Budgetberichte
Das Budgetierungsmodul von TimelyChurch bietet drei Berichte für jedes aktive oder geschlossene Budget: einen Abweichungsbericht, eine Monatliche Aufschlüsselung und ein druckbares Vorstandsbericht-PDF. Alle drei werden über die Budget-Detailseite gestartet.
Den zugrunde liegenden Ablauf zur Budgeteinrichtung (Budgets erstellen, Positionen hinzufügen, Fondszuordnung, Statusübergänge) finden Sie im Abschnitt Buchhaltung der Wissensdatenbank. Dieser Artikel konzentriert sich auf die drei Berichte.
Wo Sie sie finden
- Gehen Sie zu Finanzen > Budgets.
- Klicken Sie auf das Budget, über das Sie berichten möchten.
- Die Aktionsschaltflächen auf der Budget-Detailseite verlinken auf alle drei Berichte:
- Abweichung – das Abweichungs-Dashboard auf dem Bildschirm
- Monatliche Aufschlüsselung – das Raster pro Monat
- Vorstandsbericht (PDF) – das druckfertige PDF
Alle drei erfordern einen Finanzzugriff, und alle drei sind ausschließlich auf Ihre eigene Gemeinde beschränkt.
Abweichungsbericht
Verwenden Sie diesen, wenn Sie eine schnelle Prüfung von oben bis unten möchten, wie sich das Budget gerade entwickelt.
Was er anzeigt
- Abweichung pro Position – Für jede Budgetposition:
- Kategorie und Fonds
- Typ (Einnahmen vs. Ausgaben)
- Geplanter Betrag
- Tatsächlicher Betrag (Summe aller übereinstimmenden Transaktionen)
- Abweichung (geplant minus tatsächlich, mit Vorzeichen)
- Abweichungsprozentsatz
- Status (günstig / ungünstig)
- Fortschrittsbalken, der den Prozentsatz der verwendeten geplanten Ausgaben anzeigt
- Zusammenfassung der Einnahmenabweichung – aggregiert geplant vs. tatsächlich für Einnahmepositionen.
- Zusammenfassung der Ausgabenabweichung – aggregiert geplant vs. tatsächlich für Ausgabepositionen.
- Gesamtabweichung – der Gesamtzustand des Budgets.
Jahresbisher-Tempo (nur für Jahresbudgets)
Für Jahresbudgets berechnet die Seite zusätzlich einen geplanten Jahresbisher-Wert für Einnahmen und Ausgaben. Sie nimmt den gesamten geplanten Betrag, teilt ihn gleichmäßig auf die 12 Monate auf und multipliziert ihn mit der Anzahl der Monate, die seit dem Startdatum des Budgets bis heute verstrichen sind (begrenzt auf 12). Die Jahresbisher-Zeile zeigt Ihnen, ob die tatsächlichen Beträge vor oder hinter dem gleichmäßigen monatlichen Tempo liegen – was vor allem einige Monate nach Jahresbeginn wichtig ist, bevor jährliche unregelmäßige Ausgaben (wie Versicherungsverlängerungen) das Bild trüben können.
Wenn der heutige Tag außerhalb des Budgetzeitraums liegt (vor dem Startdatum oder nach dem Enddatum), wird kein Jahresbisher-Wert angezeigt.
Budget-Warnbanner
Beim Laden der Seite wird außerdem jede Ausgabenposition geprüft. Wenn irgendeine Ausgabenposition 90 % oder mehr ihres geplanten Betrags erreicht, wird oben auf der Seite eine Warnung mit den betroffenen Kategorien angezeigt. So fällt "Wir haben das Büromaterial-Budget schon vor September aufgebraucht" auf, bevor es den Vorstand überrascht.
So lesen Sie ihn
- Alle Positionen grün: gesund. Gehen Sie direkt zu den Zusammenfassungszahlen.
- Eine oder zwei Ausgabepositionen bei 90 %+ Fortschritt: untersuchen Sie dies, bevor sie 100 % überschreiten. Der Abweichungsprozentsatz zeigt, wie viel Spielraum in Euro noch übrig ist.
- Einnahmen deutlich unter dem geplanten Jahresbisher-Tempo: die Spenden sind schwach. Warten Sie nicht bis zum Jahresende – führen Sie das Gespräch jetzt.
- Einnahmenabweichung günstig + Ausgabenabweichung günstig: unter Budget auf beiden Seiten, oft eine gute Sache, aber prüfen Sie, ob Dienstpläne pausiert wurden.
Monatliche Aufschlüsselung
Verwenden Sie diese, wenn Sie das Timing sehen müssen, nicht nur die Gesamtbeträge.
Was sie anzeigt
Ein Raster mit einer Zeile pro Budgetposition und einer Spalte pro Monat im Budgetzeitraum:
- Jede Zelle zeigt den geplanten und den tatsächlichen Betrag für diesen Monat an. Zellen, in denen der tatsächliche Betrag größer als der geplante ist, werden markiert, damit überbudgetierte Monate visuell auffallen.
- Geplant pro Monat ist der gesamte geplante Betrag, gleichmäßig auf die Anzahl der Monate im Budgetzeitraum aufgeteilt. Dies ist eine einfache lineare Aufteilung.
- Tatsächlich pro Monat ergibt sich aus der Summe der Transaktionen in der übereinstimmenden Kategorie (und dem Fonds, wenn die Position fondsbegrenzt ist), die in diesem Monat datiert sind.
- Filter-Dropdown oben: nur Einnahmen, nur Ausgaben oder Beides (Standard) anzeigen.
- Zusammenfassungszeile am unteren Rand des Rasters: monatliche Summen (geplant und tatsächlich) über alle Positionen hinweg.
- Gesamtsummen ganz rechts: gesamter geplanter und gesamter tatsächlicher Betrag für den gesamten Budgetzeitraum.
So lesen Sie es
- Eine Ausgabenkategorie, die in den frühen Monaten heiß läuft: wenn die tatsächlichen Beträge den linearen Plan bereits in den ersten drei Monaten überschritten haben, sind spätere Überschreitungen zu erwarten, sofern sich das Ausgabeverhalten nicht ändert.
- Unregelmäßige Ausgaben (Versicherungen, Konferenzen, Ausrüstung): Diese erscheinen in ihrem tatsächlichen Monat "über" dem Plan und den Rest des Jahres "unter". Das ist zu erwarten – konzentrieren Sie sich für diese Positionen auf den tatsächlichen Gesamtbetrag.
- Einnahmen monatlich flach: wenn zugesagte Spenden erfasst werden, die tatsächlichen Beträge aber über die Monate hinweg flach bleiben, während der Plan wächst, kann eine Erfassungsverzögerung zum Monatsende vorliegen.
- Nutzen Sie den Filter: wechseln Sie vor einer Finanzausschusssitzung zu "Nur Ausgaben" – Ausgabenüberschreitungen sind normalerweise das Thema der Sitzung.
Tipp: Die Monatliche Aufschlüsselung ist der beste Bericht für die Cashflow-Planung. Der Abweichungsbericht sagt Ihnen, ob Sie über oder unter dem Budget liegen; das monatliche Raster sagt Ihnen, wann Sie sich wappnen müssen.
Vorstandsbericht-PDF
Verwenden Sie diesen, wenn Sie eine saubere, vorstandstaugliche Zusammenfassung drucken oder per E-Mail versenden müssen.
Ein Klick auf den Link löst einen sofortigen PDF-Download aus – es gibt keine Vorschau auf dem Bildschirm.
Was er enthält
- Tabelle der Einnahmenpositionen – eine Zeile pro Einnahmeposition mit Kategorie, Fonds, geplant, tatsächlich, Abweichung, Abweichungsprozentsatz.
- Tabelle der Ausgabenpositionen – dieselben Spalten.
- Zusammenfassungsblöcke für Einnahmen, Ausgaben und Gesamtabweichung.
- Erstellungszeitstempel, der anzeigt, wann das PDF erstellt wurde.
- Gemeindebranding (Gemeindename).
So verwenden Sie ihn
- An den Vorstand verteilen vor der Sitzung, damit die Mitglieder vorab lesen können.
- Monatlich archivieren zusammen mit dem Kassierer-Bericht für die Vorstandsprotokolle.
- Prüfpfad – der Zeitstempel auf jedem PDF ermöglicht es Ihnen nachzuvollziehen, welche Zahlen bei einer bestimmten Sitzung präsentiert wurden, auch nachdem spätere Transaktionen die aktuellen Abweichungszahlen verändert haben.
Tipp: Das Vorstandsbericht-PDF ist eine Momentaufnahme zu einem bestimmten Zeitpunkt. Wenn Sie es nächste Woche neu generieren, können die Zahlen abweichen, sobald neue Transaktionen eingehen. Deshalb ist das Archivieren des tatsächlichen PDFs (anstatt es erneut auszuführen) der richtige Schritt für Vorstandsprotokolle.
Berechtigungen
Alle drei Berichte erfordern einen Finanzzugriff. Kassierer und Mitglieder des Finanzausschusses haben diesen Zugriff typischerweise; anderes Personal standardmäßig nicht.