Eine E-Mail-Automatisierung erstellen: Auslöser, Schritte & Zustellkanäle
E-Mail-Automatisierungen versenden automatisch die richtige Nachricht, wenn in Ihrer Gemeinde etwas passiert — eine neue Person tritt bei, jemand reicht ein Formular ein, eine erste Spende geht ein. Dieser Artikel führt Sie durch den Aufbau einer Automatisierung von Grund auf: einen Auslöser wählen, Schritte mit Verzögerungen hinzufügen, sich selbst einen Test senden, ein Zustellfenster festlegen und — falls Ihre Gemeinde Telegram verbunden hat — einen Schritt als Direktnachricht statt als E-Mail versenden. Wie Sie genau steuern, wer eingeschrieben wird und wie sicher Sie eine bereits laufende Automatisierung bearbeiten können, erfahren Sie unter E-Mail-Automatisierungen: Einschreibung, Bedingungen & sicheres Bearbeiten.
Zugriff auf Automatisierungen
- Melden Sie sich im Admin-Bereich an.
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf Kommunikation, um sie aufzuklappen, und dann auf Automatisierungen.
Die Liste zeigt jede Automatisierung, die Ihre Gemeinde erstellt hat, deren Auslöser und ob sie aktiv ist. Klicken Sie auf Neue Automatisierung (oder Automatisierung erstellen), um eine zu starten, oder klicken Sie auf den Namen einer bestehenden Automatisierung, um sie zu öffnen.
Hinweis: Automatisierungen sind eine separate, plangebundene Funktion im Vergleich zu E-Mail-Kampagnen. Wenn Sie sie nicht in der Seitenleiste sehen, ist diese Funktion in Ihrem aktuellen Plan nicht enthalten.
Einen Auslöser wählen
Jede Automatisierung beginnt mit einem Auslöser — dem Ereignis, das jemanden einschreibt. Wählen Sie einen aus dem Dropdown Auslöser:
| Auslöser | Löst aus, wenn … |
|---|---|
| Neues Mitglied hinzugefügt | Eine Person wird zu Ihrem Verzeichnis hinzugefügt. |
| Person tritt einer Gruppe bei | Jemand tritt einer bestimmten Gruppe bei (oder einer beliebigen Gruppe, wenn Sie die Gruppenauswahl leer lassen). |
| Veranstaltungsregistrierung | Jemand registriert sich für eine bestimmte Veranstaltung oder eine beliebige Veranstaltung. |
| Formular eingereicht | Jemand reicht ein bestimmtes Formular oder ein beliebiges Formular ein. |
| Erste Spende | Eine Person tätigt ihre allererste Spende. Löst bei späteren Spenden derselben Person nicht erneut aus. |
| Erster Check-in | Eine Person checkt zum allerersten Mal ein. Löst bei späteren Check-ins nicht erneut aus. |
| Manueller Auslöser | Startet nie von selbst — Personen werden nur über die Schaltfläche Personen einschreiben oder eine Massen-Einschreibung aus der Personenliste hinzugefügt. Nutzen Sie dies für einmalige Abläufe, die Sie vollständig selbst steuern möchten, etwa eine „Neue Familie"-Serie, in die Sie Personen von Hand aufnehmen. |
Wenn Sie Person tritt einer Gruppe bei, Veranstaltungsregistrierung oder Formular eingereicht wählen, erscheint ein zweites Dropdown, mit dem Sie den Auslöser auf eine bestimmte Gruppe, Veranstaltung oder ein bestimmtes Formular eingrenzen können — oder lassen Sie es auf „Beliebig", um alle davon abzudecken.
Ihre Schritte aufbauen
Jeder Schritt ist eine Aktion, die eine festgelegte Zeit nach dem vorherigen Schritt ausgelöst wird (oder nach der Einschreibung, bei Schritt 1). Klicken Sie auf Schritt hinzufügen, um einen weiteren hinzuzufügen.
Legen Sie für jeden Schritt fest:
- Aktionstyp — was passiert: E-Mail senden, Follow-up erstellen, Aufgabe erstellen, Zu Gruppe hinzufügen, Aus Gruppe entfernen, Benachrichtigung senden, Personenfeld aktualisieren oder (falls Ihre Gemeinde Telegram verbunden hat) Telegram-Nachricht.
- Verzögerung (Tage) / Verzögerung (Stunden) — wie lange nach dem vorherigen Schritt (oder nach der Einschreibung, beim ersten Schritt) gewartet wird, bevor dieser ausgelöst wird. Ein Schritt mit 0/0 löst sofort aus.
Einen mehrstufigen Ablauf aufzubauen bedeutet lediglich, Schritte mit Verzögerungen dazwischen zu stapeln — zum Beispiel sofort eine Willkommens-E-Mail, gefolgt von einer Nachfass-E-Mail drei Tage später:
Nach dem Speichern zeigt die Seite der Automatisierung die gesamte Abfolge als Zeitleiste — Auslöser, jeder Schritt und die Wartezeit dazwischen —, sodass Sie den Ablauf auf einen Blick erfassen.
Einen Schritt aus einer Vorlage starten
Klicken Sie beim Erstellen eines E-Mail-Schritts auf Aus Vorlage starten, um aus Ihrer gespeicherten E-Mail-Vorlagen-Bibliothek zu wählen, statt von Grund auf zu schreiben. Die Auswahl einer Vorlage füllt Betreff und Text des Schritts sofort aus — Sie können beides von dort aus weiterhin frei bearbeiten.
Vorlagen werden in dem Moment kopiert, in dem Sie sie auswählen. Bearbeiten Sie die ursprüngliche Vorlage später erneut, ändert sich dadurch kein bereits erstellter Schritt — was ein Schritt versendet, wird im Moment der Vorlagenauswahl festgelegt und ist danach nicht mehr an die Vorlage gebunden.
Sich selbst einen Test senden
Klicken Sie bei einem beliebigen E-Mail-Schritt auf Testmail an mich senden, um den aktuellen Betreff und Text dieses Schritts — einschließlich allem, was Sie bereits eingegeben, aber noch nicht gespeichert haben — mit Beispieldaten gerendert an Ihre eigene Admin-E-Mail-Adresse zu senden. Dies ist auf eine kleine Anzahl von Sendungen pro Stunde begrenzt und daher zur Vorschau Ihres Textes gedacht, nicht für Massentests.
Ein Zustellfenster festlegen
Jede Automatisierung versendet innerhalb eines von Ihnen gewählten Stundenfensters — E-Mails nur senden zwischen — unter Verwendung der Zeitzone Ihrer Gemeinde, nicht der des Empfängers oder des Servers. Der Standardwert ist 9:00 bis 20:00 Uhr. Wird ein Schritt außerhalb dieses Fensters fällig, wartet er einfach, bis das Fenster sich öffnet — er wird niemals vorzeitig gesendet und niemals übersprungen. So landet eine automatisierte Willkommens-E-Mail nicht um 3 Uhr morgens im Postfach, nur weil zu dieser Zeit die Verzögerung abgelaufen ist.
Ein Ziel festlegen (optional)
Aktivieren Sie Ziel, um der Automatisierung eine Austrittsbedingung zu geben. Erreicht eine in der Automatisierung eingeschriebene Person das Ziel — tritt einer Gruppe bei, reicht ein Formular ein oder tätigt eine Spende (wählen Sie eines, sowie bei Bedarf eine bestimmte Gruppe oder ein bestimmtes Formular) —, verlässt sie die Sequenz sofort. Alle noch ausstehenden Schritte für sie werden storniert; es wird nichts weiter versendet. Das ist nützlich für Abläufe, bei denen das Erreichen des Ziels bedeuten soll, dass die Erinnerungen aufhören sollen — zum Beispiel eine „Gruppe beitreten"-Serie, die aufhören soll, jemandem E-Mails zu senden, sobald diese Person tatsächlich einer Gruppe beigetreten ist.
Der Telegram-Zustellschritt
Hat Ihre Gemeinde ihren Telegram-Bot verbunden (Einstellungen → Integrationen → Telegram), steht für jeden Schritt der Aktionstyp Telegram-Nachricht zur Verfügung. Anders als ein E-Mail-Schritt ist ein Telegram-Schritt eine reine Textnachricht — es gibt keinen Rich-Text-Editor, nur ein Nachrichtenfeld, da Telegram HTML-Formatierung nicht wie E-Mail darstellt.
Wenn ein Telegram-Schritt auslöst:
- Hat die eingeschriebene Person ihr eigenes Telegram mit ihrem Mitgliederportal-Profil verknüpft, wird die Nachricht direkt als private Chat-Nachricht an sie gesendet — ohne E-Mail.
- Hat die Person Telegram nicht verknüpft (oder wurde die Verbindung Ihrer Gemeinde inzwischen getrennt), wird derselbe Nachrichteninhalt automatisch stattdessen als E-Mail-Fallback gesendet, sodass niemand stillschweigend übersprungen wird, nur weil er nie Telegram verknüpft hat.
Da ein Telegram-Versand keine E-Mail ist, gibt es kein Öffnungs- oder Klick-Pixel zum Nachverfolgen — die Ergebnisse der Automatisierung zeigen für diesen Schritt ehrlich „für Telegram nicht nachverfolgt" bei der Öffnungs-/Klickrate, statt eine Zahl zu erfinden, zusammen mit einer einfachen Aufschlüsselung, wie viele Personen die Nachricht tatsächlich über Telegram bzw. über den E-Mail-Fallback erhalten haben. Wie ein Mitglied sein eigenes Telegram-Konto verknüpft, erfahren Sie unter Telegram — Nachrichten und Zwei-Tipp-Aktionen.
Aktivieren
Aktivieren Sie Aktiv, um die Automatisierung live zu schalten — solange sie inaktiv ist, schreibt sie niemanden ein und versendet nichts. Sie können auch Wiedereinschreibung erlauben aktivieren; was das bewirkt, erfahren Sie unter E-Mail-Automatisierungen: Einschreibung, Bedingungen & sicheres Bearbeiten.
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Zuletzt aktualisiert: 8. August 2026