E-Mails senden

TimelyChurch sendet E-Mails automatisch basierend auf Systemereignissen und Administratoraktionen. Dieser Artikel erklärt, wie die E-Mail-Zustellung funktioniert, auf welche Weisen E-Mails ausgelöst werden und wie Sie überprüfen können, ob E-Mails korrekt versendet werden.

Wie der E-Mail-Versand funktioniert

TimelyChurch verwendet ein vorlagenbasiertes E-Mail-System. Anstatt E-Mails jedes Mal manuell zu verfassen, generiert und versendet die Plattform automatisch E-Mails, wenn bestimmte Ereignisse eintreten. Jede E-Mail:

1. Verwendet eine vordefinierte E-Mail-Vorlage, die die Betreffzeile und den Textinhalt bestimmt
2. Ersetzt dynamische Token (wie {{user.name}} oder {{class_name}}) durch echte Daten
3. Bettet den Inhalt in ein einheitliches E-Mail-Layout ein, das den Gemeindenamen, einen gestalteten Header und eine Fußzeile enthält
4. Sendet die E-Mail an die entsprechenden Empfänger
5. Zeichnet das Ergebnis im E-Mail-Protokoll als gesendet, ausstehend oder fehlgeschlagen auf

Arten von vom System gesendeten E-Mails

Automatische System-E-Mails

Diese E-Mails werden durch Ereignisse innerhalb der Plattform ausgelöst, ohne dass manuelles Eingreifen von Administratoren erforderlich ist:

Wann Erinnerungen laufen

Erinnerungen werden automatisch nach einem festen Zeitplan gesendet. Die unten angegebenen Sendezeiten laufen in der eigenen Ortszeit jeder Gemeinde, sodass eine Erinnerung um 7:00 Uhr auch um 7:00 Uhr in der Zeit Ihrer Gemeinde eintrifft. Diese Zeiten werden von TimelyChurch festgelegt und sind pro Gemeinde nicht konfigurierbar.

Hinweis: Da jede Gemeinde ihre eigene Zeitzone hat, prüft TimelyChurch stündlich und sendet die Erinnerungen jeder Gemeinde, sobald ihre Ortszeit den angegebenen Zeitpunkt erreicht. So sehen Empfänger die Erinnerung immer zur beabsichtigten Stunde für ihre Gemeinde.

Vom Administrator ausgelöste E-Mails

Einige E-Mails werden durch bestimmte Administratoraktionen initiiert:

• Test-E-Mails -- Administratoren können Testversionen jeder E-Mail-Vorlage über die Seite „E-Mail-Vorlagen" senden, um Formatierung und Zustellung zu überprüfen.
• Teameinladungen -- Wenn ein Administrator ein neues Mitglied einlädt, dem Gemeindeteam beizutreten, wird automatisch eine Einladungs-E-Mail gesendet.
• Gruppeneinladungen -- Wenn ein Gruppenleiter oder Administrator jemanden einlädt, einer Gruppe beizutreten.

E-Mail-Zustellung und Benachrichtigungen

Wenn das System eine E-Mail sendet, erstellt es auch:

1. Eine In-App-Benachrichtigung -- Sichtbar im Benachrichtigungszentrum des Benutzers innerhalb der Plattform
2. Eine Push-Benachrichtigung -- Gesendet an alle Geräte, auf denen der Benutzer Push-Benachrichtigungen aktiviert hat
3. Einen E-Mail-Protokolleintrag -- Für Tracking und Fehlerbehebung aufgezeichnet

Tipp: Benutzer können E-Mail-Benachrichtigungen basierend auf ihren persönlichen Einstellungen aktivieren oder deaktivieren. Das System prüft die Benachrichtigungseinstellungen jedes Benutzers vor dem Versand einer E-Mail. Wenn ein Benutzer E-Mail-Benachrichtigungen deaktiviert hat, erhält er weiterhin In-App-Benachrichtigungen.

Steuern, welche E-Mails gesendet werden

Einstellungen auf Gemeindeebene

Jede Gemeinde hat ihre eigenen Benachrichtigungseinstellungen, die steuern, welche Erinnerungen versendet werden:

• Hauptschalter -- Aktiviert oder deaktiviert alle Benachrichtigungen für die Gemeinde
• Schalter pro Typ -- Schaltet bestimmte Benachrichtigungstypen ein oder aus (Erinnerungen zu fehlenden Lektionen, Zeitplanerinnerungen, Vertretungsanfragen, Zertifizierungswarnungen, Materialanfrage-Benachrichtigungen)
• E-Mail-Digest-Modus -- Bündelt Benachrichtigungen in einem Digest, anstatt jede einzeln zu senden

Steuerung auf Vorlagenebene

Einzelne E-Mail-Vorlagen können auf der Seite „E-Mail-Vorlagen" aktiviert oder deaktiviert werden. Wenn eine Vorlage deaktiviert ist, sendet das System diese Art von E-Mail nicht, auch wenn das auslösende Ereignis eintritt.

Zeiteinstellungen

Bestimmte Benachrichtigungen haben konfigurierbare Zeitvorgaben:

Test-E-Mails senden

Um zu überprüfen, ob die E-Mail-Zustellung funktioniert und die Vorlagen korrekt aussehen:

1. Öffnen Sie die Seite E-Mail-Vorlagen.
2. Klicken Sie neben einer beliebigen Vorlage auf Vorschau, um deren Detailseite zu öffnen.
3. Geben Sie in der Karte Test-E-Mail senden Ihre E-Mail-Adresse ein (Ihre eigene Adresse ist vorausgefüllt).
4. Klicken Sie auf Test-E-Mail senden.

Die Test-E-Mail trifft mit dem Präfix [TEST] in der Betreffzeile und einem gelben TEST-E-MAIL-Banner oben im Text ein. Sie verwendet Beispieldaten, sodass Sie sehen können, wie die Vorlage mit realistischen Inhalten gerendert wird.

Wichtig: Wenn Test-E-Mails nicht ankommen, überprüfen Sie Ihre E-Mail-Serverkonfiguration in den Anwendungseinstellungen. Häufige Probleme sind falsche SMTP-Anmeldedaten, Firewall-Regeln, die ausgehende E-Mails blockieren, oder die sendende Domain, die nicht korrekt mit SPF/DKIM-Einträgen authentifiziert ist.

E-Mail-Layout und Markenidentität

Alle von TimelyChurch gesendeten E-Mails teilen ein einheitliches Marken-Layout:

1. Header -- Ein Banner mit Farbverlauf, das Ihren Gemeindenamen anzeigt
2. Text -- Der Vorlageninhalt mit formatiertem Text, Listen und Aktionsschaltflächen
3. Fußzeile -- Copyright-Hinweis mit Ihrem Gemeindenamen und dem aktuellen Jahr

Aktionsschaltflächen in E-Mails (wie „Details anzeigen" oder „Vertretung übernehmen") verlinken direkt auf die relevante Seite innerhalb von TimelyChurch, sodass Empfänger mit einem einzigen Klick handeln können.

Fehlerbehebung bei der E-Mail-Zustellung

Wenn E-Mails nicht zugestellt werden:

1. Überprüfen Sie die Zustellungsstatistiken -- Die Seite „E-Mail-Vorlagen" zeigt oben Zähler für Heute gesendet und Heute fehlgeschlagen. Ein steigender Zähler „Heute fehlgeschlagen" ist ein schnelles Signal, dass etwas mit der Zustellung nicht stimmt.
2. Senden Sie eine Test-E-Mail -- Verwenden Sie die Test-E-Mail-Funktion, um festzustellen, ob das Problem bei einer bestimmten Vorlage oder bei der gesamten E-Mail-Zustellung liegt.
3. Überprüfen Sie den Vorlagenstatus -- Stellen Sie sicher, dass die relevante E-Mail-Vorlage nicht deaktiviert ist (als Inaktiv markiert).
4. Überprüfen Sie die Benachrichtigungseinstellungen -- Bestätigen Sie, dass Benachrichtigungen für Ihre Gemeinde aktiviert sind und der spezifische Benachrichtigungstyp nicht deaktiviert ist.
5. Überprüfen Sie die E-Mail-Konfiguration -- Stellen Sie sicher, dass Ihre SMTP- oder E-Mail-Dienstanmeldedaten korrekt in den Anwendungseinstellungen konfiguriert sind.

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