Einzahlungs-Batches

Einzahlungs-Batches helfen Ihnen, Bargeld- und Scheckspenden zu gruppieren, die Sie gemeinsam bei der Bank einzahlen. Durch das Organisieren von Spenden in Batches können Sie überprüfen, ob die in TimelyChurch erfassten Beträge mit Ihrer physischen Bankeinzahlung übereinstimmen, einen Prüfpfad pflegen und -- wenn die Einzahlung vorgenommen wird -- die Spenden auf das Bankkonto in Ihren Büchern verschieben.

Zugriff auf Einzahlungs-Batches

1. Klicken Sie auf der Seite Spenden auf das Menü Weitere Aktionen (Drei-Punkte-Symbol).
2. Wählen Sie Einzahlungschargen.

Die Seite Einzahlungschargen listet jeden Batch mit Stapel Nr., Einzahlungsdatum, Elemente, den Summen Erwartet und Tatsächlich sowie Status auf. Verwenden Sie den Statusfilter (Alle Status, Offen, Geschlossen, Eingezahlt), um die Liste einzugrenzen.

Wer was mit Batches tun kann: Ein Zähler sieht nur die Batches, die er selbst geöffnet hat, kann in ihnen arbeiten, solange sie offen sind, und sieht nur die Spenden, die er selbst erfasst hat, mit Namen (andere Zeilen zeigen „Spender“). Ein Buchhalter sieht jeden Batch und kann Batch schließen und den Einzahlungsbeleg drucken. Als eingezahlt markieren und Batch wieder öffnen erfordern die Spenden-Stufe Administrator. Siehe Wer Spenden und Gaben sehen kann.

Jeweils ein offener Batch

Ihre Gemeinde arbeitet mit jeweils einem offenen Batch – „Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit kann jeweils nur ein Batch offen sein.“ Solange ein Batch offen ist, zeigt die Seite Einzahlungschargen eine Schaltfläche Offene Charge fortsetzen statt Neues Paket. Schließen (oder beenden) Sie den offenen Batch, bevor Sie den nächsten beginnen.

Einen Einzahlungs-Batch erstellen

1. Klicken Sie auf der Seite Einzahlungschargen auf Neues Paket. (Zeigt die Seite stattdessen Offene Charge fortsetzen, ist bereits ein Batch offen – setzen Sie stattdessen diesen fort.)
2. Füllen Sie im Fenster Neuen Einzahlungsstapel erstellen aus:

1. Klicken Sie auf Stapel erstellen.

Dem Batch wird eine automatisch generierte Batch-Nummer im Format DEP-NNNNN (z. B. DEP-00001) zugewiesen. Batch-Nummern sind pro Gemeinde fortlaufend.

Batch-Status

Spenden zu einem Batch hinzufügen

1. Öffnen Sie den Batch (klicken Sie auf Anzeigen oder Offene Charge fortsetzen).
2. Die Batch-Seite zeigt:
   • Spenden in der Charge – die Spenden, die bereits darin sind.
   • Verfügbare Spenden – nicht zugewiesene Spenden, die Sie hinzufügen können (bis zu den 50 neuesten).
3. Klicken Sie auf + Hinzufügen neben einer verfügbaren Spende, um sie in den Batch aufzunehmen.

Hinweis: Die Liste Verfügbare Spenden zeigt nicht zugewiesene Spenden, die nicht mit der Zahlungsmethode Online erfasst wurden. Spenden über Ihre Online-Spendenseite erreichen Ihre Bank über Stripe-Auszahlungen, nicht über Ihre Einzahlung – lassen Sie sie daher aus einem Bargeld-und-Scheck-Batch heraus. Ein Zähler sieht nur die Spenden, die er selbst erfasst hat. Ist nichts verfügbar, bietet die Liste Eine neue Spende erfassen an.

Spenden, die bereits auf einem Bankkonto liegen, bleiben außen vor. Eine Spende, die direkt auf ein Bankkonto erfasst wurde -- zum Beispiel mit dem Konto Einzahlen auf im Formular Spende erfassen des Finanz-Dashboards --, ist in Ihren Büchern bereits eingezahlt. Sie wird unter Verfügbare Spenden nicht angeboten und kann keinem Batch hinzugefügt werden: „Diese Spende ist bereits auf [Konto] eingezahlt und gehört daher nicht in einen Einzahlungsstapel.“

Mehr als 50 nicht zugewiesene Spenden batchen

Die Liste Verfügbare Spenden ist auf die 50 neuesten nicht zugewiesenen Spenden begrenzt, um die Seite schnell zu halten. Wenn Sie einen größeren Rückstand haben (z. B. nach dem Aufholen von Dateneingaben):

1. In Wellen verarbeiten – Fügen Sie die sichtbaren Spenden hinzu und aktualisieren Sie dann die Batch-Seite. Die nächsten neuesten nicht zugewiesenen Spenden erscheinen. Wiederholen Sie dies, bis alle abgearbeitet sind.
2. Den Rückstand an der Quelle reduzieren – Wenn Sie dies häufig sehen, batchen Sie wöchentlich statt monatlich, damit der nicht zugewiesene Pool klein bleibt.

Spenden aus einem Batch entfernen

1. Öffnen Sie den Batch.
2. Klicken Sie auf Entfernen neben einer beliebigen Spende im Batch und bestätigen Sie. Die Spende selbst wird nicht gelöscht.
3. Die Spende kehrt in den nicht zugewiesenen Pool zurück.

Spenden können nur hinzugefügt oder entfernt werden, während der Batch den Status Offen hat.

Batch-Gesamtbeträge und Abstimmung

Die Batch-Seite zeigt:

Wenn der tatsächliche Gesamtbetrag mit dem erwarteten Gesamtbetrag übereinstimmt (innerhalb eines Cents), ist der Batch ausgeglichen. Wenn es eine Abweichung gibt, wird die Differenz angezeigt, damit Sie diese untersuchen können, bevor Sie schließen.

Einen Batch schließen

1. Öffnen Sie den Batch.
2. Klicken Sie auf Charge schließen und bestätigen Sie („Geschlossene Batches können bei Bedarf wieder geöffnet werden.“).
3. Der Batch-Status ändert sich zu Geschlossen.

Anforderungen zum Schließen:

• Der Batch muss den Status Offen haben.
• Der Batch muss mindestens eine Spende enthalten – die Schaltfläche Charge schließen erscheint nur dann.
• Sie benötigen die Spenden-Stufe Buchhalter oder höher.

Wenn ein Batch geschlossen wird:

• Gesamtbeträge werden aus allen Spenden im Batch neu berechnet.
• Der schließende Benutzer und der Zeitstempel werden aufgezeichnet.
• Es sind keine weiteren Hinzufügungen oder Entfernungen erlaubt.

Einen Batch wieder öffnen

Wenn Sie nach dem Schließen Änderungen vornehmen müssen:

1. Öffnen Sie den geschlossenen Batch.
2. Klicken Sie auf Erneut öffnen und bestätigen Sie im Dialog Stapel erneut öffnen („Diesen Stapel erneut öffnen, damit Spenden hinzugefügt oder entfernt werden können?“).
3. Der Batch kehrt zum Status Offen zurück, und Sie können Spenden hinzufügen oder entfernen.

Auch ein eingezahlter Batch kann wieder geöffnet werden -- siehe Eine Einzahlung rückgängig machen unten. Das Wiederöffnen geht immer einen Schritt zurück: Eingezahlt → Geschlossen → Offen.

Einen Batch als eingezahlt markieren

Jede Spende in einem Batch zählt von dem Moment an, in dem sie erfasst wurde, bereits als Einnahme. Das Markieren des Batches als eingezahlt fügt Einnahmen nicht ein zweites Mal hinzu: Es verschiebt die Spenden des Batches auf das Bankkonto, auf das das Geld ging, sodass der Saldo dieses Kontos um die Batch-Summe steigt und Ihre Einnahmen gleich bleiben.

Nachdem Sie die Gelder physisch bei Ihrer Bank eingezahlt haben:

1. Öffnen Sie den geschlossenen Batch.
2. Klicken Sie auf Als eingezahlt markieren.
3. Das Fenster Stapel als eingezahlt markieren erklärt, was geschieht: „Die Spenden dieses Stapels ($…) sind bereits als Einnahmen gezählt. Wenn du den Stapel als eingezahlt markierst, werden sie auf das Bankkonto verschoben, das du auswählst; dieses Konto steigt um diesen Betrag. Es werden keine Einnahmen ein zweites Mal hinzugefügt.“ und „Jede Spende behält ihr eigenes Datum und ihren Fonds. Du kannst den Stapel später erneut öffnen, um das rückgängig zu machen.“
4. Wählen Sie das Konto unter Auf Konto einzahlen -- das Bankkonto, auf das die Einzahlung vorgenommen wurde. Es werden nur aktive Bankkonten (Aktivkonten) aufgelistet.
5. Klicken Sie auf Als eingezahlt markieren.

Die Seite bestätigt „Stapel DEP-… als eingezahlt markiert. Seine Spenden ($…) liegen jetzt auf [Konto].“ Wenn ein Batch als eingezahlt markiert wird:

• Jede Spende des Batches wird auf das Bankkonto verschoben. Nichts Neues wird erstellt und nichts gelöscht: Ihre Erfolgsrechnung und Fondssummen ändern sich nicht, und das Bankkonto steigt um die Batch-Summe.
• Jede Spende behält ihr eigenes Datum, ihren Fonds und ihre Spendenreferenz und erscheint am eigenen Datum im Register des Bankkontos. Unter Buchhaltung → Transaktionen tragen die Spenden neben ihrer Referenz die Batch-Nummer (zum Beispiel DEP-00012), die Details einer Spende zeigen eine Zeile Einzahlungsstapel, und die Suche nach der Batch-Nummer listet jede Spende dieser Einzahlung auf.
• Eine auf einer Spende erfasste Rückerstattung wandert mit ihr, sodass das Bankkonto um die Spende abzüglich des Erstatteten steigt. Eine auf einer Spende erfasste Bearbeitungsgebühr bleibt eine separate Ausgabe und wandert nicht mit.
• Der Batch-Status ändert sich zu Eingezahlt, und die Batch-Seite zeigt Eingezahlt auf [Konto] · von [Name] · [Datum] mit einem Link In den Transaktionen ansehen (für Personen, die Buchhaltung ansehen dürfen).

Wenn „Als eingezahlt markieren“ abgelehnt wird

Die gesamte Einzahlung wird abgelehnt -- nichts wird verschoben --, und die Meldung nennt die Spende mit ihrer Spendenreferenz (nie den Spender), wenn:

Eine Einzahlung rückgängig machen

Wurde ein Batch versehentlich oder auf das falsche Konto als eingezahlt markiert:

1. Öffnen Sie den eingezahlten Batch.
2. Klicken Sie auf Erneut öffnen und bestätigen Sie im Dialog Eingezahlten Stapel erneut öffnen: „Seine Spenden werden von [Konto] zurück dorthin verschoben, wo sie vor der Einzahlung waren; der Saldo von [Konto] sinkt um denselben Betrag. Der Stapel wird wieder geschlossen. Keine Spende wird gelöscht.“
3. Der Batch ist wieder Geschlossen, und Als eingezahlt markieren wird wieder angeboten.

Das Wiederöffnen macht die Einzahlung exakt rückgängig. Es wird mit Angabe des Grundes in denselben Situationen abgelehnt wie oben -- zum Beispiel, sobald eine Spende im Bankkonto abgestimmt oder ihr Jahr abgeschlossen wurde.

Als eingezahlt markieren und Erneut öffnen erfordern die Spenden-Stufe Administrator.

Die Zeile Ihrer Bank für dieselbe Einzahlung

Ihr Kontoauszug oder Ihre Bankdatei zeigt die gesamte Einzahlung als eine Zeile. Importieren Sie Bankdateien (siehe Bank-CSV-Import), erscheint diese Zeile in der Prüfwarteschlange als neues Geld, aber die Spenden des Batches liegen bereits auf dem Bankkonto. Schließen Sie diese Zeile aus -- übernehmen Sie sie nicht, sonst würde die Einzahlung doppelt als Einnahme gezählt. TimelyChurch ordnet sie dem Batch noch nicht automatisch zu.

Wenn Sie das Bankkonto abstimmen, haken Sie die Spenden des Batches einzeln ab; zusammen ergeben sie die Einzahlung auf Ihrem Kontoauszug. Die Suche in Transaktionen nach der Batch-Nummer listet sie auf.

Mit einem KI-Assistenten

Wenn Ihre Gemeinde einen KI-Assistenten verbunden hat, kann er einen offenen Batch schließen (für jemanden ab der Spenden-Stufe Buchhalter) und einen geschlossenen Batch als eingezahlt markieren (nur Stufe Administrator) -- immer als Vorschlag, der zuerst genehmigt wird. Das Wiederöffnen eines eingezahlten Batches erfolgt hier auf der Website. Siehe Was Ihr KI-Assistent lesen und ändern kann.

Einen Einzahlungsbeleg drucken

1. Öffnen Sie einen beliebigen Batch (beliebiger Status).
2. Klicken Sie auf Einzahlungsbeleg drucken.
3. Ein PDF wird mit den Batch-Details und allen aufgeführten Spenden generiert, bereit für Ihre Bankeinzahlung.

Der Einzahlungsbeleg nennt die Spender mit Namen, daher erscheint die Schaltfläche nur für Personen ab der Spenden-Stufe Buchhalter. Die Datei ist benannt deposit-slip-DEP-XXXXX.pdf.

Empfohlene Vorgehensweisen

Wöchentlicher Einzahlungsablauf

1. Nach jedem Gottesdienst: Erfassen Sie alle Bargeld- und Scheckspenden in TimelyChurch.
2. Vor dem Gang zur Bank: Erstellen Sie einen Einzahlungs-Batch mit dem erwarteten Gesamtbetrag aus Ihrer Zählung.
3. Spenden hinzufügen: Fügen Sie alle Spenden für diese Einzahlung zum Batch hinzu.
4. Überprüfen: Vergleichen Sie den erwarteten Gesamtbetrag mit dem tatsächlichen Gesamtbetrag. Untersuchen Sie etwaige Unterschiede.
5. Batch schließen: Sobald überprüft, schließen Sie den Batch.
6. Nach der Einzahlung bei der Bank: Markieren Sie den Batch als eingezahlt und wählen Sie das Bankkonto.
7. Einzahlungsbeleg drucken: Bewahren Sie eine Kopie für Ihre Unterlagen auf.
8. Wenn Ihre Bankdatei eintrifft: Schließen Sie die Zeile der Bank für diese Einzahlung in der Prüfwarteschlange des Imports aus -- die Spenden liegen bereits auf dem Bankkonto.

Tipps

• Beenden Sie jeden Batch (schließen und als eingezahlt markieren), bevor Sie den nächsten beginnen – es kann jeweils nur ein Batch offen sein.
• Markieren Sie Batches als eingezahlt, bevor Sie das Bankkonto für diesen Zeitraum abstimmen und bevor Sie das Geschäftsjahr abschließen. Sobald eine abgeschlossene Abstimmung oder ein abgeschlossenes Jahr das Datum einer Spende abdeckt, kann dieser Batch nicht mehr als eingezahlt markiert werden.
• Verwenden Sie das Feld „Erwarteter Gesamtbetrag", um Dateneingabefehler zu erkennen, bevor Sie zur Bank gehen.
• Halten Sie Notizen zu Batches für ungewöhnliche Einträge oder Erklärungen.
• Lassen Sie zwei Personen die Kollekte gemeinsam zählen, aus Gründen der Nachvollziehbarkeit.
• Geschlossene Batches dienen als Prüfpfad – sie zeichnen auf, wer den Batch wann geschlossen hat.

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