Zahlungsempfänger und Lieferanten verwalten

Was sind Zahlungsempfänger?

Zahlungsempfänger (auch Lieferanten genannt) sind die Personen und Organisationen, an die Ihre Gemeinde Geld zahlt. Dazu gehören Versorgungsunternehmen, Lieferanten, Auftragnehmer, Missionare, Kirchenbundbüros und alle anderen, die Zahlungen von der Gemeinde erhalten.

Die Pflege eines Zahlungsempfängerverzeichnisses in TimelyChurch hilft Ihnen:

• Zahlungsempfänger beim Erfassen von Transaktionen oder Rechnungen schnell auszuwählen.
• Die Gesamtausgaben pro Lieferant im Laufe der Zeit zu verfolgen.
• 1099-pflichtige Lieferanten zur Steuerzeit zu identifizieren.
• Kontaktinformationen und Adressen an einem Ort aufzubewahren.

Zahlungsempfängertypen

TimelyChurch stellt mehrere Zahlungsempfängertypen bereit, um Ihr Lieferantenverzeichnis zu organisieren:

Die Seite „Zahlungsempfänger" finden

Die Seite „Zahlungsempfänger & Lieferanten" befindet sich im Buchhaltungsmodul, im Dropdown-Menü am Ende der Buchhaltungs-Registerleiste:

• Im Modus Vollständige Buchhaltung ist das Dropdown-Menü mit Einrichten ▾ beschriftet.
• Im Modus Einfaches Scheckbuch ist dasselbe Dropdown-Menü mit Mehr ▾ beschriftet.

Öffnen Sie Einrichten ▾ (oder Mehr ▾) und wählen Sie Zahlungsempfänger. Der Eintrag „Zahlungsempfänger & Lieferanten" ist in beiden Buchhaltungsmodi verfügbar.

Einen neuen Zahlungsempfänger hinzufügen

1. Öffnen Sie das Buchhaltungsmodul und gehen Sie zu Einrichten ▾ (oder Mehr ▾ im Einfachen Scheckbuchmodus) > Zahlungsempfänger.
2. Klicken Sie auf Neuer Zahlungsempfänger.
3. Füllen Sie die Details aus:
   • Name (erforderlich) -- Der Name des Zahlungsempfängers, wie er auf Schecks und Berichten erscheinen soll.
   • Typ -- Wählen Sie den Zahlungsempfängertyp aus dem Dropdown-Menü.
   • Kontakt-E-Mail -- E-Mail-Adresse des Zahlungsempfängers.
   • Kontakttelefon -- Telefonnummer.
   • Adresse -- Postanschrift (wichtig für 1099-Lieferanten).
   • Steuer-ID / EIN -- Die EIN oder SSN des Lieferanten (wichtig für 1099-Lieferanten).
   • 1099-Lieferant -- Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn dieser Lieferant am Jahresende eine 1099 benötigt.
   • Notizen -- Interne Notizen zu diesem Lieferanten.
4. Klicken Sie auf Zahlungsempfänger hinzufügen.

Schnellerstellung eines Zahlungsempfängers direkt im Formular

Beim Erfassen einer Transaktion können Sie einen fehlenden Zahlungsempfänger direkt hinzufügen, ohne das Formular zu verlassen. Das Zahlungsempfängerfeld ist ein Suchfeld mit der Bezeichnung Zahlungsempfänger suchen oder hinzufügen.... Beginnen Sie mit der Eingabe des Namens des Zahlungsempfängers – wenn er keinem vorhandenen Zahlungsempfänger entspricht, erscheint im Dropdown-Menü eine Schaltfläche „..." als neuer Zahlungsempfänger hinzufügen. Klicken Sie darauf und der neue Zahlungsempfänger wird erstellt und sofort im Formular ausgewählt, sodass Sie weiterarbeiten können.

Die Schnellerstellung erfasst nur den Namen des Zahlungsempfängers. Der neue Zahlungsempfänger wird in Ihrem Verzeichnis gespeichert, sodass Sie ihn später auf der Seite „Zahlungsempfänger" bearbeiten können, um Typ, Adresse, Steuer-ID oder 1099-Status hinzuzufügen.

Einen Zahlungsempfänger bearbeiten

1. Suchen Sie den Zahlungsempfänger in der Liste, öffnen Sie sein Aktionsmenü (die Schaltfläche ⋮ rechts in der Zeile) und wählen Sie Bearbeiten.
2. Aktualisieren Sie alle Felder.
3. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Zahlungsempfänger suchen und filtern

Die Seite „Zahlungsempfänger" bietet:

• Suche -- Geben Sie einen Namen, eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer ein, um einen bestimmten Zahlungsempfänger zu finden.
• Typfilter -- Filtern Sie nach Zahlungsempfängertyp (Lieferant, Auftragnehmer, Versorgungsunternehmen usw.).
• Archivierte anzeigen -- Aktivieren Sie diese Option, um archivierte Zahlungsempfänger in die Liste aufzunehmen.

Die Liste ist paginiert (25 pro Seite) und alphabetisch nach Name sortiert.

Einen Zahlungsempfänger archivieren

Wenn Sie keine Geschäfte mehr mit einem Lieferanten tätigen, aber die Transaktionshistorie aufbewahren möchten:

1. Öffnen Sie das Aktionsmenü des Zahlungsempfängers (die Schaltfläche ⋮) und wählen Sie Archivieren.
2. Der Zahlungsempfänger wird aus Dropdown-Menülisten und dem aktiven Zahlungsempfängerverzeichnis ausgeblendet.
3. Die gesamte zugehörige Transaktionshistorie bleibt erhalten.

Um archivierte Zahlungsempfänger anzuzeigen, aktivieren Sie Archivierte anzeigen auf der Seite „Zahlungsempfänger". Sie können einen archivierten Zahlungsempfänger jederzeit wiederherstellen.

Einen Zahlungsempfänger löschen

Sie können einen Zahlungsempfänger nur löschen, wenn er keine Transaktionen hat. Wenn der Zahlungsempfänger zugehörige Transaktionen hat, archivieren Sie ihn stattdessen.

1. Öffnen Sie das Aktionsmenü des Zahlungsempfängers (die Schaltfläche ⋮) und wählen Sie Löschen.
2. Bestätigen Sie die Löschung.

Zahlungsempfänger zusammenführen

Wenn Sie doppelte Zahlungsempfängerdatensätze haben (z. B. „Stadtwerke" und „Stadtwerke GmbH"), können Sie diese zusammenführen:

1. Öffnen Sie das Aktionsmenü (die Schaltfläche ⋮) beim Zahlungsempfänger, den Sie entfernen möchten (die Quelle), und wählen Sie Zusammenführen mit....
2. Wählen Sie den Zahlungsempfänger aus, den Sie behalten möchten (das Ziel).
3. Klicken Sie auf Zahlungsempfänger zusammenführen, um zu bestätigen.

Alle Transaktionen des Quellzahlungsempfängers werden dem Zielzahlungsempfänger neu zugewiesen, und der Quellzahlungsempfänger wird gelöscht.

1099-Lieferantenverfolgung

Gemeinden sind verpflichtet, das IRS-Formular 1099-NEC für selbstständige Auftragnehmer und bestimmte Lieferanten einzureichen, die im Laufe eines Kalenderjahres $600 oder mehr erhalten haben. TimelyChurch hilft Ihnen, dies automatisch zu verfolgen.

Einrichten eines 1099-Lieferanten

1. Aktivieren Sie beim Hinzufügen oder Bearbeiten eines Zahlungsempfängers das Kontrollkästchen 1099-Lieferant.
2. Geben Sie die Steuer-ID / EIN des Lieferanten ein (EIN oder SSN). Diese ist für die 1099-Einreichung erforderlich.
3. Geben Sie die Adresse des Lieferanten ein (für 1099-Formulare erforderlich).

Den 1099-Bericht ausführen

Am Jahresende (oder jederzeit während des Jahres, um den Fortschritt zu prüfen):

1. Öffnen Sie im Buchhaltungsmodul die Registerkarte Berichte und gehen Sie zum 1099-Lieferantenbericht.
2. Wählen Sie das Steuerjahr aus und klicken Sie auf Aktualisieren.
3. Der Bericht zeigt:
   • Alle als 1099-Lieferanten markierten Lieferanten.
   • Gesamtzahlungen an jeden Lieferanten während des Jahres.
   • Ob der Lieferant den Schwellenwert von $600 erreicht, der eine 1099 erfordert.
   • Eine Kennzeichnung für jeden Lieferanten, dem eine Steuer-ID fehlt.

Klicken Sie auf PDF herunterladen, um den Bericht für Ihre Unterlagen zu speichern oder mit Ihrem Buchhalter zu teilen.

Tipp: Überprüfen Sie den 1099-Bericht regelmäßig während des Jahres, nicht nur am Jahresende. Wenn sich ein Auftragnehmer dem Schwellenwert von $600 nähert, stellen Sie sicher, dass seine Steuer-ID und Adresse vorliegen, bevor Sie die 1099 einreichen müssen.

Wichtig: TimelyChurch verfolgt die für die 1099-Berichterstattung benötigten Daten, reicht die Formulare jedoch nicht elektronisch beim IRS ein. Sie müssen die Berichtsdaten verwenden, um 1099-Formulare über Ihren Buchhalter, Steuerberater oder einen vom IRS genehmigten E-Filing-Dienst einzureichen.