Gruppenmitglieder verwalten

Dieser Artikel erklärt, wie Sie Mitglieder zu Gruppen hinzufügen, aktualisieren und entfernen, einschließlich der verschiedenen verfügbaren Rollen und Status.

Mitgliederrollen

Jedem Gruppenmitglied wird eine der folgenden Rollen zugewiesen:

Leitende und Co-Leitende werden gemeinsam als Leitungsteam der Gruppe behandelt. Sie können Gebetsanliegen, Ressourcen und Chat-Einstellungen von der Gruppendetailseite aus verwalten.

Mitgliederstatus

Mitglieder hinzufügen

Aus dem Admin-Panel

1. Öffnen Sie die Gruppendetailseite.
2. Klicken Sie in der Seitenleiste oder auf der Registerkarte „Mitglieder" auf Mitglied(er) hinzufügen.
3. Suchen Sie im Dialog eine Person aus Ihrem Gemeindeadressbuch und wählen Sie sie aus.
4. Wählen Sie eine Rolle (Leiter/in, Co-Leiter/in, Gastgeber/in oder Mitglied).
5. Bei Teams und Klassen können Sie zu diesem Zeitpunkt auch eine Position zuweisen.
6. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Die Person wird als aktives Mitglied mit dem heutigen Beitrittsdatum hinzugefügt.

Hinweis: Nur Personen, die bereits in Ihrem Gemeindeadressbuch vorhanden und als aktiv markiert sind, können hinzugefügt werden. Die Dropdown-Liste schließt automatisch Personen aus, die bereits Mitglieder der Gruppe sind.

Wenn Leitende während der Gruppenerstellung zugewiesen werden

Wenn Sie beim Erstellen einer Gruppe Leitende auswählen, werden sie automatisch als Mitglieder mit der Rolle „Leiter/in" hinzugefügt.

Ein ehemaliges Mitglied reaktivieren

Wenn Sie jemanden hinzufügen, der zuvor aus der Gruppe entfernt wurde (auf inaktiv gesetzt), wird sein bestehender Mitgliedschaftseintrag reaktiviert, anstatt ein Duplikat zu erstellen. Die Rolle kann dabei gleichzeitig aktualisiert werden.

Ein Mitglied bearbeiten

1. Navigieren Sie auf der Gruppendetailseite zur Registerkarte Mitglieder.
2. Suchen Sie das Mitglied, das Sie bearbeiten möchten.
3. Aktualisieren Sie eines der folgenden Felder:
   • Rolle -- Wechseln Sie zwischen Leiter/in, Co-Leiter/in, Gastgeber/in und Mitglied.
   • Position -- Weisen Sie die Position des Mitglieds zu oder ändern Sie sie (nur für Teams und Klassen).
   • Status -- Wechseln Sie zwischen Aktiv, Inaktiv und Im Urlaub.
   • Notizen -- Fügen Sie interne Notizen zum Mitglied hinzu (max. 500 Zeichen).

Ein aktuelles Mitglied zum Leiter oder Co-Leiter befördern

Sie müssen niemanden entfernen und erneut hinzufügen, um ihn zur Leitung zu machen. Wenn eine Person bereits ein aktives Mitglied der Gruppe ist, können Sie sie über die Auswahl Leiter/in hinzufügen direkt zum/zur Leiter/in oder Co-Leiter/in befördern.

1. Öffnen Sie die Gruppe und wechseln Sie zur Registerkarte Details.
2. Klicken Sie im Abschnitt Leitende auf Leiter/in hinzufügen.
3. Geben Sie im Dialog „Leiter/in hinzufügen" mindestens zwei Buchstaben in das Feld Person suchen ein.
4. Wählen Sie die Person aus den Ergebnissen. Die Auswahl zeigt Ihre aktuellen Mitglieder an -- sie blendet nur Personen aus, die bereits Leiter/in oder Co-Leiter/in dieser Gruppe sind, sodass ein reguläres Mitglied hier durchsuchbar ist.
5. Wählen Sie die Rolle: Leiter/in (gekennzeichnet als Primäre Leitung) oder Co-Leiter/in (gekennzeichnet als Stellvertretende Leitung).
6. Klicken Sie auf Leiter/in hinzufügen.

TimelyChurch aktualisiert den bestehenden Mitgliedschaftseintrag der Person direkt, anstatt einen zweiten zu erstellen, sodass Beitrittsdatum, Notizen und Historie allesamt übernommen werden -- nur die Rolle ändert sich. Bei Erfolg gelangen Sie zurück zur Registerkarte Mitglieder mit einer Bestätigung wie „Jordan ist jetzt Gruppenleiter/in." oder „Jordan ist jetzt Co-Leiter/in."

Da es sich um eine Rollenänderung handelt (und nicht um einen erneuten Beitritt), erhält die Person beim Befördern eines aktuellen Mitglieds keine „Sie wurden zur Gruppe hinzugefügt"-Willkommens-E-Mail. Die Beförderung zum/zur Leiter/in oder Co-Leiter/in richtet automatisch den Team-Leitungszugang der Person ein, sodass sie ihr Team sofort verwalten kann.

Hinweis: Die Zuweisung der vollständigen Rolle Leiter/in (primär) erfordert eine Gemeindeadministratorin oder einen Gemeindeadministrator. Eine Gruppenleitung, die keine Administratorrolle hat, kann weiterhin Co-Leiter/in (sowie Gastgeber/in oder Mitglied) zuweisen -- nur die oberste Rolle „Primäre Leitung" ist administratorbeschränkt. Wenn eine nicht-administrative Person versucht, die Rolle Leiter/in zuzuweisen, wird die Meldung „Nur ein/e Gemeindeadministrator/in kann die Rolle der Gruppenleitung zuweisen." angezeigt.

Hinweis: Sie können Ihre eigene Gruppenrolle nicht ändern -- wenn Sie versuchen, sich selbst zu befördern, stoppt TimelyChurch Sie mit „Sie können Ihre eigene Gruppenrolle nicht ändern." Wenn die Person bereits genau die Rolle innehat, die Sie auswählen, sehen Sie „Diese Person ist bereits Mitglied.", da es nichts zu ändern gibt.

Mitglieder entfernen

1. Suchen Sie das Mitglied auf der Registerkarte „Mitglieder".
2. Klicken Sie auf die Entfernen-Aktion.
3. Bestätigen Sie die Entfernung.

Das Entfernen eines Mitglieds setzt seinen Status auf „Inaktiv" und erfasst das Austrittsdatum. Dies ist eine sanfte Entfernung -- der Mitgliedschaftseintrag wird für historische Berichte aufbewahrt. Der Name des Mitglieds erscheint weiterhin in früheren Anwesenheits- und Zustandsberichten.

Positionszuweisungen (Teams und Klassen)

Bei Teams und Klassen können Mitglieder bestimmten Positionen zugewiesen werden:

Eine Position zuweisen

1. Öffnen Sie den Detail- oder Bearbeitungsbereich des Mitglieds auf der Registerkarte „Mitglieder".
2. Wählen Sie eine Position aus den definierten Positionen der Gruppe.
3. Markieren Sie sie optional als primäre Position.

Wenn eine Position als primär markiert wird, werden alle anderen primären Zuweisungen für dieses Mitglied automatisch aufgehoben.

Modus „Feste Positionszuweisung"

Teams und Klassen können den Modus Feste Positionszuweisungen aktivieren:

• Wenn aktiviert, muss jedem Mitglied eine oder mehrere bestimmte Positionen zugewiesen werden.
• Wenn deaktiviert, können Mitglieder flexibel pro Veranstaltung in jeder Position eingesetzt werden.

Um diesen Modus umzuschalten, verwenden Sie den Abschnitt Positionseinstellungen auf der Gruppendetailseite.

Dienstpräferenzen (Teams)

Für Teammitglieder können Sie individuelle Dienstpräferenzen festlegen:

Diese Präferenzen werden vom Planungssystem verwendet, um eine Überlastung von Ehrenamtlichen zu vermeiden.

Kompetenzniveaus (Teams)

Teammitgliedern kann ein Kompetenzniveau zugewiesen werden, um Planungsentscheidungen zu unterstützen:

Automatische Kompetenzvorschläge

TimelyChurch verfolgt die Annahmequote der Zuweisungen jedes Mitglieds und kann automatisch Kompetenz-Upgrades auf Basis der bisherigen Leistung vorschlagen:

• Anfänger -- Vorgeschlagen nach 3 oder mehr angenommenen Zuweisungen
• Mittelstufe -- Vorgeschlagen nach 8+ angenommenen Zuweisungen mit 75%+ Annahmequote
• Fortgeschritten -- Vorgeschlagen nach 15+ angenommenen Zuweisungen mit 80%+ Annahmequote
• Experte -- Vorgeschlagen nach 25+ angenommenen Zuweisungen mit 90%+ Annahmequote

Wenn ein Vorschlag generiert wird, können Leitende ihn genehmigen (was das Kompetenzniveau aktualisiert) oder ablehnen.

Gruppenmitglieder per E-Mail kontaktieren

Von der Gruppendetailseite aus können Sie E-Mails an Mitglieder senden:

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf die Schaltfläche E-Mail.
2. Die Empfänger werden automatisch mit allen Mitgliedern vorausgefüllt, die eine E-Mail-Adresse haben.
3. Sie können auch nur die Leitenden per E-Mail kontaktieren, indem Sie die Option „Leitende per E-Mail kontaktieren" auf der Leitungskarte verwenden.
4. Geben Sie einen Betreff und den Nachrichtentext ein.
5. Klicken Sie auf Senden.

E-Mails werden einzeln an jeden Empfänger über das Benachrichtigungssystem der Gemeinde gesendet.

Tipp: Wenn ein Mitglied drei oder mehr aufeinanderfolgende Abwesenheiten hat, erscheint es im Abschnitt „Gefährdete Mitglieder" der Registerkarte „Zustand". Verwenden Sie dort den E-Mail-Link, um direkt mit ihm in Kontakt zu treten.