Einsendungen verwalten

Sobald Ihr Formular veröffentlicht ist und Antworten erhält, können Sie Einsendungen im Admin-Dashboard anzeigen, filtern, überprüfen und exportieren.

Einsendungsliste anzeigen

1. Navigieren Sie im Admin-Seitenmenü zu Formulare.
2. Klicken Sie auf das Formular, das Sie überprüfen möchten.
3. Klicken Sie auf der Formular-Detailseite in der Schnellaktionen-Seitenleiste auf Einsendungen anzeigen, oder klicken Sie in der Brotkrümelnavigation auf Einsendungen.

Die Einsendungsliste zeigt alle Antworten in umgekehrter chronologischer Reihenfolge (neueste zuerst), mit 25 Einsendungen pro Seite.

Spalten der Einsendungsliste

Sie können auch Einsendungen mit den Kontrollkästchen in der ersten Spalte auswählen, um mehrere gleichzeitig zu genehmigen oder abzulehnen. Eine Massenaktionsleiste erscheint vom unteren Bildschirmrand, wenn eine oder mehrere Zeilen ausgewählt sind.

Einsendungen filtern

Verwenden Sie die Filterleiste oben in der Einsendungsliste, um Ihre Ansicht einzugrenzen:

Nach Stichwort

Geben Sie in das Suchen-Feld ein Wort ein, um Einsendungen zu finden, die ein bestimmtes Wort oder einen Wert enthalten (zum Beispiel einen Namen, eine E-Mail-Adresse oder etwas, das eine Person in das Formular eingegeben hat). Die Liste aktualisiert sich automatisch beim Tippen.

Nach Status

Wählen Sie einen Status aus dem Dropdown-Menü, um nur Einsendungen mit diesem Status anzuzeigen, und klicken Sie auf Filtern:

• Alle Status – Alle Einsendungen anzeigen
• Ausstehend – Einsendungen, die auf Überprüfung warten
• Genehmigt – Genehmigte Einsendungen
• Abgelehnt – Abgelehnte Einsendungen

Die Statistikkarten über der Liste werden aktualisiert, um die derzeit angewendeten Filter widerzuspiegeln.

Einsendungsstatistiken

Oben auf der Einsendungsseite bieten vier Statistikkarten eine schnelle Zusammenfassung:

• Gesamt – Gesamtanzahl der Einsendungen
• Ausstehend – Anzahl der Einsendungen, die auf Überprüfung warten
• Genehmigt – Anzahl der genehmigten Einsendungen
• Abgelehnt – Anzahl der abgelehnten Einsendungen

Auf der Formular-Detailseite sind weitere Statistiken verfügbar:

• Heute – Heute eingegangene Einsendungen
• Diese Woche – Diese Woche eingegangene Einsendungen
• Diesen Monat – Diesen Monat eingegangene Einsendungen

Eine einzelne Einsendung anzeigen

Klicken Sie auf eine Einsendung, um deren Detailseite zu öffnen. Hier finden Sie:

Statuskarte

Eine deutliche Anzeige des aktuellen Status (Ausstehend zur Überprüfung, Genehmigt oder Abgelehnt) mit Farbkodierung.

Formularantworten

Jedes Feld des Formulars wird mit seiner Bezeichnung und dem abgesendeten Wert angezeigt. Verschiedene Feldtypen werden entsprechend dargestellt:

• Text / Mehrzeiliger Text – Als Klartext angezeigt
• E-Mail – Als anklickbarer mailto-Link angezeigt
• Telefon – Als anklickbarer tel-Link angezeigt
• Kontrollkästchen / Ja-Nein – Als Ja/Nein-Anzeige mit Symbol angezeigt
• Mehrfachauswahl und andere Mehrfachwertantworten – Als einzelne farbige Tags angezeigt
• Datei-Upload – Als „Anhang anzeigen"-Link angezeigt
• Wiederholung – Als nummerierte Liste oder als Tabelle, wenn die Wiederholung mehrere Spalten hat

Zahlung (Nur kostenpflichtige Formulare)

Wenn das Formular eine Zahlung erfasst hat, zeigt eine Zahlungs-Karte die Einzelposten, den gezahlten Gesamtbetrag, die Währung und ein Zahlungsstatus-Abzeichen (Bezahlt, Erstattet, Zahlung ausstehend usw.). Wenn eine Zahlung infrage kommt, ermöglicht eine Schaltfläche Rückerstattung auf Karte die Rückzahlung an die Karte des Registranten; die Rückerstattung storniert auch die entsprechenden Einnahmen- und Gebühreneinträge in der Buchhaltung. Eine Zahlung kann nur einmal erstattet werden.

Einsenderinformationen

Die Seitenleiste zeigt:

• Name, E-Mail und Telefon des Einsenders (falls verfügbar)
• Ob es sich um ein Verknüpftes Mitglied (mit einem Personendatensatz verbunden) oder eine Gast-Einsendung (anonym) handelt
• Einen Link zum Profil der Person, wenn verknüpft

Überprüfungsnotizen

Wenn die Einsendung überprüft wurde, werden alle vom Prüfer hinterlassenen Notizen zusammen mit dem Zeitstempel und dem Namen des Prüfers angezeigt.

Technische Details

Die Einsendungs-ID, der Formularname, das Einsendungsdatum und andere Metadaten werden zur Referenz angezeigt.

Einsendungen genehmigen oder ablehnen

Eine Einsendung genehmigen

1. Öffnen Sie die Einsendungsdetailseite.
2. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Genehmigen in der Kopfzeile.
3. Fügen Sie optional Überprüfungsnotizen hinzu, die die Genehmigung erläutern.
4. Klicken Sie auf Einsendung genehmigen.

Wenn der Profilsynchronisierungsmodus des Formulars auf „Bei Genehmigung" eingestellt ist, werden die zugeordneten Daten zu diesem Zeitpunkt mit dem Personendatensatz synchronisiert, und Sie sehen eine Meldung, die anzeigt, wie viele Felder synchronisiert wurden.

Eine Einsendung ablehnen

1. Öffnen Sie die Einsendungsdetailseite.
2. Klicken Sie auf die rote Schaltfläche Ablehnen in der Kopfzeile.
3. Geben Sie einen Ablehnungsgrund ein (Pflichtfeld).
4. Klicken Sie auf Einsendung ablehnen.

Abgelehnte Einsendungen verbleiben zur Referenz in Ihren Aufzeichnungen, aber keine Daten werden mit Personenprofilen synchronisiert.

Eine Einsendung zurücksetzen

Wenn eine Einsendung bereits genehmigt oder abgelehnt wurde und Sie ihren Status ändern möchten:

1. Öffnen Sie die Einsendungsdetailseite.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Auf Ausstehend zurücksetzen.
3. Die Einsendung kehrt zum Status „Ausstehend" zur erneuten Überprüfung zurück.

Notizen hinzufügen

Klicken Sie auf der Einsendungsdetailseite auf Notiz hinzufügen, um interne Notizen an eine Einsendung anzuhängen. Notizen sind nützlich, um Überprüfungsentscheidungen, Folgemaßnahmen oder interne Diskussionen zu dokumentieren.

Eine Einsendung löschen

So löschen Sie eine einzelne Einsendung:

1. Öffnen Sie die Einsendungsdetailseite.
2. Verwenden Sie die Löschoption, um die Einsendung zu entfernen.

Warnung: Das Löschen einer Einsendung ist dauerhaft. Die Daten können nicht wiederhergestellt werden.

Einsendungen exportieren

Es gibt zwei Wege, eine Einsendung aus TimelyChurch herauszubekommen, je nachdem, ob Sie die ganze Liste oder einen einzelnen Datensatz brauchen.

Alle Einsendungen als CSV exportieren

Exportieren Sie alle Einsendungen für ein Formular als CSV-Datei zur Verwendung in Tabellenkalkulationen, Serienbriefprogrammen oder externen Berichts-Tools.

So exportieren Sie

1. Navigieren Sie zur Einsendungsliste oder Detailseite des Formulars.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche CSV exportieren.
3. Eine CSV-Datei wird mit dem Formularnamen und dem aktuellen Datum im Dateinamen heruntergeladen (z. B. volunteer-application-submissions-2026-02-16.csv).

CSV-Inhalte

Die exportierte Datei enthält:

Layoutfelder (Überschriften, Absätze, Trennlinien) sind vom Export ausgeschlossen.

Tipp: Mehrfachauswahlwerte werden in einer einzigen Zelle durch Kommas getrennt (z. B. „Montag, Mittwoch, Freitag").

Eine einzelne Einsendung als PDF exportieren

Wenn Sie eine einzelne Einsendung für sich brauchen -- um sie auszudrucken, abzulegen oder an jemanden ohne Admin-Zugriff weiterzugeben -- öffnen Sie deren Aktionsmenü in der Einsendungsliste und wählen Sie Als PDF exportieren.

Das PDF wird anhand der eigenen Feldliste des Formulars aufgebaut, sodass es ohne jede Einrichtung für jedes Formulardesign funktioniert: kurze Antworten werden zu zweit in einer Zeile gedruckt, lange Antworten (wie ein Textfeld oder eine Unterschrift) erhalten die volle Seitenbreite, und ein Wiederholungsabschnitt (wie eine Liste der Haushaltsmitglieder) wird als richtige Tabelle mit einer Zeile pro Eintrag gedruckt. Felder, die die Person leer gelassen hat, werden auf der Seite weggelassen statt leer gedruckt, und alles, was dem Einsender nicht angezeigt wurde -- versteckte Felder, Seitenumbrüche, Bildschirmanweisungen -- wird ebenfalls weggelassen.

Verwenden Sie CSV exportieren für die gesamte Liste der Antworten; verwenden Sie Als PDF exportieren, wenn Sie eine einzelne Einsendung als eigenständiges Dokument möchten.