Veranstaltungs-Check-in und Anwesenheit

TimelyChurch verfolgt, wer bei Ihren Veranstaltungen anwesend war, über das Check-in-System. Check-in ermöglicht Echtzeit-Ankunftsverfolgung mit Sitzungen, Sicherheitscodes und einem Kiosk und ist auch die Grundlage für Ihre Klassen-Schüler/Studenten-Liste und Treffen-Teilnehmer-Liste. Jede Veranstaltung öffnet sich als Veranstaltungs-Hub, und diese Werkzeuge erscheinen als Registerkarten oben auf dieser Seite (Check-in, Schüler/Studenten oder Teilnehmer, abhängig vom Veranstaltungstyp).

Check-in

Check-in ist für die Echtzeit-Verfolgung von Personen konzipiert, die bei einer Veranstaltung eintreffen. Es funktioniert über Check-in-Sitzungen, die Sie nach Bedarf starten und stoppen.

Check-in aktivieren

Check-in ist standardmäßig für Gottesdienst-, Klasse/Kurs- und Veranstaltungstypen aktiviert. Für Treffen-Veranstaltungen oder um es manuell bei einer beliebigen Veranstaltung zu aktivieren:

1. Öffnen Sie die Veranstaltung (den Veranstaltungs-Hub).
2. Klicken Sie in der Registerkartenleiste auf die Schaltfläche Hinzufügen (oder Funktion hinzufügen).
3. Schalten Sie Check-in unter der Gruppe Personen ein.
4. Die Check-in-Registerkarte erscheint in der Registerkartenleiste des Veranstaltungs-Hubs.

Eine Check-in-Sitzung starten

1. Öffnen Sie die Veranstaltung und klicken Sie auf die Registerkarte Check-in.
2. Klicken Sie auf Sitzung starten.
3. Die Sitzung ist jetzt aktiv und bereit, Check-ins entgegenzunehmen.

Während eine Sitzung aktiv ist, zeigt die Check-in-Registerkarte „Check-in ist aktiv" mit einem pulsierenden Indikator und einer laufenden Anzahl der eingecheckten Personen.

Personen einchecken

Sobald eine Sitzung aktiv ist, können Sie Personen über die Schnell-Check-in-Suche einchecken:

1. Geben Sie den Namen oder die Telefonnummer einer Person in das Suchfeld ein (mindestens 2 Zeichen).
2. Passende Personen aus der Datenbank Ihrer Gemeinde erscheinen in den Ergebnissen.
3. Klicken Sie neben dem Namen der Person auf die Schaltfläche Einchecken.
4. Eine Bestätigungsmeldung erscheint mit dem Namen der Person und einem Sicherheitscode.

Tipp: Der Sicherheitscode ist nützlich für den Kinderprogramm-Check-in, bei dem Eltern einen Code erhalten, der beim Abholen übereinstimmen muss.

Sicherheitscodes und der Abholworkflow

Jeder Check-in-Datensatz generiert einen eindeutigen Sicherheitscode, der das Kind mit dem Erwachsenen verknüpft, der es abgegeben hat. Das standardmäßige Kinderprogramm-Muster ist:

1. Abgabe: Elternteil oder Erziehungsberechtigter checkt das Kind ein. Das System weist einen Sicherheitscode zu (sichtbar in der Kiosk-Bestätigung, auf dem Elternetikett und dem Kindetikett).
2. Etiketten gedruckt: Ein Etikett mit dem Sicherheitscode wird für das Namensschild des Kindes gedruckt, und ein passendes Etikett wird dem Elternteil gegeben.
3. Abholung: Am Ende der Sitzung zeigt das Elternteil seine Kopie vor. Ein Freiwilliger vergleicht sie mit dem Etikett des Kindes und gibt das Kind nur frei, wenn die Codes übereinstimmen.

Dies verhindert, dass ein Kind an die falsche erwachsene Person übergeben wird, und erstellt eine Prüfspur, die mit dem Check-in-Datensatz verknüpft ist.

Druckbare Check-in-Etiketten

TimelyChurch unterstützt das Entwerfen benutzerdefinierter druckbarer Etikettenformate über Etikettenvorlagen. Eine Etikettenvorlage definiert die physischen Etikettenabmessungen (Breite, Höhe, Einheit, Ausrichtung) und die darauf gedruckten Datenelemente.

Integrierte Vorlagentypen:

• Kind -- Für Kindernamensschilder bei Gemeindeveranstaltungen.
• Elternteil -- Für den passenden Abholnachweis, den das Elternteil behält.
• Freiwillige/r -- Für Mitarbeiter- und Freiwilligenausweise.
• Benutzerdefiniert -- Für jeden anderen Etiketten-Anwendungsfall (Besucher, Namensschild usw.).

Verfügbare Etikettenfelder umfassen Personendetails (Vorname, Nachname, vollständiger Name, Spitzname, Alter, Geburtsdatum, Klasse), Check-in-Details (Sicherheitscode, Check-in-Zeit, Klassen-/Gruppenname, Raumname, Sitzungsname), medizinische Hinweise (Allergien, besondere Notizen, medizinische Notizen), Gemeindebranding (Gemeindename, Gemeindelogo) und statische Elemente (benutzerdefinierter Text, benutzerdefiniertes Bild, horizontale Linie, QR-Code, Sicherheitsschild-Symbol).

Vorlagen können als Standard (für ihren Typ automatisch ausgewählt), aktiv oder als System (integriert, nicht löschbar) markiert werden. Vorlagen können einmal entworfen und für alle Veranstaltungen mit aktiviertem Check-in wiederverwendet werden.

Eingecheckte Personen anzeigen

Unterhalb des Suchbereichs zeigt ein Abschnitt Eingecheckt alle Personen, die derzeit in der aktiven Sitzung eingecheckt sind, einschließlich:

• Ihrem Namen und Initialen.
• Wann sie eingecheckt haben (z. B. „vor 5 Minuten").
• Ihrem Sicherheitscode (falls zutreffend).

Kiosk-Modus

Für den Self-Service-Check-in können Sie eine dedizierte Kiosk-Ansicht öffnen:

1. Klicken Sie während einer aktiven Sitzung auf Kiosk öffnen.
2. Ein neuer Browser-Tab öffnet sich mit einer Vollbild-Kiosk-Oberfläche.
3. Platzieren Sie diesen auf einem Tablet oder Monitor an Ihrer Begrüßungsstation.

Der Kiosk ermöglicht es Teilnehmern oder Begrüßern, Personen zu suchen und einzuchecken, ohne auf die vollständige Admin-Oberfläche zugreifen zu müssen.

Eine Sitzung beenden

Wenn die Veranstaltung vorbei oder der Check-in abgeschlossen ist:

1. Klicken Sie auf der Check-in-Registerkarte auf die Schaltfläche Sitzung beenden.
2. Die Sitzung wird deaktiviert.
3. Alle Check-in-Datensätze werden für Berichte gespeichert.

Check-in für Veranstaltungsserien

Wenn Check-in bei einer wiederkehrenden Veranstaltungsserie aktiviert ist, kann jedes Vorkommen eine eigene Check-in-Sitzung haben. Die Sitzung ist mit diesem spezifischen Veranstaltungsvorkommen verknüpft, sodass Check-in-Zahlen pro Vorkommen verfolgt werden.

Klassen- und Treffenbesuch

Zwei typspezifische Registerkarten im Veranstaltungs-Hub verwalten die Teilnahme: die Schüler/Studenten-Registerkarte für Klassen-/Kursveranstaltungen und die Teilnehmer-Registerkarte für Treffen. Die Schüler/Studenten-Registerkarte läuft auf demselben Check-in-System (Teilnehmerliste aufbauen, dann Personen einchecken). Die Teilnehmer-Registerkarte ist ein Treffeneinladungs-Workflow (Personen einladen, sie antworten mit RSVP, Sie markieren, wer teilgenommen hat) und wird unten separat beschrieben.

Die Schüler/Studenten-Registerkarte (Klassen)

Bei Klasse/Kurs-Veranstaltungen erscheint die Schüler/Studenten-Registerkarte im Veranstaltungs-Hub. Sie zeigt die Klassenliste und ermöglicht es Ihnen, Schüler/Studenten während einer Sitzung einzuchecken.

1. Öffnen Sie die Veranstaltung und klicken Sie auf die Registerkarte Schüler/Studenten.
2. Sie sehen die Liste der in der Klasse eingeschriebenen Schüler/Studenten (typischerweise Mitglieder der Gastgebergruppe).
3. Die Kopfzeile zeigt an, wie viele eingeschrieben sind und wie viele anwesend sind, sobald eine Sitzung aktiv ist.

Wenn eine Check-in-Sitzung aktiv ist, hat jeder Schüler/Student eine Einchecken-Schaltfläche, und die Kopfzeile bietet eine Alle einchecken-Schaltfläche, um die gesamte Klassenliste auf einmal als anwesend zu markieren. Eingecheckte Schüler/Studenten zeigen ein An-Badge mit der Uhrzeit und einem etwaigen Sicherheitscode und können mit der Ab-Schaltfläche ausgecheckt werden.

Hinweis: Die Schüler/Studenten-Registerkarte erfordert, dass die Veranstaltung mit einer Klasse (Gastgebergruppe) verknüpft ist. Wenn keine Gruppe verknüpft ist, bearbeiten Sie die Veranstaltung und wählen Sie eine Gastgebergruppe aus, um die Schülerverfolgung zu aktivieren.

Einen Schüler/Studenten hinzufügen

Um jemanden zur Klassenliste hinzuzufügen:

1. Klicken Sie auf der Schüler/Studenten-Registerkarte auf Schüler/Studenten hinzufügen.
2. Suchen Sie nach einer bestehenden Person nach Namen.
3. Klicken Sie in den Ergebnissen neben der Person auf Hinzufügen. Sie werden in die Klassenliste eingeschrieben.

Bereits eingeschriebene Personen zeigen ein Eingeschrieben-Badge, damit Sie sie nicht doppelt hinzufügen.

Die Teilnehmer-Registerkarte (Treffen)

Bei Treffen-Veranstaltungen verwaltet die Teilnehmer-Registerkarte einen Treffeneinladungs-Workflow statt einer Check-in-Sitzung. Sie laden Personen ein, sie antworten mit RSVP, und Sie können später markieren, wer tatsächlich teilgenommen hat.

1. Öffnen Sie die Veranstaltung und klicken Sie auf die Registerkarte Teilnehmer.
2. Die Kopfzeile zeigt eine Bestätigt-von-Gesamt-Anzahl und Status-Etiketten, und Teilnehmer sind nach Team gruppiert.

Jede Person hat einen von vier Status:

Telegram-verknüpfte Mitglieder zeigen RSVP auf Telegram möglich und können mit einem Tippen von Telegram aus bestätigen oder ablehnen; alle anderen zeigen Nicht mit Telegram verknüpft.

Teilnehmer einladen und verwalten

• Ein Team einladen — Wählen Sie ein Team oder eine Gruppe aus; seine aktiven Mitglieder werden auf einmal eingeladen. Sie können auch Einladungs-E-Mail senden aktivieren.
• Teilnehmer hinzufügen — Nach Namen suchen (mindestens 2 Zeichen) und auf Einladen klicken, um eine Person hinzuzufügen.
• Wenn jemand auf eine Antwort wartet, bietet eine Aufmerksamkeitsleiste Alle bestätigen, um jede eingeladene Person als bestätigt zu markieren.
• Anwesenheit markieren — Schalten Sie diesen Modus ein, um personenbezogene Kontrollkästchen zu erhalten, wählen Sie aus, wer anwesend war, und klicken Sie auf Als teilgenommen markieren, um sie als Teilgenommen in großen Mengen zu setzen.
• Verwenden Sie das × neben einer Person, um sie aus der Einladungsliste zu entfernen.

Den Unterschied verstehen

Check-in und Schüler/Studenten laufen auf demselben Check-in-System; die Teilnehmer-Registerkarte ist ein separater Treffeneinladungs-Workflow.

Tipp: Verwenden Sie bei großen Gottesdiensten die Check-in-Registerkarte mit dem Kiosk. Verwenden Sie für Sonntagsschulklassen die Schüler/Studenten-Registerkarte, um die Klassenliste aufzubauen und Schüler/Studenten einzuchecken. Verwenden Sie für Treffen die Teilnehmer-Registerkarte, um ein Team einzuladen und RSVPs zu verfolgen.