Freiwilligentausch
Die Tausch-Funktion ermöglicht es zwei Freiwilligen, ihre Dienstzuweisungen direkt zu tauschen, ohne einen Administrator einzuschalten. Nutzen Sie sie, wenn Sie an dem Ihnen zugewiesenen Dienst-Datum einen Konflikt haben und ein Teamkollege an einem Datum dient, das besser für Sie passt.
Wann ein Tausch die richtige Wahl ist
Ein Tausch ist das richtige Mittel, wenn:
- Sie und ein anderer Freiwilliger beide bereits eingeplant sind – für separate Daten derselben Art von Rolle.
- Sie die Daten miteinander tauschen möchten, anstatt abzulehnen und einen Koordinator zu zwingen, eine neue Aushilfe zu finden.
- Der andere Freiwillige den Platz, den Sie übernehmen möchten, noch nicht abgelehnt hat.
Wenn kein Teamkollege für ein Datum eingeplant ist, das für Sie passt, sollten Sie stattdessen die Zuweisung ablehnen oder eine Vertretung anfordern. Tausche können keine leere Position füllen; sie können nur zwei bestehende Freiwillige zwischen zwei bestehenden Zuweisungen verschieben.
Wer einen Tausch vorschlagen kann
Jede/r Freiwillige mit einer bevorstehenden Zuweisung im Status Ausstehend oder Bestätigt kann einen Tausch vorschlagen. Teamleiter können denselben Ablauf für ihre eigenen persönlichen Zuweisungen nutzen. Tauchangebote sind auf Personen beschränkt, die in der gleichen Art von Position dienen, damit der Tausch die richtige Besetzung im Zeitplan aufrechterhält.
So schlagen Sie einen Tausch vor
- Öffnen Sie im Portal Mein Dienstplan.
- Suchen Sie die bevorstehende Zuweisung, die Sie abgeben möchten.
- Klicken Sie unterhalb der Schaltflächen Bestätigen und Ablehnen auf Tausch vorschlagen.
- Ein Modal mit dem Titel Tausch vorschlagen öffnet sich.
- Wählen Sie aus dem Dropdown Ihre Zuweisung zum Übernehmen die Zuweisung des Teamkollegen aus, die Sie im Gegenzug übernehmen möchten. Das Dropdown listet Mitfreiwillige auf, die in der gleichen Rolle an einem anderen Datum eingeplant sind, und zeigt deren Vornamen, Nachnamen-Initial, Datum und Position.
- Optional können Sie eine kurze Nachricht eingeben, um Kontext zu geben (z. B. „Ich habe am 13. eine Hochzeit").
- Klicken Sie auf Tauschantrag senden.
Die Anfrage ist nun ausstehend. Ihr Teamkollege sieht sie beim nächsten Besuch seines/ihres Dienstplans und erhält eine Benachrichtigung.
Was der Empfänger sieht
Wenn Sie eine Tauchanfrage von einem anderen Freiwilligen erhalten, erscheint oben auf Ihrer Seite Mein Dienstplan ein lila Banner Tauschänfragen. Für jede eingehende Anfrage zeigt das Banner:
- Wer fragt
- Das Datum, das er/sie abgibt
- Das Datum, das er/sie von Ihnen übernehmen möchte
- Ihre optionale Nachricht
Sie haben zwei Schaltflächen:
| Aktion | Was passiert |
|---|---|
| Tausch akzeptieren | Die beiden Zuweisungen werden sofort getauscht. Sie sind nun am ursprünglichen Datum des Antragstellers eingeplant, und der Antragsteller ist an Ihrem ursprünglichen Datum eingeplant. Beide Zeitpläne werden für alle aktualisiert. |
| Ablehnen | Die Tauchanfrage wird geschlossen. Ihre Zuweisung bleibt unverändert in Ihrem Zeitplan. Der Antragsteller wird benachrichtigt, dass Sie abgelehnt haben. |
Sie können die Anfrage offen lassen, wenn Sie noch keine Entscheidung treffen möchten – sie bleibt im Banner, bis Sie annehmen, ablehnen oder das Zuweisungsdatum verstrichen ist.
Statusübergänge
Eine Tauchanfrage durchläuft folgende Zustände:
- Ausstehend – Der Antragsteller hat sie gesendet; der Empfänger hat noch nicht geantwortet. Sie erscheint im Banner „Tauschänfragen" des Empfängers.
- Angenommen – Der Empfänger hat auf „Akzeptieren" geklickt. Beide Zuweisungen sind nun getauscht. Die Anfrage ist geschlossen.
- Abgelehnt – Der Empfänger hat auf „Ablehnen" geklickt. Die Anfrage ist geschlossen und es wird keine Zeitplanänderung vorgenommen.
Sobald ein Tausch angenommen oder abgelehnt wurde, kann er nicht mehr über das Portal rückgängig gemacht werden. Wenn ein Fehler gemacht wurde, ist die einfachste Lösung, eine neue Tauchanfrage in die andere Richtung zu senden oder einen Teamleiter oder Koordinator zu kontaktieren.
Was sich im Zeitplan ändert, wenn ein Tausch akzeptiert wird
Wenn ein Tausch akzeptiert wird, aktualisiert das System beide Freiwilligen-Zuweisungsdatensätze, sodass die Personen zwischen den zwei Veranstaltungen vertauscht werden:
- Der ursprüngliche Zuweisungsstatus (ausstehend vs. bestätigt) wird für jede Person an ihrem neuen Datum übernommen.
- E-Mail-Bestätigungen und Veranstaltungserinnerungen werden basierend auf den neuen Zuweisungen gesendet.
- Das Teamleiter-Dashboard spiegelt die neue Aufstellung beim nächsten Laden wider.
- iCal-Kalenderfeeds (siehe iCal-Kalenderexport) werden bei der nächsten Synchronisierung aktualisiert, sodass die neuen Daten automatisch in den persönlichen Kalendern der Freiwilligen erscheinen.
Einschränkungen
- Tausche funktionieren nur zwischen zwei bestehenden Zuweisungen. Sie können eine Position weder leer lassen noch eine leere Position füllen.
- Sie können nicht mit sich selbst tauschen.
- Sie können keine Zuweisung tauschen, die bereits abgelehnt wurde.
- Das Tausch-Dropdown zeigt nur Teamkollegen aus Ihrer gleichen Rolle; rollenübergreifende Tausche müssen über einen Teamleiter koordiniert werden.
Empfehlungen
- Sprechen Sie zuerst miteinander. Eine kurze Nachricht vor dem Senden der Tauchanfrage erhöht die Wahrscheinlichkeit der Annahme.
- Nutzen Sie das Nachrichtenfeld. Ein kurzer Grund („Ich habe an dem Wochenende eine Dienstreise") hilft dem Empfänger bei der Entscheidung.
- Nehmen Sie an oder lehnen Sie zeitnah ab. Ein zu lange ausstehender Tausch blockiert beide Zeitpläne.
- Aktualisieren Sie danach Ihre Verfügbarkeit. Sobald ein Tausch abgeschlossen ist, nehmen Sie sich einen Moment, um Ihre Dienstverfügbarkeit zu aktualisieren, damit Koordinatoren von dem neuen Konflikt wissen.