Raumkapazität und Live-Auslastung

Die Raum-Ansicht auf der Check-in-Station zeigt für jede Klasse in Ihrem Kinderprogramm, wie viele Personen aktuell eingecheckt sind. Es ist der schnellste Weg für eine Leitung des Kinderprogramms zu sehen, wie voll jeder Klassenraum während eines Gottesdienstes ist – bevor ein Raum zum Brandschutz- oder Kindersicherheitsproblem wird.

Dieser Artikel erklärt, wie Sie Räume mit Kapazität einrichten, wie Sie die Live-Raum-Ansicht lesen und was zu tun ist, wenn ein Raum seine Grenze erreicht.

Hinweis: Die Check-in-Station zeigt die Live-Personenanzahl pro Klasse (der Listen-/Raum-Umschalter auf der Karte „Eingecheckt"). Sie zeigt keine Kapazitätsleisten oder Prozentwerte, also vergleichen Sie die Personenanzahl jeder Klasse mit der Kapazität, die Sie für ihren Raum festgelegt haben.

Wie Räume mit Check-in verbunden sind

Die Daten fließen durch drei Dinge:

1. Raum -- Ein physischer Ort in Ihrer Einrichtung (z. B. „Raum 204 - Kindergarten"), eingerichtet unter Einrichtungen > Räume. Räume haben einen Namen, eine Kapazitätszahl und ein Aktiv-Flag.
2. Klasse -- Eine Klasse, wie „Kindergarten", eingerichtet unter Planung > Klassen. Jede Klasse kann einen zugewiesenen Raum haben.
3. Check-in -- Wenn ein Kind eingecheckt wird, ist der Check-in mit einer Klasse verknüpft, die mit einem Raum verknüpft ist. Der Raumname kann auf Namensschildern gedruckt werden (das Etikettenfeld Room/Location).

Kapazität einrichten

Bevor Kapazitätszahlen eine Bedeutung haben, brauchen Ihre Räume sie.

1. Kapazität für jeden Raum festlegen

1. Öffnen Sie in der linken Seitenleiste Einrichtungen > Räume.
2. Öffnen Sie einen Raum (oder klicken Sie auf Raum hinzufügen, um einen zu erstellen).
3. Geben Sie eine Zahl im Feld Kapazität ein. Diese sollte die maximale sichere Auslastung widerspiegeln – typischerweise durch Ihre Brandschutzvorschriften, Ihren Versicherungsträger oder Ihre Kinder-Erwachsenen-Quoten-Ziele vorgegeben.
4. Bestätigen Sie, dass das Kontrollkästchen Aktiv markiert ist.
5. Speichern.

Wiederholen Sie dies für jeden Raum, der im Kinderprogramm verwendet wird.

2. Jede Klasse einem Raum zuweisen

1. Öffnen Sie in der linken Seitenleiste Planung > Klassen.
2. Öffnen Sie eine Klasse (z. B. „Kindergarten") und bearbeiten Sie ihre Details, oder erstellen Sie eine neue Klasse.
3. Wählen Sie im Dropdown Raum den Raum aus, den diese Klasse nutzen soll (das Dropdown listet jeden Raum mit seiner Kapazität auf). Wenn Sie es auf Kein Raum zugewiesen belassen, hat die Klasse keinen verfolgten Ort.
4. Speichern.

3. Verifizieren

Öffnen Sie auf der Check-in-Station die Karte Eingecheckt und wechseln Sie zur Raum-Ansicht. Sie sehen einen Abschnitt pro aktiver Klasse. Sobald Kinder einchecken, erscheinen ihre Zählungen unter der entsprechenden Klasse.

Hinweis: Eine Klasse ohne zugewiesenen Raum erscheint weiterhin namentlich in der Raum-Ansicht, hat aber keine Kapazität, gegen die gemessen werden kann. Ein Check-in ohne Klasse landet im Abschnitt Kein Raum (siehe unten).

Die Raum-Ansicht lesen

Auf der Check-in-Station hat die Karte Eingecheckt zwei Ansichten, die oben rechts umgeschaltet werden:

• Liste -- Eine flache Liste aller aktuell eingecheckten Personen mit Zeit, Klasse, Sicherheitscode und einer Auscheckschaltfläche.
• Räume -- Dieselben Check-ins nach Klasse gruppiert, ein Abschnitt pro Klasse.

In der Raum-Ansicht zeigt jeder Klassenabschnitt:

Die Kapazität, die Sie für den zugewiesenen Raum festgelegt haben, ist die Zahl, mit der Sie diese Personenanzahl vergleichen. Die Kapazität selbst wird in dieser Ansicht nicht angezeigt, also notieren Sie sich die Zahl jedes Raums (sie steht neben jedem Raum im Dropdown Raum der Klasse).

Farb- und Indikatorkonventionen

Als Faustregel für das Ablesen der Personenzahlen im Vergleich zur Kapazität:

• Unter 70 Prozent der Kapazität -- Ausreichend Platz; kein Anlass zur Sorge.
• 70–90 Prozent -- Nähert sich der Kapazität; beobachten.
• 90+ Prozent -- An oder über Kapazität; sofort eingreifen.

Kinder „ohne Raum"

Manchmal wird ein Kind ohne zugewiesene Klasse eingecheckt. Diese Kinder sind nicht verloren – sie erscheinen im Abschnitt Kein Raum am unteren Rand der Raum-Ansicht, mit einem Warnhinweis und einer Zählung.

Zur Behebung:

1. Identifizieren Sie, welche Check-ins eine Klasse fehlt.
2. Stellen Sie sicher, dass das Kind künftig in eine Klasse eingecheckt wird (und dass die Klasse einen zugewiesenen Raum hat, wie in den Einrichtungsschritten oben beschrieben).

Dies ist eine häufige Situation, wenn eine neue Klasse im Laufe des Jahres hinzugefügt wird und Check-in-Freiwillige vergessen, sie auszuwählen, oder wenn ein Laufbesucher ohne Klassenauswahl eingecheckt wird. Die Warnung Kein Raum bringt es an die Oberfläche, bevor es bei der Abholung zur Verwirrung führt.

Was zu tun ist, wenn ein Raum seine Kapazität erreicht

Wenn die Personenzahl einer Klasse ihrer Raumkapazität nahekommt oder sie erreicht, hat die Leitung des Kinderprogramms mehrere Optionen:

1. Eine Ausweichklasse öffnen

Wenn Sie einen Backup-Klassenraum für dieselbe Altersgruppe haben, öffnen Sie ihn und beginnen Sie, neue Ankömmlinge in die Ausweichklasse einzuchecken. Dies ist die häufigste Reaktion und der Grund, warum viele Gemeinden einen zusätzlichen Klassenraum konfiguriert, aber inaktiv halten.

2. Kinder mid-Service verschieben

Wenn zwei benachbarte Altersgruppen unausgewogen sind – eine voll, eine halb leer –, erwägen Sie, einige ältere Kinder in die nächste Altersklasse zu verschieben, um die Räume auszugleichen. Dies hält Familien zufrieden und passt zu den Freiwilligen-Kind-Quotenzielen.

3. Den Eingang benachrichtigen

Koordinieren Sie mit den Check-in-Freiwilligen, um zusätzliche Familien höflich zu einer anderen Altersgruppe zu leiten oder sie zu bitten zu warten, während die Ausweichmöglichkeit eingerichtet wird.

4. Nachblick am Dienstende

Wenn ein Raum einmal während des Gottesdienstes die Kapazität erreicht hat, ist das ein Planungssignal. Überprüfen Sie Ihre Raumzuweisungen vor der nächsten Woche. Übliche Lösungen:

• Verlagern Sie die Klasse in einen größeren Raum.
• Erhöhen Sie die Kapazitätszahl, wenn der Raum tatsächlich sicher mehr aufnehmen kann (mit dem Brandschutz überprüfen).
• Teilen Sie die Klasse nach Altersgruppe auf.

Kapazität vs. Freiwilligen-Kind-Quote

Dies sind zwei verschiedene Messgrößen. Beide sind wichtig.

Ein Raum kann unter der Kapazität, aber über der Quote sein. Zum Beispiel: Ein 30-Kapazitäts-Raum mit 12 Kindern und 1 Freiwilligen ist bei 40 Prozent Kapazität, aber einem 12:1-Verhältnis – was die Standardziele für diese Altersgruppe überschreitet.

Ein Raum kann auch bei der Kapazität, aber unter der Quote sein. Zum Beispiel: Ein 30-Kapazitäts-Raum mit 30 Kindern und 6 Freiwilligen ist bei 100 Prozent Kapazität (und Sie sollten keine weiteren Kinder hereinlassen), obwohl die Quote angemessen ist.

Beobachten Sie beide Signale, damit Sie bei beiden handeln können.

Siehe Freiwilligen-Check-in für gängige Zielquoten.

Zahlen aktuell halten

Die Check-in-Station lädt nach jedem Ein- oder Auschecken, das Sie an ihr vornehmen, neu, übernimmt aber Check-ins von anderen Geräten (etwa dem Kiosk) erst, wenn Sie die Seite neu laden. Laden Sie sie neu, bevor Sie die Zahlen ablesen. Die Klassenraumliste aktualisiert sich alle paar Sekunden von selbst und ist daher der bessere Bildschirm, den man in einem Klassenraum offen lässt.

Kapazität festlegen, ohne sie zu überschreiten

Manche Gemeinden legen Kapazitätszahlen leicht unterhalb des Brandschutz-Maximums fest, um eine Puffermarge für Besucher und Laufbesucher einzubauen. Zum Beispiel könnte ein Raum mit einer Zulassung von 30 auf 27 eingestellt werden. Die Überlegung: Wenn der Raum auf 27 füllt, haben Sie noch 3 Plätze, um den unvermeidlichen Spätankömmling aufzunehmen, ohne die gesetzliche Grenze zu brechen.

Dies ist ein Ermessensentscheid. Der Kompromiss liegt zwischen Puffer und scheinbarer Kapazitätsauslastung. Welche Zahl Sie auch wählen, dokumentieren Sie sie in der Kinderprogramm-Richtlinie Ihrer Gemeinde, damit Freiwillige wissen, was „voll" bedeutet.

Häufig gestellte Fragen

Warum zeigt diese Klasse keine Personenzahl? Bestätigen Sie: (1) sie ist unter Planung > Klassen als Klasse eingerichtet, (2) die Klasse ist aktiv, und (3) Kinder sind tatsächlich darin eingecheckt. Eine Klasse ohne zugewiesenen Raum erscheint weiterhin namentlich, hat aber keine Kapazität zum Messen.

Kann ich zwei Klassen in einem Raum haben? Technisch ja – zwei Klassen können beide denselben Raum verknüpfen. Jede Klasse zeigt ihre eigene Personenzahl, aber beide referenzieren dieselbe Kapazitätszahl, was verwirrend sein kann, wenn der Raum tatsächlich geteilt wird. Beste Praxis: Eine Klasse pro Raum, oder überdenken Sie, ob sie eine kombinierte Klasse sein sollten.

Zählt die Personenzahl Kinder, die bereits abgeholt wurden? Nein. Die Personenzahl zählt nur aktive Check-ins (noch nicht ausgecheckt). Sobald ein Kind abgeholt wird, sinkt die Zählung.

Sind Besucher-/Laufbesucher-Check-ins eingeschlossen? Ja, solange sie in eine Klasse eingecheckt sind. Besucher-Check-ins gehen wie alle anderen in die Kinderklasse ein.

Was passiert, wenn die Kapazität eines Raums nicht festgelegt ist? Die Personenzahl wird trotzdem angezeigt, aber es gibt keine Kapazität, gegen die gemessen werden kann. Fügen Sie dem Raum eine Kapazität hinzu, damit Ihr Team weiß, was „voll" bedeutet.

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