Spendenberichte und Analysen
TimelyChurch bietet mehrere Möglichkeiten, die Spendendaten Ihrer Gemeinde zu analysieren – von den Übersichtsstatistiken des Dashboards bis hin zu detaillierten Exporten. Dieser Artikel behandelt alle im Spendenmodul verfügbaren Berichtswerkzeuge.
Planhinweis: Spenden und die zugehörigen Finanzberichtswerkzeuge (Fonds, Nachweise, Berichte, Zusagen und Buchhaltung) sind Pro-Plan-Funktionen. Im Starter- und Growth-Plan erscheinen diese in der Finanzseitenleiste als gesperrte Elemente mit einer Upgrade-Aufforderung. Wenn Sie einen unten beschriebenen Abschnitt nicht sehen, überprüfen Sie, ob Ihre Gemeinde den Pro-Plan hat.
Spenden-Dashboard-Statistiken
Die Spendenformularseite zeigt vier Zusammenfassungskarten oben, berechnet für den ausgewählten Datumsbereich (standardmäßig der aktuelle Monat):
| Karte | Beschreibung |
|---|---|
| Gesamt | Die Summe aller Spendebeträge im Zeitraum. |
| Persönlich | Gesamtbetrag aus Bargeld-, Scheck-, Umschlag- und Direkteinzahlungsspenden. |
| Online | Gesamtbetrag aus Karten-, Online-, Cash App-, Zelle-, Venmo- und PayPal-Spenden. |
| Wiederkehrend | Gesamtbetrag aus Spenden mit der Häufigkeit „wiederkehrend". |
Diese Karten aktualisieren sich automatisch, wenn Sie den Datumsfilter ändern.
Weitere Zeitraumstatistiken
Über die vier Zusammenfassungskarten hinaus verfolgt das System:
| Kennzahl | Beschreibung |
|---|---|
| Spendenanzahl | Gesamtzahl der individuellen Spenden im Zeitraum. |
| Einzigartige Spender | Anzahl der unterschiedlichen Spender (nach person_id) im Zeitraum. |
| Durchschnittliche Spende | Gesamtbetrag geteilt durch Spendenanzahl. |
| Nach Zahlungsmethode | Aufschlüsselung der Gesamtbeträge und Anzahl für jede verwendete Zahlungsmethode. |
Spendendaten filtern
Verwenden Sie die folgenden Filter auf der Spendenformularseite, um Ihre Ansicht einzugrenzen:
| Filter | Optionen |
|---|---|
| Datumsbereich | Startdatum und Enddatum (standardmäßig aktueller Monat). |
| Jahr | Schnellfilter zur Auswahl eines ganzen Jahres (aktuelles Jahr und bis zu 5 Jahre zurück). Beachten Sie den Hinweis unten zu Exportbeschränkungen. |
| Suche | Suchen Sie nach Spendername, Spenden-ID oder Personenname. |
| Zahlungsmethode | Bargeld, Scheck, Karte, Umschlag, Direkteinzahlung, Online, Cash App, Zelle, Venmo, PayPal oder Sonstiges. |
| Fonds | Jeder aktive Spendenfonds. |
| Quelle | Manuell, Online oder Import. |
| Häufigkeit | Einmalig oder Wiederkehrend. |
Filter können kombiniert werden. Sie können beispielsweise alle wiederkehrenden Kartenzahlungen an den Baufonds in Q3 2025 anzeigen.
Fondsberichte
Die Seite Fonds bietet fondsbezogene Spendenanalysen. Für jeden Fonds sehen Sie:
| Kennzahl | Beschreibung |
|---|---|
| Gesamt gesammelt | Summe aller Zuteilungen zu diesem Fonds (gefiltert nach Datumsbereich). |
| Persönlich gesammelt | Zuteilungen aus persönlichen Zahlungsmethoden. |
| Online gesammelt | Zuteilungen aus Online-Zahlungsmethoden. |
| Spendenanzahl | Anzahl der Zuteilungen zu diesem Fonds. |
Datumsbereichsfilter für Fonds
Die Fondsseite unterstützt mehrere Datumsbereichsvoreinstellungen:
- Heute – Nur der aktuelle Tag.
- Diese Woche – Aktuelle Woche (Montag bis Sonntag).
- Diesen Monat – Aktueller Kalendermonat (Standard).
- Dieses Quartal – Aktuelles Quartal.
- Dieses Jahr – Aktuelles Kalenderjahr.
- Gesamte Zeit – Kein Datumsfilter.
- Benutzerdefiniert – Legen Sie spezifische Start- und Enddaten fest.
Fonds-Zusammenfassungsstatistiken
Am oberen Rand der Fondsseite:
| Statistik | Beschreibung |
|---|---|
| Gesamtfonds | Gesamtanzahl der Fonds (aktiv und archiviert). |
| Aktiv | Fonds, die derzeit Spenden annehmen. |
| Archiviert | Fonds, die archiviert wurden. |
| Online aktiviert | Aktive Fonds, die auf der öffentlichen Spendenformularseite verfügbar sind. |
Finanzielle Zusammenfassung über alle Fonds:
- Gesamtspenden – Alle Zuteilungen über alle Fonds für den Zeitraum.
- Persönlich – Persönliche Spenden über alle Fonds.
- Online – Online-Spenden über alle Fonds.
- Wiederkehrend – Wiederkehrende Spenden über alle Fonds.
Spendendaten exportieren
So exportieren Sie
- Öffnen Sie auf der Spendenformularseite das Menü Weitere Aktionen (das Drei-Punkte-Symbol nahe der Seitenoberseite).
- Wählen Sie Berichte exportieren....
- Konfigurieren Sie den Export:
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Startdatum | Beginn des Exportzeitraums. Erforderlich. |
| Enddatum | Ende des Exportzeitraums. Erforderlich. Muss auf oder nach dem Startdatum liegen. |
| Felder | Wählen Sie, welche Spalten in den Export einbezogen werden sollen (siehe unten). |
| Format | CSV, Excel oder PDF. |
- Klicken Sie auf Exportieren.
Verfügbare Exportfelder
| Feldschlüssel | Spaltenüberschrift | Inhalt |
|---|---|---|
donor_name |
Spendername | Vollständiger Name der Person, manueller Spendername oder „Anonym". |
email |
E-Mail der Person oder manuelle Spender-E-Mail. | |
amount |
Betrag | Spendebetrag (formatiert auf 2 Dezimalstellen). Vollständig erstattete Spenden werden vom Export ausgeschlossen, und teilweise erstattete Spenden werden mit ihrem Nettobetrag (einbehaltener Betrag) exportiert. |
fund |
Fonds | Name(n) des Fonds, dem die Spende zugeteilt ist (kommagetrennt bei Aufteilung). |
date |
Datum | Spendedatum im Format JJJJ-MM-TT. |
payment_method |
Zahlungsmethode | Für Menschen lesbare Zahlungsmethoden-Bezeichnung (z. B. „Bargeld", „Scheck", „Karte"). |
frequency |
Häufigkeit | „Einmalig" oder „Wiederkehrend". |
check_number |
Schecknummer | Schecknummer (leer, wenn nicht zutreffend). |
notes |
Notizen | Interne Notizen zur Spende. |
Wenn keine gültigen Felder ausgewählt sind, verwendet der Export standardmäßig Spendername, Betrag und Datum.
Exportformate
- CSV – Standardmäßige kommagetrennte Werte-Datei. Kompatibel mit jeder Tabellenkalkulationsanwendung.
- Excel – CSV-Datei mit UTF-8-BOM-Header für korrekte Excel-Kodierung. Verwendet die Erweiterung
.xlsx. - PDF – Formatierter Bericht mit Gemeindenamen, Datumsbereich, allen Spendenzeilen und einer Gesamtsumme.
Datenschutzbegrenzung
Exporte sind auf die letzten 2 Jahre Daten begrenzt. Sowohl das Startdatum als auch der Datumsbereich dürfen 2 Jahre nicht überschreiten. Dies ist eine Datenschutzrichtlinie, die für alle Finanzexporte gilt.
Hinweis: Anzeigen vs. Exportieren historischer Daten
Die Diskrepanz ist beabsichtigt, aber es lohnt sich, sie zu verstehen:
- Bildschirmfilterung (das Dropdown-Menü Jahr und Datumsauswahl auf der Spendenformularseite) geht bis zu 5 Jahre zurück. Sie können ältere Spenden direkt in der Benutzeroberfläche durchsuchen, suchen und prüfen.
- Exporte (CSV, Excel, PDF) sind auf die letzten 2 Jahre begrenzt. Wenn Sie einen Exportbereich auswählen, der weiter als 2 Jahre zurückreicht, lehnt das System dies ab.
Wenn Sie einen druckbaren Beleg der Spendenaktivität älter als 2 Jahre benötigen, generieren Sie Spendennachweise für das betreffende Jahr (ebenfalls auf 2 Jahre begrenzt), oder machen Sie Screenshots/gedruckte Berichte aus der Bildschirmansicht. Für tiefere historische Exporte wenden Sie sich an den Support.
Sicherheit: Formelinjektionsschutz
Alle Textfelder in CSV/Excel-Exporten werden bereinigt, um Formelinjektionsangriffe zu verhindern. Werte, die mit =, +, -, @, Tabulator oder Wagenrücklauf beginnen, werden mit einem einfachen Anführungszeichen versehen, um zu verhindern, dass Tabellenkalkulationsanwendungen diese als Formeln interpretieren.
Spendennachweise als Berichte
Jahresend-Spendennachweise dienen als spenderbezogene Spendenberichte. Jeder Nachweis enthält:
- Alle Spenden, gruppiert nach Fonds.
- Quartalssummen.
- Gesamtsumme für das Jahr.
- Datumsbereich und Spendenanzahl.
Vollständige Details zur Erstellung und Verteilung von Nachweisen finden Sie unter Spendennachweise.
Zusagenkampagnen-Berichte
Kampagnendetailansichten bieten Berichte zur Kampagnenleistung:
| Kennzahl | Beschreibung |
|---|---|
| Zielbetrag | Das Spendensammlungsziel. |
| Gesamtzusagen | Summe aller Zusagenverpflichtungsbeträge. |
| Gesamt gesammelt | Summe der erfüllten Zusagenzahlungen. |
| Direkte Spenden | Spenden an die Kampagne, die nicht an eine bestimmte Zusage gebunden sind. |
| Gesamt gesammelter Betrag | Erfüllte Zusagen + direkte Spenden. |
| Zielfortschritt % | Prozentsatz des erreichten Ziels. |
| Zusagenfortschritt % | Prozentsatz der erfüllten Zusagenbeträge. |
| Zusagenanzahl | Anzahl der Zusagen. |
| Spendenanzahl | Anzahl der direkten Spenden. |
| Gesamte Spenderanzahl | Zusagengeber + direkte Spender. |
| Verbleibende Tage | Tage bis zum Kampagnenenddatum (wenn festgelegt). |
| Ansichten | Anzahl der Aufrufe der öffentlichen Seite. |
Die individuelle Zusagenverfolgung innerhalb einer Kampagne umfasst:
- Name des Spenders.
- Zugesagter Betrag.
- Erfüllter Betrag.
- Fortschrittsprozentsatz.
- Status (Aktiv, Abgeschlossen, Pausiert, Abgebrochen).
- Ob die Zusage hinter dem Zeitplan liegt (tatsächlicher Fortschritt mehr als 10 % hinter dem erwarteten).
Einzahlungs-Batch-Berichte
Jeder Einzahlungs-Batch bietet eine Übersichtsansicht:
| Kennzahl | Beschreibung |
|---|---|
| Batch-Nummer | Fortlaufende Kennung (DEP-XXXXX). |
| Einzahlungsdatum | Das Datum der Bankeinzahlung. |
| Erwarteter Gesamtbetrag | Der erwartete Einzahlungsbetrag. |
| Tatsächlicher Gesamtbetrag | Summe aller Spenden im Batch. |
| Differenz | Tatsächlich minus erwartet (zur Abstimmung). |
| Anzahl der Einträge | Anzahl der Spenden im Batch. |
| Status | Offen, Geschlossen oder Eingezahlt. |
| Erstellt von / Geschlossen von | Prüfpfad, wer den Batch bearbeitet hat. |
Einzahlungsbelege können als PDFs mit vollständigen Spendenlisten heruntergeladen werden.
Buchhaltungsintegrations-Berichte
Da jede Spende automatisch Buchungstransaktionen erstellt, können Sie Spendendaten auch über die Berichtswerkzeuge des Buchhaltungsmoduls anzeigen:
- Gewinn- und Verlustrechnung – Zeigt Einnahmen vs. Ausgaben für einen Datumsbereich, aufgeschlüsselt nach Fonds.
- Bilanz – Eine Momentaufnahme von Vermögenswerten, Verbindlichkeiten und Reinvermögen, die spendenbezogene Konten widerspiegelt.
- Schatzmeisterbericht – Eine einseitige Zusammenfassung, die Einnahmen- und Ausgabendaten mit fondsbezogenen Aufschlüsselungen kombiniert, bereit für Vorstandssitzungen.
- Transaktionen – Listet alle Buchungstransaktionen auf, einschließlich Spendeneinträge, filterbar nach Konto, Datumsbereich und Typ.
Öffnen Sie diese über die Finanzseitenleiste, indem Sie Buchhaltung und dann Berichte auswählen (der Berichtshub verlinkt auf die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung und den Schatzmeisterbericht). Die Transaktionsliste befindet sich unter Buchhaltung > Transaktionen. Buchhaltung ist eine Pro-Plan-Funktion, daher sind diese Werkzeuge nur verfügbar, wenn Ihre Gemeinde den Pro-Plan hat.
Tipps für eine effektive Spendenanalyse
- Monatlich überprüfen – Prüfen Sie das Spenden-Dashboard mindestens monatlich, um Trends im Gesamtspendenvolumen, Online- vs. persönliche Verhältnisse und Wachstum bei Daueraufträgen zu erkennen.
- Jahresvergleiche anstellen – Verwenden Sie den Jahresfilter, um Spendenebenen über Jahre hinweg zu vergleichen.
- Fondsleistung verfolgen – Überwachen Sie individuelle Fondsgesamtbeträge, um sicherzustellen, dass designierte Spendenziele erfüllt werden.
- Wiederkehrende Spenden überwachen – Eine wachsende Basis an Dauerauftragsspendern bietet vorhersagbarere Gemeindeeinnahmen. Verwenden Sie den Dauerauftragsfilter, um dieses Segment zu verfolgen.
- Zusagenfortschritt nachverfolgen – Prüfen Sie die Zusagenerfüllung regelmäßig und wenden Sie sich an Zusagengeber, die möglicherweise in Rückstand geraten sind.
- Export für Vorstandssitzungen – Generieren Sie PDF- oder Excel-Exporte für Finanzausschuss- und Vorstandsüberprüfungen.