Raumkapazität und Live-Auslastung

Die Raum-Ansicht auf der Check-in-Station zeigt für jede Klasse in Ihrem Kinderprogramm, wie viele Personen aktuell eingecheckt sind. Es ist der schnellste Weg für eine Leitung des Kinderprogramms zu sehen, wie voll jeder Klassenraum während eines Gottesdienstes ist – bevor ein Raum zum Brandschutz- oder Kindersicherheitsproblem wird.

Dieser Artikel erklärt, wie Sie Räume mit Kapazität einrichten, wie Sie die Live-Raum-Ansicht lesen und was zu tun ist, wenn ein Raum seine Grenze erreicht.

Hinweis zu dieser Funktion: TimelyChurch verfolgt die Raumkapazität und berechnet im Hintergrund eine Live-Auslastungsprozentsatz. Heute zeigt die Check-in-Station die Live-Personenanzahl pro Klasse (der Listen-/Raum-Umschalter auf der Karte „Eingecheckt"). Ein eigenständiges Auslastungs-Dashboard mit Kapazitätsleisten und Farbkodierung ist in der Benutzeroberfläche noch nicht zugänglich. Wo dieser Artikel Kapazitätsprozentsätze und Farbschwellenwerte beschreibt, behandeln Sie diese als die Werte, die das System verfolgt – und als Leitfaden für das Ablesen der Personenzahlen im Vergleich zu den Kapazitäten, die Sie für jeden Raum festgelegt haben.

Wie Räume mit Check-in verbunden sind

Die Daten fließen durch drei Objekte:

1. Raum -- Ein physischer Ort in Ihrer Einrichtung (z. B. „Raum 204 - Kindergarten"). Räume haben einen Namen, eine Kapazitätszahl und ein Aktiv-Flag.
2. Gruppe (Klasse) -- Eine Klasse, wie „Kindergarten". Jede Klassentyp-Gruppe kann einen zugewiesenen Raum haben.
3. Check-in -- Wenn ein Kind eingecheckt wird, ist der Check-in-Eintrag mit einer Klasse verknüpft, die mit einem Raum verknüpft ist.

Für jede aktive Klassengruppe mit einem aktiv zugewiesenen Raum berechnet das System:

• Aktuell eingecheckt -- Kinder in dieser Gruppe, die heute noch nicht ausgecheckt wurden.
• Freiwilligenanzahl -- Freiwillige, die in dieselbe Gruppe eingecheckt sind, heute noch nicht ausgecheckt.
• Kapazität -- Die Kapazitätszahl des zugewiesenen Raums.
• Auslastungsprozentsatz -- (Aktuell eingecheckt) geteilt durch (Kapazität), als Prozentsatz.

Bei der Sortierung erscheinen Räume zuerst am vollsten.

Kapazität einrichten

Bevor Kapazitätszahlen eine Bedeutung haben, brauchen Ihre Räume sie.

1. Kapazität für jeden Raum festlegen

1. Öffnen Sie in der linken Seitenleiste Einrichtungen > Räume.
2. Öffnen Sie einen Raum (oder klicken Sie auf Raum hinzufügen, um einen zu erstellen).
3. Geben Sie eine Zahl im Feld Kapazität ein. Diese sollte die maximale sichere Auslastung widerspiegeln – typischerweise durch Ihre Brandschutzvorschriften, Ihren Versicherungsträger oder Ihre Kinder-Erwachsenen-Quoten-Ziele vorgegeben.
4. Bestätigen Sie, dass das Kontrollkästchen Aktiv markiert ist.
5. Speichern.

Wiederholen Sie dies für jeden Raum, der im Kinderprogramm verwendet wird.

2. Jede Klasse einem Raum zuweisen

1. Öffnen Sie in der linken Seitenleiste Gruppen.
2. Öffnen Sie eine Klassentyp-Gruppe (z. B. „Kindergarten") oder erstellen Sie eine.
3. Wählen Sie im Dropdown Raumzuweisung den Raum aus, den diese Klasse nutzen soll (das Dropdown listet jeden Raum mit seiner Kapazität auf). Wenn Sie es auf Kein Raum zugewiesen belassen, hat die Klasse keinen verfolgten Ort.
4. Speichern.

3. Verifizieren

Öffnen Sie auf der Check-in-Station die Karte Eingecheckt und wechseln Sie zur Raum-Ansicht. Sie sehen einen Abschnitt pro aktiver Klasse. Sobald Kinder einchecken, erscheinen ihre Zählungen unter der entsprechenden Klasse.

Hinweis: Eine Klasse ohne zugewiesenen Raum erscheint weiterhin namentlich in der Raum-Ansicht, hat aber keine Kapazität, gegen die gemessen werden kann. Ein Check-in ohne Klasse landet im Abschnitt Kein Raum (siehe unten).

Die Raum-Ansicht lesen

Auf der Check-in-Station hat die Karte Eingecheckt zwei Ansichten, die oben rechts umgeschaltet werden:

• Liste -- Eine flache Liste aller aktuell eingecheckten Personen mit Zeit, Klasse, Sicherheitscode und einer Auscheckschaltfläche.
• Räume -- Dieselben Check-ins nach Klasse gruppiert, ein Abschnitt pro Klasse.

In der Raum-Ansicht zeigt jeder Klassenabschnitt:

Die Kapazität, die Sie für den zugewiesenen Raum festgelegt haben, ist die Zahl, mit der Sie diese Personenanzahl vergleichen. (Die Kapazitätszahl und ein Auslastungsprozentsatz werden vom System verfolgt, aber in der aktuellen Version nicht in dieser Ansicht angezeigt.)

Farb- und Indikatorkonventionen

Das System verfolgt die Auslastung als Prozentsatz der Kapazität. Als Faustregel für das eigene Ablesen der Personenzahlen:

• Unter 70 Prozent der Kapazität -- Ausreichend Platz; kein Anlass zur Sorge.
• 70–90 Prozent -- Nähert sich der Kapazität; beobachten.
• 90+ Prozent -- An oder über Kapazität; sofort eingreifen.

Farbcodierte Kapazitätsleisten sind in der aktuellen Oberfläche nicht zugänglich, also vergleichen Sie die Personenanzahl direkt mit der Kapazitätszahl des Raums.

Kinder „ohne Raum"

Manchmal wird ein Kind ohne zugewiesene Klasse eingecheckt. Diese Kinder sind nicht verloren – sie erscheinen im Abschnitt Kein Raum am unteren Rand der Raum-Ansicht, mit einem Warnhinweis und einer „Zuweisung erforderlich"-Zählung.

Zur Behebung:

1. Identifizieren Sie, welche Check-ins eine Klasse fehlt.
2. Stellen Sie sicher, dass das Kind künftig in eine Klasse eingecheckt wird (und dass die Klasse einen zugewiesenen Raum hat, wie in den Einrichtungsschritten oben beschrieben).

Dies ist eine häufige Situation, wenn eine neue Klasse im Laufe des Jahres hinzugefügt wird und Check-in-Freiwillige vergessen, sie auszuwählen, oder wenn ein Laufbesucher ohne Klassenauswahl eingecheckt wird. Die Warnung Kein Raum bringt es an die Oberfläche, bevor es bei der Abholung zur Verwirrung führt.

Was zu tun ist, wenn ein Raum seine Kapazität erreicht

Wenn die Personenzahl einer Klasse ihrer Raumkapazität nahekommt oder sie erreicht, hat die Leitung des Kinderprogramms mehrere Optionen:

1. Eine Ausweichklasse öffnen

Wenn Sie einen Backup-Klassenraum für dieselbe Altersgruppe haben, öffnen Sie ihn und beginnen Sie, neue Ankömmlinge in die Ausweichklasse einzuchecken. Dies ist die häufigste Reaktion und der Grund, warum viele Gemeinden einen zusätzlichen Klassenraum konfiguriert, aber inaktiv halten.

2. Kinder mid-Service verschieben

Wenn zwei benachbarte Altersgruppen unausgewogen sind – eine voll, eine halb leer –, erwägen Sie, einige ältere Kinder in die nächste Altersklasse zu verschieben, um die Räume auszugleichen. Dies hält Familien zufrieden und passt zu den Freiwilligen-Kind-Quotenzielen.

3. Den Eingang benachrichtigen

Koordinieren Sie mit den Check-in-Freiwilligen, um zusätzliche Familien höflich zu einer anderen Altersgruppe zu leiten oder sie zu bitten zu warten, während die Ausweichmöglichkeit eingerichtet wird.

4. Nachblick am Dienstende

Wenn ein Raum einmal während des Gottesdienstes die Kapazität erreicht hat, ist das ein Planungssignal. Überprüfen Sie Ihre Raumzuweisungen vor der nächsten Woche. Übliche Lösungen:

• Verlagern Sie die Klasse in einen größeren Raum.
• Erhöhen Sie die Kapazitätszahl, wenn der Raum tatsächlich sicher mehr aufnehmen kann (mit dem Brandschutz überprüfen).
• Teilen Sie die Klasse nach Altersgruppe auf.

Kapazität vs. Freiwilligen-Kind-Quote

Dies sind zwei verschiedene Messgrößen. Beide sind wichtig.

Ein Raum kann unter der Kapazität, aber über der Quote sein. Zum Beispiel: Ein 30-Kapazitäts-Raum mit 12 Kindern und 1 Freiwilligen ist bei 40 Prozent Kapazität, aber einem 12:1-Verhältnis – was die Standardziele für diese Altersgruppe überschreitet.

Ein Raum kann auch bei der Kapazität, aber unter der Quote sein. Zum Beispiel: Ein 30-Kapazitäts-Raum mit 30 Kindern und 6 Freiwilligen ist bei 100 Prozent Kapazität (und Sie sollten keine weiteren Kinder hereinlassen), obwohl die Quote angemessen ist.

Beobachten Sie beide Signale, damit Sie bei beiden handeln können.

Siehe Artikel 10 für die vollständige Erklärung der Freiwilligen-Kind-Quote.

Live-Updates

Die Check-in-Station aktualisiert sich, wenn Kinder ein- und auschecken, sodass die Personenzahlen während eines Gottesdienstes aktuell bleiben. Wenn Kinder ein- oder ausgecheckt werden, aktualisieren sich die Zahlen, ohne dass Sie etwas tun müssen.

Wenn Sie vermuten, dass die Seite veraltet ist, laden Sie sie für einen aktuellen Stand neu.

Kapazität festlegen, ohne sie zu überschreiten

Manche Gemeinden legen Kapazitätszahlen leicht unterhalb des Brandschutz-Maximums fest, um eine Puffermarge für Besucher und Laufbesucher einzubauen. Zum Beispiel könnte ein Raum mit einer Zulassung von 30 auf 27 eingestellt werden. Die Überlegung: Wenn der Raum auf 27 füllt, haben Sie noch 3 Plätze, um den unvermeidlichen Spätankömmling aufzunehmen, ohne die gesetzliche Grenze zu brechen.

Dies ist ein Ermessensentscheid. Der Kompromiss liegt zwischen Puffer und scheinbarer Kapazitätsauslastung. Welche Zahl Sie auch wählen, dokumentieren Sie sie in der Kinderprogramm-Richtlinie Ihrer Gemeinde, damit Freiwillige wissen, was „voll" bedeutet.

Häufig gestellte Fragen

Warum zeigt diese Klasse keine Personenzahl? Bestätigen Sie: (1) die Gruppe ist vom Typ Klasse, (2) die Gruppe ist aktiv, und (3) Kinder sind tatsächlich darin eingecheckt. Eine Klasse ohne zugewiesenen Raum erscheint weiterhin namentlich, hat aber keine Kapazität zum Messen – weisen Sie einen Raum zu (und stellen Sie sicher, dass dieser Raum aktiv ist), damit die Kapazität verfolgt wird.

Kann ich zwei Klassen in einem Raum haben? Technisch ja – zwei Klassentyp-Gruppen können beide denselben Raum verknüpfen. Jede Klasse zeigt ihre eigene Personenzahl, aber beide referenzieren dieselbe Kapazitätszahl, was verwirrend sein kann, wenn der Raum tatsächlich geteilt wird. Beste Praxis: Eine Klasse pro Raum, oder überdenken Sie, ob sie eine kombinierte Klasse sein sollten.

Zählt die Personenzahl Kinder, die bereits abgeholt wurden? Nein. Die Personenzahl zählt nur aktive Check-ins (noch nicht ausgecheckt). Sobald ein Kind abgeholt wird, sinkt die Zählung.

Sind Besucher-/Laufbesucher-Check-ins eingeschlossen? Ja, solange sie in eine Klasse eingecheckt sind. Besucher-Check-ins gehen wie alle anderen in die Kinderklasse ein.

Was passiert, wenn die Kapazität eines Raums nicht festgelegt ist? Die Personenzahl wird trotzdem angezeigt, aber es gibt keine Kapazität, gegen die gemessen werden kann, sodass kein Auslastungsprozentsatz berechnet werden kann. Fügen Sie dem Raum eine Kapazität hinzu, damit die Auslastungsverfolgung sinnvoll ist.

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• Freiwilligen-Check-in -- Die begleitende Freiwilligen-Kind-Quote.
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