Anwesenheitsberichte und Check-in-Verlauf

TimelyChurch stellt aus jeder Check-in-Sitzung detaillierte Anwesenheitsdaten bereit. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Sitzungsberichte anzeigen, Trends verfolgen und die Daten für die Nachverfolgung nutzen.

Sitzungsdetailbericht

Nach einer Check-in-Sitzung (oder während sie noch aktiv ist) können Sie den vollständigen Bericht einsehen.

Zugriff auf den Bericht

1. Gehen Sie zu Planung > Check-in.
2. Klicken Sie im Banner Aktive Sitzungen (oder im Heutige Sitzungen-Panel in der rechten Seitenleiste) auf das Augensymbol oder den Sitzungsnamen.
3. Die Sitzungsdetailseite öffnet sich.

Die Seitenkopfzeile enthält Klassenraumliste und Kiosk-Modus (solange die Sitzung aktiv ist), CSV exportieren (lädt die Anwesenheitsliste dieser Sitzung herunter), Sitzung beenden und – mit der Check-in-Berechtigung Verwalten – Löschen. Eine Sitzung, in der noch Kinder eingecheckt sind, kann nicht gelöscht werden; checken Sie sie zuerst aus.

Berichtsinhalt

Zusammenfassungsstatistiken

Oben auf der Seite werden diese wichtigen Kennzahlen angezeigt:

Verknüpfte Veranstaltung

Wenn die Sitzung mit einer Veranstaltung verknüpft ist, zeigt ein Banner oben den Veranstaltungsnamen und die Startzeit mit einem Link zur Veranstaltungsdetailseite im Veranstaltungsmodul.

Nach Klasse/Ort

Eine gruppierte Aufschlüsselung (in der Seitenleiste angezeigt, wenn mehr als eine Klasse/Ort verwendet wird) zeigt, wie viele Personen in jede Klasse oder Gruppe eingecheckt haben. Dies hilft Leitern des Kinderprogramms zu sehen, wie viele Kinder in jedem Raum waren.

Check-in-Zeitverlauf

Eine Aufschlüsselung der Check-ins nach der Stunde, in der sie aufgetreten sind (z. B. „10 Uhr: 23 Check-ins, 11 Uhr: 8 Check-ins"), dargestellt als kleines Balkendiagramm in der Seitenleiste. Dies zeigt Ankunftsmuster und Stoßzeiten.

Anwesenheitsliste

Eine vollständige Liste aller Check-ins für die Sitzung, geordnet nach der neuesten zuerst. Jeder Eintrag zeigt:

• Name und Foto der Person (oder Initialen)
• Ein Kind-Badge für Kinder
• Klassen-/Gruppenzuweisung
• Eincheckzeit
• Auscheckzeit (falls ausgecheckt) oder ein Anwesend-Badge bei noch eingecheckten Personen

Bei aktiven Sitzungen hat jede noch anwesende Zeile auch eine Schaltfläche Auschecken. Bei einem Kind öffnet sie das Fenster Kind auschecken mit der Abholauswahl und eventuellen Sorgerechtshinweisen.

Klassenraumliste

Für Lehrer und Raumleitungen zeigt die Klassenraumliste (die Schaltfläche oben auf der Seite einer aktiven Sitzung) die Sitzung nach Raum und aktualisiert sich alle paar Sekunden von selbst:

• Ein Filter Raum: (Alle Räume oder ein einzelner Raum).
• Drei Tabs: Erwartet (Personen der Klasse, die noch nicht eingecheckt sind – Sie können sie von hier aus einchecken), Anwesend (jetzt eingecheckt, mit Allergie- und medizinischen Hinweisen, Zum Code antippen, um den Sicherheitscode anzuzeigen, und einer Schaltfläche Auschecken) und Ausgecheckt (mit Abgeholt von, wo eine Abholperson erfasst wurde).
• Ein rotes Banner SPERRUNG AKTIV -- Alle Ausleihen ausgesetzt mit Angabe, wer sie wann gesetzt hat, solange die Sperrung aktiv ist.
• Armband-Chips und Armband zuweisen, wenn die Sitzung Armbänder verwendet.

Eine alte Sitzung schließen

Manchmal zeigt eine Sitzung von einem früheren Tag noch Personen als eingecheckt an – niemand hat sie ausgecheckt, und das Beenden der Sitzung checkt niemanden aus. So räumen Sie auf:

1. Öffnen Sie die Seite der alten Sitzung.
2. Klicken Sie auf Veraltete Check-ins schließen („Markiert jede in dieser Sitzung noch eingecheckte Person als ausgecheckt, ohne dass eine Abholung erfasst wird. Nur für alte Sitzungen verwenden, die nachweislich beendet sind.").
3. Bestätigen Sie mit Check-ins schließen. Die Aktion wird im Aktivitätsprotokoll festgehalten.

Die Schaltfläche erscheint nur bei Sitzungen, die vor heute datiert sind und in denen noch Personen eingecheckt sind, und nur mit der Check-in-Berechtigung Verwalten. Prüfen Sie bei der heutigen Sitzung die Personen normal aus oder beenden Sie stattdessen die Sitzung. (Sitzungen, die von einem früheren Tag offen geblieben sind, werden außerdem im Hintergrund automatisch geschlossen, ohne Benachrichtigungen zu senden – die Personen darin bleiben aber eingecheckt, bis Sie sie hier schließen.)

Übersicht der heutigen Sitzungen

Die Check-in-Station-Seite zeigt alle Sitzungen des aktuellen Tages in der Seitenleiste an, einschließlich:

• Sitzungsname
• Start- und Endzeiten
• Anzahl der Check-ins

Dies bietet einen schnellen Überblick über die Tagesaktivität, ohne zu jeder Sitzung navigieren zu müssen.

Historische Anwesenheit über Berichte

Für Anwesenheitstrends über die Zeit verwenden Sie den Bereich Berichte des Admin-Panels.

1. Öffnen Sie in der linken Seitenleiste Berichte und klicken Sie auf Alle Berichte.
2. Wählen Sie in der Gruppe Anwesenheit die Option Check-ins.
3. Filtern Sie nach Datumsbereich.
4. Überprüfen Sie die Liste der Check-ins, die Zusammenfassungsstatistiken (Gesamt-Check-ins, eindeutige Personen, Check-ins mit Allergien) und die Quellenaufschlüsselung (Kiosk, manuelle Klasseneingabe, Personenanzahl oder Freiwilligen-erfasst).

Dieser Bericht zieht aus denselben Check-in-Daten und kann Ihnen helfen, Muster wie folgende zu erkennen:

• Durchschnittliche Sonntagsanwesenheit über einen gewählten Zeitraum
• Welche Klassen wachsen oder schrumpfen (siehe den Bericht Nach Klasse)
• Saisonale Anwesenheitsschwankungen

Check-in-Analysen

Der Bericht Check-in-Analysen („Stoßzeiten beim Check-in und Sitzungsdauern nach Klasse") zeigt Ankunftsmuster und wie lange Personen bleiben, für einen beliebigen Datumsbereich.

1. Öffnen Sie Berichte > Alle Berichte.
2. Wählen Sie in der Gruppe Anwesenheit die Option Check-in-Analysen.
3. Wählen Sie einen Datumsbereich.

Oben stehen drei Kacheln: Gesamte Check-ins, Durchschn. Dauer und Gesamte Check-outs. Darunter:

• Stoßzeiten beim Check-in -- Check-ins nach Tagesstunde.
• Dauer nach Klasse -- die durchschnittliche Sitzungslänge pro Gruppe, mit Min., Max. und Checkouts für jede Klasse.

Wurde im Bereich nichts erfasst, steht auf der Seite „Keine Check-in-Daten für diesen Zeitraum." Dasselbe Ankunftsmuster für eine einzelne Sitzung zeigt der Check-in-Zeitverlauf auf der Seite dieser Sitzung.

Was Stoßzeiten verraten

• Ankunftsmuster -- Die meisten Check-ins konzentrieren sich um den Beginn Ihres Gottesdienstes. Die stündliche Aufschlüsselung zeigt, wie eng dieses Fenster ist.
• Personallücken -- Wenn die meisten Check-ins in einer einzigen Stunde stattfinden, benötigen Sie möglicherweise zusätzliche Freiwillige an der Tür in diesem Zeitfenster.
• Späte Ankünfte -- Sehen Sie, wie viele Familien nach Gottesdienst­beginn ankommen. Dies kann Richtlinien bezüglich später Abgaben beeinflussen.

Was Dauern verraten

• Gottesdienstlängen-Validierung -- Wenn Ihr Gottesdienst 75 Minuten dauern soll, aber die durchschnittliche Check-in-Dauer 110 Minuten beträgt, bleiben Familien länger. Diese Kenntnis hilft bei der Planung des Gemeinschaftsraums.
• Späte Abholung erkennen -- Eine Klasse mit einer ungewöhnlich hohen maximalen Dauer kann darauf hinweisen, dass Eltern vergessen, Kinder abzuholen, oder dass sie nach dem Gottesdienst einfach länger bleiben. Kombinieren Sie dies mit den Warnungen für nicht abgeholte Kinder (Artikel 11) für ein vollständigeres Bild.
• Betriebsplanung -- Nützlich für die Festlegung realistischer Endzeiten von Veranstaltungen, auf die die Personalbenachrichtigungen für nicht abgeholte Kinder angewiesen sind.

Hinweis: Nur Check-ins mit sowohl einer Check-in-Zeit ALS AUCH einer Checkout-Zeit zählen zu den Dauerdurchschnitten. Personen, die noch eingecheckt sind (oder gegangen sind, ohne auszuscannen), werden ausgeschlossen.

Anwesenheitseinträge und Klassen

Der Check-in selbst ist der Anwesenheitseintrag selbst der Anwesenheitseintrag – es gibt keinen separaten zweiten Eintrag, der synchron gehalten werden muss. Wenn eine Person in eine Klasse eingecheckt wird, zählt dieser Check-in als ihre Anwesenheit für diese Klasse an diesem Datum. Das bedeutet:

• Sonntagsschullehrer müssen die Anwesenheit nicht separat erfassen, wenn Familien einchecken. Sie ist bereits gespeichert.
• Klassenanwesenheitsberichte spiegeln Check-in-Daten wider. Öffnen Sie eine Klasse (Planung > Klassen) oder verwenden Sie Planung > Anwesenheit.
• Um Anwesenheit für eine vergangene Klasse oder Veranstaltung ohne Kiosk zu erfassen, verwenden Sie Manuelle Anwesenheitserfassung in der Kopfzeile der Check-in-Station.
• Der Check-in-Eintrag enthält die Eincheckzeit und wer den Check-in durchgeführt hat.

Hinweis: Ein Check-in wird als „anwesend" behandelt. Lehrer können weiterhin manuell Anwesenheit für Klassentreffen erfassen (jede Person als anwesend oder abwesend markieren) von der Klassen-Treffen/Anwesenheits-Ansicht – nützlich für Klassen, die ohne Kiosk-Check-in tagen.

Personenanzahl

Eine Personenanzahl ermöglicht die Erfassung einer Gesamtzahl für eine Sitzung, ohne Personen einzeln einzuchecken. Sie geben die Personenanzahl im Kiosk-Modus ein und passen sie an (tippen Sie auf die Personenanzahl-Steuerung), und der Kiosk-Modus zeigt die kombinierte Live-Gesamtzahl:

Gesamt = Individuelle Check-ins + Personenanzahl

Dies ist nützlich für Gottesdienste, bei denen nur Kinder individuell eingecheckt werden, während Erwachsene im Auditorium per Personenanzahl gezählt werden.

Erstbesucher-Tracking

Der Sitzungsbericht identifiziert automatisch Erstbesucher – Personen, die vor dieser Sitzung noch nie eingecheckt hatten. Diese Zählung erscheint in den Zusammenfassungsstatistiken.

Verwenden Sie diese Daten, um:

• Willkommenspakete oder Folge-Kommunikation für Erstbesucher vorzubereiten.
• Konversionsraten von Besuchern zu Stammgästen im Zeitverlauf zu verfolgen.

Daten exportieren

Sitzungs- und Anwesenheitsdaten können auf dem Bildschirm eingesehen werden. So exportieren Sie:

• Eine Sitzung -- Klicken Sie auf der Sitzungsseite auf CSV exportieren. Die Datei listet jede Person mit Typ, Klasse, Check-in- und Check-out-Zeiten, wer sie ein- und ausgecheckt hat und wer sie abgeholt hat.
• Einen Datumsbereich -- Öffnen Sie Berichte > Alle Berichte > Check-ins, stellen Sie Ihren Datumsbereich ein und klicken Sie auf CSV exportieren. Sicherheitscodes sind in Exporten nicht enthalten.
• Die Anwesenheitsberichte Übersicht, Nach Klasse und Abwesende bieten ebenfalls jeweils einen CSV-Export.

Tipps für eine effektive Anwesenheitsverfolgung

1. Sitzungen mit Veranstaltungen verknüpfen. So werden Anwesenheitsdaten mit dem richtigen Gottesdienst oder Programm verknüpft und erscheinen in Veranstaltungsberichten.
2. Klassen und Räume nutzen. Das Zuweisen von Kindern zu Klassen beim Check-in generiert automatisch Klassenanwesenheit und ermöglicht die Raumansicht.
3. Sitzungen nach Fertigstellung beenden. Das Beenden einer Sitzung erfasst die Endzeit und verhindert das Ansammeln veralteter Daten. Es checkt niemanden, der noch anwesend ist, zwangsweise aus – checken Sie alle aus oder verwenden Sie Veraltete Check-ins schließen bei einer alten Sitzung.
4. Erstbesucherzahlen wöchentlich überprüfen. Dies ist eine der wertvollsten Kennzahlen für das Kirchenwachstums-Tracking.
5. Personenanzahl mit individuellen Check-ins kombinieren. Nutzen Sie die Personenanzahl für die Erwachsenenanwesenheit im Gottesdienst und den individuellen Check-in für das Kinderprogramm, um ein vollständiges Bild zu erhalten.

Tipp: Die Sitzungsdetailseite ist ein hervorragendes Tool für eine Nachbesprechung nach dem Gottesdienst. Überprüfen Sie, wer anwesend war, prüfen Sie die Erstbesucherzahl und notieren Sie alle Kinder, die vor dem Abschließen noch nicht ausgecheckt wurden.