Rollen & Berechtigungen

Zielgruppe: Dieser Artikel richtet sich an Gemeinde-Administratoren.

Rollen in TimelyChurch steuern, was jedes Teammitglied im Administrationsbereich Ihrer Gemeinde sehen und tun kann. Jedem Teammitglied wird genau eine Rolle zugewiesen, und diese Rolle bestimmt, auf welche Module es zugreifen kann, welche Aktionen es ausführen darf und wessen Datensätze es anzeigen kann.

Zugriff auf Rollen & Berechtigungen

1. Navigieren Sie in der linken Seitenleiste zu Team.
2. Klicken Sie auf der Teamseite auf die Schaltfläche Rollen verwalten.

Die Seite „Rollen" öffnet sich unter Dashboard / Einstellungen / Team / Rollen (diesen Pfad können Sie im Breadcrumb oben auf der Seite sehen).

Das Rollensystem verstehen

Jede Rolle in TimelyChurch wird durch drei Komponenten definiert:

1. Module

Module sind die Funktionen, auf die eine Rolle zugreifen kann. Jedes Modul hat eigene Aktionen, die einzeln gewährt werden können. Die folgende Tabelle wird aus Role::MODULES im Code generiert:

Maßgebliche Quelle: Diese Matrix wird aus app/Models/Role.php (Role::MODULES) generiert. Wenn Sie eine Abweichung zur Rollen-Benutzeroberfläche sehen, ist die In-App-Benutzeroberfläche korrekt. Einige Module erscheinen nur, wenn Ihr Abonnementplan die entsprechende Funktion enthält.

2. Bereich (Scope)

Der Bereich bestimmt, wessen Datensätze ein Teammitglied sehen kann:

Hinweis: Dies sind die im Rolleneditor verwendeten Bereichsnamen. Wenn Sie jemanden einladen, zeigt das Rollen-Dropdown denselben Bereich in kürzerer Form — Sie selbst (Nur eigene Datensätze), Ihr Team (Teammitglieder) oder Organisationsweit (Alle Datensätze).

3. Farbe

Jede Rolle hat ein Farbetikett zur schnellen visuellen Identifikation in der Teamliste. Verfügbare Farben sind: Grau, Rot, Orange, Bernstein, Grün, Smaragd, Blau, Indigo, Lila und Pink.

Integrierte Systemrollen

TimelyChurch wird mit einem Satz von Systemrollen geliefert, die die häufigsten Anwendungsfälle abdecken. Diese Rollen werden automatisch für jede Gemeinde erstellt und dienen als Vorlagen. Eine Rolle, die aus einer Systemvorlage stammt, zeigt ein kleines Abzeichen Standard auf ihrer Karte und kann auf ihre ursprünglichen Einstellungen zurückgesetzt werden.

Administrator (Lila)

• Bereich: Alle Datensätze
• Berechtigungen: Vollständiger Zugriff auf jedes Modul und jede Aktion
• Geeignet für: Leitende Pastoren, Führungskräfte, Büro-Administratoren

Finance Admin (Grün)

• Bereich: Alle Datensätze
• Berechtigungen: Vollständiger Zugriff auf die Finanzmodule — Spenden und Schenkungen, Fonds, Zusagen, Budgets, Buchhaltung und Spendennachweise — sowie Berichte (anzeigen/exportieren). Kein Zugriff auf Personen-/Veranstaltungsverwaltung.
• Geeignet für: Schatzmeister, Finanzmitglieder, die Geld verwalten, aber nicht die allgemeine Gemeindedministration

Team Leader (Smaragd)

• Bereich: Teammitglieder
• Berechtigungen: Personen (anzeigen/bearbeiten), Nachverfolgungen, Zeitpläne (anzeigen/erstellen/bearbeiten), Lektionen (anzeigen), Klassen (anzeigen), Anwesenheit (anzeigen/erfassen), Veranstaltungen (anzeigen), Kalender (anzeigen), Aufgaben, Dienstteams (anzeigen/bearbeiten/leiten), Freiwillige (anzeigen/bearbeiten), Check-in (anzeigen/verwenden), Nachrichtendienst (anzeigen/senden), Ankündigungen (anzeigen), Berichte (anzeigen)
• Geeignet für: Bereichsleiter, Abteilungsleiter, Teamkapitäne

Teammitglied (Blau)

• Bereich: Nur eigene Datensätze
• Berechtigungen: Zeitpläne (anzeigen), Lektionen (anzeigen), Anwesenheit (anzeigen), Veranstaltungen (anzeigen), Kalender (anzeigen), Aufgaben (anzeigen/erstellen/bearbeiten), Dienstteams (anzeigen), Freiwillige (anzeigen), Check-in (anzeigen/verwenden), Nachrichtendienst (anzeigen), Ankündigungen (anzeigen)
• Geeignet für: Lehrer, reguläre Freiwillige, Anbetungsteammitglieder

Mitglied (Grau)

• Bereich: Nur eigene Datensätze
• Berechtigungen: Veranstaltungen (anzeigen), Kalender (anzeigen), Ankündigungen (anzeigen), Check-in (verwenden)
• Geeignet für: Allgemeine Gemeindemitglieder, die grundlegenden Portalzugang benötigen

Accountant (Nur Lesezugriff) (Blau)

• Bereich: Alle Datensätze
• Berechtigungen: Nur-Lese-Zugriff auf alle Finanzmodule (Buchhaltung, Spenden und Schenkungen, Fonds, Zusagen, Budgets, Spendennachweise) sowie Berichte (anzeigen/exportieren). Kein Zugriff auf Personen, Veranstaltungen oder Kommunikation.
• Geeignet für: Ein externer Buchhalter oder Steuerberater, den Sie zur Steuerzeit hinzuziehen

Safety Officer (Rot)

• Bereich: Alle Datensätze
• Berechtigungen: Check-in (anzeigen/verwenden/verwalten) und Anwesenheit (anzeigen). Diese Rolle kann den Check-in Notfallabriegelungsmodus aktivieren und aufheben und empfängt Sicherheitsalarme (z. B. ein Kind, das noch nicht abgeholt wurde). Sie ist absichtlich kein vollständiger Administrator und beinhaltet keinen Zugriff auf das Mitgliederverzeichnis.
• Geeignet für: Eine Check-in- oder Sicherheitsverantwortliche/r (Sicherheitsbeauftragte/r), die/der den Notfallabriegelungsmodus und die Abholverifizierung durchführt, ohne auf einen breiteren Adminbereich zugreifen zu müssen.

Tipp: Systemrollen dienen als Ausgangspunkte. Sie können die Berechtigungen der meisten Systemrollen an die Bedürfnisse Ihrer Gemeinde anpassen und sie jederzeit auf die Standardeinstellungen zurücksetzen. Die Administratorrolle ist die Ausnahme — sie hat immer vollständigen Zugriff, und ihre Berechtigungen können nicht geändert werden.

Eine benutzerdefinierte Rolle erstellen

Wenn die eingebauten Rollen Ihren Anforderungen nicht entsprechen, erstellen Sie eine benutzerdefinierte Rolle:

1. Klicken Sie auf der Seite „Rollen" auf die Schaltfläche Neue Rolle in der oberen rechten Ecke.
2. (Optional) Mit einer Vorlage beginnen. Am oberen Rand des Erstellungsdialogs werden Schnellstart-Vorlagen angeboten — wie z. B. Worship Director, Counter, Reviewer und Bookkeeper — die Name, Farbe, Bereich und Berechtigungen vorab ausfüllen. Sie können danach alles bearbeiten. (Einige Vorlagen zeigen möglicherweise ein Upgrade-Abzeichen, wenn Ihr Plan die entsprechenden Funktionen noch nicht enthält.)
3. Füllen Sie die Rollendetails aus:
   • Rollenname -- Ein beschreibender Name (z. B. „Freiwilliger Kinderbereich", „Finanzteam", „Worship Leader"). Dieses Feld ist erforderlich.
   • Farbe -- Wählen Sie eine Farbe für das Rollenabzeichen aus.
   • Beschreibung -- Eine kurze Erläuterung, wofür diese Rolle gedacht ist (optional, bis zu 500 Zeichen).
4. Wählen Sie den Berechtigungsbereich — Sie selbst (Nur eigene Datensätze), Ihr Team (Teammitglieder) oder Organisationsweit (Alle Datensätze).
5. Legen Sie die Berechtigungen für jedes Modul fest. Verwenden Sie für jedes aktivierte Modul die Stufen-Pills Keine / Anzeigen / Bearbeiten / Voll, um festzulegen, wie viel Zugriff die Rolle erhält:
   • Keine -- Das Modul ist für diese Rolle deaktiviert.
   • Anzeigen -- Nur-Lese-Zugriff.
   • Bearbeiten -- Anzeigen, Erstellen und Bearbeiten.
   • Voll -- Jede Aktion, die das Modul unterstützt.
   • Wenn Sie einzelne Aktions-Checkboxen auf eine Kombination anpassen, die die Pills nicht abdecken, zeigt die Rolle ein Abzeichen Benutzerdefiniert für dieses Modul. Die Aktions-Checkboxen erscheinen dann unterhalb der Pills, sodass Sie genau festlegen können, welche Aktionen erlaubt sind.
6. Klicken Sie auf Rolle erstellen.

Die neue Rolle ist sofort zur Zuweisung beim Einladen oder Verwalten von Teammitgliedern verfügbar.

Eine Rolle bearbeiten

1. Finden Sie auf der Seite „Rollen" die Rolle, die Sie bearbeiten möchten.
2. Klicken Sie auf das Symbol Stift (Bearbeiten) auf der Rollenkarte.
3. Aktualisieren Sie den Rollennamen, die Farbe, die Beschreibung, den Bereich oder die Modulberechtigungen mit denselben Steuerelementen wie im Erstellungsdialog (einschließlich der Stufen-Pills Keine/Anzeigen/Bearbeiten/Voll).
4. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Änderungen treten sofort für alle Teammitglieder in Kraft, denen diese Rolle zugewiesen ist.

Hinweis: Systemrollen können für Ihre Gemeinde angepasst werden — jede Gemeinde erhält ihre eigene Kopie, die unabhängig geändert werden kann. Die Administratorrolle ist die Ausnahme: Ihre Berechtigungen sind auf vollständigen Zugriff festgelegt und können nicht geändert werden.

Eine Rolle auf Standardeinstellungen zurücksetzen

Wenn Sie eine Systemrolle geändert haben und sie auf ihre ursprüngliche Konfiguration zurücksetzen möchten:

1. Finden Sie die Rolle auf der Seite „Rollen". Rollen, die aus einer Systemvorlage stammen, zeigen ein Abzeichen Standard.
2. Klicken Sie auf das Symbol Zurücksetzen (Kreispfeile) auf der Rollenkarte.
3. Bestätigen Sie das Zurücksetzen.

Dadurch werden der Name, die Beschreibung, die Farbe, der Bereich und alle Berechtigungen der Rolle auf die ursprünglichen Systemvorlagenwerte zurückgesetzt.

Eine benutzerdefinierte Rolle löschen

Benutzerdefinierte Rollen können gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden:

1. Finden Sie die Rolle auf der Seite „Rollen".
2. Klicken Sie auf das Symbol Papierkorb (Löschen) auf der Rollenkarte.
3. Bestätigen Sie das Löschen.

Sie können eine Rolle nicht löschen, der Teammitglieder zugewiesen sind. Wenn die Rolle in Verwendung ist, ist die Schaltfläche „Löschen" deaktiviert, und Sie müssen diese Teammitglieder zunächst einer anderen Rolle zuweisen.

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Sonntagsschul-Koordinator

Erstellen Sie eine Rolle für jemanden, der Sonntagsschulklassen verwaltet, aber keinen Zugriff auf Finanzen haben soll:

• Bereich: Ihr Team (Teammitglieder)
• Module: Personen (Anzeigen), Klassen (Bearbeiten), Zeitpläne (Bearbeiten), Lektionen (Bearbeiten), Anwesenheit (Stufe so einstellen, dass Anzeigen und Erfassen möglich ist), Check-in (Anzeigen)

Beispiel 2: Finanz-Administrator

Ihr Kirchenschatzmeister kann die integrierte Rolle Finance Admin verwenden oder Sie erstellen eine benutzerdefinierte Rolle:

• Bereich: Organisationsweit (Alle Datensätze)
• Module: Spenden und Schenkungen (Voll), Fonds (Voll), Zusagen (Voll), Budgets (Voll), Buchhaltung (Voll), Spendennachweise (Voll), Berichte (Anzeigen)

Beispiel 3: Anbetungsteammitglied

Erstellen Sie eine Rolle für Musiker und Sänger — oder beginnen Sie mit der Vorlage Worship Director:

• Bereich: Sie selbst (Nur eigene Datensätze)
• Module: Lieder & Musik (Anzeigen), Gottesdienstpläne (Anzeigen), Zeitpläne (Anzeigen), Kalender (Anzeigen)

Häufig gestellte Fragen

F: Was passiert, wenn ich die Berechtigungen einer Rolle ändere, während Personen das System verwenden? A: Berechtigungsänderungen treten sofort in Kraft. Beim nächsten Laden einer Seite sieht ein Teammitglied die aktualisierte Zugriffsebene.

F: Kann ein Teammitglied mehr als eine Rolle haben? A: Nein. Jedem Teammitglied wird pro Gemeinde genau eine Rolle zugewiesen. Wenn jemand eine einzigartige Kombination von Berechtigungen benötigt, erstellen Sie eine benutzerdefinierte Rolle für ihn.

F: Wie viele benutzerdefinierte Rollen kann ich erstellen? A: Es gibt keine feste Begrenzung für die Anzahl der benutzerdefinierten Rollen. Erstellen Sie so viele, wie Sie benötigen, um die Organisationsstruktur Ihrer Gemeinde abzubilden.

F: Was bedeutet die Anzahl der Teammitglieder auf einer Rollenkarte? A: Diese Zahl zeigt Ihnen, wie viele Personen derzeit dieser Rolle zugewiesen sind. Sie hilft Ihnen, die Auswirkungen zu verstehen, bevor Sie Änderungen vornehmen.

F: Was bedeutet das Abzeichen „Benutzerdefiniert" bei einem Modul? A: Es bedeutet, dass die von Ihnen für dieses Modul ausgewählten Aktionen keinem der einfachen Voreinstellungen Keine/Anzeigen/Bearbeiten/Voll entsprechen. Das ist vollkommen in Ordnung — es zeigt nur an, dass Sie die einzelnen Aktionen für dieses Modul individuell angepasst haben.