Gruppen-Warteliste
Wenn eine Gruppe ihre Mitgliederkapazität erreicht, kann TimelyChurch weitere Beitretende auf eine Warteliste setzen, anstatt sie abzuweisen. Dieser Artikel deckt den gesamten Lebenszyklus ab: die Warteliste aktivieren, automatische Aufnahme, Leiteraktionen und historische Einträge.
Die Warteliste aktivieren
Die Warteliste ist standardmäßig deaktiviert. So aktivieren Sie sie:
- Öffnen Sie die Gruppendetailseite.
- Schalten Sie Warteliste aktiviert in den Gruppeneinstellungen um.
Wenn dies aktiviert ist und die Gruppe voll ist, wird jeder, der versucht beizutreten, zur Warteliste hinzugefügt, anstatt abgewiesen zu werden.
Der Umschalter hat allein keine Wirkung – Sie müssen außerdem eine Mitgliederkapazität (eine positive Zahl) festlegen, damit die Gruppe überhaupt als voll gelten kann.
Wie Personen auf die Warteliste kommen
Es gibt drei Einstiegspunkte, die alle die Person zur Warteliste hinzufügen:
| Quelle | Auslöser | Hinweise |
|---|---|---|
| Öffentlicher Gruppensucher | Ein Besucher versucht, einer vollen Gruppe beizutreten | Besucher sieht „Auf der Warteliste an Position N hinzugefügt" |
| QR-Code-Anmeldung | Ein Besucher meldet sich an, indem er den QR-Code der Gruppe scannt | Derselbe Ablauf wie der öffentliche Gruppensucher |
| Admin „Mitglied hinzufügen" | Wenn die Gruppe voll ist und ein Admin versucht, ein neues Mitglied hinzuzufügen | Der Admin kann die Warteliste umgehen und überschreiben, wenn er die Bearbeitungsberechtigung hat |
In jedem Fall wird dem neuen Eintrag die nächste fortlaufende Position (1-indexiert) zugewiesen und er wird automatisch Ihrer Gemeinde zugeordnet.
Status-Lebenszyklus
Jeder Wartelisteneintrag trägt einen Status:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Wartend | Der Standard. Die Person steht in der Schlange und wurde noch nicht benachrichtigt. |
| Benachrichtigt | Ein Leiter hat sie benachrichtigt, dass ein Platz frei wird. Sie haben 48 Stunden Zeit, ihn zu beanspruchen, bevor er abläuft. |
| Beigetreten | Sie wurden zu einem aktiven Mitglied befördert. Der Wartelisteneintrag wird für die Historie aufbewahrt. |
| Abgelaufen | Das 48-Stunden-Benachrichtigungsfenster ist ohne Anspruch verstrichen. |
| Storniert | Entweder hat die Person zurückgezogen oder ein Leiter hat sie von der Warteliste entfernt. |
Aktive Wartelistenansichten (das Anzahl-Badge, die Wartelistenregisterkarte) berücksichtigen nur wartende und benachrichtigte Einträge. Beigetretene / abgelaufene / stornierte Einträge erscheinen unter „Historische Einträge".
Leiteraktionen (Admin-Panel)
Das Admin-Panel bietet den vollständigen Satz von Wartelistenoperationen:
| Aktion | Funktion |
|---|---|
| Warteliste anzeigen | Zeigt die aktiven und historischen Abschnitte |
| Einen Eintrag zum aktiven Mitglied befördern | Verschiebt die Person als Mitglied in die Gruppe |
| Die nächste Person in der Reihe benachrichtigen | Setzt ihren Status auf „Benachrichtigt" |
| Einen Eintrag entfernen | Setzt ihren Status auf „Storniert" |
| Einträge neu anordnen | Per Drag-and-Drop die Reihenfolge ändern |
All diese erfordern die Bearbeitungsberechtigung für Gruppen (die reine Anzeigeberechtigung genügt für die Wartelistenliste selbst).
Beförderungsablauf
Das Befördern eines Eintrags erzwingt Sicherheitsvorkehrungen, bevor das Mitglied hinzugefügt wird:
- Bereits-beigetreten-Prüfung – bricht ab, wenn die Person bereits beigetreten ist.
- Kapazitätsprüfung – wenn die Gruppe noch voll ist, wird ein Fehler zurückgegeben: „Beförderung nicht möglich – die Gruppe ist noch bei Kapazität. Entfernen Sie zuerst ein Mitglied."
- Mitgliedserstellung – die Person wird der Gruppe als aktives Mitglied hinzugefügt.
- Chat-Synchronisierung – wenn die Gruppe den Chat aktiviert hat, wird das neue Mitglied zum Gespräch hinzugefügt.
- Benachrichtigung – die Person erhält eine E-Mail, dass ihr Beitritt genehmigt wurde.
Der Status des Wartelisteneintrags wechselt zu „Beigetreten" (er wird nicht gelöscht). Dies bewahrt die Historie.
Benachrichtigungsablauf
Das Benachrichtigen eines Eintrags wechselt ihn zu „Benachrichtigt", hält fest, wann die Benachrichtigung erfolgte, und sendet der Person eine Nachricht „Platz verfügbar". Der 48-Stunden-Ablauftimer beginnt hier. Wenn die Person den Platz nicht innerhalb von 48 Stunden beansprucht, wird der Eintrag als abgelaufen markiert (automatisch oder durch manuelle Bereinigung) und die nächste Person in der Reihe kann benachrichtigt werden.
Leiteraktionen (Mitgliederportal)
Gruppenleiter, die eine Warteliste über das Portal verwalten, haben eine Teilmenge der Admin-Aktionen:
| Aktion |
|---|
| Einen Wartelisteneintrag befördern |
| Einen Wartelisteneintrag entfernen |
Benachrichtigung und Neuanordnung bleiben derzeit nur für Admins.
Was die Person sieht
Eine Person auf der Warteliste, die zur öffentlichen Seite der Gruppe zurückkehrt, sieht:
- Ein Banner „Sie sind auf der Warteliste an Position N" anstelle einer Beitrittsschaltfläche.
- Eine Option, sich selbst von der Warteliste zu entfernen.
Wenn sie die Benachrichtigung „Platz verfügbar" erhält, enthält die E-Mail einen Magic Link, um entweder den Beitritt zu bestätigen oder abzulehnen.
Historische Einträge
Die Wartelisten-UI zeigt einen Abschnitt „Historisch", der alle Einträge mit dem Status „Beigetreten", „Abgelaufen" oder „Storniert" auflistet. Dies ist nützlich für:
- Die Prüfung, wer schließlich in die Gruppe aufgenommen wurde.
- Das Erkennen, wer abgelehnt oder seinen Platz hat ablaufen lassen (damit Sie wissen, wen Sie beim nächsten frei werdenden Platz nicht erneut priorisieren sollten).
- Das Verständnis der Nachfragekurve im Laufe der Zeit.
Historische Einträge werden auf unbestimmte Zeit aufbewahrt. Das Löschen einer Gruppe löscht auch ihre Wartelisteneinträge.
Best Practices
- Legen Sie zuerst eine realistische Mitgliederkapazität fest. Wenn Sie das nicht tun, wird die Gruppe nie „voll" und die Warteliste greift nie.
- Benachrichtigen Sie in Stapeln von 2–3, wenn Sie mehrere freie Plätze haben, anstatt alle auf einmal. Das 48-Stunden-Fenster bedeutet, dass einige Personen ablaufen werden – Sie wollen einen Puffer.
- Verwenden Sie das Feld „Notizen" im Wartelisteneintrag, um festzuhalten, warum jemand auf der Liste steht („kennt den Leiter", „wechselt von einer anderen Gruppe", „zieht im Juni hierher"). Es wird in der Wartelisten-UI angezeigt, um Leitenden bei der Priorisierung zu helfen.
- Ordnen Sie per Drag-and-Drop neu an, wenn Fairness oder pastoraler Kontext es erfordern. Die Position ist nicht streng nach dem Prinzip „wer zuerst kommt, mahlt zuerst" – Leitende können frei umstellen.
Tipp: Wenn eine Gruppe konsistent 5+ Personen auf der Warteliste hat, ist das ein starkes Signal, die Gruppe zu vervielfältigen. Erwägen Sie, die aktuellen Leitenden zu bitten, einen neuen Leiter zu coachen und die Gruppe aufzuteilen, und setzen Sie dann die Warteliste der neuen Gruppe zurück.