Einzahlungs-Batches

Einzahlungs-Batches helfen Ihnen, Bargeld- und Scheckspenden zu gruppieren, die Sie gemeinsam bei der Bank einzahlen. Durch das Organisieren von Spenden in Batches können Sie überprüfen, ob die in TimelyChurch erfassten Beträge mit Ihrer physischen Bankeinzahlung übereinstimmen, einen Prüfpfad pflegen und Buchungstransaktionen erstellen, wenn die Einzahlung vorgenommen wird.

Zugriff auf Einzahlungs-Batches

1. Klicken Sie auf dem Spenden-Dashboard auf das Menü Weitere Aktionen (Drei-Punkte-Symbol).
2. Wählen Sie Einzahlungs-Batches.

Oder navigieren Sie direkt zu Finanzen > Spenden > Batches.

Einen Einzahlungs-Batch erstellen

1. Klicken Sie auf Batch erstellen.
2. Füllen Sie die Batch-Details aus:

1. Klicken Sie auf Erstellen.

Dem Batch wird eine automatisch generierte Batch-Nummer im Format DEP-NNNNN (z. B. DEP-00001) zugewiesen. Batch-Nummern sind pro Gemeinde fortlaufend.

Batch-Status

Spenden zu einem Batch hinzufügen

1. Öffnen Sie den Batch durch Klicken darauf.
2. Die Batch-Detailseite zeigt:
   • Spenden, die bereits im Batch sind.
   • Nicht zugewiesene Spenden, die hinzugefügt werden können (bis zu 50 neueste).
3. Klicken Sie auf Hinzufügen neben einer nicht zugewiesenen Spende, um sie in den Batch aufzunehmen.

Hinweis: Nur nicht-online-Spenden, die noch nicht in einem anderen Batch sind, erscheinen in der verfügbaren Liste. Online-/Kartenzahlungen werden über Stripe verarbeitet und müssen nicht gebatcht werden.

Mehr als 50 nicht zugewiesene Spenden batchen

Die verfügbare Hinzufügeliste ist absichtlich auf die 50 neuesten nicht zugewiesenen Spenden begrenzt, um die Seite schnell zu halten. Wenn Sie einen größeren Rückstand haben (z. B. nach dem Aufholen von Dateneingaben), verwenden Sie eine dieser Umgehungsmethoden:

1. In Wellen verarbeiten – Fügen Sie die sichtbaren 50 hinzu, klicken Sie auf Speichern, und aktualisieren Sie dann die Batch-Detailseite. Die nächsten 50 ältesten nicht zugewiesenen Spenden erscheinen jetzt. Wiederholen Sie dies, bis alle abgearbeitet sind.
2. Mehrere Batches verwenden – Erstellen Sie einen zweiten (oder dritten) Einzahlungs-Batch mit dem Datum der tatsächlichen Einzahlung und verteilen Sie die älteren Spenden auf diese. Dies ist auch der sauberere Prüfpfad, wenn die Spenden mehr als eine Bankeinzahlung umfassen.
3. Den Rückstand an der Quelle reduzieren – Wenn Sie dies häufig sehen, batchen Sie wöchentlich statt monatlich, damit der nicht zugewiesene Pool unter 50 bleibt.

Spenden aus einem Batch entfernen

1. Öffnen Sie den Batch.
2. Klicken Sie auf Entfernen neben einer beliebigen Spende im Batch.
3. Die Spende kehrt in den nicht zugewiesenen Pool zurück.

Spenden können nur hinzugefügt oder entfernt werden, während der Batch den Status Offen hat.

Batch-Gesamtbeträge und Abstimmung

Jeder Batch verfolgt:

Wenn der tatsächliche Gesamtbetrag mit dem erwarteten Gesamtbetrag übereinstimmt, gilt der Batch als „ausgeglichen". Wenn es eine Abweichung gibt, wird die Differenz angezeigt, damit Sie diese untersuchen können, bevor Sie schließen.

Einen Batch schließen

1. Öffnen Sie den Batch.
2. Klicken Sie auf Batch schließen.
3. Der Batch-Status ändert sich zu Geschlossen.

Anforderungen zum Schließen:

• Der Batch muss den Status Offen haben.
• Der Batch muss mindestens eine Spende enthalten (leere Batches können nicht geschlossen werden).

Wenn ein Batch geschlossen wird:

• Gesamtbeträge werden aus allen Spenden im Batch neu berechnet.
• Der schließende Benutzer und der Zeitstempel werden aufgezeichnet.
• Es sind keine weiteren Hinzufügungen oder Entfernungen erlaubt.

Einen Batch wieder öffnen

Wenn Sie nach dem Schließen Änderungen vornehmen müssen:

1. Öffnen Sie den geschlossenen Batch.
2. Klicken Sie auf Batch wieder öffnen.
3. Der Batch kehrt zum Status Offen zurück, und Sie können Spenden hinzufügen oder entfernen.

Hinweis: Nur geschlossene Batches können wieder geöffnet werden. Eingezahlte Batches können nicht wieder geöffnet werden, da bereits eine Buchungstransaktion erstellt wurde.

Einen Batch als eingezahlt markieren

Nachdem Sie die Gelder physisch bei Ihrer Bank eingezahlt haben:

1. Öffnen Sie den geschlossenen Batch.
2. Klicken Sie auf Als eingezahlt markieren.
3. Wählen Sie das Bankkonto (Anlagekonto), auf das die Einzahlung vorgenommen wurde.
4. Klicken Sie auf Bestätigen.

Wenn ein Batch als eingezahlt markiert wird:

• Eine Buchungstransaktion wird automatisch erstellt mit:
  • Transaktionstyp: Einnahmen
  • Betrag: Der tatsächliche Gesamtbetrag des Batches
  • Datum: Das Einzahlungsdatum des Batches
  • Beschreibung: „Einzahlungs-Batch DEP-XXXXX – N Einträge"
  • Referenznummer: Die Batch-Nummer
• Der Batch-Status ändert sich zu Eingezahlt.
• Der Batch kann nicht mehr wieder geöffnet werden.

Einen Einzahlungsbeleg drucken

1. Öffnen Sie einen beliebigen Batch (beliebiger Status).
2. Klicken Sie auf Einzahlungsbeleg drucken.
3. Ein PDF wird mit den Batch-Details und allen aufgeführten Spenden generiert, bereit für Ihre Bankeinzahlung.

Die Datei ist benannt deposit-slip-DEP-XXXXX.pdf.

Einen Batch löschen

Nur offene Batches können gelöscht werden:

1. Öffnen Sie den Batch.
2. Klicken Sie auf Batch löschen.
3. Bestätigen Sie die Löschung.

Wenn ein Batch gelöscht wird:

• Alle Spenden im Batch haben ihre Batch-Zuordnung entfernt (sie kehren in den nicht zugewiesenen Pool zurück).
• Der Batch-Datensatz wird dauerhaft gelöscht.
• Keine Buchungstransaktionen sind betroffen.

Geschlossene oder eingezahlte Batches können nicht gelöscht werden.

Empfohlene Vorgehensweisen

Wöchentlicher Einzahlungsablauf

1. Nach jedem Gottesdienst: Erfassen Sie alle Bargeld- und Scheckspenden in TimelyChurch.
2. Vor dem Gang zur Bank: Erstellen Sie einen Einzahlungs-Batch mit dem erwarteten Gesamtbetrag aus Ihrer Zählung.
3. Spenden hinzufügen: Fügen Sie alle Spenden für diese Einzahlung zum Batch hinzu.
4. Überprüfen: Vergleichen Sie den erwarteten Gesamtbetrag mit dem tatsächlichen Gesamtbetrag. Untersuchen Sie etwaige Unterschiede.
5. Batch schließen: Sobald überprüft, schließen Sie den Batch.
6. Nach der Einzahlung bei der Bank: Markieren Sie den Batch als eingezahlt und wählen Sie das Bankkonto.
7. Einzahlungsbeleg drucken: Bewahren Sie eine Kopie für Ihre Unterlagen auf.

Tipps

• Erstellen Sie separate Batches für jeden Bankgang, auch wenn dieser am selben Tag stattfindet.
• Verwenden Sie das Feld „Erwarteter Gesamtbetrag", um Dateneingabefehler zu erkennen, bevor Sie zur Bank gehen.
• Halten Sie Notizen zu Batches für ungewöhnliche Einträge oder Erklärungen.
• Geschlossene Batches dienen als Prüfpfad – sie zeichnen auf, wer den Batch wann geschlossen hat.