Journalbuchungen und Korrekturen

Was sind Journalbuchungen?

In der Buchführung ist eine Journalbuchung die Aufzeichnung einer Finanztransaktion. In TimelyChurch werden die meisten alltäglichen Einträge, die Sie erstellen – über die Transaktionsseite, das Scheckregister, eine Rechnungszahlung, eine Spende oder eine wiederkehrende Buchung – automatisch für Sie erfasst. Im Hintergrund sorgt jede dieser Buchungen dafür, dass Ihre Bücher in der Balance bleiben.

Für gelegentliche Korrekturen, die nicht in eine normale Einnahme, Ausgabe oder Überweisung passen, stellt TimelyChurch ein dediziertes Journalbuchungs-Tool zur Verfügung. Dieser Artikel erklärt, wann Sie es verwenden sollten und wie es funktioniert.

Hinweis: Manuelle Journalbuchungen sind eine Funktion der Vollständigen Buchhaltung. Wenn Ihre Gemeinde die Buchhaltung im Einfachmodus betreibt, ist das Journalbuchungs-Tool ausgeblendet, und Sie erfassen Korrekturen stattdessen als reguläre Transaktionen „Geld Ein / Geld Aus" (siehe „Korrekturen im Einfachmodus" unten). Sie können den Modus unter Einstellungen wechseln.

Wann Journalbuchungen verwendet werden

Manuelle Journalbuchungen sind in Situationen wie diesen nützlich:

• Fehler korrigieren -- Umklassifizieren oder Korrigieren eines Betrags, der auf das falsche Konto gebucht wurde.
• Abschreibungen erfassen -- Den Wert von Ausstattung oder Liegenschaften über die Zeit mindern.
• Jahresendkorrekturen -- Abgrenzungen, Vorauszahlungsaufteilungen oder Abschlusseinträge.
• Umklassifizierungen -- Einen Betrag nachträglich von einem Konto auf ein anderes verschieben.
• Nicht-monetäre Transaktionen erfassen -- Sachspenden, Sachleistungen oder Abschreibungen.
• Korrekturen der Eröffnungssalden -- Salden anpassen, die bei der Einrichtung eingegeben wurden (für die meisten Arbeit mit Anfangssalden verwenden Sie jedoch stattdessen den dedizierten Assistenten für Eröffnungssalden – siehe unten).

Tipp: Bevor Sie zu einer manuellen Journalbuchung greifen, prüfen Sie, ob eine aufgeteilte Transaktion das Problem löst. Wenn Sie versuchen, eine einzelne Einzahlung oder einen Scheck auf mehrere Kategorien oder Fonds aufzuteilen, sind Aufteilungen in der Regel sauberer als eine manuelle Journalbuchung.

Wo Journalbuchungen zu finden sind

Im Vollständigen Buchhaltungsmodus gibt es zwei Wege:

• Über Transaktionen: Öffnen Sie Finanzen > Buchhaltung > Transaktionen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Transaktion (es öffnet sich ein Menü) und wählen Sie Neue Journalbuchung.
• Über das Einrichten-Menü: Öffnen Sie in der Buchhaltungs-Registerleiste das Dropdown-Menü Einrichten ▾ und wählen Sie Journalbuchungen. Dies öffnet die Journalbuchungsliste, in der Sie vergangene Einträge überprüfen und auf Neue Journalbuchung klicken können, um einen weiteren hinzuzufügen.

Hinweis zum Einfachmodus: Im Einfachmodus ist das Dropdown-Menü Einrichten ▾ mit Mehr ▾ beschriftet und enthält keine Journalbuchungen, und die Registerkarte Transaktionen ist mit Geld Ein / Aus beschriftet. Wenn Sie einen Journalbuchungslink im Einfachmodus öffnen, leitet TimelyChurch Sie zurück zur Transaktionsseite mit dem Hinweis, dass Journalbuchungen eine Funktion der Vollständigen Buchhaltung sind.

Eine Journalbuchung erstellen

Eine Journalbuchung ist ein Doppelbuchungseintrag: Sie besteht aus zwei oder mehr Zeilen, und die Gesamtsumme der Sollbuchungen muss den Habenbuchungen entsprechen, bevor Sie sie buchen können.

So erfassen Sie eine Journalbuchung

1. Gehen Sie zu Finanzen > Buchhaltung > Transaktionen und wählen Sie Neue Transaktion > Neue Journalbuchung (oder öffnen Sie Einrichten ▾ > Journalbuchungen > Neue Journalbuchung).
2. Füllen Sie den Kopfbereich aus:
   • Datum -- Das Datum, an dem der Eintrag wirksam sein soll.
   • Referenz -- Eine optionale Referenznummer (z. B. JE-001).
   • Beschreibung -- Eine kurze Notiz, die beschreibt, wofür der Eintrag ist.
3. Füllen Sie die Aufteilungstabelle aus. Jede Zeile erfasst eine Seite des Eintrags:
   • Konto -- Das von dieser Zeile betroffene Konto (erforderlich).
   • Fonds -- Ordnen Sie die Zeile optional einem Fonds zu oder lassen Sie es auf „— allgemein —".
   • Memo -- Eine optionale zeilenspezifische Notiz.
   • Soll oder Haben -- Geben Sie den Betrag in genau einer dieser Spalten ein. Jede Zeile ist entweder eine Soll- oder Habenbuchung, nicht beides.
4. Verwenden Sie Zeile hinzufügen, um weitere Zeilen hinzuzufügen (mindestens zwei Zeilen sind erforderlich), und die Entfernen-Schaltfläche der Zeile, um eine zu löschen.
5. Beachten Sie die laufenden Gesamtsummen unten. Die Differenz (S − H) muss null erreichen – sie zeigt Ausgeglichen in Grün an, wenn Soll- und Habenbuchungen gleich sind, und Nicht ausgeglichen in Rot, bis dahin. Die Schaltfläche Journalbuchung buchen bleibt deaktiviert, bis der Eintrag ausgeglichen ist.
6. Klicken Sie auf Journalbuchung buchen.

Tipp: Gebuchte Journalbuchungen sind schreibgeschützt – Sie können sie nachträglich nicht bearbeiten. Wenn Sie eine Änderung vornehmen müssen, löschen Sie sie (siehe unten) und buchen Sie einen korrigierten Eintrag, oder buchen Sie einen zweiten, gegenläufigen Eintrag. Dadurch bleibt ein sauberer Prüfpfad erhalten.

Eine Journalbuchung überprüfen und löschen

Die Journalbuchungsliste (Einrichten ▾ > Journalbuchungen) zeigt jeden gebuchten Eintrag mit Datum, Referenz und Beschreibung. Klicken Sie auf einen Eintrag, um die schreibgeschützte Detailansicht zu öffnen, die jede Aufteilungszeile mit Konto, Fonds, Memo, Soll und Haben sowie den Buchenden anzeigt.

Um eine Journalbuchung zu entfernen, öffnen Sie sie und verwenden Sie Löschen. Damit wird der Eintrag soft-gelöscht und Ihre Kontostände werden neu berechnet; der Eintrag kann weiterhin aus dem Prüfprotokoll wiederhergestellt werden.

Hinweis: Zum Schutz Ihrer abgeschlossenen Bücher erlaubt TimelyChurch keine Buchung oder Löschung einer Journalbuchung, die innerhalb eines abgeschlossenen Abstimmungszeitraums für eines ihrer Konten oder innerhalb eines geschlossenen Geschäftsjahres datiert ist. Wenn Sie eine solche Änderung wirklich vornehmen müssen, öffnen Sie zuerst die betroffene Abstimmung (oder das Geschäftsjahr) wieder.

Korrekturen im Einfachmodus

Wenn Ihre Gemeinde die Buchhaltung im Einfachmodus betreibt, verwenden Sie nicht das Journalbuchungs-Tool. Erfassen Sie Korrekturen stattdessen als reguläre Transaktionen:

1. Gehen Sie zu Finanzen > Buchhaltung > Geld Ein / Aus.
2. Klicken Sie auf Neue Transaktion und wählen Sie den entsprechenden Typ:
   • Neue Einnahme -- Wenn die Korrektur einen Kontostand erhöht (z. B. erzielte Zinsen erfassen oder eine zu niedrig angesetzte Einzahlung korrigieren).
   • Neue Ausgabe -- Wenn die Korrektur einen Kontostand verringert (z. B. eine Bankgebühr erfassen oder eine zu hoch angesetzte Einzahlung korrigieren).
   • Neue Überweisung -- Wenn die Korrektur Geld zwischen Konten bewegt.
3. Füllen Sie Konto, Betrag, Datum, Kategorie und eine klare Beschreibung aus – beginnen Sie mit einem Präfix wie „KORREKTUR:" oder „BERICHTIGUNG:", damit er später leicht zu identifizieren ist.
4. Verwenden Sie das Feld Notizen, um den Grund für die Korrektur zu dokumentieren. Zukünftige Kassenwarttinnen und -warte werden es schätzen zu wissen, warum der Eintrag vorgenommen wurde.
5. Speichern Sie die Transaktion.

Eine Transaktion stornieren

Wenn eine Transaktion irrtümlich erfasst wurde, aber bereits abgestimmt ist (und daher nicht gelöscht werden sollte), erfassen Sie stattdessen eine Stornierung.

• Im Vollständigen Buchhaltungsmodus: Buchen Sie eine Journalbuchung, die das Original storniert (tauschen Sie die Soll- und Habenseiten für dieselben Konten und denselben Betrag), mit einer Beschreibung wie „STORNO:" plus einem Verweis auf die ursprüngliche Transaktion.
• Im Einfachmodus: Erstellen Sie eine neue Transaktion des entgegengesetzten Typs für denselben Betrag, dasselbe Konto, dieselbe Kategorie und denselben Zahlungsempfänger:
  • Um einen Einnahmeeintrag zu stornieren, erstellen Sie einen Ausgabeneintrag.
  • Um einen Ausgabeneintrag zu stornieren, erstellen Sie einen Einnahmeeintrag.

Erläutern Sie in den Notizen in jedem Fall, warum die Stornierung erforderlich war.

Tipp: Die Funktion zum Stornieren von Rechnungen erledigt dies automatisch. Wenn Sie eine bezahlte Rechnung stornieren, deren Zahlungstransaktion bereits abgestimmt wurde, erstellt TimelyChurch automatisch einen Stornoeintrag mit „STORNO:" in der Beschreibung.

Fondstransfers erfassen

Um Geld zwischen Bankkonten zu verschieben, verwenden Sie den Transaktionstyp Neue Überweisung, der beide Seiten in einem einzigen Eintrag abwickelt.

Um einen Betrag zwischen Fonds neu zuzuweisen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Im Vollständigen Buchhaltungsmodus: Buchen Sie eine Journalbuchung mit dem Quellfonds auf einer Seite und dem Zielfonds auf der anderen.
• Im Einfachmodus: Erfassen Sie zwei Transaktionen – eine Ausgabe in der Kategorie des Quellfonds und eine Einnahme in der Kategorie des Zielfonds – mit demselben Betrag, Datum und Konto sowie übereinstimmenden Beschreibungen (z. B. „Fondstransfer vom Baufonds zum Allgemeinen Fonds").

Korrekturen der Eröffnungssalden

Zum Festlegen oder Korrigieren des Anfangssaldos eines Kontos verwenden Sie den dedizierten Assistenten für Eröffnungssalden statt einer Journalbuchung. Sie erreichen ihn über das Buchhaltungs-Dashboard oder über die Seite Kontenplan (im Menü Einrichten ▾). Im Dashboard ist die Schaltfläche, die diesen Assistenten öffnet, im Vollständigen Buchhaltungsmodus mit Umstellungssalden festlegen beschriftet (und im Einfachmodus mit Anfangssalden festlegen), obwohl die Seite, die er öffnet, mit Eröffnungssalden betitelt ist.

Der Assistent (im Vollmodus als Eröffnungssalden und im Einfachmodus als Anfangssalden bezeichnet) ermöglicht es Ihnen, ein Umstellungsdatum festzulegen und den Saldo einzugeben, der sich zu diesem Datum auf jedem Konto befand. Es ist sicher, ihn jederzeit erneut auszuführen, um einen Fehler zu korrigieren – jedes Speichern berechnet Ihre Salden neu und aktualisiert Ihre Berichte sofort, ohne Daten zu löschen.

Wenn Sie eine detailliertere Korrektur benötigen, die der Assistent nicht abdeckt, können Sie eine ausgleichende Journalbuchung (Vollmodus) oder eine anpassende Transaktion (Einfachmodus) buchen, die auf das Eröffnungsdatum des Kontos datiert ist.

Bewährte Vorgehensweisen für Journalbuchungen

Immer den Grund dokumentieren. Verwenden Sie die Felder Beschreibung und zeilenspezifisches Memo, um zu erklären, warum der Eintrag vorgenommen wurde. Geben Sie den Namen der Person an, die ihn genehmigt hat, sowie relevante Referenznummern.

Klare Beschreibungen verwenden. Beginnen Sie Korrekturbeschreibungen mit „KORREKTUR:", „BERICHTIGUNG:", „STORNO:" oder „UMKLASSIFIZIERUNG:", damit sie bei der späteren Überprüfung Ihrer Einträge sofort erkennbar sind.

Korrekturen auf ein Minimum beschränken. Wenn Sie häufig Korrekturen vornehmen, überprüfen Sie Ihre Prozesse, um zu sehen, ob die Ursache behoben werden kann (z. B. wiederkehrende Transaktionen für regelmäßige Ausgaben einrichten oder Mitarbeitende in der richtigen Kategorisierung schulen).

Korrekturen bei der Abstimmung überprüfen. Achten Sie bei der Abstimmung Ihres Bankkontos auf Korrektureinträge. Sie sollten klar dokumentiert und begründet sein.

Das richtige Datum verwenden. Korrekturen sollten generell auf den Zeitraum datiert werden, auf den sie sich beziehen, nicht auf das Datum, an dem Sie den Eintrag vornehmen (es sei denn, dieser Zeitraum wurde bereits abgestimmt oder das Geschäftsjahr ist geschlossen).