Anwesenheitsberichte und Check-in-Verlauf

TimelyChurch stellt aus jeder Check-in-Sitzung detaillierte Anwesenheitsdaten bereit. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Sitzungsberichte anzeigen, Trends verfolgen und die Daten für die Nachverfolgung nutzen.

Sitzungsdetailbericht

Nach einer Check-in-Sitzung (oder während sie noch aktiv ist) können Sie den vollständigen Bericht einsehen.

Zugriff auf den Bericht

1. Gehen Sie in der Admin-Seitenleiste zu Check-in.
2. Klicken Sie im Banner Aktive Sitzungen (oder im Heutige Sitzungen-Panel in der rechten Seitenleiste) auf das Augensymbol oder den Sitzungsnamen.
3. Die Sitzungsdetailseite öffnet sich.

Berichtsinhalt

Zusammenfassungsstatistiken

Oben auf der Seite werden sechs wichtige Kennzahlen angezeigt:

Verknüpfte Veranstaltung

Wenn die Sitzung mit einer Veranstaltung verknüpft ist, zeigt ein Banner oben den Veranstaltungsnamen und die Startzeit mit einem Link zur Veranstaltungsdetailseite im Veranstaltungsmodul.

Nach Klasse/Ort

Eine gruppierte Aufschlüsselung (in der Seitenleiste angezeigt, wenn mehr als eine Klasse/Ort verwendet wird) zeigt, wie viele Personen in jede Klasse oder Gruppe eingecheckt haben. Dies hilft Leitern des Kinderprogramms zu sehen, wie viele Kinder in jedem Raum waren.

Check-in-Zeitverlauf

Eine Aufschlüsselung der Check-ins nach der Stunde, in der sie aufgetreten sind (z. B. „10 Uhr: 23 Check-ins, 11 Uhr: 8 Check-ins"), dargestellt als kleines Balkendiagramm in der Seitenleiste. Dies zeigt Ankunftsmuster und Stoßzeiten.

Anwesenheitsliste

Eine vollständige Liste aller Check-ins für die Sitzung, geordnet nach der neuesten zuerst. Jeder Eintrag zeigt:

• Name und Foto der Person (oder Initialen)
• Ein Kind-Badge für Kinder
• Klassen-/Gruppenzuweisung
• Eincheckzeit
• Auscheckzeit (falls ausgecheckt) oder ein Anwesend-Badge bei noch eingecheckten Personen

Bei aktiven Sitzungen hat jede noch anwesende Zeile auch eine Schaltfläche Auschecken.

Übersicht der heutigen Sitzungen

Die Check-in-Station-Seite zeigt alle Sitzungen des aktuellen Tages in der Seitenleiste an, einschließlich:

• Sitzungsname
• Start- und Endzeiten
• Anzahl der Check-ins

Dies bietet einen schnellen Überblick über die Tagesaktivität, ohne zu jeder Sitzung navigieren zu müssen.

Historische Anwesenheit über Berichte

Für Anwesenheitstrends über die Zeit verwenden Sie den Bereich Berichte des Admin-Panels.

1. Gehen Sie in der Admin-Seitenleiste zu Berichte.
2. Öffnen Sie die Gruppe Anwesenheit und wählen Sie Check-ins.
3. Filtern Sie nach Datumsbereich.
4. Überprüfen Sie die Liste der Check-ins, die Zusammenfassungsstatistiken (Gesamt-Check-ins, eindeutige Personen, Check-ins mit Allergien) und die Quellenaufschlüsselung (Kiosk, manuelle Klasseneingabe, Personenanzahl oder Freiwilligen-erfasst).

Dieser Bericht zieht aus denselben Check-in-Daten und kann Ihnen helfen, Muster wie folgende zu erkennen:

• Durchschnittliche Sonntagsanwesenheit über einen gewählten Zeitraum
• Welche Klassen wachsen oder schrumpfen (siehe den Bericht Nach Klasse)
• Saisonale Anwesenheitsschwankungen

Stoßzeiten-Daten

Im Hintergrund der Check-in-Berichte berechnet TimelyChurch auch, wann Personen tatsächlich eintreffen – jeden Check-in über einen Datumsbereich nach der Tagesstunde, zu der er aufgetreten ist, gruppieren, mit einer Anzahl und einem Prozentsatz für jede Stunde (0–23).

Hinweis: Stoßzeiten-Daten werden aus Ihren Check-in-Einträgen berechnet, sind aber noch nicht als eigene Berichtsseite in der Admin-Seitenleiste zugänglich. Dieselben Ankunftsmuster sind pro Sitzung im Check-in-Zeitverlauf auf jedem Sitzungsdetailbericht sichtbar (siehe oben).

Was diese Daten zeigen

• Ankunftsmuster -- Die meisten Check-ins konzentrieren sich um den Beginn Ihres Gottesdienstes. Die stündliche Aufschlüsselung zeigt, wie eng dieses Fenster ist.
• Personallücken -- Wenn die meisten Check-ins in einer einzigen Stunde stattfinden, benötigen Sie möglicherweise zusätzliche Freiwillige an der Tür in diesem Zeitfenster.
• Späte Ankünfte -- Sehen Sie, wie viele Familien nach Gottesdienst­beginn ankommen. Dies kann Richtlinien bezüglich später Abgaben beeinflussen.

Check-in-Dauern-Daten

TimelyChurch berechnet auch, wie lange Personen eingecheckt bleiben – von Check-in bis Checkout – aufgeschlüsselt nach Klasse oder Gruppe, für einen gewählten Datumsbereich.

Hinweis: Wie die Stoßzeiten-Daten wird die Dauern-Aufschlüsselung aus Ihren Check-in-Einträgen berechnet, ist aber noch nicht als eigene Berichtsseite in der Admin-Seitenleiste zugänglich.

Was die Dauern-Aufschlüsselung abdeckt

Für jede Gruppe mit Checkouts im Bereich enthält die Aufschlüsselung:

• Gruppenname -- Die Klasse oder Gruppe.
• Durchschnittliche Dauer (Minuten) -- Die mittlere Zeit zwischen Check-in und Checkout.
• Minimale und maximale Dauer -- Der kürzeste und längste Aufenthalt im Bereich.
• Gesamt-Checkouts -- Wie viele abgeschlossene Check-in-bis-Checkout-Zyklen dem Durchschnitt zugrunde liegen.

Es wird auch eine Gesamtdurchschnittsdauer über die gesamte Gemeinde für den Bereich berichtet.

Warum das wichtig ist

• Gottesdienstlängen-Validierung -- Wenn Ihr Gottesdienst 75 Minuten dauern soll, aber die durchschnittliche Check-in-Dauer 110 Minuten beträgt, bleiben Familien länger. Diese Kenntnis hilft bei der Planung des Gemeinschaftsraums.
• Späte Abholung erkennen -- Eine Klasse mit einer ungewöhnlich hohen maximalen Dauer kann darauf hinweisen, dass Eltern vergessen, Kinder abzuholen, oder dass sie nach dem Gottesdienst einfach länger bleiben. Kombinieren Sie dies mit den Warnungen für nicht abgeholte Kinder (Artikel 11) für ein vollständigeres Bild.
• Betriebsplanung -- Nützlich für die Festlegung erwarteter Endzeiten für Sitzungen, auf die die Warnung für nicht abgeholte Kinder angewiesen ist.

Hinweis: Nur Check-ins mit sowohl einer Check-in-Zeit ALS AUCH einer Checkout-Zeit zählen zu den Dauerdurchschnitten. Personen, die noch eingecheckt sind (oder gegangen sind, ohne auszuscannen), werden ausgeschlossen.

Anwesenheitseinträge und Klassen

Da Check-in das alte Anwesenheitsmodul übernommen hat (v7.30), ist der Check-in selbst der Anwesenheitseintrag – es gibt keinen separaten zweiten Eintrag, der synchron gehalten werden muss. Wenn eine Person in eine Klasse eingecheckt wird, zählt dieser Check-in als ihre Anwesenheit für diese Klasse an diesem Datum. Das bedeutet:

• Sonntagsschullehrer müssen die Anwesenheit nicht separat erfassen, wenn Familien einchecken. Sie ist bereits gespeichert.
• Klassenanwesenheitsberichte spiegeln Check-in-Daten wider. Öffnen Sie eine Klasse (unter Gruppen) und verwenden Sie die Registerkarte Anwesenheit.
• Der Check-in-Eintrag enthält die Eincheckzeit und wer den Check-in durchgeführt hat.

Hinweis: Ein Check-in wird als „anwesend" behandelt. Lehrer können weiterhin manuell Anwesenheit für Klassentreffen erfassen (jede Person als anwesend oder abwesend markieren) von der Klassen-Treffen/Anwesenheits-Ansicht – nützlich für Klassen, die ohne Kiosk-Check-in tagen.

Personenanzahl

Eine Personenanzahl ermöglicht die Erfassung einer Gesamtzahl für eine Sitzung, ohne Personen einzeln einzuchecken. Sie geben die Personenanzahl im Kiosk-Modus ein und passen sie an (tippen Sie auf die Personenanzahl-Steuerung), und der Kiosk-Modus zeigt die kombinierte Live-Gesamtzahl:

Gesamt = Individuelle Check-ins + Personenanzahl

Dies ist nützlich für Gottesdienste, bei denen nur Kinder individuell eingecheckt werden, während Erwachsene im Auditorium per Personenanzahl gezählt werden.

Erstbesucher-Tracking

Der Sitzungsbericht identifiziert automatisch Erstbesucher – Personen, die vor dieser Sitzung noch nie eingecheckt hatten. Diese Zählung erscheint in den Zusammenfassungsstatistiken.

Verwenden Sie diese Daten, um:

• Willkommenspakete oder Folge-Kommunikation für Erstbesucher vorzubereiten.
• Konversionsraten von Besuchern zu Stammgästen im Zeitverlauf zu verfolgen.

Daten exportieren

Sitzungs- und Anwesenheitsdaten können auf dem Bildschirm eingesehen werden. Für Gemeinden, die Daten für externe Berichte oder Aufzeichnungen exportieren müssen, öffnen Sie Berichte > Anwesenheit > Check-ins, stellen Sie Ihren Datumsbereich ein und verwenden Sie die Schaltfläche Exportieren, um eine CSV der Check-in-Einträge herunterzuladen. Die Berichte Übersicht, Nach Klasse und Abwesende bieten ebenfalls jeweils einen CSV-Export.

Tipps für eine effektive Anwesenheitsverfolgung

1. Sitzungen mit Veranstaltungen verknüpfen. So werden Anwesenheitsdaten mit dem richtigen Gottesdienst oder Programm verknüpft und erscheinen in Veranstaltungsberichten.
2. Klassen und Räume nutzen. Das Zuweisen von Kindern zu Klassen beim Check-in generiert automatisch Klassenanwesenheit und ermöglicht die Raumansicht.
3. Sitzungen nach Fertigstellung beenden. Das Beenden einer Sitzung erfasst die Endzeit und verhindert das Ansammeln veralteter Daten. Es checkt niemanden, der noch anwesend ist, zwangsweise aus.
4. Erstbesucherzahlen wöchentlich überprüfen. Dies ist eine der wertvollsten Kennzahlen für das Kirchenwachstums-Tracking.
5. Personenanzahl mit individuellen Check-ins kombinieren. Nutzen Sie die Personenanzahl für die Erwachsenenanwesenheit im Gottesdienst und den individuellen Check-in für das Kinderprogramm, um ein vollständiges Bild zu erhalten.

Tipp: Die Sitzungsdetailseite ist ein hervorragendes Tool für eine Nachbesprechung nach dem Gottesdienst. Überprüfen Sie, wer anwesend war, prüfen Sie die Erstbesucherzahl und notieren Sie alle Kinder, die vor dem Abschließen noch nicht ausgecheckt wurden.