Veranstaltungs-Check-in und Anwesenheit

TimelyChurch verfolgt auf drei Wegen, wer bei Ihren Veranstaltungen anwesend war. Die Registerkarte Check-in ermöglicht Echtzeit-Ankunftsverfolgung mit Sitzungen, Sicherheitscodes und einem Kiosk und ist auch die Grundlage für Ihre Klassen-Schüler/Studenten-Liste. Die Treffen-Registerkarte Teilnehmer ist eine Einladungsliste: Sie laden Personen ein, sie antworten mit Ja, Nein oder Vielleicht, und Sie markieren, wer gekommen ist. Jede Veranstaltung öffnet sich als Veranstaltungs-Hub, und diese Werkzeuge erscheinen als Registerkarten oben auf dieser Seite (Check-in, Schüler/Studenten oder Teilnehmer, abhängig vom Veranstaltungstyp).

Check-in

Check-in ist für die Echtzeit-Verfolgung von Personen konzipiert, die bei einer Veranstaltung eintreffen. Es funktioniert über Check-in-Sitzungen, die Sie nach Bedarf starten und beenden. Eine Veranstaltung kann mehrere Sitzungen gleichzeitig haben — eine pro Raum oder Klasse.

Check-in aktivieren

Check-in ist standardmäßig für Gottesdienst-, Klasse/Kurs- und Veranstaltungstypen aktiviert. Für Treffen-Veranstaltungen oder um es manuell bei einer beliebigen Veranstaltung zu aktivieren:

1. Öffnen Sie die Veranstaltung (den Veranstaltungs-Hub).
2. Klicken Sie in der Registerkartenleiste auf die Schaltfläche Hinzufügen (oder Funktion hinzufügen).
3. Schalten Sie Check-in unter der Gruppe Personen ein.
4. Die Check-in-Registerkarte erscheint in der Registerkartenleiste des Veranstaltungs-Hubs.

Eine Check-in-Sitzung starten

1. Öffnen Sie die Veranstaltung und klicken Sie auf die Registerkarte Check-in. Die Karte Check-in-Sitzungen listet jede Sitzung dieser Veranstaltung auf („Für diese Veranstaltung gibt es noch keine Check-in-Sitzungen. Starten Sie pro Raum oder Klasse eine Sitzung — alle laufen gleichzeitig.").
2. Klicken Sie auf Eine Sitzung starten. Das Fenster Check-in-Sitzung starten wird geöffnet.
3. Geben Sie den Namen des Raums oder der Klasse ein (es schlägt „Raum 1", „Raum 2" usw. vor) und klicken Sie auf Sitzung starten.
4. Die Sitzung erscheint in der Liste mit der Markierung Live und einer Anzahl der eingecheckten Personen.

Wiederholen Sie dies für jeden Raum oder jede Klasse, die Personen getrennt einchecken. Wenn bereits andere Sitzungen laufen, sagt das Fenster, wie viele — die neue läuft parallel dazu.

Sitzungen verwalten

Jede Sitzung in der Liste Check-in-Sitzungen hat eigene Schaltflächen:

• Umbenennen -- Den Sitzungsnamen ändern.
• Kiosk öffnen -- Den Self-Service-Kiosk für diese Sitzung öffnen (nur bei Live-Sitzungen).
• Liste -- Die vollständige Check-in-Liste der Sitzung ansehen.
• Ende -- Eine Live-Sitzung schließen. Beendete Sitzungen sind mit Beendet markiert.
• Fortsetzen -- Eine beendete Sitzung wieder öffnen, um weiter Personen einzuchecken.
• CSV exportieren -- Die Check-in-Liste der Sitzung als CSV-Datei herunterladen.
• Sitzung löschen -- Die Sitzung entfernen.

Personen einchecken

Sobald eine Sitzung live ist, können Sie Personen über die Schnell-Check-in-Suche einchecken:

1. Wenn mehr als eine Sitzung live ist, wählen Sie bei Check-in bei die richtige aus.
2. Geben Sie den Namen oder die Telefonnummer einer Person in das Suchfeld ein (mindestens 2 Zeichen).
3. Passende Personen aus der Datenbank Ihrer Gemeinde erscheinen in den Ergebnissen.
4. Klicken Sie neben dem Namen der Person auf die Schaltfläche Einchecken.
5. Eine Bestätigungsmeldung erscheint mit dem Namen der Person und einem Sicherheitscode.

Tipp: Der Sicherheitscode ist nützlich für den Kinderprogramm-Check-in, bei dem Eltern einen Code erhalten, der beim Abholen übereinstimmen muss.

Sicherheitscodes und der Abholworkflow

Jeder Check-in-Datensatz generiert einen eindeutigen Sicherheitscode, der das Kind mit dem Erwachsenen verknüpft, der es abgegeben hat. Das standardmäßige Kinderprogramm-Muster ist:

1. Abgabe: Elternteil oder Erziehungsberechtigter checkt das Kind ein. Das System weist einen Sicherheitscode zu (sichtbar in der Kiosk-Bestätigung, auf dem Elternetikett und dem Kindetikett).
2. Etiketten gedruckt: Ein Etikett mit dem Sicherheitscode wird für das Namensschild des Kindes gedruckt, und ein passendes Etikett wird dem Elternteil gegeben.
3. Abholung: Am Ende der Sitzung zeigt das Elternteil seine Kopie vor. Ein Freiwilliger vergleicht sie mit dem Etikett des Kindes und gibt das Kind nur frei, wenn die Codes übereinstimmen.

Dies verhindert, dass ein Kind an die falsche erwachsene Person übergeben wird, und erstellt eine Prüfspur, die mit dem Check-in-Datensatz verknüpft ist.

Druckbare Check-in-Etiketten

TimelyChurch unterstützt das Entwerfen benutzerdefinierter druckbarer Etikettenformate über Etikettenvorlagen. Eine Etikettenvorlage definiert die physischen Etikettenabmessungen (Breite, Höhe, Einheit, Ausrichtung) und die darauf gedruckten Datenelemente.

Integrierte Vorlagentypen:

• Kind -- Für Kindernamensschilder bei Gemeindeveranstaltungen.
• Elternteil -- Für den passenden Abholnachweis, den das Elternteil behält.
• Freiwillige/r -- Für Mitarbeiter- und Freiwilligenausweise.
• Benutzerdefiniert -- Für jeden anderen Etiketten-Anwendungsfall (Besucher, Namensschild usw.).

Verfügbare Etikettenfelder umfassen Personendetails (Vorname, Nachname, vollständiger Name, Spitzname, Alter, Geburtsdatum, Klasse), Check-in-Details (Sicherheitscode, Check-in-Zeit, Klassen-/Gruppenname, Raumname, Sitzungsname), medizinische Hinweise (Allergien, besondere Notizen, medizinische Notizen), Gemeindebranding (Gemeindename, Gemeindelogo) und statische Elemente (benutzerdefinierter Text, benutzerdefiniertes Bild, horizontale Linie, QR-Code, Sicherheitsschild-Symbol).

Vorlagen können als Standard (für ihren Typ automatisch ausgewählt), aktiv oder als System (integriert, nicht löschbar) markiert werden. Vorlagen können einmal entworfen und für alle Veranstaltungen mit aktiviertem Check-in wiederverwendet werden.

Eingecheckte Personen anzeigen

Unterhalb des Suchbereichs zeigt ein Abschnitt Eingecheckt alle Personen, die in der ausgewählten Sitzung eingecheckt sind, einschließlich:

• Ihrem Namen und Initialen.
• Wann sie eingecheckt haben (z. B. „vor 5 Minuten").
• Ihrem Sicherheitscode (falls zutreffend).

Kiosk-Modus

Für den Self-Service-Check-in können Sie eine dedizierte Kiosk-Ansicht öffnen:

1. Klicken Sie, solange eine Sitzung live ist, bei dieser Sitzung auf Kiosk öffnen.
2. Ein neuer Browser-Tab öffnet sich mit einer Vollbild-Kiosk-Oberfläche.
3. Platzieren Sie diesen auf einem Tablet oder Monitor an Ihrer Begrüßungsstation.

Der Kiosk ermöglicht es Teilnehmern oder Begrüßern, Personen zu suchen und einzuchecken, ohne auf die vollständige Admin-Oberfläche zugreifen zu müssen.

Eine Sitzung beenden

Wenn die Veranstaltung vorbei oder der Check-in abgeschlossen ist:

1. Klicken Sie in der Liste Check-in-Sitzungen bei der Sitzung auf Ende.
2. Die Sitzung wird als Beendet markiert. Sie können sie später mit Fortsetzen wieder öffnen, wenn noch Personen eintreffen.
3. Alle Check-in-Datensätze werden für Berichte gespeichert, und Sie können sie mit CSV exportieren herunterladen.

Check-in für Veranstaltungsserien

Wenn Check-in bei einer wiederkehrenden Veranstaltungsserie aktiviert ist, kann jedes Vorkommen eine eigene Check-in-Sitzung haben. Die Sitzung ist mit diesem spezifischen Veranstaltungsvorkommen verknüpft, sodass Check-in-Zahlen pro Vorkommen verfolgt werden.

Klassen- und Treffenbesuch

Zwei typspezifische Registerkarten im Veranstaltungs-Hub verfolgen die Anwesenheit bei kleineren Zusammenkünften: die Schüler/Studenten-Registerkarte für Klassen-/Kursveranstaltungen (Teil des Check-in-Systems) und die Teilnehmer-Registerkarte für Treffen (eine Einlade- und RSVP-Liste).

Die Schüler/Studenten-Registerkarte (Klassen)

Bei Klasse/Kurs-Veranstaltungen erscheint die Schüler/Studenten-Registerkarte im Veranstaltungs-Hub. Sie zeigt die Klassenliste und ermöglicht es Ihnen, Schüler/Studenten während einer Sitzung einzuchecken.

1. Öffnen Sie die Veranstaltung und klicken Sie auf die Registerkarte Schüler/Studenten.
2. Sie sehen die Liste der in der Klasse eingeschriebenen Schüler/Studenten (typischerweise Mitglieder der Gastgebergruppe).
3. Die Kopfzeile zeigt an, wie viele eingeschrieben sind und wie viele anwesend sind, sobald eine Sitzung aktiv ist.

Wenn eine Check-in-Sitzung aktiv ist, hat jeder Schüler/Student eine Einchecken-Schaltfläche, und die Kopfzeile bietet eine Alle einchecken-Schaltfläche, um die gesamte Klassenliste auf einmal als anwesend zu markieren. Eingecheckte Schüler/Studenten zeigen ein An-Badge mit der Uhrzeit und einem etwaigen Sicherheitscode und können mit der Schaltfläche Auschecken ausgecheckt werden.

Hinweis: Die Schüler/Studenten-Registerkarte erfordert, dass die Veranstaltung mit einer Klasse (Gastgebergruppe) verknüpft ist. Wenn keine Gruppe verknüpft ist, bearbeiten Sie die Veranstaltung und wählen Sie eine Gastgebergruppe aus, um die Schülerverfolgung zu aktivieren.

Einen Schüler/Studenten hinzufügen

Um jemanden zur Klassenliste hinzuzufügen:

1. Klicken Sie auf der Schüler/Studenten-Registerkarte auf Schüler/Studenten hinzufügen.
2. Suchen Sie nach einer bestehenden Person nach Namen.
3. Klicken Sie in den Ergebnissen neben der Person auf Hinzufügen. Sie werden in die Klassenliste eingeschrieben.

Bereits eingeschriebene Personen zeigen ein Eingeschrieben-Badge, damit Sie sie nicht doppelt hinzufügen.

Die Teilnehmer-Registerkarte (Treffen)

Bei Treffen-Veranstaltungen (und jeder Nicht-Klassen-Veranstaltung mit eingeschalteter Anwesenheitsverfolgung) erscheint die Registerkarte Teilnehmer anstelle von Schüler/Studenten. Sie funktioniert als Einladungsliste statt als Check-in-Sitzung: Sie laden Personen ein, sie antworten, und danach markieren Sie, wer tatsächlich gekommen ist.

1. Öffnen Sie die Veranstaltung und klicken Sie auf die Registerkarte Teilnehmer.
2. Die Kopfzeile zeigt, wie viele von allen Eingeladenen bestätigt sind, mit Zählern für eingeladen, bestätigt, abgelehnt und anwesend. Die Personen sind nach Team gruppiert.

Jede Person zeigt einen dieser Status:

Wer mit Vielleicht antwortet, erscheint als Tentative.

Neben jeder Person sehen Sie Kann auf Telegram zu- oder absagen (sie haben Telegram verknüpft) oder Nicht mit Telegram verknüpft.

Personen einladen

• Team einladen -- Wählen Sie bei Team oder Gruppe auswählen ein Team oder eine Gruppe aus und klicken Sie auf Einladungen senden. Seine aktiven Mitglieder werden alle auf einmal eingeladen.
• Teilnehmer hinzufügen -- Nach Namen suchen (mindestens 2 Zeichen) und auf Einladen klicken, um eine Person hinzuzufügen.

Jeder, den Sie einladen, wird automatisch benachrichtigt:

• Mitglieder, die Telegram verknüpft haben, erhalten eine Telegram-Nachricht mit den Schaltflächen Ja, Nein und Vielleicht — ein Tippen genügt zum Antworten.
• Alle anderen mit einer E-Mail-Adresse erhalten eine E-Mail-Einladung mit denselben Schaltflächen Ja, Vielleicht und Nein. Sie müssen sich nicht anmelden und können ihre Antwort später auf der Bestätigungsseite ändern.

Ihre Antwort aktualisiert die Registerkarte „Teilnehmer" sofort. Eingeladene Personen sind außerdem in der Erinnerung am Vortag der Veranstaltung enthalten (siehe Veranstaltungserinnerungen und Benachrichtigungen).

Die Liste verwalten

• Wenn Personen noch nicht geantwortet haben, zeigt eine Leiste, wie viele auf eine Antwort warten, mit Alle bestätigen, um jede eingeladene Person als bestätigt zu markieren.
• Anwesenheit markieren -- Schalten Sie dies ein, um neben jeder Person ein Kontrollkästchen zu erhalten, haken Sie ab, wer dabei war, und klicken Sie auf Als anwesend markieren, um alle auf einmal auf Anwesend zu setzen. Klicken Sie auf Fertig, wenn Sie fertig sind.
• Klicken Sie auf Entfernen (das × neben einer Person), um sie aus der Einladungsliste zu nehmen.

Den Unterschied verstehen

Check-in und Schüler/Studenten laufen auf demselben Check-in-System; die Teilnehmer-Registerkarte ist ein separater Treffeneinladungs-Workflow.

Tipp: Verwenden Sie bei großen Gottesdiensten die Check-in-Registerkarte mit dem Kiosk. Verwenden Sie für Sonntagsschulklassen die Schüler/Studenten-Registerkarte, um die Klassenliste aufzubauen und Schüler/Studenten einzuchecken. Verwenden Sie für Treffen die Teilnehmer-Registerkarte, um ein Team einzuladen und RSVPs zu verfolgen.