Aufgeteilte Transaktionen
Was ist eine aufgeteilte Transaktion?
Eine aufgeteilte Transaktion ist eine einzelne Transaktion, deren Betrag auf zwei oder mehr Kategorien aufgeteilt wird. Anstatt einer Zeile „Office Depot, $250, Büromaterial" könnten Sie denselben $250-Beleg auf „$180 Büromaterial + $70 Dienstleistungsbedarf" aufteilen.
Dies hält die Transaktionszahl gering (ein Eintrag pro Beleg, Scheck oder Einzahlung), gibt Ihnen aber trotzdem eine genaue Berichterstattung auf Kategorieebene.
Wann eine Aufteilung verwendet wird
Häufige Szenarien:
- Gemischte Belege -- Ein einzelner Einkauf bei Costco kauft Büromaterial, Dienstleistungsbedarf und Erfrischungen. Aufteilen nach Kategorie statt drei separate Transaktionen zu erstellen oder eine Auffangkategorie zu raten.
- Kombinierte Einzahlungen -- Ein einzelner Einzahlungsbeleg kombiniert Zehnten, zweckgebundene Gaben und eine Spendenaktion. Aufteilen der Einzahlung nach Einnahmekategorie (oder nach Fonds).
- Aufgeteilte Ausgaben -- Eine monatliche Versicherungsrechnung, die zwischen Gebäudeausgaben und Fahrzeugausgaben aufgeteilt werden soll.
- Erstattungen mit mehreren Positionen -- Ein Mitarbeiterspesenbericht, der mehrere verschiedene Kategorien umfasst.
Aufteilungen vs. andere Optionen
| Verwenden Sie dies | Wenn |
|---|---|
| Aufgeteilte Transaktion | Eine reale Geldbewegung, mehrere Kategorien. Der Gesamtbetrag stammt aus einer einzelnen Einzahlung, einem Scheck oder einer Überweisung. |
| Zwei separate Transaktionen | Zwei wirklich separate Geldbewegungen, auch wenn sie am selben Tag stattfanden. |
| Journalbuchung (Journalbuchungen) | Eine manuelle Doppelbuchung – ein anderes, buchhalterorientiertes Tool. Verwenden Sie es, um eine zuvor erfasste Transaktion zu korrigieren oder umzuklassifizieren, nicht um eine einzelne Einzahlung in Kategorien aufzuteilen. Eine Aufteilung ist eine Geldbewegung über viele Kategorien; eine Journalbuchung ist eine ausgeglichene Soll-/Habenbuchung. |
Hinweis: Journalbuchungen sind eine Funktion des Erweiterten Modus. Wenn Ihre Buchhaltung auf den Einfachmodus eingestellt ist, werden Sie sie nicht sehen, und das ist in Ordnung – Aufteilungen decken den alltäglichen Bedarf „eine Zahlung, mehrere Kategorien" alleine ab.
Eine Aufteilung erstellen
Sie erstellen Aufteilungen beim Erfassen einer Einnahmen- oder Ausgabentransaktion.
- Klicken Sie auf der Seite Transaktionen (im Einfachmodus als Geld Ein / Aus bezeichnet) auf die Schaltfläche Neue Transaktion oben rechts.
- Wählen Sie aus dem Menü Neue Ausgabe oder Neue Einnahme. Beide öffnen das Formular Transaktion erfassen. (Aufteilungen sind bei Neuer Überweisung nicht verfügbar – eine Überweisung bewegt nur Geld zwischen zwei Konten.)
- Füllen Sie die Felder der obersten Ebene wie gewohnt aus: Betrag, Datum, Konto, Kategorie, Zahlungsempfänger/Beschreibung.
- Aktivieren Sie den Schalter Transaktion aufteilen. Das Aufteilungspanel erscheint unten.
- Das Panel beginnt mit einer Aufteilungszeile. Für jede Zeile legen Sie fest:
- Kategorie -- Die Einnahmen- oder Ausgabenkategorie für diesen Anteil.
- Betrag -- Der Dollarbetrag für diesen Anteil.
- Memo -- Optional, für eine kurze Notiz darüber, wofür dieser Anteil war.
- Klicken Sie auf + Zeile hinzufügen, um eine weitere Aufteilungszeile hinzuzufügen. Verwenden Sie das × neben einer Zeile, um sie zu entfernen (Sie müssen mindestens eine Zeile behalten).
- Beachten Sie die Anzeige Verbleibend unter den Zeilen. Sie zeigt, wie viel des Gesamtbetrags noch nicht zugewiesen ist, und wird grün, sobald sie $0,00 erreicht.
- Klicken Sie auf Speichern.
Die Regel „Aufteilungen müssen dem Gesamtbetrag entsprechen"
Das Formular prüft kontinuierlich, ob die Summe aller Aufteilungszeilen dem Gesamtbetrag der Transaktion entspricht. Der Verbleibend-Indikator zeigt den nicht zugewiesenen Saldo – er bleibt rot, bis die Aufteilungen genau aufgehen, und wird dann bei Verbleibend: $0,00 grün.
Wenn Sie versuchen zu speichern, während die Aufteilungen nicht ausgeglichen sind, stoppt das Formular Sie mit der Meldung: „Aufteilungsbeträge müssen dem Transaktionsgesamtbetrag entsprechen." Der Server erzwingt dieselbe Regel, sodass eine Aufteilung niemals unausgeglichen gebucht werden kann. Passen Sie die Beträge so an, dass sie dem Gesamtbetrag entsprechen, bevor Sie speichern.
Eine Aufteilung bearbeiten oder entfernen
Öffnen Sie die Transaktion von der Transaktionsseite und klicken Sie auf ihre Zeile, um die belegähnliche Detailansicht zu sehen, die die Aufteilungszeilen unterhalb der Transaktion auflistet. Sie können die Felder der obersten Ebene (Datum, Betrag, Konto, Zahlungsempfänger, Beschreibung, Notizen usw.) über die Schaltfläche Bearbeiten bei jeder Transaktion bearbeiten.
Die Aufteilungsaufschlüsselung bearbeiten
Sie können jetzt die Aufteilungsaufschlüsselung selbst ändern – andere Kategorien oder andere Beträge pro Zeile – direkt über das Formular Bearbeiten, ohne die Transaktion zu löschen und neu zu erstellen (zuvor die einzige Möglichkeit). Wenn Sie eine aufgeteilte Transaktion zum Bearbeiten öffnen, ist das Panel Transaktion aufteilen bereits aktiviert und mit den aktuellen Aufteilungszeilen der Transaktion vorausgefüllt. Passen Sie die Kategorien oder Beträge an, fügen Sie Zeilen hinzu oder entfernen Sie sie, und beachten Sie die Anzeige Verbleibend – die Aufteilungen müssen weiterhin dem Transaktionsgesamtbetrag entsprechen (Verbleibend: $0,00), bevor Sie speichern können.
Um eine Aufteilung wieder in eine einfache Einzelkategorie-Transaktion umzuwandeln, öffnen Sie sie zum Bearbeiten, deaktivieren Sie den Schalter Transaktion aufteilen und wählen Sie stattdessen eine einzelne Kategorie.
Hinweis: Die Aufteilungsaufschlüsselung einer abgestimmten Transaktion ist gesperrt, um die abgeschlossene Abstimmung zu schützen – heben Sie zuerst die Abstimmung auf, wenn Sie sie neu aufteilen müssen.
Berichte über Aufteilungen
Die Gewinn- und Verlustrechnung (im Einfachmodus als Geld Ein vs. Geld Aus angezeigt) und Berichte auf Kategorieebene behandeln jede Aufteilungszeile als ob sie eine eigene Transaktion für Kategoriesummen wäre. Die Zeilen Gesamteinnahmen und Gesamtausgaben bleiben korrekt, da die Aufteilungen immer den Bruttogesamtbetrag der Transaktion ergeben.
Verfolgungsklassen (siehe Verfolgungsklassen) sind auf Transaktionsebene angehängt, nicht auf Aufteilungsebene, sodass alle Zeilen in einer einzelnen Aufteilung dieselbe Verfolgungsklasse teilen. Wenn Sie pro Zeile eine andere Klasse benötigen, müssen Sie separate Transaktionen statt Aufteilungen verwenden.
Bewährte Vorgehensweisen
Aufteilungen großzügig für Belege, sparsam für alles andere verwenden. Belege, die mehrere Kategorien umfassen, sind das Paradebeispiel für Aufteilungen. Überall sonst sind zwei saubere Transaktionen in der Regel leichter zu lesen und abzustimmen.
Die Aufteilung in der Beschreibung dokumentieren. Verwenden Sie die Beschreibung der obersten Ebene, um zusammenzufassen („Costco-Einkauf, Büro + Dienst"), und das Memo pro Zeile für das Detail pro Kategorie.
Aufteilungen als einzelne Transaktion abstimmen. Wenn Sie Ihr Bankkonto abstimmen (Abstimmung befindet sich unter dem Menü Einrichten ▾ im Erweiterten Modus oder Mehr ▾ im Einfachmodus), ist die Aufteilung eine Zeile im Kontoauszug und eine abgeglichene Zeile in TimelyChurch – die Aufteilungszeilen befinden sich darunter, nicht auf der Abstimmungsebene.