Rückerstattungen und Rückbuchungen

Dieser Artikel führt Schatzmeister und Gemeindeadministratoren durch das, was passiert, wenn eine Online-Spende erstattet wird, wenn ein Spender eine Abbuchung anfechtet oder wenn ein Kartenaussteller eine Rückbuchung einreicht. TimelyChurch übernimmt die schwere Arbeit für Sie: Sie können eine Rückerstattung direkt auf der Spendenseite ausstellen, und TimelyChurch synchronisiert die Änderung automatisch in Ihre Aufzeichnungen – Spende, Zuteilungen, Buchungstransaktionen, Zusagenerfüllung und Spendennachweise werden alle innerhalb von Sekunden aktualisiert. Keine manuelle Bereinigung erforderlich.

Rückerstattungen werden automatisch synchronisiert.

Wenn eine Stripe-Online-Spende erstattet wird – entweder mit der In-App-Schaltfläche Rückerstattung oder über das Stripe Dashboard –, verarbeitet TimelyChurch die Rückerstattung und:

1. Markiert die Spende als erstattet und erfasst dabei den Erstattungsbetrag, den Grund und den Status.
2. Storniert die Zusagenerfüllung um den Erstattungsbetrag.
3. Erstellt ausgleichende Buchungseinträge, die auf heute datiert sind (historische, abgestimmte Einträge oder Einträge aus abgeschlossenen Geschäftsjahren werden nie bearbeitet – stattdessen gleicht ein Gegeneintrag die Rückerstattung in aktuellen Periodenberichten netto aus und bewahrt dabei den ursprünglichen Prüfpfad).
4. Storniert die Bearbeitungsgebühren-Ausgabe im selben Verhältnis wie die Rückerstattung, sodass sich Ihre Bücher netto ausgleichen.
5. Schließt die erstattete Spende automatisch von Spendennachweisen aus – Spender sehen erstattete Spenden nicht in ihren steuerlich absetzbaren Aufzeichnungen.

Die In-App-Schaltfläche Rückerstattung ist auf der Spendendetailseite für jede Stripe-Online-Spende verfügbar, die noch nicht erstattet wurde (Spenden-Stufe Administrator).

Wann Sie möglicherweise eine Spende erstatten müssen

Häufige Szenarien:

• Ein Spender hat den falschen Betrag eingegeben (z. B. 1.000 $ statt 100 $).
• Ein Spender hat doppelt geklickt und wurde zweimal abgerechnet.
• Ein Spender hat die Spende dem falschen Fonds gewidmet und bat die Gemeinde, sie zu wiederholen.
• Ein Spender beantragt aus persönlichen Gründen eine Rückerstattung (innerhalb der Rückerstattungsrichtlinie Ihrer Gemeinde).
• Ein pastorales oder Betrugsproblem erfordert die Rückbuchung einer Abbuchung.

Für eine Stripe-Online-Spende ist der einfachste Weg die In-App-Schaltfläche Rückerstattung (siehe unten) – sie stellt die Stripe-Rückerstattung aus und aktualisiert alle Ihre Aufzeichnungen in einem Schritt. Für Offline-/manuelle Spenden (Bargeld, Scheck oder jede manuell ohne Stripe-Abbuchung erfasste Spende) gibt es keine Kartenzahlung zur Rückabwicklung, daher passen Sie den Datensatz direkt mit „Bearbeiten" oder „Löschen" an.

So stellen Sie eine Rückerstattung in TimelyChurch aus (Stripe-Online-Spenden)

1. Gehen Sie in der Seitenleiste zu Finanzen > Spenden.
2. Suchen Sie nach Spendername, E-Mail oder Spenden-ID (z. B. DON-2026-00123) und öffnen Sie die Spendendetailseite.
3. Klicken Sie oben auf der Seite auf die Schaltfläche Rückerstattung. (Diese Schaltfläche erscheint nur bei Stripe-Online-Spenden, die noch nicht erstattet wurden, und nur für Personen mit der Spenden-Stufe Administrator -- siehe Wer Spenden und Gaben sehen kann.)
4. Lassen Sie im Rückerstattungs-Modal den Betrag leer, um den vollen Betrag zu erstatten, den die Gemeinde erhalten hat, oder geben Sie einen kleineren Betrag für eine Teilrückerstattung ein.
5. Wählen Sie optional einen Grund (Auf Wunsch des Spenders, Doppelte Abbuchung oder Betrügerisch).
6. Klicken Sie auf Rückerstattung ausstellen, um zu bestätigen.

TimelyChurch sendet die Rückerstattung an Stripe, das das Geld an die ursprüngliche Zahlungsmethode des Spenders zurückgibt (typischerweise 5–10 Werktage), und aktualisiert dann automatisch die Spende, Fondszuteilungen, Zusagenerfüllung, Kampagnengesamtbeträge, Buchungseinträge und den Spendennachweis.

Über die Bearbeitungsgebühr: Kartenbearbeitungsgebühren werden von Stripe (dem Zahlungsanbieter) berechnet, nicht von TimelyChurch, und Stripe gibt seine Bearbeitungsgebühr bei einer Rückerstattung nicht zurück. Die Rückerstattung ist daher auf den Netto-Betrag begrenzt, den die Gemeinde tatsächlich erhalten hat (Brutto minus Stripe-Gebühr). Das Fenster Rückerstattung zeigt Spender hat bezahlt, Stripe-Gebühr, nicht erstattungsfähig und Erstattbar, sodass Sie die Beträge sehen, bevor Sie bestätigen.

So stellen Sie eine Rückerstattung über das Stripe Dashboard aus (Alternative)

Sie können auch direkt von Stripe aus erstatten – das Ergebnis wird auf dieselbe Weise wieder in TimelyChurch synchronisiert.

1. Öffnen Sie das Stripe Dashboard. Klicken Sie auf Stripe Dashboard in der Karte Stripe – Online-Spenden unter Gemeindeeinstellungen > Integrationen (oder auf der Seite Online-Spenden-Einrichtung).
2. Navigieren Sie zu Zahlungen und suchen Sie die Zahlung. Sie können nach Betrag, Datum oder E-Mail des Spenders suchen.
3. Klicken Sie auf die Zahlung, dann auf Zahlung erstatten, wählen Sie Vollständige Rückerstattung oder Teilrückerstattung und bestätigen Sie.
4. Stripe verarbeitet die Rückerstattung an die ursprüngliche Zahlungsmethode des Spenders.

Wenn die Rückerstattung abgeschlossen ist, benachrichtigt Stripe TimelyChurch, das denselben oben beschriebenen automatischen Kaskadenmechanismus ausführt.

Was TimelyChurch nach einer Rückerstattung automatisch aktualisiert

Wenn eine Stripe-Spende erstattet wird (über die In-App-Schaltfläche oder das Stripe Dashboard), werden alle folgenden Punkte für Sie erledigt:

Kurz gesagt: Bei einer Stripe-Online-Spende ist die Erstattung eine Ein-Schritt-Aktion, und Ihre Bücher bleiben von selbst korrekt. Sie müssen nicht von Hand die Spende löschen, Buchungseinträge stornieren oder einen Nachweis neu ausstellen.

Quittungs-E-Mail bereits gesendet. Eine bereits zugestellte Quittungs-E-Mail kann nicht zurückgesendet werden. Wenn ein Spender eine Quittung für eine Spende hat, die später zurückgegeben wurde, möchten Sie ihm möglicherweise eine kurze Notiz senden. Ihr Jahresend-Spendennachweis wird jedoch den erstatteten Betrag korrekt ausschließen.

Offline- und manuelle Spenden (Keine Stripe-Abbuchung)

Die In-App-Schaltfläche Rückerstattung und die automatische Synchronisierung gelten nur für Stripe-Online-Spenden – Spenden, die eine Stripe-Abbuchung hinterlegt haben. Bei Bargeld, Scheck oder anderen manuell erfassten Spenden gibt es keine Kartenzahlung zur Rückabwicklung. So korrigieren Sie eine solche:

1. Gehen Sie zu Finanzen > Spenden und öffnen Sie die Spende.
2. Um die gesamte Spende zu stornieren, verwenden Sie Spende löschen (im Menü Weitere Aktionen; Spenden-Stufe Administrator). Die Spende wandert zu Kürzlich gelöscht und ihre zugehörigen Buchungstransaktionen werden entfernt. Eine Spende, deren Buchungseintrag bereits abgestimmt wurde, kann nicht gelöscht werden – siehe unten.
3. Um den Betrag zu reduzieren (eine Teilkorrektur), klicken Sie auf Bearbeiten, reduzieren Sie den Gesamtbetrag und passen Sie die Fondszuteilungen entsprechend an. Fügen Sie eine Notiz hinzu, die die Änderung und das Datum erklärt.

Wenn die Buchungstransaktion der manuellen Spende bereits abgestimmt ist, löscht TimelyChurch sie nicht („Eine abgeglichene Spende kann nicht gelöscht werden — heben Sie zuerst den Abgleich auf.“). Gehen Sie stattdessen zu Finanzen > Buchhaltung, suchen Sie die Einnahmetransaktion, die mit der Spenden-ID der Spende verknüpft ist, und erfassen Sie einen ausgleichenden Ausgaben- oder Anpassungs-Eintrag für den korrigierten Betrag, datiert zum Zeitpunkt der Korrektur, mit einer klaren Beschreibung.

Rückbuchungen

Eine Rückbuchung erfolgt, wenn ein Spender die Abbuchung direkt bei seinem Kartenaussteller anfechtet (anstatt Ihre Gemeinde um eine Rückerstattung zu bitten). Das Kartennetzwerk storniert die Mittel aus dem Stripe-Guthaben Ihrer Gemeinde, und Stripe berechnet unabhängig vom Ergebnis eine Streitgebühr.

Wie TimelyChurch Rückbuchungen handhabt

TimelyChurch wird von Stripe benachrichtigt, wenn sich eine Streitigkeit ändert, und reagiert automatisch:

• Wenn eine Streitigkeit eröffnet wird, wird die Spende als mit ausstehender Rückerstattung markiert, sodass sie nicht mehr zu Spendengesamtbeträgen zählt, und alle verknüpften Zusagen- und Kampagnensummen werden für die Dauer der Streitigkeit storniert. Gemeindeadministratoren werden in der App benachrichtigt.
• Wenn eine Streitigkeit geschlossen wird:
  • Wenn die Gemeinde gewonnen hat, wird die ausstehende Rückerstattung aufgehoben und die Spende, Zusagen- und Kampagnengesamtbeträge werden wiederhergestellt.
  • Wenn die Gemeinde verloren hat, wurden die Mittel von Stripe abgezogen, die Spende bleibt als erstattet markiert, und die entsprechenden ausgleichenden Buchungseinträge werden gebucht, damit das Hauptbuch die verlorenen Mittel widerspiegelt.

Sie sollten weiterhin das Stripe Dashboard im Auge behalten, das den Streitgrund anzeigt und Ihnen ermöglicht, zu antworten, aber TimelyChurch hält Ihre Spenden-, Zusagen-, Kampagnen- und Buchungsaufzeichnungen synchron, während sich die Streitigkeit entwickelt.

Auf eine Rückbuchung reagieren

1. Stripe sofort prüfen – Das Stripe Dashboard zeigt den Streitgrund (z. B. „betrügerisch", „doppelt", „Produkt nicht erhalten"). Bei Spenden ist „betrügerisch" am häufigsten.
2. Entscheiden, ob Sie anfechten oder akzeptieren:
   • Wenn der Spender wirklich spenden wollte und es ein Missverständnis gab, wenden Sie sich direkt an den Spender. Dieser kann die Rückbuchung über seine Bank zurückziehen.
   • Wenn Sie die Rückbuchung akzeptieren, belastet Stripe Ihr Konto und der Fall wird geschlossen. Sie verlieren die Mittel plus die Streitgebühr.
   • Wenn Sie anfechten, reichen Sie Beweise in Stripe ein (Spendendatensatz aus TimelyChurch, Quittungs-E-Mail, frühere Spendehistorie, Kontaktdaten des Spenders, Fondszuteilung usw.). Stripe leitet Ihre Beweise an das Kartennetzwerk weiter.
3. Keine manuelle Bereinigung erforderlich – Ob Sie anfechten und verlieren oder akzeptieren, TimelyChurch synchronisiert automatisch die Spende, Zuteilung, Buchungseinträge, Zusage und Nachweis, wenn Stripe die Streitigkeit schließt. Überprüfen Sie anschließend, ob die Datensätze korrekt aussehen.

Rückbuchungen verhindern

• Stellen Sie sicher, dass Ihr Gemeindename und Kontoauszugsdeskriptor in Stripe erkennbar ist. Ein unklarer Deskriptor lässt Spender glauben, dass die Abbuchung Betrug ist.
• Senden Sie eine sofortige Quittungs-E-Mail, damit Spender eine Aufzeichnung haben (TimelyChurch tut dies automatisch, wenn eine E-Mail angegeben wird).
• Versehen Sie Ihre Spendenseite mit Branding, damit Spender klar erkennen, an wen sie gespendet haben.
• Reagieren Sie schnell auf Anfragen von Spendern zu einer Abbuchung. Eine 24-Stunden-Antwort verhindert oft eine Rückbuchung.

Intern dokumentieren

Auch wenn die Aufzeichnungen automatisch synchronisiert werden, ist es gute Praxis, bedeutende Rückerstattungen und Rückbuchungen im Finanzprotokoll Ihrer Gemeinde zu notieren:

• Ursprüngliche Spenden-ID
• Datum der Rückerstattung oder Rückbuchung
• Betrag
• Grund
• Wer die Rückerstattung genehmigt hat (bei In-App-Rückerstattungen ist dies mit dem Benutzerkonto des Administrators aufgezeichnet)

Dies schützt die Gemeinde, falls die Rückerstattung jemals vom Spender, einem Prüfer oder einem Vorstandsmitglied in Frage gestellt wird.

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