Bankabstimmung

Was ist eine Bankabstimmung?

Die Bankabstimmung ist der Prozess, bei dem die Transaktionen in Ihren TimelyChurch-Aufzeichnungen mit den Transaktionen auf Ihrem Kontoauszug abgeglichen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Bücher genau das widerspiegeln, was die Bank zeigt, und hilft Ihnen, Fehler, fehlende Transaktionen oder nicht autorisierte Abbuchungen zu erkennen.

TimelyChurch stellt einen geführten Abstimmungsassistenten bereit, der Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess führt.

Vorbereitungen

Bevor Sie mit einer Abstimmung beginnen, benötigen Sie folgende Angaben von Ihrer Bank:

• Auszugsdatum -- Das Enddatum des Kontoauszugs, den Sie abstimmen.
• Endsaldo des Auszugs -- Der auf dem Kontoauszug ausgewiesene Endsaldo.

Stellen Sie außerdem sicher, dass alle Transaktionen für den Auszugszeitraum in TimelyChurch eingegeben wurden. Dazu gehören alle Einzahlungen, Schecks, elektronischen Zahlungen und Bankgebühren.

Abstimmung finden

Öffnen Sie Buchhaltung aus dem Finanzbereich und schauen Sie dann in die Registerleiste oben auf jeder Buchhaltungsseite. Die Abstimmung befindet sich im Dropdown-Menü am Ende dieser Registerleiste:

• Im Erweiterten Modus ist das Menü mit Einrichten ▾ beschriftet.
• Im Einfachen Modus ist es mit Mehr ▾ beschriftet.

Öffnen Sie das Dropdown-Menü und klicken Sie auf Abstimmung. (Die Abstimmung ist sowohl im Einfachen als auch im Erweiterten Modus verfügbar.) Diese Seite öffnet die Bankabstimmungsseite, die Ihre Abstimmungshistorie auflistet.

Eine neue Abstimmung starten

1. Öffnen Sie die Seite Abstimmung (siehe Abstimmung finden oben).
2. Klicken Sie oben rechts auf Abstimmung starten.
3. Wählen Sie auf dem Bildschirm Bankabstimmung starten das Bankkonto aus, das Sie abstimmen möchten (nur Aktiva-Konten werden aufgelistet).
4. Geben Sie das Enddatum des Auszugs von Ihrem Kontoauszug ein. Standardmäßig ist der letzte Tag des Vormonats eingestellt – ändern Sie ihn so, dass er mit Ihrem Auszug übereinstimmt.
5. Geben Sie den Endsaldo des Auszugs von Ihrem Kontoauszug ein.
6. Klicken Sie auf Weiter zu Posten markieren.

TimelyChurch berechnet den Anfangssaldo automatisch. Wenn dies Ihre erste Abstimmung für das Konto ist, ist der Anfangssaldo der Eröffnungssaldo des Kontos. Bei nachfolgenden Abstimmungen wird der Endsaldo der zuletzt abgeschlossenen Abstimmung verwendet.

Hinweis: Es kann jeweils nur eine Abstimmung laufend sein. Wenn Sie bereits eine laufende Abstimmung haben, wird die Schaltfläche Abstimmung starten durch eine Schaltfläche Abstimmung fortsetzen ersetzt, und der Versuch, eine neue zu starten, führt Sie zurück zur laufenden Abstimmung, damit Sie diese zuerst abschließen oder abbrechen können.

Der Abstimmungsassistent

Nach dem Starten einer Abstimmung sehen Sie den Abstimmungsassistenten mit zwei Hauptabschnitten:

Transaktionsliste

Alle nicht abgestimmten Transaktionen für das ausgewählte Konto bis zum Auszugsdatum werden angezeigt. Für jede Transaktion sehen Sie:

• Ein Kontrollkästchen zum Markieren als abgeglichen
• Datum
• Nr. (Referenz-/Schecknummer, falls vorhanden)
• Beschreibung
• Zahlungs- und Einzahlungsbeträge (in separaten Spalten angezeigt)

Abstimmungszusammenfassung

Eine Reihe von Zusammenfassungskarten oben im Assistenten zeigt Echtzeitberechnungen:

• Anfang -- Der Ausgangspunkt (aus der vorherigen Abstimmung oder dem Eröffnungssaldo des Kontos).
• + Einzahlungen -- Die Summe aller von Ihnen als abgeglichen markierten Einnahmetransaktionen.
• − Zahlungen -- Die Summe aller von Ihnen als abgeglichen markierten Ausgabentransaktionen.
• = Berechnet -- Anfang + Einzahlungen − Zahlungen.
• Auszug -- Der von Ihrem Kontoauszug eingegebene Endsaldo.

Unterhalb der Karten zeigt eine große Differenz-Karte den Auszugssaldo minus dem berechneten Saldo. Diese muss $0,00 erreichen, bevor Sie die Abstimmung abschließen können. Im Einfachen Modus ist diese Karte freundlicher formuliert – sie lautet „Noch nicht abgeglichen", bis die Beträge übereinstimmen, und wechselt dann zu „Abgeglichen!"; im Erweiterten Modus lautet sie „Differenz" bzw. „Ausgeglichen!".

Schrittweises Vorgehen

1. Vergleichen Sie jede Transaktion auf Ihrem Kontoauszug mit den im Assistenten aufgeführten Transaktionen.

2. Klicken Sie auf eine Transaktion, um sie als abgeglichen zu markieren. Die Transaktion wird hervorgehoben und die Abstimmungszusammenfassung wird sofort aktualisiert.

   • Wenn Sie versehentlich eine Transaktion markieren, klicken Sie erneut darauf, um die Markierung aufzuheben.

3. Beobachten Sie den Differenzbetrag im Zusammenfassungsbereich. Wenn Sie Transaktionen abgleichen, sollte sich die Differenz $0,00 annähern.

4. Wenn die Differenz nicht null ist, prüfen Sie:

   • Transaktionen auf dem Kontoauszug, die in TimelyChurch noch nicht eingegeben wurden (z. B. Bankgebühren, automatische Zahlungen, erhaltene Zinsen). Geben Sie diese als neue Transaktionen ein und kehren Sie dann zum Assistenten zurück, um sie abzugleichen.
   • Transaktionen in TimelyChurch, die nicht auf dem Kontoauszug erscheinen (diese sind ausstehend – lassen Sie sie nicht markiert).
   • Betragsabweichungen – vergleichen Sie einzelne Transaktionsbeträge zwischen Ihren Aufzeichnungen und dem Kontoauszug.

5. Wenn die Differenz $0,00 erreicht, wird die Schaltfläche Abstimmung abschließen aktiv. Klicken Sie darauf, um die Abstimmung abzuschließen. (Bis die Differenz null ist, bleibt diese Schaltfläche ausgegraut.)

Abschließen der Abstimmung

Wenn Sie auf Abstimmung abschließen klicken:

• Alle abgeglichenen Transaktionen werden dauerhaft als abgestimmt markiert.
• Jede abgestimmte Transaktion erhält ein Abstimmungsdatum.
• Der Abstimmungsdatensatz wird mit den Endsalden, der Person, die ihn abgeschlossen hat, und dem Abschlussdatum gespeichert.
• Abgestimmte Transaktionen sind vor versehentlichem Löschen geschützt.
• Der abgestimmte Zeitraum ist gesperrt. Jede Transaktion innerhalb des abgestimmten Datumsbereichs kann nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Dies gilt auch für ausstehende (nicht abgeglichene) Transaktionen, die vor dem Auszugsdatum datiert sind – wenn Sie eine entfernen müssen, müssen Sie zuerst den Zeitraum erneut öffnen oder eine Stornobuchung in einem späteren Zeitraum erstellen.

Wichtig: Sobald eine Transaktion durch eine abgeschlossene Abstimmung abgestimmt wurde, kann sie nicht gelöscht werden. Dies schützt die Integrität Ihrer historischen Aufzeichnungen. Wenn Sie eine abgestimmte Transaktion stornieren müssen, erstellen Sie stattdessen eine neue Gegenbuchung.

Sperre für ausstehende Posten: Ausstehende (nicht abgeglichene) Transaktionen, die innerhalb des Zeitraums einer abgeschlossenen Abstimmung datiert sind, sind ebenfalls vor Löschung geschützt. Es wird erwartet, dass sie in einer zukünftigen Abstimmung abgeglichen werden, nicht entfernt. Wenn ein Scheck storniert oder eine Einzahlung nie vorgenommen wurde, erstellen Sie eine Stornobuchung statt das Original zu löschen.

Abbrechen einer Abstimmung

Wenn Sie eine laufende Abstimmung abbrechen müssen:

1. Klicken Sie oben auf der Assistentenseite auf Abstimmung abbrechen und bestätigen Sie den Vorgang im Dialog Abstimmung abbrechen?. (Wählen Sie Weiterarbeiten, wenn Sie Ihre Meinung ändern.)
2. Alle Markierungen abgeglichener Transaktionen aus dieser Abstimmungssitzung werden entfernt.
3. Keine Transaktionen werden als abgestimmt markiert.
4. Der Abstimmungsdatensatz wird mit dem Status „Abgebrochen" für Ihre Aufzeichnungen gespeichert.

Sie können nach dem Abbrechen jederzeit eine neue Abstimmung starten.

Abstimmungshistorie anzeigen

Die Seite Abstimmung (erreichbar über das Dropdown-Menü Einrichten ▾ / Mehr ▾ in der Buchhaltungs-Registerleiste) öffnet sich direkt zu einer Liste aller vergangenen Abstimmungen. Verwenden Sie den Filter Alle Konten oben und klicken Sie auf Filtern, um die Liste auf ein Bankkonto einzugrenzen. Jede Zeile zeigt:

• Kontoname
• Auszugsdatum
• Endsaldo des Auszugs
• Status (Abgeschlossen, Laufend oder Abgebrochen)
• Wer es abgeschlossen hat und wann

Einen Abstimmungsbericht herunterladen

Für abgeschlossene Abstimmungen können Sie einen PDF-Bericht herunterladen:

1. Öffnen Sie die Seite Abstimmung.
2. Suchen Sie die abgeschlossene Abstimmung in der Historieliste.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bericht (Download-Symbol) am Ende dieser Zeile. (Zeilen, die noch laufend sind, zeigen stattdessen eine Schaltfläche Fortsetzen.)

Das PDF enthält den Kontonamen, das Auszugsdatum, Anfangs- und Endsalden sowie eine Liste aller abgeglichenen Transaktionen. Dies ist nützlich für Ihre Aufzeichnungen oder zur Weitergabe an einen Finanzausschuss oder Prüfer.

Tipps für eine erfolgreiche Abstimmung

Monatlich abstimmen. Bewährt ist es, jedes Bankkonto abzustimmen, sobald Sie den monatlichen Kontoauszug erhalten. Je länger Sie warten, desto schwieriger wird es, Abweichungen zu finden.

Alle Transaktionen zuerst eingeben. Bevor Sie eine Abstimmung starten, stellen Sie sicher, dass Sie alle Bankgebühren, automatischen Abbuchungen, erhaltenen Zinsen und alle anderen Transaktionen erfasst haben, die auf dem Auszug erscheinen.

Keine Monate überspringen. Jede Abstimmung baut auf der vorherigen auf. Das Überspringen eines Monats bedeutet, dass der Anfangssaldo für die nächste Abstimmung möglicherweise nicht übereinstimmt, was das Ausgleichen erschwert.

Auf ausstehende Posten achten. Transaktionen, die am Ende einer Abstimmung nicht markiert sind, sind ausstehende Posten – Schecks, die noch nicht eingelöst wurden, Einzahlungen auf dem Weg usw. Diese sollten bei einem zukünftigen Auszug abgeglichen werden.