Vertretungsanfragen

TimelyChurch enthält ein integriertes Vertretungsanfragesystem für einen Lehrer, der eine Unterrichtssitzung bereits bestätigt hat und dann feststellt, dass er doch nicht kann. Andere Lehrer können offene Anfragen einsehen und sich freiwillig melden, sodass jede Klasse abgedeckt ist.

Das ist ein anderer, später ansetzender Mechanismus als das, was passiert, wenn eine Lehrer-Einladung abgelehnt wird oder unbeantwortet bleibt, bevor überhaupt jemand bestätigt hat -- das wird automatisch von der Planungs-Engine selbst gehandhabt. Siehe Lehrerplanung für die Seite der Einladung.

Wie Vertretungsanfragen funktionieren

Der Workflow für Vertretungsanfragen umfasst drei Schritte:

1. Ein Lehrer erstellt eine Vertretungsanfrage für einen seiner geplanten Unterrichte.
2. Das Team wird benachrichtigt per In-App-Benachrichtigungen und E-Mail.
3. Ein anderer Lehrer übernimmt die Anfrage, und der Zeitplan wird automatisch mit dem neuen Lehrer aktualisiert.

Eine Vertretung anfordern (Lehrerperspektive)

Lehrer beantragen Vertretungen über ihr Portal:

1. Melden Sie sich an und navigieren Sie über das Portal zu Mein Zeitplan.
2. Suchen Sie den bevorstehenden Zeitplaneintrag, für den Sie eine Vertretung benötigen.
3. Klicken Sie auf Vertretung benötigt?.
4. Füllen Sie die Anfragedetails aus:
   • Grund (optional) – Erklären Sie, warum Sie eine Vertretung benötigen (z. B. „Familienurlaub", „Krankheit", „Geschäftsreise").
   • Dringlichkeit – Legen Sie die Dringlichkeitsstufe fest:
     • Niedrig – Das Datum liegt weit in der Zukunft und es ist viel Zeit, eine Vertretung zu finden.
     • Normal – Standardanfrage mit angemessener Vorlaufzeit.
     • Dringend – Der Unterricht steht unmittelbar bevor und eine Vertretung wird sofort benötigt.
5. Reichen Sie die Anfrage ein.

Was als nächstes passiert

• Der Zeitplanstatus wechselt automatisch auf Vertretung benötigt.
• Alle Lehrer der Gemeinde erhalten eine Benachrichtigung über die offene Vertretungsanfrage.
• Name des anfragenden Lehrers, Klassenname, Datum und Dringlichkeitsstufe sind in der Benachrichtigung enthalten.

Eine Vertretungsanfrage übernehmen (Perspektive des Freiwilligen)

Wenn ein anderer Lehrer eine offene Vertretungsanfrage sieht und verfügbar ist:

1. Navigieren Sie im Portal zu Mein Zeitplan.
2. Offene Vertretungsanfragen erscheinen in einem dedizierten Bereich der Zeitplanseite.
3. Anfragen, zu denen Sie persönlich eingeladen wurden, werden oben separat hervorgehoben.
4. Überprüfen Sie die Anfragedetails:
   • Welche Klasse Abdeckung benötigt.
   • Das Datum.
   • Die zu unterrichtende Lektion (wenn eine zugewiesen ist).
   • Wer ursprünglich die Vertretung angefordert hat.
   • Die Dringlichkeitsstufe.
5. Klicken Sie auf Ich helfe (bei einer allgemeinen offenen Anfrage) oder Annehmen (bei einer Anfrage, zu der Sie persönlich eingeladen wurden), um sich freiwillig für die Zuweisung zu melden.
6. Sie sind nun als Lehrer für diesen Zeitplaneintrag zugewiesen.

Nach der Übernahme

• Der Status der Vertretungsanfrage wechselt auf Erfüllt.
• Der Zeitplan wird mit dem neuen Lehrer aktualisiert und der Status ändert sich auf Bestätigt.
• Der ursprüngliche Lehrer wird benachrichtigt, dass seine Anfrage erfüllt wurde.
• Wenn der Zeitplan Materialanfrage-Unterhaltungen hatte (z. B. Anfragen für Bastelmaterial), werden diese Unterhaltungen automatisch an den neuen Lehrer übertragen. In jeder Unterhaltung wird eine Systemmeldung hinzugefügt, die den Wechsel vermerkt.

Eine Anfrage ablehnen

Wenn Sie persönlich zu einer Vertretungsanfrage eingeladen wurden, aber nicht helfen können, klicken Sie auf Ablehnen. Das Ablehnen blendet die Anfrage lediglich aus Ihrer Ansicht aus – sie bleibt für andere Lehrer zur Übernahme offen.

Eingeladene Vertretungsanfragen

Zusätzlich zur Rundsendung von Vertretungsanfragen an alle Lehrer unterstützt das System gezielte Einladungen:

• Administratoren können bestimmte Lehrer zu einer Vertretungsanfrage einladen, indem sie diese aus der Lehrerliste auswählen.
• Eingeladene Lehrer sehen diese Anfragen in einem separaten „Eingeladen"-Bereich ihrer Zeitplanseite, wodurch sie prominenter als allgemeine offene Anfragen erscheinen.
• Die Einladungsverfolgung zeichnet auf, welche Lehrer eingeladen wurden und wann Benachrichtigungen gesendet wurden.

Vertretungsanfragen verwalten (Administratorperspektive)

Offene Anfragen anzeigen

Administratoren können offene Vertretungsanfragen einsehen über:

• Die Zeitplanverwaltungsoberfläche, wo Zeitpläne mit dem Status „Vertretung benötigt" markiert sind.
• Das System „Aufmerksamkeit erforderlich", das Zeitpläne ohne Lehrer hervorhebt.

Direkt eine Vertretung zuweisen

Wenn kein Lehrer freiwillig einspringt, kann ein Administrator direkt eine Vertretung zuweisen:

1. Suchen Sie den Zeitplaneintrag, der eine Vertretung benötigt.
2. Ändern Sie den zugewiesenen Lehrer auf die Vertretungslehrkraft.
3. Der Zeitplanstatus kehrt zu „Geplant" zurück.

Eine Vertretungsanfrage stornieren

Wenn sich die Pläne des ursprünglichen Lehrers ändern und er doch unterrichten kann:

1. Die Vertretungsanfrage kann storniert werden.
2. Der Zeitplanstatus kehrt zu „Geplant" zurück.
3. Es werden keine weiteren Benachrichtigungen für diese Anfrage gesendet.

Dringlichkeitsstufen

Dringende Anfragen werden bei der Benachrichtigungszustellung priorisiert und können zusätzliche Folgeerinnerungen auslösen.

Automatische Erinnerungen

Das System sendet automatisch Folgeerinnerungen für offene Vertretungsanfragen:

• Erinnerungen werden für Anfragen gesendet, die länger als 24 Stunden offen sind.
• Nur Anfragen für bevorstehende (zukünftige) Termine erhalten Erinnerungen.
• Jede Erinnerung wird nachverfolgt, um doppelte Benachrichtigungen zu vermeiden.
• Die Anzahl der Benachrichtigungen wird aufgezeichnet, damit Administratoren sehen können, wie oft eine Anfrage ausgesendet wurde.

Zustellungsplan

Erinnerungen für Vertretungsanfragen werden als Teil der täglichen Benachrichtigungen von TimelyChurch versendet:

• Versandzeitpunkt: Jeden Morgen um 8:00 Uhr in der Ortszeit Ihrer eigenen Gemeinde, sodass jede Gemeinde ihre Erinnerungen zu einer vernünftigen lokalen Uhrzeit erhält.
• Was enthalten ist: TimelyChurch findet jede offene Vertretungsanfrage, deren Unterrichtsdatum noch in der Zukunft liegt und die mehr als 24 Stunden ohne Antwort geblieben ist, sendet dann Einladungen erneut und benachrichtigt Ihre Gemeinde-Administratoren.

Wenn Erinnerungen nicht gesendet werden, prüfen Sie, ob die betreffende Vertretungsanfrage älter als 24 Stunden ist und das Unterrichtsdatum noch in der Zukunft liegt.

Verbindung zur Lehrerbestätigung

Dieses Vertretungsanfragesystem und der Lehrerbestätigungs-Workflow (siehe Lehrerplanung) decken zwei unterschiedliche Momente ab:

• Bevor ein Lehrer bestätigt hat: Eine unbeantwortete oder abgelehnte Einladung wird von der Planungs-Engine selbst gehandhabt -- sie lädt automatisch die nächste geeignete Person ein, ohne dass eine Vertretungsanfrage beteiligt ist, solange diese Rotation nicht erschöpft ist.
• Nachdem ein Lehrer bestätigt hat: Hier übernimmt das Vertretungsanfragesystem auf dieser Seite. Der Lehrer klickt auf Vertretung benötigt?, und der Zeitplan wechselt in den Status „Vertretung benötigt", bis jemand die Anfrage übernimmt.

Wenn Sie einen mit „Vertretung benötigt" markierten Zeitplan sehen, hat ein bestätigter Lehrer (oder ein Administrator in seinem Namen) eine Anfrage eröffnet -- das ist kein Zeichen dafür, dass überhaupt nie jemand eingeplant war.

Status von Vertretungsanfragen

Tipps zur Verwaltung von Vertretungen

• Frühzeitige Anfragen fördern – Je früher ein Lehrer weiß, dass er nicht kommen kann, desto mehr Zeit bleibt, eine Vertretung zu finden.
• Dringlichkeitsstufen verwenden – Die richtige Dringlichkeit zu setzen hilft anderen Lehrern, zu priorisieren, welche Anfragen sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
• Gezielte Einladungen nutzen – Wenn Sie wissen, welche Lehrer verfügbar sind, laden Sie diese direkt ein, anstatt auf einen Freiwilligen zu warten.
• Offene Anfragen überwachen – Überprüfen Sie regelmäßig Vertretungsanfragen, die offen bleiben, während das Datum näher rückt. Wenn nach einigen Tagen niemand eine Anfrage übernommen hat, erwägen Sie, direkt eine Vertretung zuzuweisen.
• Einen Grund angeben – Lehrer sollten beim Beantragen einer Vertretung einen Grund angeben. Dies hilft anderen Lehrern, die Situation zu verstehen, und kann sie dazu ermutigen, sich freiwillig zu melden.