Verfolgungsklassen

Was ist eine Verfolgungsklasse?

Eine Verfolgungsklasse (auf einer Transaktion als Feld Klasse angezeigt) ist ein Tag, das Sie einer Transaktion anhängen können, um Ihre Berichte nach einer Dimension zu segmentieren, die keine Kategorie, kein Konto und kein Fonds ist. Die häufigsten Anwendungsfälle sind:

• Dienste -- Markieren Sie jede Transaktion, die den Jugend-Dienst, das Lobpreisteam oder Missionen berührt, damit Sie sie zusammengruppieren können.
• Standorte oder Gemeindebereiche -- Markieren Sie für Mehrstandortgemeinden Transaktionen pro Standort.
• Programme oder Veranstaltungen -- Verfolgen Sie alle Ausgaben für ein Sommercamp, eine Baukampagne oder eine einmalige Konferenz.
• Abteilungen -- Trennen Sie verwaltungsseitige Ausgaben von anlagenseitigen Ausgaben, ohne doppelte Kategorien zu erstellen.

Verfolgungsklassen ergänzen Kategorien und Fonds (ersetzen sie aber nicht). Während eine Kategorie beantwortet Welcher Art von Ausgabe war das? und ein Fonds beantwortet Welcher zweckgebundene Geldtopf hat dafür bezahlt?, beantwortet eine Verfolgungsklasse Welchem Dienst, Standort oder Programm gehört dies?

Modusvoraussetzungen

Das Feld Klasse ist Teil des Vollständigen Buchhaltungsmodus (Erweitert). Es erscheint nicht im Einfachen Scheckbuchmodus – der Einfachmodus hält das Transaktionsformular auf das Wesentliche beschränkt (Datum, Betrag, Konto, Kategorie, Fonds).

Sie können jederzeit mit der Modusumschalttaste im Header des Buchhaltungs-Dashboards zwischen dem Einfachen Scheckbuch- und dem Vollständigen Buchhaltungsmodus wechseln. Das Wechseln ändert nur Bezeichnungen und welche Ansichten Sie sehen – Ihre Finanzdaten werden nie berührt – sodass alle bereits auf Transaktionen angewendeten Klassen erhalten bleiben, wenn Sie in den Einfachmodus wechseln und zurück.

Eine Transaktion markieren

Im Vollständigen Buchhaltungsmodus erscheint das Feld Klasse im Transaktionsformular:

1. Klicken Sie auf der Seite Transaktionen auf Neue Transaktion und wählen Sie Neue Ausgabe, Neue Einnahme oder Neue Überweisung. (Alle drei öffnen dasselbe Formular, voreingestellt auf diesen Typ.)
2. Füllen Sie die Transaktion wie gewohnt aus.
3. Wählen Sie im Dropdown-Menü Klasse – neben dem Feld Fonds angezeigt – die Klasse aus, zu der diese Transaktion gehört. Es ist immer erlaubt, es auf Keine zu lassen; nicht jede Transaktion benötigt eine Klasse.
4. Speichern.

Dasselbe Dropdown-Menü Klasse ist verfügbar, wenn Sie eine vorhandene Transaktion bearbeiten, sodass Sie die Klasse später hinzufügen oder ändern können.

Wenn Sie Transaktion aufteilen verwenden, um eine Transaktion auf mehrere Kategorien aufzuteilen, wird jede Aufteilungszeile ebenfalls gegen die Klasse der Transaktion gespeichert.

Für Spenden, die automatisch aus dem Spendenmodul importiert werden, können Sie die Klasse später festlegen, indem Sie die resultierende Einnahmetransaktion bearbeiten und einen Wert im Dropdown-Menü Klasse auswählen.

Woher Verfolgungsklassen stammen

Die Klassen, die im Dropdown-Menü Klasse erscheinen, sind die für Ihre Gemeinde eingerichteten aktiven Klassen. Wenn das Dropdown-Menü nur Keine anzeigt, wurden noch keine Klassen erstellt.

Hinweis: Das Klassensetup wird von TimelyChurch als Teil Ihrer Buchhaltungskonfiguration verwaltet. Wenn Sie eine neue Klasse hinzufügen, umbenennen oder stilllegen möchten, kontaktieren Sie den Support und wir richten es für Sie ein.

Die meisten Gemeinden enden mit irgendwo zwischen 5 und 25 Klassen. Eine Klasse kann als inaktiv markiert werden, um sie ohne Verlust der Historie stillzulegen – inaktive Klassen erscheinen nicht mehr im Dropdown-Menü Klasse, bleiben aber an den Transaktionen angehängt, die sie bereits verwenden.

Bewährte Vorgehensweisen

Die Liste kurz halten. Eine Handvoll klar definierter Klassen ist nützlicher als Dutzende von überlappenden. Streben Sie nach der kleinsten Anzahl, die die Fragen beantwortet, die Ihr Vorstand tatsächlich stellt.

Eine Markierungskonvention im Voraus festlegen. „Jede Transaktion markieren" funktioniert für einige Gemeinden; „nur dienstspezifische Transaktionen markieren, allgemeinen Overhead unmarkiert lassen" funktioniert für andere. Wählen Sie eine Konvention und dokumentieren Sie sie.

Verfolgungsklasse vs. Fonds. Verwenden Sie einen Fonds, wenn Spenderbeschränkungen oder Buchführungsregeln besagen, dass Geld getrennt aufbewahrt werden muss. Verwenden Sie eine Verfolgungsklasse, wenn Sie nur als Aufteilung darüber berichten müssen. Viele Gemeinden verwenden beides: z. B. könnte der Baufonds (Fonds) auch mit „Kapitalkampagne 2026" (Klasse) markiert werden, um ihn von früheren Kampagnen im selben Fonds zu unterscheiden.

Verfolgungsklasse vs. Kategorie. Kategorien sind die Kontenplan-Dimension, die in Ihre Gewinn- und Verlustrechnung einfließt. Verfolgungsklassen sind eine orthogonale Dimension. Verwenden Sie beides. Eine einzelne Stromrechnung könnte in der Kategorie „Betriebskosten" sein und mit der Klasse „Hauptstandort" markiert sein – beides ist nützlich, keines ersetzt das andere.