Fill Requests: Offene Plätze ausschreiben, Wer-zuerst-Kommt-Gewinnt

Ein Fill Request ist die Art, wie eine Leitung offene Dienstplätze durch FRAGEN besetzt, nicht durch Zuweisen. Denken Sie an den klassischen Fall: Am Sonntag gibt es zwei Predigtplätze und fünf Personen, die sie übernehmen könnten. Statt zu raten, wer frei ist, senden Sie eine Anfrage an alle fünf. Jede/r erhält einen persönlichen Beanspruchen-Link. Die ersten zwei, die darauf tippen, sind eingeplant; die anderen drei erhalten ein freundliches „ist besetzt – danke". Niemand wird hinterhergerannt, niemand wird mit schlechtem Gewissen zugewiesen, und die Leitung sieht zu, wie sich die Plätze von selbst füllen.

Einen Fill Request senden

1. Öffnen Sie die Veranstaltung und gehen Sie zu ihrem Tab Dienst.
2. Öffnen Sie bei der Position mit offenen Plätzen ihr Menü Position bearbeiten (⋯) und wählen Sie Besetzungsanfrage senden.
3. Wählen Sie unter Diese Mitglieder einladen die einzuladenden Teammitglieder aus (beliebig viele – es werden nur aktive Mitglieder des Teams dieser Position aufgelistet).
4. Fügen Sie optional eine Nachricht (optional) hinzu („Wir brauchen jemanden für beide Gottesdienste") und wählen Sie, wann sie Läuft ab: Nach 1 Tag, Nach 2 Tagen, Nach 3 Tagen, Nach 1 Woche oder Wenn die Veranstaltung beginnt (kein vorzeitiges Ablaufen).
5. Klicken Sie auf Besetzungsanfrage senden.

Jede von Ihnen ausgewählte Person wird sofort benachrichtigt -- über Telegram, falls das Konto verknüpft ist, sonst per E-Mail. Auf Telegram ist es eine Ein-Tipp-Schaltfläche ✋ Ich kann das übernehmen direkt im Chat; per E-Mail ist es der eigene, sichere Beanspruchen-Link dieser Person.

Immer nur einer gleichzeitig: Eine Position kann nur einen OFFENEN Fill Request haben. Solange einer aussteht, zeigt das Positionsmenü Besetzungsanfrage abbrechen (N eingeladen); brechen Sie ihn ab, um einen neuen zu senden.

Was eingeladene Personen erleben

• Die Nachricht sagt, um welchen Platz es geht, wann die Veranstaltung ist, und dass die erste beanspruchende Person ihn erhält.
• Ein Tipp auf Ich kann das übernehmen beansprucht den Platz sofort -- in Telegram antwortet die Schaltfläche direkt im Chat, und per E-Mail ist keine Anmeldung nötig, weil der Link persönlich und sicher ist. Die Person landet auf einer Bestätigungsseite, und die Zuweisung erscheint in ihrem Portal-Zeitplan als Bestätigt.
• Wurde der Platz Momente zuvor bereits vergeben, sehen sie stattdessen eine freundliche Seite „alle Plätze sind besetzt" -- niemals Doppelbuchungen. Die Beanspruchung ist dagegen abgesichert, dass zwei Personen in derselben Sekunde tippen; es gelingen genau so viele Beanspruchungen, wie es offene Plätze gibt.
• Beanspruchen-Links sind persönlich. Ein weitergeleiteter Link kann nicht verwendet werden, um für jemand anderen zu beanspruchen.

Wenn der letzte Platz sich füllt

• Der Fill Request schließt sich selbst.
• Jede Person, die keinen Platz bekommen hat, erhält einen freundlichen Hinweis „ist besetzt – danke", damit niemand am Sonntag erscheint und denkt, sie werde gebraucht.
• Die Teamleitungen erhalten eine Nachricht darüber, wer den letzten Platz übernommen hat.

Wenn niemand beansprucht

Wenn Sie ein Ablaufdatum festgelegt haben und es unbeansprucht verstreicht, schließt sich der Fill Request, und die Teamleitungen werden benachrichtigt, dass der Platz noch offen ist -- am Morgen des Ablaufs, nicht erst am Sonntag. Von dort aus können Sie einen neuen Fill Request an andere Personen senden, jemanden direkt zuweisen oder den Auto-Planer wählen lassen.

Fill Requests im Vergleich zu den anderen Besetzungswerkzeugen

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