Spendenberichte und Analysen

TimelyChurch bietet mehrere Möglichkeiten, die Spendendaten Ihrer Gemeinde zu analysieren – von den Zusammenfassungskarten auf der Spendenseite bis hin zu detaillierten Exporten, Nachweisen und Buchhaltungsberichten. Dieser Artikel behandelt alle Berichtswerkzeuge für Spenden. Spendenberichte befinden sich im Bereich Finanzen der Seitenleiste, nicht im Modul Berichte.

Planhinweis: Spenden und die zugehörigen Finanzberichtswerkzeuge (Fonds, Nachweise, Berichte, Zusagen und Buchhaltung) sind Pro-Plan-Funktionen. Im Starter- und Growth-Plan erscheinen diese in der Finanzseitenleiste als gesperrte Elemente mit einer Upgrade-Aufforderung. Wenn Sie einen unten beschriebenen Abschnitt nicht sehen, überprüfen Sie, ob Ihre Gemeinde den Pro-Plan hat.

Spenden-Stufen: Die Zusammenfassungskarten sind auf jeder Spenden-Stufe sichtbar. Die Spendenliste, die Spendersuche, Quittungen und Nachweise erfordern die Stufe Buchhalter oder höher, Exporte die Stufe Administrator. Siehe Wer Spenden und Gaben sehen kann.

Zusammenfassungskarten der Spendenseite

Die Spendenseite (Finanzen > Spenden) zeigt vier Zusammenfassungskarten oben, berechnet für das ausgewählte Jahr (standardmäßig das laufende Jahr):

Diese Karten aktualisieren sich automatisch, wenn Sie das Jahr ändern.

Spendendaten filtern

Verwenden Sie die folgenden Filter auf der Spendenformularseite, um Ihre Ansicht einzugrenzen:

Filter können kombiniert werden. Sie können beispielsweise alle wiederkehrenden Kartenzahlungen im Jahr 2025 anzeigen.

Jede Zeile der Liste zeigt die ID der Spende, das Datum, den Spender, den Fonds (mit „+N weitere“ bei Aufteilung), Methode und Häufigkeit sowie den Betrag. Klicken Sie auf eine Spende, um ihre Details zu öffnen – Spender, Zuteilungen, Notizen, wer sie erfasst hat – siehe Spenden erfassen.

Online-Spenden von Ihrer Spendenseite werden automatisch erfasst: Sie erscheinen in der Liste mit der Zahlungsmethode Karte, ihre Quelle lautet online, und wiederkehrende Online-Spenden zeigen ihre Häufigkeit.

Spendenquittungen

Eine Quittung für jede einzelne Spende kann aus der Zeile dieser Spende in der Spendenliste heruntergeladen oder per E-Mail versendet werden: Öffnen Sie das Aktionsmenü der Zeile und wählen Sie PDF herunterladen oder E-Mail senden. Online-Spenden werden automatisch quittiert, wenn der Spender eine E-Mail-Adresse angibt. Siehe Spenden erfassen.

Fondsberichte

Die Seite Fonds (Finanzen > Fonds) bietet fondsbezogene Spendenanalysen. Für jeden Fonds sehen Sie:

Das Dropdown-Menü Zeitraum: oben auf der Fondsseite bietet:

• Heute – Nur der aktuelle Tag.
• Diese Woche – Aktuelle Woche (Montag bis Sonntag).
• Diesen Monat – Aktueller Kalendermonat (Standard).
• Dieses Quartal – Aktuelles Quartal.
• Dieses Jahr – Aktuelles Kalenderjahr.
• Gesamte Zeit – Kein Datumsfilter.
• Benutzerdefinierter Bereich – Legen Sie spezifische Start- und Enddaten fest und klicken Sie dann auf Anwenden.

Vier Karten über der Liste zeigen die Summen über alle Fonds für den Zeitraum: Gesamtspenden, Persönlich, Online und Wiederkehrend. Siehe Spendenfonds verwalten.

Spendendaten exportieren

So exportieren Sie

1. Öffnen Sie auf der Spendenformularseite das Menü Weitere Aktionen (das Drei-Punkte-Symbol nahe der Seitenoberseite).
2. Wählen Sie Berichte exportieren.... Das Fenster Spenden exportieren öffnet sich.
3. Konfigurieren Sie den Export:

1. Klicken Sie auf Exportieren.

Verfügbare Exportfelder

Wenn keine Felder ausgewählt sind, enthält der Export Spendername, Betrag und Datum.

Exportformate

• CSV – Standardmäßige kommagetrennte Werte-Datei. Kompatibel mit jeder Tabellenkalkulationsanwendung.
• Excel – Eine Tabellendatei mit der Erweiterung .xlsx, die Excel, Google Sheets und Numbers korrekt öffnen. Darunter ist sie eine CSV-Datei; wenn ein anderes Programm eine echte Excel-Arbeitsmappe oder eine einfache CSV benötigt, wählen Sie CSV.
• PDF – Formatierter Bericht mit Gemeindenamen, Datumsbereich, allen Spendenzeilen und einer Gesamtsumme.

Datenschutzbegrenzung

Exporte sind auf die letzten 2 Jahre Daten begrenzt. Sowohl das Startdatum als auch der Datumsbereich dürfen 2 Jahre nicht überschreiten. Dies ist eine Datenschutzrichtlinie, die auf alle Finanzexporte angewendet wird.

Hinweis: Anzeigen vs. Exportieren historischer Daten

• Bildschirmfilterung (das Dropdown-Menü Jahr von JJJJ auf der Spendenformularseite) geht bis zu 5 Jahre zurück. Sie können ältere Spenden direkt in der App durchsuchen, suchen und prüfen.
• Exporte (CSV, Excel, PDF) sind auf die letzten 2 Jahre begrenzt. Wenn Sie ein Startdatum wählen, das weiter als 2 Jahre zurückliegt, wird der Export mit „Finanzdatenexporte sind auf die letzten 2 Jahre begrenzt. Bitte passen Sie Ihr Startdatum an.“ abgelehnt.

Wenn Sie einen druckbaren Beleg der Spendenaktivität älter als 2 Jahre benötigen, generieren Sie Spendennachweise für das betreffende Jahr (ebenfalls auf 2 Jahre begrenzt) oder drucken Sie die Bildschirmansicht. Für tiefere historische Exporte wenden Sie sich an den Support.

Formelschutz

Textfelder in CSV- und Excel-Exporten sind so geschützt, dass eine Tabellenkalkulation nie einen Wert als Formel ausführt: Jeder Wert, der mit =, +, -, @, einem Tabulator oder einem Wagenrücklauf beginnt, wird mit einem vorangestellten Apostroph gespeichert.

Spendennachweise als Berichte

Jahresend-Spendennachweise dienen als spenderbezogene Spendenberichte. Jeder Nachweis enthält:

• Alle Spenden des Spenders im Jahr, gruppiert nach Monat, mit einer Zusammenfassung nach Fonds, wenn die Spenden mehr als einen Fonds umfassen.
• Quartalssummen (Q1–Q4).
• Die Gesamtsumme für das Jahr und den steuerlichen Offenlegungsblock des IRS.

Nachweise werden auf der Seite Spendennachweise erstellt – öffnen Sie sie über Weitere Aktionen > Kontoauszüge drucken auf der Spendenseite oder über die Karte Spendennachweise auf der Registerkarte Berichte der Buchhaltung. Zeigen Sie den Nachweis eines Spenders in der Vorschau an, laden Sie ihn als PDF herunter oder senden Sie ihn per E-Mail; Alle herunterladen (Stufe Administrator) bündelt die Nachweise aller Spender des Jahres in einem PDF zum Drucken und Versenden (bis zu 500 Spender pro Download). Die Seite öffnet sich mit dem laufenden Jahr – wechseln Sie zuerst das Jahr, wenn Sie im Januar Nachweise für das gerade beendete Jahr vorbereiten.

Vollständige Details zur Erstellung und Verteilung von Nachweisen finden Sie unter Spendennachweise.

Zusagenkampagnen-Berichte

Die Seite jeder Kampagne (Finanzen > Zusagen, dann eine Kampagne öffnen) berichtet auf ihrer Registerkarte Dashboard über die Kampagnenleistung:

Die Registerkarte listet außerdem Größte Zusagegeber (Häufigkeit, zugesagter Betrag, Prozent erfüllt) und Zuletzt direkte Spenden. Der Abschnitt Kampagnen auf der Zusagenseite zeigt Gesamt, Aktiv, Eingenommen und Zugesagt über alle Kampagnen. Siehe Zusagenkampagnen.

Einzahlungs-Batch-Berichte

Jeder Einzahlungs-Batch bietet eine Übersichtsansicht:

Einzahlungsbelege können als PDFs mit vollständigen Spendenlisten heruntergeladen werden (Stufe Buchhalter oder höher). Siehe Einzahlungs-Batches.

Buchhaltungsintegrations-Berichte

Da jede Spende automatisch Buchungstransaktionen erstellt, können Sie Spendendaten auch über die Berichtswerkzeuge des Buchhaltungsmoduls anzeigen:

• Gewinn- und Verlustrechnung – Zeigt Einnahmen vs. Ausgaben für einen Datumsbereich, nach Kategorie gruppiert (im Einfachmodus Einnahmen vs. Ausgaben genannt).
• Bilanz – Eine Momentaufnahme von Vermögenswerten, Verbindlichkeiten und Nettovermögen (Modus Vollständige Buchführung).
• Schatzmeisterbericht – Eine einseitige Monatszusammenfassung mit Einnahmen und Ausgaben nach Kategorie, Fondssalden und Bankkontosalden, bereit für Vorstandssitzungen.
• Transaktionen – Listet alle Buchungstransaktionen auf, einschließlich Spendeneinträge, filterbar nach Konto, Datumsbereich und Typ.

Öffnen Sie diese über die Finanzseitenleiste, indem Sie Buchhaltung und dann die Registerkarte Berichte (den Hub Finanzberichte) auswählen. Der Hub verlinkt außerdem auf die Probebilanz, das Hauptbuch, Budget vs. Ist-Werte und Spendennachweise. Die Transaktionsliste befindet sich unter Buchhaltung > Transaktionen. Siehe Finanzberichte.

Tipps für eine effektive Spendenanalyse

1. Monatlich überprüfen – Prüfen Sie die Spendenseite mindestens monatlich, um Trends im Gesamtspendenvolumen, Online- vs. persönliche Verhältnisse und Wachstum bei Daueraufträgen zu erkennen.
2. Jahresvergleiche anstellen – Verwenden Sie den Jahresfilter, um Spendenebenen über Jahre hinweg zu vergleichen.
3. Fondsleistung verfolgen – Überwachen Sie individuelle Fondsgesamtbeträge, um sicherzustellen, dass designierte Spendenziele erfüllt werden.
4. Wiederkehrende Spenden überwachen – Eine wachsende Basis an Dauerauftragsspendern bietet vorhersagbarere Gemeindeeinnahmen. Verwenden Sie den Filter Wiederkehrend, um dieses Segment zu verfolgen.
5. Zusagenfortschritt nachverfolgen – Prüfen Sie die Zusagenerfüllung regelmäßig und wenden Sie sich an Zusagengeber, die möglicherweise in Rückstand geraten sind.
6. Export für Vorstandssitzungen – Generieren Sie PDF- oder Excel-Exporte für Finanzausschuss- und Vorstandsüberprüfungen.
7. Nachweise im Januar verteilen – Spendennachweise helfen Ihren Spendern bei ihren Steuererklärungen.

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