Gruppenleiter-Werkzeuge

Wenn Sie in TimelyChurch Leiter/in oder Co-Leiter/in einer Gruppe sind, bietet Ihnen das Portal Werkzeuge zur Verwaltung Ihrer Gruppenmitglieder, zur Erfassung von Treffen, zur Anwesenheitsverfolgung und zur Anzeige von Veranstaltungsanmeldungen.

Auf Ihre Gruppen zugreifen

1. Suchen Sie in der Seitenleiste den Abschnitt Führung.
2. Klicken Sie auf Meine Gruppen.
3. Sie sehen die Gruppen, die Sie leiten, sowie alle anderen Gruppen, denen Sie angehören.

Der Abschnitt Führung (und der Link Meine Gruppen) erscheint nur in der Seitenleiste, wenn Sie derzeit in mindestens einer Gruppe eine Leiter- oder Co-Leiterrolle innehaben. Wenn Sie ihn nicht sehen, sind Sie möglicherweise keiner Gruppe als Leiter/in zugewiesen. Wenden Sie sich an Ihren Gemeindeadministrator, wenn Sie glauben, dass dies ein Fehler ist.

Übersicht „Meine Gruppen"

Die Seite „Meine Gruppen" ist in zwei Abschnitte unterteilt:

• Gruppen, die ich leite – Gruppen, in denen Sie Leiter/in oder Co-Leiter/in sind. Diese können Sie verwalten.
• Gruppen, in denen ich bin – Gruppen, in denen Sie reguläres Mitglied sind. Diese erscheinen der Übersicht halber; Sie haben Mitgliederzugriff, keine Leiterwerkzeuge.

Statistiken

Drei Übersichtskarten oben auf der Seite:

Gruppenkarten

Jede Gruppe wird als Karte angezeigt mit:

• Gruppenname
• Anzahl aktiver Mitglieder
• Treffentag und -uhrzeit (falls festgelegt)
• Einem Link zur vollständigen Gruppendetailseite

Bevorstehende Veranstaltungen

Unterhalb der Gruppenkarten werden alle bevorstehenden Veranstaltungen, die von Ihren Gruppen ausgerichtet werden, mit Titel, Datum und Anmeldezahl aufgelistet.

Gruppendetails ansehen

Klicken Sie auf eine Gruppenkarte, um ihre Detailseite zu öffnen. Oben finden Sie den Gruppennamen, die Mitgliederzahl, ein Abzeichen „Offen/Geschlossen" und eine Schaltfläche Treffen erfassen. Die Seite ist in Registerkarten gegliedert:

Übersicht

• Gruppendetails – Beschreibung, Treffentag und -uhrzeit sowie Ort (der Ort wird je nach Datenschutzeinstellungen angezeigt). Leiter können Gruppeninfos bearbeiten oder die Gruppe öffnen/schließen.
• Gruppenbild – Das Gruppenfoto hochladen oder ersetzen.
• Kürzliche Treffen – Die zuletzt erfassten Treffen mit Datum, Thema und Teilnehmerzahl.
• Gesundheitswert – Eine Übersichtsbewertung basierend auf Treffen, Anwesenheit und Engagement.

Mitglieder

Eine Liste aller aktiven Mitglieder mit Name und Rolle jedes Mitglieds. Leiter können hier Mitglieder hinzufügen oder entfernen. Wenn die Beitrittsbestätigung für die Gruppe aktiviert ist, erscheint eine Registerkarte Beitrittsanfragen, über die Sie ausstehende Anfragen genehmigen oder ablehnen können; wenn eine Warteliste aktiviert ist und Einträge enthält, erscheint eine Registerkarte Warteliste.

Gebete

Die Gebetswand der Gruppe, auf der Sie Gebetsanliegen posten und als beantwortet markieren können.

Ressourcen

Dateien, die mit der Gruppe geteilt werden; Leiter können Ressourcen hochladen und teilen.

Veranstaltungen

Kürzliche und bevorstehende Veranstaltungen dieser Gruppe, jeweils mit Anmeldezahl und einem Link zur Anzeige der Anmeldungen.

E-Mail

Eine E-Mail an die gesamte Gruppe oder nur an die Gruppenleiter senden.

Ein Treffen erfassen

Eine der nützlichsten Funktionen für Gruppenleiter ist die Möglichkeit, Treffen mit Anwesenheit zu erfassen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Navigieren Sie zur Detailseite der Gruppe, für die Sie ein Treffen erfassen möchten.

2. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Treffen erfassen.

3. Ein modales Fenster öffnet sich mit folgenden Feldern:

   Datum

   • Standardmäßig heute. Wählen Sie das Datum, an dem das Treffen stattgefunden hat.

   Thema (optional)

   • Geben Sie das Thema oder den Titel des Treffens ein (z. B. „Kapitel-5-Diskussion" oder „Quartalsplanung").

   Anwesenheit

   • Eine Liste aller aktiven Gruppenmitglieder wird mit Kontrollkästchen angezeigt.
   • Klicken Sie auf einzelne Mitglieder, um sie als anwesend zu markieren.
   • Verwenden Sie Alle, um alle auf einmal zu markieren.
   • Verwenden Sie Keine, um alle abzuwählen.

4. Klicken Sie auf Treffen erfassen, um zu speichern.

5. Eine Bestätigungsmeldung erscheint mit der Anzahl der erfassten Teilnehmer.

Das Treffen erscheint in der Treffenhistorie der Gruppe, und Anwesenheitsdatensätze werden für jedes Mitglied gespeichert, das abgehakt wurde.

Tipp: Erfassen Sie Treffen direkt danach, solange die Anwesenheit noch frisch in Erinnerung ist. Sie können Treffen auch rückwirkend erfassen, indem Sie ein vergangenes Datum auswählen.

Veranstaltungsanmeldungen ansehen

Wenn Ihre Gruppe Veranstaltungen ausrichtet, können Sie ansehen, wer sich angemeldet hat:

1. Gehen Sie zur Detailseite Ihrer Gruppe.
2. Öffnen Sie die Registerkarte Veranstaltungen und suchen Sie die Veranstaltung in der Liste.
3. Klicken Sie auf den Anmeldungslink der Veranstaltung.
4. Die Anmeldungsseite zeigt:
   • Den Namen jedes Angemeldeten
   • Wann er/sie sich angemeldet hat
   • Die Anmeldungsdetails

Dies ist hilfreich für die Logistikplanung und um zu wissen, wen Sie bei Ihrer Gruppenveranstaltung erwarten können.

Dienstteamleiter-Dashboard

Wenn Sie Leiter/in eines Dienstteams sind (z. B. Tonteam, Begrüßungsteam oder Anbetungsteam), haben Sie Zugang zu einem zusätzlichen Teamleiter-Dashboard, das Werkzeuge zur Verwaltung von Freiwilligenzuweisungen bietet.

Auf das Teamleiter-Dashboard zugreifen

Das Teamleiter-Dashboard ist Teil des Dienstbereichs und kein separates Seitenleistenelement. Wenn Sie ein oder mehrere Dienstteams leiten, erreichen Sie es über Ihren Dienstplan. Das Dashboard hat oben rechts eine Schaltfläche Mein Zeitplan, um zu Ihrer eigenen Dienstansicht zurückzukehren. (Wenn Sie keine Dienstteams mehr leiten, leitet Sie die App stattdessen zu Ihrem Dienstplan weiter.)

Was Sie sehen

Statistikübersicht

• Teammitglieder – Gesamtzahl der Freiwilligen in Ihren Teams
• Bevorstehende Veranstaltungen – Veranstaltungen in den nächsten 8 Wochen, für die Ihre Teams benötigt werden
• Ausstehend – Zuweisungen, auf eine Antwort eines Freiwilligen warten
• Bestätigt – Zuweisungen, die angenommen wurden

Ihre Teams Eine Zeile mit den Dienstteams, die Sie leiten, jeweils mit der Mitgliederzahl des Teams. Ein Link Vorlagen verwalten neben jedem Team öffnet die Zeitplanvorlagen dieses Teams in den Admin-Werkzeugen.

Bevorstehender Teamzeitplan Für jede bevorstehende Veranstaltung (nächste 8 Wochen) können Sie sehen:

• Alle Dienstpositionen, die besetzt werden müssen, gruppiert nach Veranstaltung
• Eine „Besetzt"-Zahl, die zeigt, wie viele der benötigten Plätze abgedeckt sind
• Wer derzeit welcher Position zugewiesen ist
• Der Status jeder Zuweisung (ausstehend, bestätigt, abgelehnt)
• Offene Positionen, die noch Freiwillige benötigen

Zuweisungen verwalten

Als Teamleiter/in können Sie:

Neben jedem zugewiesenen Freiwilligen auf dem Dashboard befinden sich kleine Aktionsschaltflächen.

Zuweisungen im Namen von Teammitgliedern bestätigen

1. Suchen Sie einen Freiwilligen, dessen Zuweisung noch ausstehend ist.
2. Klicken Sie auf die grüne Häkchen-Schaltfläche (Bestätigen) neben seinem/ihrem Namen.
3. Die Zuweisung wird als bestätigt markiert. (Die Bestätigen-Schaltfläche erscheint nur, während eine Zuweisung ausstehend ist.)

Zuweisungen entfernen

1. Suchen Sie die Zuweisung auf dem Teamleiter-Dashboard.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Entfernen (X) und bestätigen Sie.
3. Der Freiwillige wird von dieser Position entfernt und der Platz wird für jemand anderen freigegeben.

Eine Vertretung anfordern Wenn ein Teammitglied nicht dienen kann und eine Ablösung benötigt:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Vertretung anfragen neben seiner/ihrer Zuweisung.
2. Geben Sie optional im sich öffnenden Modal einen Grund an.
3. Eine Vertretungsanfrage wird erstellt und Teammitglieder werden benachrichtigt.
4. Wenn die Veranstaltung weniger als 3 Tage entfernt ist, wird die Anfrage automatisch als dringend markiert.

Tauchangebote für Ihre eigenen Zuweisungen überprüfen

Wie alle Freiwilligen dienen auch Teamleiter bei Veranstaltungen. Wenn Sie persönlich einer Position zugewiesen sind, können Sie den Ablauf Tausch vorschlagen auf Ihrem Dienstplan nutzen – erreichbar über das Seitenleistenelement Mein Zeitplan, dann die Registerkarte Dienst – um Zuweisungen mit einem Teamkollegen zu tauschen. An Sie gerichtete eingehende Tauschangebote erscheinen oben auf dieser Seite in einem lila Banner Tauschänfragen mit den Schaltflächen Tausch akzeptieren und Ablehnen.

Das Teamleiter-Dashboard dient zur Koordination der Zuweisungen anderer Freiwilliger; der Tausch-Arbeitsablauf befindet sich auf dem freiwilligenseitigen Dienstplan, weil er einen persönlichen Tausch zwischen zwei eingeplanten Freiwilligen darstellt. Den vollständigen Ablauf finden Sie unter Freiwilligentausch.

Tipp: Überprüfen Sie in den Wochen vor Veranstaltungen regelmäßig das Teamleiter-Dashboard. Fassen Sie bei Freiwilligen nach, die ausstehende Zuweisungen haben, um sicherzustellen, dass alle Positionen abgedeckt sind.

Erweiterte Gruppenleiter-Werkzeuge

Das Portal bietet auch eine umfangreichere Sammlung von Leitervorbehaltenen Gruppenverwaltungsfunktionen, darunter:

• Beitrittsanfragen genehmigen oder ablehnen von Mitgliedern, die Ihrer Gruppe beitreten möchten.
• Die Gruppenwarteliste verwalten – ein Mitglied auf der Warteliste in einen freien Platz befördern oder entfernen.
• Gruppeninfo, Bild und Offen/Geschlossen-Status aktualisieren ohne einen Administrator einzuschalten.
• Mitglieder direkt hinzufügen und entfernen aus der Mitgliederliste.
• Gebetsanliegen posten auf der Gebetswand Ihrer Gruppe und sie als beantwortet markieren.
• Ressourcen hochladen und teilen (Dateien) mit der Gruppe.
• E-Mails senden an die gesamte Gruppe über das Leiterportal.
• Gruppenveranstaltungen erstellen und verwalten, die auf der öffentlichen Veranstaltungsseite und in der Veranstaltungsliste der Gruppe erscheinen.

Diese Funktionen sind im Detail im Abschnitt Gruppen der Wissensdatenbank dokumentiert. Dieser Artikel konzentriert sich auf die täglichen Leitungsabläufe (Treffen, Anwesenheit, Veranstaltungsanmeldungen und Dienstteam-Koordination).

Empfehlungen für Gruppenleiter

• Treffen konsequent erfassen, um eine nützliche Historie aufzubauen und Anwesenheitstrends zu verfolgen.
• Ihre Gruppenseite wöchentlich prüfen, um über bevorstehende Veranstaltungen und Mitgliederaktivitäten informiert zu bleiben.
• Ausstehende Zuweisungen nachfassen, wenn Sie Dienstteamleiter/in sind. Eine kurze Nachricht an Freiwillige kann dazu beitragen, die Verfügbarkeit frühzeitig zu bestätigen.
• Die Anwesenheitsfunktion nutzen, um Mitglieder zu identifizieren, die möglicherweise ausgefallen sind und von einem persönlichen Einchecken profitieren könnten.