Stripe-Bearbeitungsgebühren
Wenn Ihre Gemeinde eine Online-Spende über Stripe annimmt, wird vor der Abrechnung der Mittel auf Ihrem Konto eine Bearbeitungsgebühr von der Spende abgezogen. TimelyChurch erfasst diese Gebühr automatisch in Ihrem Buchhaltungsmodul, sodass Ihre Bücher zeigen, was tatsächlich passiert ist: Eine Bruttospende ist eingegangen, und eine Gebühr ist als Ausgabe abgegangen.
Dieser Artikel erklärt, wie diese automatische Erfassung funktioniert, wo die Gebühr in Ihrem Kontenplan verbucht wird und wie sie auf Spendennachweisen im Vergleich zu Buchhaltungsberichten erscheint.
Die Kurzfassung
| Konzept | Verhalten |
|---|---|
| In TimelyChurch erfasster Spendebetrag | Brutto – der volle vom Spender gegebene Betrag (z. B. 100,00 $). |
| Stripe-Bearbeitungsgebühr | Wird bei jeder Online-Spende automatisch erfasst – der von dieser Spende einbehaltene Betrag (bei einer Kartenspende die üblichen 2,9 % + 0,30 $). |
| Wie die Gebühr in der Buchhaltung verbucht wird | Als separate Ausgaben-Transaktion auf Ihrem Konto „Bearbeitungsgebühren", datiert auf denselben Tag wie die Spende. |
| Wie die Spende auf Spendennachweisen ausgewiesen wird | Nur der Bruttobetrag – die Gebühr erscheint nicht auf der Steueraufstellung des Spenders. (Das ist korrekt: Der Spender hat den vollen Betrag gegeben; die Gebühr sind die Betriebskosten der Gemeinde.) |
| Was Sie auf der Bankeinzahlung sehen | Stripe zahlt den Netto-Betrag auf Ihr Bankkonto ein, aber die Bücher von TimelyChurch zeigen Bruttoeinnahmen + Gebührenausgabe, sodass die Differenz aus beiden mit der Einzahlung übereinstimmt. |
Wie die automatische Erfassung funktioniert
Wenn ein Spender eine Online-Spende auf der öffentlichen Spendenseite Ihrer Gemeinde abschließt:
- Stripe erfasst die Mittel. Der Spender wird mit dem Bruttobetrag belastet.
- Nachdem die Abbuchung erfolgreich war, erfasst TimelyChurch die von der Spende einbehaltene Bearbeitungsgebühr auf der Spende. Bei einer Kartenspende sind das die üblichen 2,9 % + 0,30 $ – der Betrag, der von dieser Spende zurückbehalten wird, bevor sie Ihre Auszahlung erreicht.
- Die Gebühr wird auf der Spende angezeigt (das Fenster Rückerstattung listet zum Beispiel Stripe-Gebühr, nicht erstattungsfähig).
- Wenn die Buchungstransaktion für die Spende erstellt wird, bucht TimelyChurch automatisch eine separate Ausgaben-Transaktion auf das Bearbeitungsgebührenkonto Ihrer Gemeinde, sobald eine Gebühr vorhanden ist.
- Sowohl die Spendeneinnahmen als auch die Gebührenausgabe sind auf denselben Tag datiert und mit derselben Spende verknüpft, sodass sie in Prüfberichten gemeinsam nachverfolgbar sind.
Wenn Stripe die Gebühr noch nicht finalisiert hat, wenn die Spende erfasst wird (das ist selten), kann die Spende ohne Gebührenwert gespeichert werden. Die Spendeneinnahmen werden trotzdem korrekt gebucht, und das Fenster Rückerstattung kennzeichnet die Gebühr als Schätzung (gesch.).
Das Bearbeitungsgebühren-Ausgabenkonto
TimelyChurch verfolgt Bearbeitungsgebühren auf einem einzigen Ausgabenkonto pro Gemeinde. Sie wählen es (oder übernehmen den Standard) auf der Seite Finanzeinstellungen unter Gebühren des Zahlungsabwicklers.
Standardkonto
Wenn noch kein Bearbeitungsgebührenkonto gewählt wurde, veranlasst die erste Online-Spende TimelyChurch, automatisch ein Ausgabenkonto mit dem Namen „Bearbeitungsgebühren", der Kontonummer 5950 und der Beschreibung „Automatisch erstellt zur Verfolgung von Zahlungsbearbeitungsgebühren (PayPal, Stripe usw.)" zu erstellen. Das Konto wird dann als Bearbeitungsgebührenkonto der Gemeinde für alle zukünftigen Gebührenbuchungen gespeichert.
Diese automatische Erstellung findet nur einmal statt. Danach fließt jede Stripe-Gebühr bei jeder Online-Spende auf dasselbe Konto.
Ein anderes Konto wählen
Wenn Sie Gebühren lieber auf ein bestehendes Ausgabenkonto buchen möchten (zum Beispiel eine Zeile „Bank- & Händlergebühren", die Sie bereits verwenden), wählen Sie es auf der Seite Finanzeinstellungen als Bearbeitungsgebührenkonto (und wählen Sie eine Bearbeitungsgebührenkategorie, damit die Gebühren in Ihren Kategorieberichten erscheinen) und klicken Sie auf Einstellungen speichern, bevor Sie live gehen. Zukünftige Spenden verwenden das Konto, das zum Zeitpunkt der Spendenerfassung festgelegt ist; historische Buchungen werden nicht nachträglich umgeleitet.
Finanzeinstellungen finden: Die Seite „Finanzeinstellungen“ hat keinen eigenen Menüeintrag. Sie öffnet sich über den Link Finanzeinstellungen öffnen →, den die Überprüfungswarteschlange des Bank-Imports anzeigt, wenn importierte Zeilen eine Gebühr tragen und keine Gebührenkategorie festgelegt ist. Siehe Stripe-Gebühren automatisch erfassen.
Warum ein Ausgabenkonto?
Die Gebühr ist tatsächlich eine Betriebsausgabe der Gemeinde. Sie als Ausgabe zu behandeln (anstatt den Spendebetrag zu reduzieren oder sie mit den Einnahmen zu verrechnen) macht die Bücher der Gemeinde übersichtlicher:
- Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt die volle Großzügigkeit der Spender (Bruttoeinnahmen).
- Die Ausgabenaufstellung zeigt die Kosten für die Annahme von Kartenzahlungen.
- Der Vorstand kann auf einen Blick sehen, wie viel die Gemeinde für die Verarbeitung von Online-Spenden zahlt.
- Die Spendennachweise der Spender bleiben korrekt für das, was die Spender tatsächlich gegeben haben.
Brutto vs. Netto: Was wo erscheint
Spendennachweise (für Spender)
Jahresend-Spendennachweise weisen Brutto-Beträge aus. Wenn ein Spender 100 $ gegeben hat und Stripe 3,20 $ genommen hat, zeigt der Nachweis des Spenders 100 $. Das ist die steuerrechtlich korrekte Behandlung: Der Spender hat 100 $ gegeben; die Gebühr besteht zwischen der Gemeinde und Stripe.
Spenden-Dashboard
Die Zusammenfassungskarten der Spendenseite zeigen Brutto-Spendengesamtbeträge. Die Karte „Online" summiert die Bruttobeträge der Online-Spenden.
Buchhaltungsberichte (Gewinn- und Verlustrechnung / Schatzmeisterbericht)
Diese Berichte zeigen beide Seiten:
- Einnahmen – Bruttospenden, nach Einnahmenkategorie gruppiert.
- Ausgaben – Bearbeitungsgebühren als Posten unter Ihren Betriebsausgaben.
- Nettoeinnahmen – Der eigentliche Gewinn, der mit den Nettoeinzahlungen übereinstimmt, die Stripe an Ihre Bank sendet.
Wenn Sie Ihr Bankkonto abstimmen, ist die Stripe-Auszahlung ein Netto-Betrag. Um sie abzugleichen, addieren Sie die Bruttospenden für den Zeitraum und ziehen Sie die Bearbeitungsgebührenausgaben für denselben Zeitraum ab – die Differenz sollte der Stripe-Auszahlung entsprechen.
Bankabstimmung
Da die Bruttoeinnahmen und die Gebührenausgabe bereits als separate Buchungseinträge vorhanden sind, stimmen Sie gegen den Netto-Auszahlungsbetrag ab, den Stripe sendet. Wenn Sie Ihren Kontoauszug importieren, zeigt eine Stripe-Auszahlung, die TimelyChurch erkennt, ein Kennzeichen Stripe-Einzahlung mit einem Link Wer ist in dieser Einzahlung enthalten?, der jede Spende, Gebühr und den Nettobetrag dieser Auszahlung auflistet – siehe Bank-CSV-Import.
Was ist mit Nicht-Stripe-Online-Spenden?
Die automatische Gebührenerfassung funktioniert nur für über Stripe verarbeitete Online-Spenden auf der öffentlichen Spendenseite von TimelyChurch. Für PayPal, Venmo, Cash App, Zelle oder jeden anderen externen Zahlungsanbieter kann TimelyChurch die Gebühr nicht automatisch abrufen.
Wenn Sie Gebühren von diesen Plattformen auf dieselbe Weise verfolgen möchten, können Sie die Gebühr beim Erfassen der Spende manuell in das Feld Bearbeitungsgebühr eingeben. Siehe Spenden erfassen für Details. Derselbe Buchhaltungsablauf gilt: Die Bruttoeinnahmen werden dem Fonds gebucht, und die Gebühr wird als Ausgabe gebucht.
Fehlerbehebung
„Ich sehe Online-Spenden, aber keine Bearbeitungsgebühren-Ausgabeneinträge."
Wahrscheinliche Ursachen:
- Die Gebühr von Stripe war noch nicht verfügbar, als die Spende erfasst wurde (selten).
- Die Spende ist gar keine Stripe-Online-Spende (z. B. manuell mit der Zahlungsmethode „Online", aber ohne Stripe-Transaktions-ID eingegeben).
Prüfen Sie die Bearbeitungsgebühr der Spende. Wenn sie bei einer über Stripe verarbeiteten Spende leer oder null ist, können Sie die Spende bearbeiten und die Gebühr manuell anhand der Zahl aus Ihrem Stripe-Dashboard eingeben.
„Mein Bearbeitungsgebührenkonto hat die falsche Nummer / den falschen Namen."
Die automatische Erstellung findet nur einmal statt. Um es umzubenennen oder neu zu nummerieren, bearbeiten Sie das Konto direkt unter Finanzen > Buchhaltung > Kontenplan. Bestehende Gebührenbuchungen verweisen weiterhin auf dasselbe Konto.
„Ich möchte Gebühren auf mehrere Konten aufteilen (z. B. Stripe vs. PayPal)."
Derzeit nicht unterstützt. Alle Gebühren werden auf das einzige, für die Gemeinde konfigurierte Bearbeitungsgebührenkonto gebucht. Wenn Sie diese Granularität wünschen, buchen Sie die Spenden und übertragen Sie die Gebühren anschließend per Buchungssatz auf separate Konten in Ihrem Buchhaltungsmodul.