscheidet nur, ob Freiwillige, die sich selbst eintragen, genehmigt werden müssen.

Ein Freiwilliger, der anderswo bereits für eine wirklich überschneidende Zeit eingeplant ist, erscheint unter Konflikte mit dem Grund -- siehe Zwei Gottesdienste am selben Tag, wie dies eine echte Doppelbelegung von einfachem Dienst bei mehr als einem Gottesdienst am selben Tag unterscheidet.

Eine Zuweisung verwalten

Die Zeile jeder zugewiesenen Person zeigt ihren Status und kleine Aktionsschaltflächen:

• Bestätigen — eine ausstehende Person als bestätigt markieren (zum Beispiel, wenn sie es Ihnen persönlich gesagt hat).
• Erneut fragen (ausstehend) oder Erinnern (bestätigt) — ihr eine weitere Nachricht zu diesem Datum senden.
• Entfernen — sie von der Position nehmen.
• Anruf und Message on Telegram — sie direkt kontaktieren (wird angezeigt, wenn sie eine Telefonnummer haben oder Telegram verknüpft haben).

Ein Warnsymbol kennzeichnet einen Terminkonflikt (anderswo doppelt eingeplant).

Automatisch ausfüllen

TimelyChurch kann automatisch den besten verfügbaren Freiwilligen für jeden offenen Platz auswählen. Es berücksichtigt Qualifikationen, Verfügbarkeit für das Veranstaltungsdatum und wie kürzlich und wie oft jede Person gedient hat (damit nicht jede Woche derselbe Freiwillige angefragt wird). Es berücksichtigt außerdem wiederkehrende Nichtverfügbarkeit — wenn jemand angegeben hat, an einem bestimmten Wochentag nie verfügbar zu sein, überspringen sowohl das automatische Ausfüllen als auch das Fenster Freiwillige finden diese Person, genau wie bei einer einmaligen Nichtverfügbarkeit.

• Eine Position: Klicken Sie bei der Position auf Automatisch (Besten Kandidaten automatisch eintragen).
• Die gesamte Veranstaltung: Klicken Sie oben auf der Registerkarte „Dienst" auf Alles automatisch ausfüllen.

Automatisch eingetragene Personen beginnen als Ausstehend, es sei denn, das Team ist auf automatische Bestätigung eingestellt.

Tipp: Für das serienweite automatische Ausfüllen, das jede Veranstaltung einer wiederkehrenden Serie auf einmal ausfüllt, lesen Sie Alle Veranstaltungen automatisch ausfüllen in Veranstaltungsserien verwalten.

Schnellaktionen

Das Menü Weitere Aktionen beschleunigt gängige Muster.

Freiwillige aus einer ähnlichen Veranstaltung kopieren

Wenn der Gottesdienst der letzten Woche ein großartiges Team hatte, klonen Sie es einfach:

1. Öffnen Sie Weitere Aktionen und klicken Sie auf Aus Veranstaltung kopieren. Das Fenster Aus vorheriger Veranstaltung kopieren listet vergangene Veranstaltungen desselben Typs auf, die Freiwillige hatten -- jede zeigt ihr Datum und ihre Uhrzeit, sodass Sie sie unterscheiden können, wenn Ihre Gemeinde mehr als einen Gottesdienst pro Tag hat. Hat die Veranstaltung, in die Sie kopieren, an diesem Tag noch einen weiteren Gottesdienst, wird dieser direkt neben den anderen angeboten.
2. Wählen Sie die Veranstaltung, aus der kopiert werden soll.
3. Wählen Sie, ob Freiwilligenzuweisungen kopieren (nicht nur Positionen) und ob Benachrichtigungen an zugewiesene Freiwillige senden werden sollen. Freiwillige, die an diesem Datum als nicht verfügbar markiert sind, werden automatisch übersprungen.
4. Klicken Sie auf In diese Veranstaltung kopieren.

Alle ausstehenden bestätigen

Nachdem das automatische Ausfüllen Personen als „Ausstehend" platziert hat, setzt Alle ausstehenden bestätigen sie alle auf „Bestätigt", ohne jeden einzeln anzuklicken.

Dienstvorlagen

• Als Vorlage speichern speichert die Positionen dieser Veranstaltung (und wie viele von jeder — nicht die Personen) als wiederverwendbare Dienstvorlage.
• Vorlage auswählen öffnet Dienstvorlage anwenden, damit Sie mit Auf diese Veranstaltung anwenden einen gespeicherten Satz von Positionen zu dieser Veranstaltung hinzufügen können.

Gespeicherte Dienstvorlagen werden auf der Seite Vorlagen aufgelistet — siehe Vorlagen-Hub.

Wann Freiwillige davon erfahren

Das Zuweisen einer Person benachrichtigt sie nicht immer sofort. Jedes Team entscheidet, wie weit im Voraus seine Personen informiert werden, unter Gruppen → das Team → Details → Planungseinstellungen → Wann Personen erfahren, dass sie eingeplant sind → Benachrichtigen Sie sie so viele Tage, bevor sie dienen (Standard 30 Tage).

• Liegt die Veranstaltung innerhalb dieses Zeitfensters, wird der Freiwillige sofort informiert.
• Liegt sie weiter in der Zukunft, wird die Nachricht „Sie wurden eingeplant" zurückgehalten und am Morgen (gegen 9 Uhr Gemeindezeit) des Tages gesendet, an dem die Veranstaltung in Reichweite kommt. Sie können ein ganzes Quartal oder Jahr auf einmal planen, und niemand wird belästigt, bis sein Einsatz näher rückt.
• Setzen Sie den Wert auf 0, um Personen immer in dem Moment zu informieren, in dem Sie sie einteilen.

Freiwillige, die Telegram verknüpft haben, erhalten die Nachricht auf Telegram mit den Schaltflächen Ja, ich kann, Diesmal nicht und Vorher erinnern…; alle anderen erhalten eine E-Mail „Dienstanfrage" mit den Schaltflächen Akzeptieren und Ablehnen. Ein Freiwilliger, dessen Zuweisung bereits Bestätigt ist (das Team bestätigt automatisch), erhält stattdessen eine Nachricht „Sie sind eingeteilt“ -- „Sie sind bestätigt – keine Antwort nötig.“ -- ohne Schaltflächen. Siehe Freiwilligen-Benachrichtigungen.

Freiwilligenerinnerungen senden

Manuelle Erinnerungen

Öffnen Sie Weitere Aktionen und klicken Sie auf Erinnerungen senden, um jeden bestätigten Freiwilligen dieser Veranstaltung sofort zu erinnern.

Automatische Erinnerungen

TimelyChurch erinnert Freiwillige auch automatisch — sowohl Ausstehende als auch Bestätigte — einmal am Abend (18 Uhr Gemeindezeit) am Erinnerungstag des jeweiligen Teams. Jedes Team legt dies unter Planungseinstellungen fest:

• Dienst-Erinnerungen an dieses Team senden — automatische Erinnerungen für das Team ein- oder ausschalten.
• Die Erinnerung so viele Tage vorher senden — Standard 2. Bei 2 oder mehr erhalten die Personen am Vortag außerdem eine letzte Erinnerung.

Erinnerungen gehen per Telegram, wenn der Freiwillige es verknüpft hat, sonst per E-Mail.

E-Mail-Aktionslinks

Einladungs- und Erinnerungs-E-Mails enthalten Schaltflächen Akzeptieren und Ablehnen. Der Freiwillige kann direkt aus der E-Mail heraus antworten, ohne sich anzumelden. Der Link ist sicher und an genau diese Zuweisung gebunden.

Wenn jemand ablehnt

Wenn ein Freiwilliger ablehnt, werden die Leiter des Teams informiert (oder Ihre Gemeindeadministratoren, wenn das Team keinen Leiter hat). Was dann geschieht, hängt von den Einstellungen des Teams ab:

• Ist Automatisch Ersatz auswählen, wenn jemand ablehnt eingeschaltet, wird automatisch die nächste Person in der Rotation eingeladen.
• Andernfalls finden Sie selbst Ersatz: Weisen Sie jemanden zu, verwenden Sie Besetzungsanfrage senden bei der Position oder tippen Sie — über Telegram — in der Ablehnungsnachricht auf Vertretung finden oder Erneut einladen.

Siehe Kaskaden-Automatisch-Ausfüllen, Vertretungseinladungen und Abwesenheitsabzeichen und Vertretungsanfragen.

Team-Zeitplan-Vorlagen

Wenn ein Dienstteam eine Zeitplan-Vorlage hat, kann diese in einem Schritt alle standardmäßigen Positionen auf eine Veranstaltung laden. Einrichten unter:

• Registerkarte Vorlagen des Teams (Gruppen > [Team] > Vorlagen).
• Automatisch anwenden: Konfigurieren Sie die Regel Automatisch auf Veranstaltungstypen anwenden der Vorlage (z. B. „Gottesdienst"), und jede neue Veranstaltung dieses Typs kommt mit den vorgeladenen Positionen der Vorlage — kein manueller Schritt erforderlich. Im Formular „Veranstaltung erstellen" gibt es keine Vorlagenauswahl; Vorlagen werden nach Veranstaltungstyp angewendet.
• Auf eine einzelne Veranstaltung anwenden: Klicken Sie auf der Registerkarte „Dienst" der Veranstaltung auf Team zuweisen und wählen Sie die Vorlage des Teams, oder nutzen Sie Weitere Aktionen → Vorlage auswählen für eine gespeicherte Dienstvorlage.

Dieses automatische Anwendungsverhalten ist die größte Zeitersparnis in der Freiwilligenplanung. Die vollständige Einrichtungsanleitung finden Sie unter Team-Zeitplan-Vorlagen. Das vollständige Konzept finden Sie unter Wie die Freiwilligenplanung organisiert ist.

Zusammenfassung des Dienst-Workflows pro Veranstaltung

Ein typischer Gottesdienst-Ablauf:

1. Die Veranstaltung erstellen (oder aus einer Serie generieren); Team-Vorlagen fügen die Positionen hinzu.
2. Auf Alles automatisch ausfüllen klicken, um die bestverfügbaren Personen einzutragen.
3. Die Auswahl überprüfen; alle, die nicht passen, mit Entfernen und Zuweisen tauschen.
4. Auf Alle ausstehenden bestätigen klicken, wenn Sie den Dienstplan bereits mit den Personen abgesprochen haben, oder die Freiwilligen selbst zusagen lassen.
5. Freiwillige erfahren davon, wenn das Datum in das Benachrichtigungsfenster ihres Teams kommt, und erhalten vor dem Tag eine automatische Erinnerung (oder klicken Sie jederzeit auf Erinnerungen senden).
6. Freiwillige klicken auf Akzeptieren oder Ablehnen; Ablehnungen werden wie oben beschrieben behandelt.