E-Mail-Automatisierungen: Einschreibung, Bedingungen & sicheres Bearbeiten

Dieser Artikel behandelt die Werkzeuge, mit denen Sie genau steuern, wer in eine Automatisierung eingeschrieben wird und wie sicher Sie eine Automatisierung ändern können, wenn bereits Personen darin sind — manuelle und Massen-Einschreibung, Einschreibung auf eine bestimmte Antwort eingrenzen, Personen mehrfach durchlaufen lassen, pausieren und fortsetzen sowie was tatsächlich passiert, wenn Sie eine laufende Automatisierung bearbeiten. Die Grundlagen zum Erstellen Ihrer ersten Automatisierung — Auslöser, Schritte, Verzögerungen, Zustellfenster und den Telegram-Zustellschritt — finden Sie unter Eine E-Mail-Automatisierung erstellen.

Personen selbst einschreiben

Automatisierungen müssen nicht auf einen auslösenden Vorgang warten. Klicken Sie auf der Seite einer beliebigen aktiven Automatisierung auf Personen einschreiben, um nach einer oder mehreren bestimmten Personen zu suchen und sie direkt hinzuzufügen.

Klicken Sie auf Weiter, und Sie sehen eine Bestätigung, die genau anzeigt, wie viele Personen Sie einschreiben werden, sowie eine Vorschau des ersten Schritts, den sie erhalten — bevor irgendetwas versendet wird.

Massen-Einschreibung aus einer gefilterten Liste: Haben Sie die Personenliste auf eine bestimmte Gruppe von Personen gefiltert — etwa alle, die in den letzten 30 Tagen zu Besuch waren und noch keiner Gruppe beigetreten sind —, wählen Sie diese aus und nutzen Sie In Automatisierung einschreiben, um die gesamte gefilterte Liste in einem Schritt in eine beliebige aktive Automatisierung einzuschreiben.

Bereits eingeschriebene Personen (die nicht zur Wiedereinschreibung berechtigt sind — siehe unten) werden automatisch übersprungen, sodass Sie eine Massen-Einschreibung gefahrlos mehrfach ausführen können, ohne jemanden doppelt einzuschreiben.

Nur bei einer bestimmten Antwort einschreiben

Ist der Auslöser einer Automatisierung Formular eingereicht, können Sie ihn mit „Nur einschreiben, wenn …" weiter eingrenzen — einer Reihe von Bedingungen, die alle zutreffen müssen, bevor jemand eingeschrieben wird:

• Eine bestimmte Formularantwort. Wählen Sie ein Feld aus dem Formular (zum Beispiel „Das war mein …") und einen Wert, der übereinstimmen muss („Erster Besuch"). Nur Einsendungen, bei denen diese Antwort übereinstimmt, führen zur Einschreibung — reguläre Teilnehmer, die im selben Formular nur ihre Kontaktdaten aktualisieren, lösen sie nicht aus.
• Mitgliedschaftsstatus. Nur Personen mit einem bestimmten Status einschreiben (Besucher, Mitglied, regelmäßiger Teilnehmer usw.).
• Gruppenmitgliedschaft. Nur Personen einschreiben, die (nicht) bereits einer bestimmten Gruppe angehören.

Alle von Ihnen aktivierten Bedingungen müssen gemeinsam zutreffen. Lassen Sie „Nur einschreiben, wenn …" ausgeschaltet, schreibt jede Auslöser-Übereinstimmung ein, genau wie zuvor.

Hinweis: Manuelle und Massen-Einschreibung (oben) umgehen diese Bedingungen immer — wählen Sie jemanden von Hand aus, teilen Sie TimelyChurch damit ausdrücklich mit, dass diese Person unabhängig von jeder Bedingung eingeschrieben werden soll.

Wiedereinschreibung ermöglichen

Standardmäßig kann sich jemand, der sich einmal in eine Automatisierung eingeschrieben hat, nie wieder in dieselbe Automatisierung einschreiben — selbst nachdem die gesamte Serie abgeschlossen ist. Das schützt davor, dass jemand versehentlich dieselbe Willkommensserie zweimal erhält.

Für Abläufe, bei denen ein erneuter Einstieg sinnvoll ist (zum Beispiel ein „Neue Familie"-Ablauf für jemanden, der wegzieht und Jahre später zurückkehrt), aktivieren Sie „Wiedereinschreibung erlauben" beim Erstellen oder Bearbeiten der Automatisierung. Ist dies aktiviert, kann jeder, der die Automatisierung vollständig durchlaufen hat oder daraus entfernt wurde, beim nächsten Zutreffen des Auslösers erneut beginnen. Jemand, der sich gerade mitten im Ablauf befindet, ist davon in keinem Fall betroffen — ein zweiter Durchlauf kann erst starten, wenn der aktuelle abgeschlossen ist.

Pausieren und fortsetzen

Eine Automatisierung auszuschalten (Inaktiv) pausiert sie für alle aktuell eingeschriebenen Personen — solange sie ausgeschaltet ist, werden keine weiteren Schritte versendet, aber niemand verliert seinen Platz. Schalten Sie sie wieder ein, nimmt jede pausierte Person automatisch und der Reihe nach genau dort wieder auf, wo sie aufgehört hat. Niemand erhält einen Schritt doppelt, und niemandes nächster Schritt wird übersprungen, nur weil die Automatisierung bei Fälligkeit gerade pausiert war.

Eine laufende Automatisierung sicher bearbeiten

Öffnen Sie eine Automatisierung, in der bereits Personen eingeschrieben sind und sich mitten im Ablauf befinden, sehen Sie oben auf der Seite einen Hinweis, wie viele Personen sich derzeit mitten im Ablauf befinden. Das ist nur eine Information, keine Sperre — Sie können weiterhin Änderungen vornehmen.

Das passiert genau, wenn Sie speichern:

• Alle aktuell eingeschriebenen Personen fahren mit Ihren aktualisierten Schritten fort. Ändern Sie den Text eines zukünftigen Schritts, erhält jeder, der diesen Schritt noch vor sich hat, die neue Version.
• Bereits Gesendetes ändert sich nicht. Der Nachweis darüber, was jemand tatsächlich erhalten hat, bleibt auch nach der Bearbeitung späterer Schritte korrekt.
• Niemand bleibt hängen. Ein Schritt, der beim Speichern bereits lief, läuft weiter — er verschwindet nicht und wirft keinen Fehler, nur weil sich die Automatisierung darunter geändert hat.

Die Leistung im Blick behalten

Die Seite jeder Automatisierung zeigt Kennzahlen im Überblick — Gesamtzahl Eingeschriebener, aktuell aktiv, abgeschlossen, Ziel erreicht und fehlgeschlagen — sowie neben jedem E-Mail senden-Schritt in der Ablauf-Zeitleiste dessen eigene Öffnungs- und Klickrate und wie viele Personen er bisher tatsächlich erreicht hat. Ein Telegram-Nachricht-Schritt zeigt stattdessen eine Aufschlüsselung nach Zustellung über Telegram gegenüber Zustellung über den E-Mail-Fallback, da Telegram-Sendungen kein Öffnungs- oder Klick-Pixel enthalten.

Die Registerkarte Einschreibungen listet jede Person auf, die die Automatisierung durchlaufen hat, mit ihrem aktuellen Status; die Registerkarte Aktivität zeigt ein Protokoll mit Zeitstempeln jedes ausgelösten Schritts.

Ein Sicherheitsnetz, das im Hintergrund arbeitet

Jeden Tag lässt TimelyChurch automatisch im Hintergrund eine echte Automatisierung vollständig durchlaufen, um zu bestätigen, dass das zugrunde liegende System korrekt funktioniert — einschreiben, warten und senden, genau wie eine echte Automatisierung es für Ihre Gemeinde tun würde. Schlägt dieser Test jemals fehl, wird unser Team sofort benachrichtigt, oft bevor eine Gemeinde eine Verzögerung überhaupt bemerken würde. Sie müssen dafür nichts tun — es ist einfach Teil dessen, wie Automatisierungen zuverlässig bleiben.

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Zuletzt aktualisiert: 8. August 2026