Ihre Verfügbarkeit verwalten
TimelyChurch ermöglicht es Ihnen, Ihren Koordinatoren mitzuteilen, wann Sie nicht für den Dienst verfügbar sind, damit diese den Zeitplan um Sie herum planen können. Sie legen Ihre Verfügbarkeit auf der Registerkarte Verfügbarkeit Ihrer Seite Mein Zeitplan fest, wo Sie einzelne Sonntage oder einen Datumsbereich sperren können.
Die Registerkarte „Verfügbarkeit" öffnen
Ihre Verfügbarkeit befindet sich jetzt auf Ihrer Seite Mein Zeitplan:
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf Mein Zeitplan (unter dem Abschnitt Team).
- Verwenden Sie oben rechts auf der Seite den Umschalter Liste / Kalender / Verfügbarkeit und wählen Sie Verfügbarkeit.
Die Registerkarte „Verfügbarkeit" zeigt Ihre bevorstehenden Sonntage als antippbare Kacheln an – tippen Sie auf einen beliebigen Sonntag, um ihn zwischen Verfügbar und Gesperrt umzuschalten – sowie eine Option Datumsbereich sperren für längere Abwesenheiten.
Hinweis: Das Modal Nicht verfügbares Datum hinzufügen, die Wiederholungsmuster und die Planungseinstellungen, die unten beschrieben werden, gehören zur umfangreicheren Seite Dienstverfügbarkeit. Diese Seite existiert weiterhin, ist aber nicht mehr aus der neu gestalteten Portalnavigation verlinkt – die Registerkarte „Verfügbarkeit" oben deckt nun die meisten alltäglichen Anforderungen ab.
Ihre Dienstteams
Oben auf der Seite, unter Ihre Dienstteams, sehen Sie für jedes Dienstteam, dem Sie angehören, eine Pille (z. B. „Tonteam" oder „Begrüßungsteam"), jeweils in der Teamfarbe. Nicht verfügbare Daten, die Sie hinzufügen, gelten gleichzeitig für alle Ihre Teams.
Hinweis: Wenn Sie derzeit in keinem Dienstteam sind, zeigt die Seite die Meldung: „Sie sind derzeit in keinem Dienstteam." Sobald Sie einem Dienstteam beitreten, können Sie hier Ihre Verfügbarkeit verwalten. Kontaktieren Sie Ihren Gemeindeadministrator, wenn Sie einem Team angehören sollten.
Ein nicht verfügbares Datum oder einen Datumsbereich hinzufügen
- Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Nicht verfügbares Datum hinzufügen.
- Ein modales Fenster erscheint.
- Geben Sie ein Startdatum und ein Enddatum ein. Für einen einzelnen Tag setzen Sie beide Daten auf denselben Tag.
- Geben Sie optional einen Grund ein (z. B. „Außer Haus" oder „Familienereignis").
- Klicken Sie auf Datum hinzufügen.
- Das Datum oder der Bereich wird zu Ihrer Liste Bevorstehende nicht verfügbare Daten hinzugefügt. Wenn Sie einen Grund angegeben haben, erscheint dieser unterhalb des Datums, damit Koordinatoren den Kontext auf einen Blick sehen können.
Tipp: Um eine längere Abwesenheit wie einen Urlaub zu sperren, setzen Sie Start- und Enddatum so, dass sie den gesamten Zeitraum abdecken, anstatt jeden Tag einzeln hinzuzufügen.
Ein nicht verfügbares Datum entfernen
Wenn sich Ihre Pläne ändern und Sie an einem zuvor gesperrten Datum verfügbar werden:
- Suchen Sie das Datum in Ihrer Liste Bevorstehende nicht verfügbare Daten.
- Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol (Löschen) rechts neben diesem Datum.
- Eine Bestätigung erscheint („Nicht verfügbares Datum entfernen?"). Klicken Sie auf Als verfügbar markieren, um zu bestätigen.
- Das Datum wird aus Ihrer Liste entfernt und Sie sind wieder für die Einplanung verfügbar.
Wiederkehrende Verfügbarkeitsmuster
Im Panel Wiederholungsmuster können Sie ein sich wiederholendes Muster sperren (z. B. „1. Sonntag des Monats" oder „Jeden zweiten Sonntag"), anstatt jedes Datum einzeln anzuklicken. Dies ist nützlich, wenn Sie einen festen Konflikt haben, z. B. eine wiederkehrende Arbeitsschicht oder einen zweiwöchentlichen Betreuungsplan.
Klicken Sie auf + Muster hinzufügen, wählen Sie ein Muster aus dem Dropdown aus, fügen Sie optional einen Grund hinzu und speichern Sie. Um ein Muster zu beenden, klicken Sie auf das X daneben im Panel und bestätigen Sie die Aufforderung.
Die vollständige Liste der verfügbaren Muster und wie wiederkehrende Verfügbarkeit mit einmaligen nicht verfügbaren Daten interagiert, finden Sie unter Wiederkehrende Verfügbarkeit.
Planungseinstellungen
Nahe dem oberen Teil der Seite können Sie den Abschnitt Planungseinstellungen erweitern, um detaillierte Einstellungen festzulegen, die Koordinatoren bei der Planung Ihres Dienstplans helfen:
Bevorzugte Dienststage
- Tippen Sie auf die Wochentage, an denen Sie am liebsten dienen (So, Mo, Di usw.). Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie keine Präferenz haben.
Zu vermeidende Tage
- Tippen Sie auf Tage, an denen Sie lieber nicht eingeplant werden möchten.
Bevorzugte Uhrzeiten
- Wählen Sie aus, ob Sie Morgen-, Nachmittags- oder Abendveranstaltungen bevorzugen.
Häufigkeitsgrenzen
- Max. Einsätze pro Monat – Wählen Sie „Keine Begrenzung" oder eine Obergrenze von 1 bis 8 Mal.
- Min. Tage zwischen Einsätzen – Wählen Sie „Kein Minimum" oder einen Mindestabstand von 1 bis 4 Wochen zwischen Zuweisungen.
Auto-Planungsoptionen
- In automatische Planung einschließen – Koordinatoren erlauben, Sie automatisch bei der Generierung von Zeitplänen einzubeziehen.
- Ich kann kurzfristig einspringen – Geben Sie an, ob Sie bereit sind, als kurzfristiger Ersatz zu dienen.
Klicken Sie nach dem Festlegen Ihrer Einstellungen auf Einstellungen speichern, um sie zu übernehmen.
Tipp: Klare Planungseinstellungen helfen Ihrer Gemeinde, besser zu planen und Terminskonflikte zu vermeiden. Auch wenn Sie keine spezifischen nicht verfügbaren Daten haben, bieten Ihre bevorzugten Tage und Häufigkeitsgrenzen Koordinatoren wertvolle Informationen.
Empfehlungen
- Früh und regelmäßig aktualisieren. Sobald Sie von bevorstehenden Verpflichtungen (Reisen, Arbeitszeiten, Familienereignisse) erfahren, sperren Sie diese Daten.
- Für Urlaube einen Datumsbereich verwenden. Anstatt einzelne Daten hinzuzufügen, setzen Sie Start- und Enddatum, um eine längere Abwesenheit in einem Schritt zu sperren.
- Monatlich überprüfen. Nehmen Sie sich zu Beginn jedes Monats ein paar Minuten Zeit, um Ihre Verfügbarkeit für die kommenden Wochen zu überprüfen und zu aktualisieren.
- Änderungen kommunizieren. Wenn sich Ihre Pläne kurzfristig ändern und Sie bereits eingeplant wurden, fordern Sie eine Vertretung über das Portal an, anstatt nur Ihre Verfügbarkeit zu aktualisieren.