Budgetverwaltung

Übersicht

Die Budgetfunktion von TimelyChurch ermöglicht es Ihnen, Finanzbudgets zu erstellen, geplante Beträge für jede Einnahmen- und Ausgabenkategorie festzulegen und die tatsächliche Performance im Laufe des Jahres mit Ihrem Plan zu vergleichen. Das System berechnet Abweichungen in Echtzeit, sodass Sie auf einen Blick erkennen können, ob Sie auf Kurs sind.

Plan- und Modusvoraussetzungen: Budgets ist eine Pro-Funktion ($129/Monat Gründerpreis, solange die ersten 25 Gründerslots verfügbar sind, danach $149/Monat Listenpreis). Es ist auch eine Buchhaltungsfunktion des Erweiterten Modus: Es erscheint im Menü Einrichten ▾ nur, wenn Ihr Buchhaltungsmodul auf den Erweiterten Modus eingestellt ist. Im Einfachmodus ist der Budgets-Eintrag ausgeblendet (der Einfachmodus zeigt ein Mehr ▾-Menü mit einem reduzierten Elementsatz). Um Budgets zu verwenden, wechseln Sie Ihr Buchhaltungsmodul in den Erweiterten Modus in den Buchhaltungseinstellungen.

Budgettypen

Sie können drei Arten von Budgets erstellen:

• Jährlich -- Umfasst ein volles Geschäftsjahr (die häufigste Wahl für Gemeinden).
• Vierteljährlich -- Umfasst einen Dreimonatszeitraum.
• Monatlich -- Umfasst einen einzelnen Monat.

Budget-Lebenszyklus

Jedes Budget durchläuft drei Phasen:

Ein neues Budget erstellen

Die Seite „Budget erstellen" bietet oben drei Schnellstartmethoden sowie ein manuelles Formular darunter. Wählen Sie die Methode, die am besten zu dem Budget passt, das Sie erstellen möchten.

Methode 1: Aus Vorlage

Wählen Sie in der Karte Schnellstart: Aus Vorlage erstellen eine vorgefertigte Vorlage (passend für die Größe Ihrer Gemeinde) und klicken Sie darauf. TimelyChurch erstellt ein Entwurfsbudget mit den bereits ausgefüllten Standardeinnahmen- und -ausgabenpositionen der Vorlage. Ideal für erste Budgets, wenn Sie keine Vorjahresdaten haben.

Methode 2: Aus Ist-Werten (Aus dem letzten Jahr vorausfüllen)

Wählen Sie in der Karte Aus den Ist-Werten des letzten Jahres vorausfüllen das Budgetjahr aus und klicken Sie auf Aus Ist-Werten vorausfüllen. TimelyChurch liest Ihre Einnahmen- und Ausgabentransaktionen des Vorjahres, summiert sie nach Kategorien und erstellt ein Entwurfsbudget, bei dem der geplante Betrag jeder Position dem entspricht, was Sie im letzten Jahr tatsächlich in dieser Kategorie ausgegeben oder eingenommen haben. Passen Sie von dort aus an. Ideal für Gemeinden, die mindestens ein vollständiges Jahr Buchhaltungshistorie haben.

Methode 3: Aus vorherigem Budget kopieren

Im manuellen Formular ermöglicht das Dropdown-Menü Aus vorherigem Budget kopieren, jede Position (mit denselben geplanten Beträgen) aus einem früheren Budget zu übernehmen. Ideal, wenn das Budget des letzten Jahres ein guter Ausgangspunkt ist und Sie nur einige Zahlen anpassen möchten.

Manuelle Erstellung

Wenn Sie lieber von Grund auf neu beginnen möchten:

1. Öffnen Sie das Buchhaltungsmodul, klicken Sie dann in der Buchhaltungs-Registerleiste auf Einrichten ▾ und wählen Sie Budgets. (Einrichten ▾ erscheint im Erweiterten Modus; im Einfachmodus ist das Menü mit Mehr ▾ beschriftet und listet Budgets nicht auf.)
2. Klicken Sie auf Budget erstellen.
3. Füllen Sie das manuelle Formular aus (unterhalb der Schnellstartkarten):
   • Name -- Ein beschreibender Name (z. B. „Jahreshaushalt 2026" oder „Betriebshaushalt Q1 2026").
   • Budgettyp -- Jährlich, Vierteljährlich oder Monatlich.
   • Geschäftsjahr -- Das Jahr, für das dieses Budget gilt.
   • Startdatum -- Wann der Budgetzeitraum beginnt.
   • Enddatum -- Wann der Budgetzeitraum endet.
   • Aus vorherigem Budget kopieren -- Optionales Dropdown-Menü, um Positionen aus einem bestehenden Budget zu kopieren.
   • Notizen -- Optionale Anmerkungen zum Budget (Annahmen, Genehmigungsdatum durch den Vorstand usw.).
4. Klicken Sie auf Budget erstellen.

Sie werden auf die Budget-Detailseite weitergeleitet, wo Sie Positionen hinzufügen können.

Budgetpositionen (Einzelposten) hinzufügen

Jede Budgetposition verknüpft eine Kategorie mit einem geplanten Dollarbetrag für den Budgetzeitraum.

1. Klicken Sie auf der Budget-Detailseite auf Position hinzufügen.
2. Wählen Sie eine Kategorie (Einnahmen oder Ausgaben).
3. Wählen Sie optional einen Fonds, um das Budget auf Fondsebene zu verfolgen.
4. Geben Sie den Geplanten Betrag für den gesamten Budgetzeitraum ein.
5. Fügen Sie optionale Notizen hinzu, die den Betrag erläutern.
6. Klicken Sie auf Position hinzufügen.

Wiederholen Sie dies für jede Einnahmen- und Ausgabenzeile, die Sie verfolgen möchten.

Tipp: Das System verhindert doppelte Einträge. Sie können nicht zwei Budgetpositionen für dieselbe Kategorie und Fondskombination innerhalb desselben Budgets hinzufügen.

Abweichungen verstehen

Die Abweichung ist die Differenz zwischen dem Geplanten (budgetiert) und dem tatsächlich Eingetretenen (tatsächliche Transaktionen). TimelyChurch berechnet die Abweichung automatisch, indem die Budgetbeträge mit den tatsächlichen Transaktionsdaten verglichen werden.

Einnahmenabweichung

Für Einnahmekategorien vergleicht das System geplante Einnahmen mit tatsächlich erhaltenen Einnahmen im Budgetzeitraum.

• Über Ziel (positive Abweichung) -- Sie haben mehr Einnahmen erhalten als budgetiert. Dies ist im Allgemeinen günstig.
• Unter Ziel (negative Abweichung) -- Sie haben weniger Einnahmen erhalten als budgetiert. Möglicherweise ist Aufmerksamkeit erforderlich.

Ausgabenabweichung

Für Ausgabenkategorien vergleicht das System geplante mit tatsächlichen Ausgaben.

• Unter Budget (positive Abweichung) -- Sie haben weniger ausgegeben als budgetiert. Dies ist im Allgemeinen günstig.
• Über Budget (negative Abweichung) -- Sie haben mehr ausgegeben als budgetiert. Dies erfordert Aufmerksamkeit.

Gesamtabweichung

Die Gesamtabweichung betrachtet das Nettoergebnis: das tatsächliche Nettoergebnis (Einnahmen minus Ausgaben) im Vergleich zum geplanten Netto (geplante Einnahmen minus geplante Ausgaben).

• Günstig -- Die finanzielle Nettolage der Gemeinde ist besser als geplant.
• Ungünstig -- Die finanzielle Nettolage der Gemeinde ist schlechter als geplant.

Abweichungsindikatoren lesen

Auf der Budget-Detailseite zeigt jede Position:

• Geplant -- Der budgetierte Betrag.
• Tatsächlich -- Die Summe der übereinstimmenden Transaktionen innerhalb des Budgetzeitraums (abgeglichen nach Kategorie und optional nach Fonds).
• Abweichung -- Die Differenz in Dollar mit einem Prozentsatz.
• Fortschritt -- Ein Prozentsatz, der anzeigt, wie viel des geplanten Betrags realisiert wurde.
• Status -- Ein farbcodierter Indikator:
  • Grün für günstige Abweichung (Einnahmen über Ziel, Ausgaben unter Budget).
  • Rot für ungünstige Abweichung (Einnahmen unter Ziel, Ausgaben über Budget).

Ein Budget aktivieren

Wenn Ihr Budget fertig ist:

1. Öffnen Sie Einrichten ▾ > Budgets in der Buchhaltungs-Registerleiste.
2. Suchen Sie das Entwurfsbudget in der Liste und öffnen Sie das Aktionsmenü (das Drei-Punkte-Symbol rechts in der Zeile).
3. Klicken Sie auf Aktivieren.
4. Der Status ändert sich von Entwurf zu Aktiv.

Hinweis: Ein Budget muss mindestens eine Position haben, bevor es aktiviert werden kann. Die Aktionen Aktivieren, Budget schließen, In nächstes Jahr kopieren und Löschen befinden sich alle im Zeilenaktionsmenü auf der Budgetliste – nicht auf der Budget-Detailseite selbst.

Sobald aktiv, beginnen die Abweichungsberechnungen des Budgets, geplante Beträge mit tatsächlichen Transaktionen in Echtzeit zu vergleichen.

Ein Budget schließen

Am Ende eines Budgetzeitraums:

1. Öffnen Sie Einrichten ▾ > Budgets in der Buchhaltungs-Registerleiste.
2. Öffnen Sie das Aktionsmenü (Drei-Punkte-Symbol) für das aktive Budget.
3. Klicken Sie auf Budget schließen.
4. Der Status ändert sich zu Geschlossen.

Geschlossene Budgets können nicht geändert werden, bleiben aber für historische Überprüfungen und Berichte verfügbar.

Ein Budget ins nächste Jahr kopieren

Um Zeit beim Erstellen eines neuen Jahresbudgets zu sparen:

1. Öffnen Sie Einrichten ▾ > Budgets in der Buchhaltungs-Registerleiste.
2. Öffnen Sie das Aktionsmenü (Drei-Punkte-Symbol) für das Budget, das Sie übernehmen möchten, und klicken Sie auf In nächstes Jahr kopieren.
3. Ein neues Entwurfsbudget wird erstellt mit:
   • Um eins erhöhtem Geschäftsjahr.
   • Um ein Jahr verschobenen Start- und Enddaten.
   • Allen Positionen mit denselben geplanten Beträgen kopiert.
4. Sie werden zur Detailseite des neuen Budgets weitergeleitet. Überprüfen Sie es, passen Sie Beträge nach Bedarf an und aktivieren Sie es (aus der Budgetliste), wenn es fertig ist.

Ein Budget löschen

Nur Entwurfsbudgets können gelöscht werden. Aktive und geschlossene Budgets werden für Rechenschaftspflicht und historische Aufzeichnungen aufbewahrt.

1. Öffnen Sie Einrichten ▾ > Budgets in der Buchhaltungs-Registerleiste.
2. Öffnen Sie das Aktionsmenü (Drei-Punkte-Symbol) für das Entwurfsbudget und klicken Sie auf Löschen.
3. Bestätigen Sie die Löschung.

Ausgabenwarnung bei 90 %

Um Ihnen zu helfen, Überausgaben zu erkennen, bevor sie zu einem Problem werden, scannt TimelyChurch die Ausgabenpositionen eines Budgets jedes Mal, wenn Sie die Detailseite öffnen. Jede Ausgabenposition, bei der die tatsächlichen Ausgaben 90 % oder mehr des geplanten Betrags erreicht haben, löst ein gelbes Ausgabenwarnung-Banner oben auf der Budget-Detailseite aus, das die betroffenen Kategorien auflistet. Dies ist lediglich eine Benachrichtigung – nichts wird gesperrt oder blockiert – gibt dem Kassenwart jedoch die Möglichkeit, das Problem zu kennzeichnen, bevor die Position das Budget überschreitet.

Budgetberichte

Die Budget-Detailseite verfügt über drei Berichtsaktionen zusätzlich zur seiteninternen Abweichungszusammenfassung:

Abweichungsbericht

Klicken Sie auf Abweichungsbericht für eine vollständige Aufschlüsselung jeder Budgetposition mit geplantem Betrag, tatsächlichem Betrag, Abweichung, Abweichungsprozentsatz und Status. Positionen sind nach Typ (Einnahmen und Ausgaben) mit Zwischensummen für jede Gruppe gruppiert.

Monatliche Aufschlüsselung

Klicken Sie auf Monatliche Aufschlüsselung, um tatsächliche Ausgaben und Einnahmen für jede Kategorie über jeden Monat des Budgetzeitraums zu sehen. Dies ist der Bericht, den Sie verwenden sollten, wenn Sie saisonale Muster erkennen möchten (z. B. „wir geben im Juli immer zu viel für Betriebskosten aus") oder wenn Sie mitten im Budgetjahr berichten.

Vorstandsbericht PDF

Klicken Sie auf Vorstandsbericht herunterladen (PDF), um ein druckfertiges PDF zu erstellen, das speziell für Vorstandssitzungen konzipiert ist. Es fasst die Gesamtbudget-Performance zusammen, hebt Abweichungen hervor und ist für die Verteilung an Nicht-Buchhalter formatiert. Dies unterscheidet sich vom Abweichungsbericht – der Abweichungsbericht ist das Arbeitsdetaildokument; der Vorstandsbericht ist die polierte Zusammenfassung.

Tipp: Teilen Sie den Abweichungsbericht mit Ihrem Finanzausschuss und bringen Sie den Vorstandsbericht PDF zur Vorstandssitzung selbst. Die Echtzeitdaten bedeuten, dass Sie immer ein aktuelles Bild der finanziellen Performance haben, ohne darauf warten zu müssen, dass jemand manuell einen Bericht vorbereitet.