Der Check-in-Prozess

Dieser Artikel führt Sie durch alle Methoden, die Familien für den Check-in nutzen können – ob am Selbstbedienungskiosk oder mit Hilfe eines Administrators an der Check-in-Station.

Check-in-Sitzung starten

Bevor jemand einchecken kann, muss eine Sitzung aktiv sein.

1. Öffnen Sie Check-in über die Seitenleiste im Admin-Panel.
2. Klicken Sie auf Sitzung starten.
3. Im Fenster „Check-in-Sitzung starten" können Sie optional eine Veranstaltung oder Klasse aus dem Dropdown Veranstaltung/Klasse verknüpfen auswählen (oder „Keine Veranstaltung – eigenständige Sitzung" beibehalten) und der Sitzung einen benutzerdefinierten Namen geben (oder leer lassen für den Standard).
4. Klicken Sie auf Sitzung starten, um sie zu aktivieren.

Eine Sitzung kann auch automatisch erstellt werden, wenn Sie Check-in über eine Veranstaltung im Veranstaltungsmodul öffnen. Dabei wird die Veranstaltung übergeben, sodass die neue Sitzung damit verknüpft ist.

Hinweis: Sie können mehrere Sitzungen gleichzeitig für verschiedene Veranstaltungen oder Klassen ausführen. Jede Sitzung führt ihre eigene Liste unabhängig.

Methode 1: Telefonnummernsuche (empfohlen)

Dies ist die schnellste Methode für Familien, die bereits im System sind.

Am Kiosk

1. Die Familie gibt ihre Telefonnummer über das Bildschirm-Nummernfeld ein. Es werden nur die letzten 4 oder mehr Stellen benötigt.
2. Sie tippen auf Meine Familie finden.
3. Das System durchsucht Mobil-, Heim- und Arbeitstelefonummern aller Personen in der Gemeindedatenbank.
4. Übereinstimmende Familien erscheinen, nach Haushalt gruppiert. Jedes Familienmitglied wird mit Name, Alter, Foto, Allergieinformationen und eingeschriebener Klasse aufgeführt.
5. Die Familie tippt auf jede Person, die heute eincheckt. Neben ausgewählten Mitgliedern erscheint ein grünes Häkchen.
6. Sie tippen auf Einchecken, um den Vorgang abzuschließen.
7. Sicherheitscodes werden angezeigt, und Etiketten können gedruckt werden.

Im Admin-Dashboard

1. Wählen Sie auf der Check-in-Station-Seite die Registerkarte Telefonnummer. Sie ist bereits ausgewählt, wenn Sie die Station öffnen, sodass Sie in der Regel sofort mit der Eingabe beginnen können.
2. Geben Sie die Telefonnummer in das Suchfeld ein (Platzhalter „Telefon eingeben (letzte 4+ Stellen)…").
3. Familienergebnisse erscheinen von selbst. Klicken Sie auf jede Person, um sie auszuwählen.
4. Klicken Sie auf [N] Person(en) einchecken.

Tipp: Informationen zur eingeschriebenen Klasse werden automatisch ausgefüllt. Wenn ein Kind in „Kindergarten" eingeschrieben ist, wird diese Klasse vorab ausgewählt – die Eltern müssen sie nicht manuell auswählen.

Telefonnummer eingeben oder scannen

Das Telefonfeld auf der Registerkarte Telefonnummer ist ein Standard-Telefoneingabefeld und akzeptiert eine Nummer auf zwei Arten:

• Tippen Sie die Ziffern auf Ihrer Tastatur oder dem Bildschirm-Nummernfeld ein, oder
• Scannen Sie die Nummer mit einem USB- oder Bluetooth-Barcode-/Ausweisscanner ein. Ein Scanner „tippt" die Zeichen einfach in das gerade fokussierte Feld ein, sodass es keinen separaten Scannermodus zu aktivieren gibt – klicken Sie in das Telefonfeld und scannen Sie.

Es gibt an der Admin-Station keine separate Schaltfläche „Suchen". Während Sie Ziffern eingeben, läuft die Suche nach einer kurzen Pause (etwa einer Drittelsekunde) automatisch, und die Ergebnisse werden mit jeder weiteren Ziffer eingegrenzt.

Hinweis: Sie benötigen nur die letzten 4 oder mehr Stellen. Weniger als 4 Stellen liefern keine Ergebnisse. Die Suche berücksichtigt Mobil-, Heim- und Arbeitsnummern der aktiven Personen in Ihrer Gemeinde.

Tipp: Der Abgleich ignoriert Satzzeichen vollständig. Klammern, Leerzeichen, Bindestriche, Punkte und Schrägstriche werden sowohl aus Ihrer Eingabe als auch aus dem Gespeicherten entfernt, bevor die Nummern verglichen werden – so wird eine als (360) 903-5828 gespeicherte Nummer gefunden, egal ob Sie 3609035828, 903-5828 oder nur 5828 eingeben. (Dies bereitete Gemeinden früher Probleme: Nummern, die mit Klammern oder Schrägstrichen gespeichert waren, konnten unbemerkt nie übereinstimmen. Das ist jetzt behoben.)

(Screenshot folgt.)

Methode 2: Namenssuche

Nützlich, wenn die Telefonnummer einer Familie nicht hinterlegt ist oder sich die Familie nicht erinnert, mit welcher Nummer sie registriert ist.

Am Kiosk

1. Tippen Sie auf dem Telefoneingabebildschirm auf Nach Namen suchen.
2. Geben Sie den Vor- oder Nachnamen der Person ein.
3. Übereinstimmende Ergebnisse erscheinen mit Fotos, Alter und Allergiehinweisen.
4. Wählen Sie die Person aus und fahren Sie mit dem Check-in fort.

Im Admin-Dashboard

1. Wählen Sie die Registerkarte Namenssuche.
2. Geben Sie mindestens 2 Zeichen ein. Ergebnisse erscheinen sofort.
3. Klicken Sie neben der Person auf Einchecken.
4. Weisen Sie optional eine Klasse aus dem Dropdown zu.
5. Klicken Sie auf Check-in abschließen.

Methode 3: QR-Code / Vorregistrierungscode

Für Familien, die sich über das Mitgliederportal vorregistriert haben (siehe Artikel zur Vorregistrierung).

Am Kiosk

1. Tippen Sie auf dem Telefoneingabebildschirm auf Haben Sie einen Pre-Check-Code? oder QR-Code mit Kamera scannen.
2. Scannen Sie den QR-Code vom Telefon der Familie oder geben Sie den 8-stelligen Code manuell über das Bildschirm-Tastenfeld ein.
3. Das System validiert den Code, prüft, ob er für heute gilt und noch nicht verwendet wurde, und checkt automatisch alle vorausgewählten Familienmitglieder ein.
4. Sicherheitscodes und Etiketten werden sofort generiert.

Ein Bluetooth- oder USB-Barcodescanner kann den QR-Code jederzeit lesen, ohne zu einem bestimmten Bildschirm navigieren zu müssen.

Methode 4: Besucherregistrierung vor Ort

Für Erstbesucher, die noch nicht im System sind.

Am Kiosk

1. Tippen Sie in der Kiosk-Kopfzeile auf Besucher hinzufügen.
2. Geben Sie für jedes Familienmitglied Vorname, Nachname und optional eine Telefonnummer ein.
3. Markieren Sie, ob jede Person ein Kind oder Erwachsener ist.
4. Geben Sie für Kinder optional die Klassenstufe und Allergieinformationen ein.
5. Senden Sie das Formular ab. Ein einzelner gemeinsamer Sicherheitscode wird für die gesamte Familie generiert.
6. Das System erstellt neue Personeneinträge und, wenn mehrere Personen eingegeben werden, einen neuen Familieneintrag, der sie verknüpft.

Im Admin-Dashboard

Die Besucherregistrierung ist auch über die Kiosk-Kopfzeile verfügbar. Das Besuchermodal nimmt bis zu 7 Familienmitglieder auf einmal an.

Methode 5: Freiwilligen-Check-in

Freiwillige (Lehrer, Helfer, Begrüßer) checken separat von den Kindern ein, denen sie dienen. So ist leicht erkennbar, wer für einen bestimmten Gottesdienst im Dienst ist, und es lassen sich Freiwilligen-Kind-Quoten pro Raum einhalten.

Von der Admin-Check-in-Station

1. Öffnen Sie Check-in im Admin-Panel.
2. Finden Sie die freiwillige Person im Suchbereich (Telefon- oder Namenssuche).
3. Wählen Sie die Klasse/Gruppe, in der sie heute dienen.
4. Tippen Sie auf Als Freiwillige/r einchecken.

Die freiwillige Person wird der Sitzung mit dem Check-in-Typ Freiwillige/r hinzugefügt. Sie erscheint in der Raumansicht und im Freiwilligenbereich des Sitzungsberichts.

Freiwilligen auschecken

Freiwillige benötigen beim Auschecken keinen Sicherheitscode. Tippen Sie neben ihrem Namen in der Liste auf die Schaltfläche Auschecken – das System erfasst die Auscheckzeit und reduziert die Live-Freiwilligenanzahl für diesen Raum.

Tipp: Freiwilligen-Check-in-Einträge fließen auch in Ihre Dienststatistiken ein. Das System verfolgt, wie oft jede Person dient, was bei der Jahresendsanerkennung und Dienstrotationsberichten hilfreich ist.

Freiwilligen-Kind-Quote

Für jede Klasse mit eingecheckten Kindern berechnet TimelyChurch eine Live-Quote von diensthabenden Freiwilligen zu anwesenden Kindern. Die Quote setzt sich zusammen aus:

• Freiwillige -- Anzahl der Freiwilligen-Check-ins für diese Gruppe, heute noch nicht ausgecheckt.
• Kinder -- Anzahl der Kinder-Check-ins für dieselbe Gruppe, heute noch nicht ausgecheckt.
• Quote -- Kinder geteilt durch Freiwillige (auf eine Dezimalstelle gerundet). Wird nur angezeigt, wenn mindestens eine freiwillige Person eingecheckt ist.

Wenn zum Beispiel 3 Freiwillige und 12 Kinder im „Kindergarten" eingecheckt sind, beträgt die Quote 4,0 (eine freiwillige Person pro vier Kinder).

Sie können diese Zahl verwenden für:

• Compliance -- Viele Kindersicherheitsrichtlinien verlangen eine Mindest-Erwachsenen-Kind-Quote (üblicherweise 1:5 für Kinder von 3–5 Jahren, 1:8 für Kinder von 6–12 Jahren). Das Dashboard macht die aktuelle Quote auf einen Blick sichtbar.
• Abdeckung -- Räume erkennen, in denen zu wenig Personal ist, und einen Freiwilligen umverteilen, bevor Kinder ankommen.
• Berichterstattung -- Nachgottesdienstliche Auswertungen verwenden dieselben Daten.

Siehe Freiwilligen-Check-in für den vollständigen Arbeitsablauf.

Was beim Check-in passiert

Wenn eine Person erfolgreich eingecheckt wird, geschieht Folgendes:

1. Ein Check-in-Eintrag wird mit dem Namen, Allergien, besonderen Hinweisen und einem eindeutigen Sicherheitscode der Person erstellt.
2. Derselbe Check-in-Eintrag gilt gleichzeitig als Anwesenheit der Person für den Tag, markiert als „anwesend". Wenn die Person einer Klasse zugeordnet ist, wird die Anwesenheit für diese Klasse erfasst. (Check-in und Anwesenheitserfassung sind ein einheitliches System – es gibt keinen separaten Anwesenheitsschritt mehr.)
3. Der Check-in erscheint in der Live-Liste auf der Admin-Check-in-Station, sichtbar sowohl in der Listen- als auch in der Raumansicht.
4. Wenn automatisches Drucken aktiviert ist, werden Etiketten sofort an den Drucker gesendet.

Mehrere Personen einchecken (Familien-Check-in)

Bei der Telefonnummernsuche können Sie mehrere Familienmitglieder auswählen und alle mit einer Aktion einchecken. Jede Person erhält ihren eigenen Sicherheitscode. Das Erfolgsmodal zeigt alle Codes und stellt eine Schaltfläche Etiketten drucken bereit, um alle Etiketten auf einmal zu drucken.

Auschecken

Das Auschecken erfordert einen Sicherheitscode zum Schutz der Kindersicherheit.

Codebasiertes Auschecken

1. Suchen Sie auf der Admin-Check-in-Station den Bereich Verifizieren und auschecken (auf dem Desktop befindet er sich in der rechten Seitenleiste; auf dem Mobilgerät tippen Sie auf den erweiterbaren Abschnitt „Verifizieren und auschecken").
2. Geben Sie den 6-stelligen Sicherheitscode ein.
3. Klicken Sie auf Code verifizieren.
4. Das System zeigt den Namen, die Eincheckzeit und eventuelle Allergiehinweise der Person an.
5. Bei einem Kind: Eine „Wer holt ab?"-Liste der autorisierten Abholpersonen der Familie erscheint. Wählen Sie die Person aus, die das Kind abholt. Die Schaltfläche Check-out bestätigen bleibt deaktiviert, bis eine Abholperson ausgewählt ist.
6. Klicken Sie auf Check-out bestätigen, um das Auschecken abzuschließen.

Admin-Überschreibung: Wenn Sie als Administrator angemeldet sind und die richtige Erwachsenenperson nicht auf der Abholberechtigtenliste steht, aktivieren Sie Abholberechtigung überschreiben (nur Admin) im Bereich. Dies ermöglicht das Abschließen des Auscheckens, und die Überschreibung wird in den Notizen des Check-ins für Ihre Aufzeichnungen festgehalten.

Schnelles Auschecken (die „Auschecken"-Schaltfläche)

Die Schaltfläche Auschecken neben jeder eingecheckten Person in der Liste checkt diese aus, ohne den Sicherheitscode eingeben zu müssen – praktisch, wenn die Eltern ihren Nachweis verloren haben.

• Bei Erwachsenen und Freiwilligen checkt die Schaltfläche sie mit einem Tipp aus.
• Bei einem Kind öffnet die Schaltfläche ein „Wer holt ab?"-Fenster mit den autorisierten Abholpersonen der Familie. Vor dem Abschluss des Auscheckens muss eine Person ausgewählt werden. Falls keine autorisierten Erwachsenen eingetragen sind, verwenden Sie stattdessen Verifizieren und auschecken mit der Admin-Überschreibung.

Kindersicherheit: Ein Kind kann niemals ohne Nennung einer autorisierten Abholperson (oder einer Admin-Überschreibung im Bereich „Verifizieren und auschecken") entlassen werden. Das schnelle Auschecken für Kinder wahrt diese Schutzmaßnahme – es überspringt nur den Sicherheitscodeschritt, nicht die Abholprüfung.

Wer holt ab? (die Abholauswahl)

Immer wenn Sie ein Kind auschecken – über Verifizieren und auschecken oder die schnelle Schaltfläche Auschecken – erscheint eine „Wer holt ab?"-Liste. Sie zeigt die Familienmitglieder des Kindes, die als abholberechtigt markiert sind, jeweils mit einem Foto (oder ihren Initialen) und, wo zutreffend, einem Erziehungsberechtigter-Abzeichen für gesetzliche Erziehungsberechtigte.

Wählen Sie die Person aus, die das Kind tatsächlich abholt, und drücken Sie dann auf Check-out bestätigen (oder Auschecken). Die Schaltfläche bleibt ausgegraut, bis Sie jemanden auswählen. Wen auch immer Sie auswählen, wird im Check-in erfasst und in der Liste als „Abgeholt von …" angezeigt, sodass Sie einen klaren Nachweis darüber haben, wer mit welchem Kind gegangen ist. Der Server gleicht Ihre Auswahl vor der Entlassung erneut mit der Abholberechtigtenliste des Kindes ab.

Ein paar wissenswerte Dinge:

• Das Foto dient dazu, ein Gesicht zu überprüfen, nicht nur einen Code. Jede abholberechtigte Person wird mit ihrem Profilfoto neben ihrem Namen angezeigt (ersatzweise mit einem Initialen-Avatar, wenn kein Foto hinterlegt ist), sodass die freiwillige Person, die das Kind entlässt, die Person vor sich abgleichen kann und sich nicht nur darauf verlässt, dass der richtige Sicherheitscode übergeben wurde. Dasselbe Abholfoto erscheint überall dort, wo ausgecheckt wird – im Fenster für schnelles Auschecken, in der Check-in-Übersicht, in der Klassenraumliste und am Kiosk.
• Die Liste stammt aus dem Kennzeichen „Darf abholen". Ein Familienmitglied erscheint hier nur, wenn in seinem Eintrag Darf abholen aktiviert ist. Legen Sie dies unter Personen → Familien fest: Öffnen Sie die Familie und aktivieren Sie Darf abholen für jeden Elternteil oder Erziehungsberechtigten, der die Kinder abholen darf.
• Das Abzeichen „Erziehungsberechtigter" gewährt keine Abholberechtigung. Es hilft Ihnen, einen gesetzlichen Erziehungsberechtigten zu erkennen, berechtigt aber für sich genommen nicht zu einer Entlassung. Die Berechtigung ergibt sich ausschließlich aus dem Kennzeichen Darf abholen. Das bedeutet, Sie können einer bestimmten erziehungsberechtigten Person das Abholen eines Kindes verwehren (zum Beispiel bei einer Sorgerechtsbeschränkung), indem Sie Darf abholen für sie einfach nicht aktivieren.
• Die Person muss auf der Liste des Kindes stehen. Wenn Sie jemanden nennen, der nicht abholberechtigt ist, wird die Entlassung mit „Diese Person ist nicht berechtigt, [Name] abzuholen." blockiert. Ein Administrator kann dies dennoch im Bereich Verifizieren und auschecken überschreiben (siehe oben); die schnelle Schaltfläche Auschecken bietet keine Überschreibung.
• Noch niemand eingerichtet? Wenn für das Kind keine abholberechtigten Personen hinterlegt sind, zeigt die Auswahl einen gelben Hinweis – „Für dieses Kind ist noch keine abholberechtigte Person festgelegt." – mit der Erinnerung, Personen → Familien zu öffnen und Darf abholen für den Elternteil oder Erziehungsberechtigten zu aktivieren.

(Screenshot folgt.)

Sorgerechtshinweise

Wenn ein Kind einen Sorgerechtshinweis in seinem Familieneintrag hat (eine gerichtliche Anordnung oder eine Abholbeschränkung), wird dieser als roter „Sorgerechtshinweis:"-Alarm oben im Fenster für schnelles Auschecken angezeigt – bevor Sie das Kind entlassen, sodass die freiwillige Person an der Tür ihn rechtzeitig sieht, um zu handeln. Wenn das Kind zu mehr als einer Familie gehört, werden die Hinweise kombiniert, damit nichts übersehen wird.

Hinweis: Der Sorgerechtsalarm erscheint im schnellen Fenster Kind auschecken (der Pfad über Mobilgerät / Sitzungsseite). Die Desktop-Seitenleiste Verifizieren und auschecken zeigt die Abholauswahl, wiederholt aber den Sorgerechtshinweis nicht, sodass für Kinder mit Sorgerechtsbeschränkungen die schnelle Schaltfläche Auschecken die sicherere Stelle für die Entlassung ist.

Verhinderung doppelter Check-ins

Das System verhindert, dass eine Person zweimal in dieselbe Sitzung eingecheckt wird. Wenn jemand bereits eingecheckt ist, zeigt das System eine Fehlermeldung an und überspringt diese Person beim Familien-Check-in.